Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp sản xuất trong nước và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ngày càng gay gắt. Để duy trì khả năng cạnh tranh và tồn tại bền vững, các doanh nghiệp sản xuất phải tối ưu hóa chi phí và kiểm soát chặt chẽ giá thành sản phẩm. Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là bộ phận tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn, tham gia trực tiếp vào quá trình chế tạo sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành phẩm cũng như hiệu quả sử dụng vốn. Việc theo dõi, quản lý luân chuyển và hạch toán chính xác nguyên vật liệu giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt vật tư.

Tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC, công tác kế toán nguyên vật liệu đã được thiết lập nhưng vẫn bộc lộ một số hạn chế: bộ máy kế toán chủ yếu tập trung vào kế toán tài chính mà chưa tổ chức công tác kế toán quản trị nguyên vật liệu; quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) đôi lúc chưa kịp thời; công tác bảo quản vật tư kỹ thuật gặp khó khăn trước tác động của môi trường. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Nguyễn Thị Thúy thực hiện đề tài "Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể theo hai nhóm nhiệm vụ:

  1. Về mặt lý luận: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và các chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành.
  2. Về mặt thực tiễn: Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC; đánh giá các ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu dưới góc độ kế toán tài chính tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC.
  • Phạm vi nội dung: Hệ thống hóa lý luận và khảo sát thực tế việc áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, Chuẩn mực Kế toán số 01 (VAS 01), Chuẩn mực Kế toán số 02 (VAS 02) và Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán - Tài chính thuộc Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC (Địa chỉ: Số 12 Hoàng Cầu, Phường Ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội; Nhà máy sản xuất tại KCN Hà Bình Phương, Huyện Thường Tín, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Thời gian khảo sát trực tiếp tại doanh nghiệp từ ngày 28/02/2018 đến ngày 01/04/2018; dữ liệu và chứng từ kế toán thu thập trong niên độ tài chính năm 2017 và các nghiệp vụ phát sinh đầu năm 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên nền tảng pháp lý và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Khung pháp lý và chuẩn mực: Luật Kế toán số 88/2015/QH13; Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - "Chuẩn mực chung") với các nguyên tắc cốt lõi: giá gốc, nhất quán, phù hợp, thận trọng; Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - "Hàng tồn kho"); Chuẩn mực Kế toán quốc tế IAS 02; Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (chuyển đổi từ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
  • Hệ thống phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Phương pháp phỏng vấn: Sử dụng bảng câu hỏi khảo sát gồm 7 phiếu điều tra gửi tới Ban Giám đốc, Kế toán trưởng và các nhân viên phòng kế toán để tìm hiểu mô hình tổ chức bộ máy, hình thức kế toán, hệ thống tài khoản và luân chuyển chứng từ.
    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích và đối chiếu số liệu từ hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, Thẻ kho, Báo cáo tài chính năm 2017 của công ty và các tài liệu học thuật chuyên ngành.
    • Phương pháp quan sát thực tế: Theo dõi trực tiếp các thao tác nghiệp vụ của kế toán viên từ khâu tiếp nhận chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ, lập chứng từ kế toán, nhập liệu vào phần mềm cho đến khâu in ấn và lưu trữ sổ sách.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Tiến hành phân loại, tổng hợp, thống kê mô tả, so sánh đối chiếu giữa số liệu thực tế tại doanh nghiệp với quy định chuẩn mực kế toán để rút ra nhận xét.
Phương pháp kế toán chi tiết NVL Ưu điểm Nhược điểm Điều kiện áp dụng phù hợp
Phương pháp thẻ song song Ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ đối chiếu và phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán. Trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa thẻ kho và sổ chi tiết; khối lượng ghi chép lớn khi phát sinh nhiều nghiệp vụ. Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tần suất nhập xuất ở mức vừa phải.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày tại phòng kế toán, tránh trùng lắp thông tin. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng; việc cung cấp số liệu cho quản trị thường bị chậm trễ. Doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng quy mô nhập xuất không quá lớn.
Phương pháp sổ số dư Tránh ghi chép trùng lặp; thông tin giá trị nhập - xuất - tồn được cung cấp thường xuyên. Khó kiểm tra, phát hiện sai sót cục bộ; đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao của thủ kho và kế toán viên. Doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất lớn, sử dụng giá hạch toán ổn định.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chương này hệ thống hóa các khái niệm, phân loại và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và phân loại: Nguyên vật liệu là tài sản ngắn hạn thuộc hàng tồn kho, tham gia trực tiếp vào chu trình sản xuất kinh doanh. Căn cứ theo công dụng kinh tế, nguyên vật liệu gồm: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu và vật liệu khác. Căn cứ theo nguồn hình thành gồm: mua ngoài, tự chế biến, nhận góp vốn/liên doanh, cấp phát hoặc biếu tặng.
  • Nguyên tắc kế toán và tính giá: Xác định giá gốc nguyên vật liệu mua ngoài theo giá mua chưa thuế (đối với phương pháp khấu trừ) cộng chi phí thu mua, thuế không hoàn lại, trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá). Trình bày 3 phương pháp tính giá xuất kho: giá đích danh, bình quân gia quyền (cả kỳ hoặc sau mỗi lần nhập) và nhập trước - xuất trước (FIFO). Phân tích điều kiện trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (sử dụng TK 2294) khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc.
  • Hệ thống chứng từ và phương pháp hạch toán: Giới thiệu danh mục chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (Mẫu 01-VT đến Mẫu 07-VT); cơ cấu tài khoản hạch toán tổng hợp (TK 152, TK 611, TK 632, TK 133, TK 33312); trình bày 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ; mô tả quy trình ghi sổ theo 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán máy vi tính.

