CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. CÁC GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT 1. Khái niệm: HTTT là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ xử lý, phân loại thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường. Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store). Sơ đồ 1: Mô hình thông tin trong quản lý Thông tin từ môi ủy nhiệm chi trường Hệ thống quản lý Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: ● Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức. ● Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Thông tin tác Thông tin quyết Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách định nghiệp riêng lẻ trong bất kỳ một tổ chức hoạt động. Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thống thông tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm: Đối tượng quản ● Hệ thống xử lý tác nghiệp lý ● Hệ thống thông tin quản lý 12 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp ● Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạt động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạt động khác. Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động từ hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra các quyết định trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc.
Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một tổ chức hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khác nhau. Vì vậy, mỗi HTTT chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ chức hoạt động. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt. Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra.
Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau: ● Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu.Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.
● Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thẻ dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức. 13 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp ● Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý.
Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết. ● Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin.
Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức. ● Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết. Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt một HTTT.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTT đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội. HTTT mới sử dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một cách hữu hiệu nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới.
Phương pháp phát triển một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. 14 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: ● Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.
● Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết. ● Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.4 Chu trình phát triển Hệ thống thông tin 1.
Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.
Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc 15 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp - Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại. - Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt. - Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện. - Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên - Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực - Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống 16 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp 1. Lập trình và kiểm thử - Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng) - Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) - Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng 1.