CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. VAI TRÒ, Ý NGHĨA VÀ SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. Sự cần thiết của việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Trong cơ chế mới với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế tính độc lập, tự chủ trong các doanh nghiệp ngày càng cao hơn mỗi doanh nghiệp phải năng động sáng tạo trong kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu lợi nhuận.
Muốn như vậy các doanh nghiệp phải nhận thức được vị trí khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng vì nó quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để doanh nghiệp có thu nhập bù đắp chi phí bỏ ra thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Quá trình bán hàng là quá trình cuối cùng của giai đoạn sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn thành phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ và hình thành kết quả kinh doanh. Quá trình bán hàng kết thúc khi doanh nghiệp bán đã thu được tiền hoặc chấp nhận thanh toán từ người mua. Vì vậy đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh tăng nhanh vòng quay của vốn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kết quả hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu quả của hoạt động lưu chuyển hàng hóa. Nó là khoản chênh lệch khi lấy doanh thu bán hàng thuần trừ đi tổng chi phí hoạt động kinh doanh, bao gồm: chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong một chu kỳ nhất định. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả mà bên cạnh các biện pháp quản lý chung, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng là rất cần thiết giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin kịp thời và 3 chính xác để ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Doanh nghiệp kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao là cơ sở doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển ngày càng vững chắc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh sôi động và quyết liệt như hiện nay.
Đặc điểm và vai trò của quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Nói đến việc tiêu thụ hàng hóa trong nền kinh tế nào cũng là một vấn đề quan trọng cần quan tâm, nó quyết định quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời nó cũng liên quan trực tiếp tới lợi ích của doanh nghiệp, bởi có thông qua tiêu thụ thì tính chất hữu ích của hàng hóa mới được xã hội thừa nhận và bên cạnh đó mới có khả năng bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận. Mặt khác tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm vốn, sử dụng những nguồn vốn hiệu quả, thực hiện tái sản xuất mở rộng là kết quả của biện pháp đẩy nhanh quá trình bán hàng. Đây là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Thực tế đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò rất quan trọng, nó cung cấp thông tin về tình hình bán hàng và và kết quả đạt được từ việc bán hàng. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm trong công tác bán hàng và từng bước hạn chế sự thất thoát về hàng hóa, phát hiện được những hàng hóa chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được kết quả bán hàng từ đó tìm ra những thiếu sót mất cân đối giữa khâu mua – khâu dự trữ và khâu bán để có biện pháp khắc phục kịp thời. Từ số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp cho cơ quan Nhà nước từ đó Nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát 4 vĩ mô nền kinh tế.
Đồng thời Nhà nước có thể kiển tra việc chấp hành về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Ngoài ra, đối với các người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hóa mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mới được xác định rõ. Đối với nền kinh tế quốc dân, bán hàng góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội.
Bán hàng chính là tiền đề quan trọng cho việc giữ vững quan hệ cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữ tiền và hàng, đảm bảo sự cân đối sản xuất giữa các ngành trong nền kinh tế quốc dân. Quá trình bán hàng có tác dụng trực tiếp đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp phải tồn tại trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt, xác định đúng vai trò của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩ rất quan trọng việc xử lý, cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là hai mặt của một vấn đề, tồn tại trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, giúp họ đánh giá được hiệu quả kinh doanh và vị trí của doanh nghiệp trên thị trường.
Yêu cầu quản lý trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Xuất phát từ vai trò của công tác bán hàng các doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt yêu cầu quản lý bán hàng. Quản lý công tác bán hàng là quản lý theo đúng kế hoạch tiêu thụ, có vậy mới thể hiện được sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo sự cân đối sản xuất trong từng ngành và trong toàn bộ nền kinh tế. Việc quản lý công tác bán hàng cần bám sát các yêu cầu cơ bản như sau: - Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. 5 - Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm hàng hóa là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường đồng thời áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và có các chính sách sau bán hàng “hậu mãi” nhằm không ngừng tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động. - Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp va các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý tốt công tác bán hàng là rất khó các doanh nghiệp cần phải quan tâm đầy đủ các khía cạnh của bán hàng. Muốn vậy doanh nghiệp cần phải có những công cụ quảy lý hữu hiệu.
Hiện nay, để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và của hoạt động bán hàng nói riêng có rất nhiều công cụ trong đó kế toán được xem là công cụ hữu hiệu nhất. Kế toán được sử dụng như là một công cụ đắc lực không thể thiếu được của các doanh nghiệp cũng như sự quản lý vĩ mô của Nhà nước. Trong công tác quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà kế toán phản ánh, giám đốc tình hình biến động của quá trình bán hàng cũng như xác định kết quả. Các thông tin kế toán đưa ra sẽ phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của doanh nghiệp.
Thông qua các thông tin này, các nhà quản lý nắm vững được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, biết được hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua kết quả cuối cùng. Từ đó lựa chọn phương án mang lại hiệu quả cao nhất. Bộ phận quản lý công tác bán hàng phải biết rõ từng khoản thu nhập, nguyên nhân làm tăng giảm các khoản thu nhập đó, phân tích nguyên nhân để tìm ra biện pháp tăng thu nhập. Việc quản lý công tác bán hàng có vị trí quan trọng vì nó quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp.
Có thể nói công tác bán hàng có ý nghĩa sống còn với sự tồn tại của doanh nghiệp. Bởi vậy việc quản lý công tác bán hàng có vị trí cực kỳ quan trọng. Thực hiện tốt yêu cầu trên sẽ đảm bảo doanh nghiệp đạt kết quả cao trong sản xuất kinh doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 6 Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về thành phẩm, hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả của các hoạt động.
Kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu. Tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng hóa, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. Đồng thời theo dõi đôn đốc các khoản phải thu khách hàng.
- Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả bán hàng. - Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả và phân phối kết quả. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải chú ý các nội dung sau: Thứ nhất, phải xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ để kịp thời báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu.