CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản của nguyên vật liệutrong doanh nghiệp sản xuất. Một số khái niệm, phân loại nguyên vật liệu 1. Khái niệm nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán quốc tế về nguyên vật liệu – IAS 02 thì: “Nguyên vật liệu là những tài sản trong sản xuất kinh doanh thông thường hoặcđang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán và sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ”.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam về nguyên vật liệu – VAS 02 thì:“Nguyên vật liệu là: một bộ phận của hàng tồn kho, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản xuất sản phẩm.” Tóm lại, nguyên vật liệu của doanh nghiệp lànhững đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay, có rất nhiều cách để phân loại nguyên vật liệu, để phục vụ cho mục đích quản lý của nhà quản trị nguyên vật liệu thường được phân loại như sau: * Nếu căn cứ vào vai trò, công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy nguyên liệu chính gắn liền với doanh nghiệp sản xuất cụthể.
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm hàng hoá hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động. Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy 5 Lớp: K18D Khóa luận tốt nghiệp TS.Nguyễn Thành Hưng - Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thểkhí. - Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sảnxuất.
- Vật liệu xây dựng cơ bản: gồm các thiết bị, phương tiện lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản của doanhnghiệp. - Phế liệu: là vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý tàisản, có thể sử dụng hoặcbán. - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi phí của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu có thể chi tiếthơn.
Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đồngthời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dựtoán nhập, xuất, lưu kho nguyên vật liệu, đảm bảo nguyên vật liệu cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu sử dụng. * Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu có thể phân loại như sau: - Nguyên vật liệu do mua ngoài. - Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sảnxuất. - Nguyên vật liệu do từ các nguồn khác: như cấp phát,biếu tặng,liên doanh.
Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc nguyên vật liệu, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc nguyên vật liệu theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về nguyên vật liệu. Đồng thời, việc phân loại chi tiết nguyên vật liệu được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị nguyên vật liệu của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất. Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy 6 Lớp: K18D Khóa luận tốt nghiệp TS.Nguyễn Thành Hưng * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu có thể phân loại như sau: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sảnphẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quảnlý. - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác. Trên cơ sơ phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, doanh nghiệp cần xác định "Sổ danh điểm vật liệu" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về mọi loại vật liệu nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán trong doanhnghiệp. Đặc điểm, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ kế toán Đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh thường mang những đặc điểm sau: - Nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc nguyên vật liệu khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc nguyên vật liệu sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc nguyên vật liệu và chi phí nguyên vật liệu làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Nguyên vật liệu tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó nguyên vật liệu luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngán hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,.
- Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, nguyên vật liệu thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy 7 Lớp: K18D Khóa luận tốt nghiệp TS.Nguyễn Thành Hưng nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị nguyên vật liệu luôn là công việc khó khăn, phức tạp.
Có rất nhiều loại nguyên vật liệu rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu là 1 loại tài sản ngắn hạn chiếm phần lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp, vì vậy quản lý nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.Dựa theo đặc điểm của nguyên vật liệu mà yêu cầu quản lý đối với từng doanh nghiệp có những điểm khác nhau. Tuy nhiên cần đảm bảo các yêu cầu cụ thể sau: Nguyên vật liệu phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng. Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,.
mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi nguyên vật liệu vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện.
Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy 8 Lớp: K18D Khóa luận tốt nghiệp TS.Nguyễn Thành Hưng Việc quản lý nguyên vật liệu phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về nguyên vật liệu, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Theo dõi được việc nhập xuất nguyên vật liệu theo đúng từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá một cách chính xác thông qua các chứng từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để theo dõi trong sổ chi tiết của nguyên vật liệu. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập xuất vật tư, nguyên vật liệu, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, nguyên vật liệu với kế toán chi tiết vật tư, nguyên vật liệu ở phòng kế toán.