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC

Chương này phân tích chi tiết điều kiện thực tế và quy trình nghiệp vụ kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Tổng quan về đơn vị: Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC (tên viết tắt: AVICROBOTICS CO.,LTD) thành lập năm 2008 theo Giấy phép ĐKKD số 0103014300, vốn điều lệ 6 tỷ đồng, quy mô trên 50 lao động (tính đến 31/12/2017). Ngành nghề chính là sản xuất người máy công nghiệp, thiết bị nâng hạ bốc xếp, băng tải, gia công cơ khí và lắp đặt máy móc tự động.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 nhân sự: 01 Kế toán trưởng (phụ trách chung, lập BCTC), 01 Kế toán bán hàng và công nợ, 01 Kế toán kho kiêm thủ kho, và 01 Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán theo năm dương lịch; áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm Misa SME; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thuế suất phổ biến 10%); tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả tháng; kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
  • Đặc điểm nguyên vật liệu tại AVIC: Chủng loại đa dạng gồm thép hình, thép tấm, tôn, nhôm 6061, ray bi trượt, con trượt H20C/H25CC, xi lanh, động cơ điều khiển, khí ga hóa lỏng, khí CO2, Argon, que hàn, sơn chống gỉ... Do đặc tính cơ khí, vật tư dễ bị oxy hóa, hoen gỉ dưới tác động độ ẩm môi trường.
  • Thực hành quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán:
    • Quy trình nhập kho: Trải qua 6 bước (Đề nghị giao hàng -> Ban kiểm nhận kiểm tra -> Kế toán lập phiếu nhập kho Mẫu 01-VT -> Ký duyệt liên phòng ban -> Thủ kho kiểm nhận và ghi thẻ kho -> Kế toán nhập phân hệ Mua hàng trên phần mềm Misa).
    • Quy trình xuất kho: Trải qua 6 bước (Lập giấy xin xuất/lệnh xuất -> Lãnh đạo duyệt -> Kế toán lập phiếu xuất Mẫu 02-VT -> Thủ kho xuất hàng và ký nhận -> Kế toán trưởng duyệt -> Giám đốc ký duyệt và kế toán ghi sổ).
    • Vận dụng tài khoản và tính giá: Công ty mở mã tài khoản chi tiết trên Misa như TK 152-RAYBI (Ray bi trượt), TK 152-LGC (Bu lông), TK 152-XILANH (Xi lanh). Tác giả phân tích số liệu thực tế nghiệp vụ nhập - xuất nhôm 6061 trong tháng 12/2017 để minh họa công thức tính đơn giá bình quân cuối tháng (tồn đầu kỳ 50 kg đơn giá 120.000 đ/kg; nhập ngày 06/12/2017 là 28,1 kg đơn giá 125.000 đ/kg; tính ra đơn giá bình quân xuất kho áp dụng cho đợt xuất ngày 08/12/2017).
Danh mục NVL mẫu tại AVIC Mã NVL quản lý Đơn vị tính Tài khoản chi tiết thiết lập
Ê cu siết M14x1 M14x1 Cái TK 152-M14x1
Ê cu siết M25x1.5 M25x1.5 Cái TK 152-M25x1.5
Tay nắm cửa tủ đen TAYNAMCUA Cái TK 152-TAYNAMCUA
Ray bi trượt RAYBI Cái TK 152-RAYBI
Con trượt H20C EGW20C Cái TK 152-EGW20C
Con trượt H25CC EGW25CC Cái TK 152-EGW25CC

Chương III: Một số kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC

Chương này tổng kết các phát hiện nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá kết quả đạt được: Công ty tuân thủ hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành, chuyển đổi kịp thời sang Thông tư 133/2016/TT-BTC; áp dụng phần mềm Misa SME giúp tăng tốc độ xử lý dữ liệu; bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công công việc cụ thể; thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ hóa đơn đầu vào.
  • Những tồn tại, hạn chế:
    1. Về cơ cấu bộ máy: Chưa tổ chức hạch toán kế toán quản trị nguyên vật liệu, chỉ dừng lại ở chức năng cung cấp thông tin kế toán tài chính; chưa có hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho từng đơn hàng lắp ráp máy tự động.
    2. Về chứng từ và luân chuyển: Việc chuyển giao phiếu nhập kho, phiếu xuất kho từ kho lên phòng kế toán đôi khi bị chậm trễ; công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ gốc chưa thật sự khoa học.
    3. Về quản lý vật chất và tài khoản: Việc phân loại và bảo quản các chi tiết linh kiện điện tử, thép cơ khí trong điều kiện kho bãi ẩm thấp dễ dẫn đến hoen gỉ, giảm giá trị nhưng công ty chưa tiến hành đánh giá trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) cuối năm.
    4. Về ứng dụng phần mềm: Chưa khai thác hết các phân hệ quản trị chi phí, định mức và cảnh báo tồn kho an toàn trên phần mềm Misa SME.
  • Hệ thống 4 nhóm giải pháp kiến nghị:
    • Giải pháp 1 - Tổ chức công tác kế toán: Tách bạch rõ hơn giữa vai trò thủ kho và kế toán theo dõi kho để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát nội bộ; bổ sung nhiệm vụ phân tích kế toán quản trị nguyên vật liệu phục vụ điều hành sản xuất.
    • Giải pháp 2 - Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ: Ban hành quy định cứng về thời gian luân chuyển phiếu nhập, xuất kho trong vòng 24 - 48 giờ; chuẩn hóa quy trình phân loại, đóng tập và số hóa lưu trữ chứng từ kế toán.
    • Giải pháp 3 - Hoàn thiện tài khoản và phương pháp hạch toán: Thiết lập quy trình kiểm kê định kỳ cuối năm gắn liền với đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đúng quy định VAS 02.
    • Giải pháp 4 - Hoàn thiện ứng dụng phần mềm kế toán: Tận dụng tối đa các chức năng tự động hóa đối chiếu số liệu, thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu - tối đa trên Misa SME nhằm hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng kịp thời.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và làm rõ các dữ liệu thực tế về công tác kế toán tại doanh nghiệp sản xuất thiết bị tự động:

  • Khảo sát toàn diện cơ cấu tổ chức gồm 4 phòng ban chức năng (Hành chính - Nhân sự, Kinh doanh, Kỹ thuật - Sản xuất, Tài chính - Kế toán) và cơ cấu phòng kế toán gồm 4 nhân sự vận hành mô hình tập trung.
  • Mô tả chi tiết việc triển khai Thông tư 133/2016/TT-BTC, ứng dụng phần mềm Misa SME và phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả tháng đối với các nhóm nguyên vật liệu đặc thù ngành chế tạo máy (sắt thép, nhôm 6061, linh kiện ray trượt, khí công nghiệp).
  • Xây dựng sơ đồ 6 bước luân chuyển chứng từ nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu tại đơn vị, chỉ ra các điểm nghẽn về mặt thời gian luân chuyển phiếu giữa kho và phòng kế toán.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ từ khâu tổ chức nhân sự, quản lý chứng từ, vận dụng tài khoản dự phòng đến tối ưu hóa phần mềm kế toán, có tính khả thi đối với doanh nghiệp quy mô vốn 6 tỷ đồng.

Về mặt học thuật và thực tiễn, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận theo đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC và VAS 02, đồng thời cung cấp bức tranh thực trạng chân thực về công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp vật tư trong môi trường sản xuất cơ khí - tự động hóa tại Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn do điều kiện thực hiện:

  • Hạn chế về dữ liệu và thời gian khảo sát: Khảo sát thực tế diễn ra trong khoảng thời gian ngắn (từ 28/02/2018 đến 01/04/2018); cỡ mẫu khảo sát phỏng vấn dừng lại ở 7 phiếu điều tra nội bộ, chủ yếu phản ánh góc nhìn của nhân sự phòng kế toán và ban giám đốc.
  • Hạn chế về phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ tập trung khảo sát phần hành kế toán nguyên vật liệu dưới góc độ kế toán tài chính, chưa đi sâu vào việc xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu định mức hoặc kiểm soát chuỗi cung ứng vật tư.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm máy tự động; thiết lập hệ thống kế toán quản trị nguyên vật liệu toàn diện kết nối trực tiếp với phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nguồn tài liệu thực tế để tìm hiểu quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại một doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ.
  • Người làm thực tế tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, tự động hóa: Tham khảo cách thức phân loại danh mục nguyên vật liệu đặc thù, cách đặt mã tài khoản chi tiết trên phần mềm Misa SME, và quy trình 6 bước luân chuyển chứng từ kho.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất:
    1. Quy trình chi tiết luân chuyển chứng từ và mẫu phiếu nhập/xuất kho (Mục 2.2 Chương II).
    2. Phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả tháng kèm ví dụ tính toán số liệu nhôm 6061 thực tế tại doanh nghiệp (Trang 39 - 40).
    3. Bảng thiết lập danh mục tài khoản và mã quản lý chi tiết nguyên vật liệu, khách hàng, nhà cung cấp trên phần mềm Misa (Trang 43 - 44).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính (chuyển đổi từ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC từ năm 2017). Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung, được thực hiện thông qua phần mềm kế toán Misa SME.

2. Công ty AVIC áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu nào?
Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp Kê khai thường xuyên; kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song; và tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền cả tháng (trung bình tháng).

3. Cơ cấu phòng Kế toán - Tài chính của Công ty AVIC được tổ chức như thế nào?
Phòng Kế toán - Tài chính của công ty áp dụng mô hình tổ chức tập trung gồm 4 nhân sự: 01 Kế toán trưởng, 01 Kế toán bán hàng và công nợ, 01 Kế toán kho kiêm thủ kho, và 01 Thủ quỹ.

4. Dữ liệu thực nghiệm của khóa luận được thu thập bằng những phương pháp nào và trong thời gian nào?
Dữ liệu được thu thập từ ngày 28/02/2018 đến ngày 01/04/2018, bao gồm số liệu kế toán năm 2017 và đầu năm 2018. Tác giả sử dụng 3 phương pháp thu thập: phỏng vấn (thông qua 7 phiếu điều tra gửi Giám đốc, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán), nghiên cứu chứng từ sổ sách/BCTC năm 2017, và quan sát thực tế quy trình làm việc tại phòng kế toán.

5. Những hạn chế chính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty AVIC được tác giả chỉ ra là gì?
Công ty chưa tổ chức bộ phận kế toán quản trị nguyên vật liệu; việc luân chuyển phiếu nhập/xuất kho giữa kho và phòng kế toán đôi lúc chưa kịp thời; công tác bảo quản các vật tư cơ khí, kim khí còn gặp khó khăn do độ ẩm môi trường làm hoen gỉ nhưng chưa thực hiện đánh giá để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) cuối niên độ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thúy đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và chuẩn mực VAS 02. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC, công trình đã phản ánh chi tiết quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ và vận dụng phần mềm Misa SME trong quản lý vật tư chế tạo máy. Các hạn chế về tổ chức kế toán quản trị, tốc độ luân chuyển chứng từ và trích lập dự phòng được nhận diện rõ ràng, làm căn cứ vững chắc cho 4 nhóm giải pháp hoàn thiện có giá trị ứng dụng thiết thực đối với doanh nghiệp.