Tổng quan nghiên cứu

Thị trường dược phẩm Việt Nam ghi nhận tốc độ tăng trưởng kép hàng năm đạt mức 10,5% đến 12% trong giai đoạn 2015 đến 2017, đưa quy mô toàn ngành vượt mốc 5 tỷ USD và trở thành một trong những điểm đến hấp dẫn nhất khu vực Đông Nam Á đối với các tập đoàn đa quốc gia như Abbott hay Taisho Pharmaceutical. Sự gia nhập mạnh mẽ của các dòng vốn ngoại tạo ra sức ép cạnh tranh gay gắt, buộc các doanh nghiệp thương mại dược phẩm nội địa phải nâng cao năng lực quản trị nội bộ. Dự toán ngân sách giữ vai trò then chốt như một công cụ điều hành khoa học, giúp kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và hiện thực hóa mục tiêu chiến lược.

Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần PhaVi, một doanh nghiệp thương mại dược phẩm vừa và nhỏ thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh, công tác lập dự toán ngân sách vẫn còn nhiều bất cập. Các kế hoạch tài chính chủ yếu được lập theo phương pháp thủ công, dựa vào ước tính định tính đơn giản, khiến tỷ lệ sai lệch giữa kế hoạch và thực tế thường xuyên vượt quá 20%. Tình trạng thiếu hàng hóa cung ứng cục bộ xảy ra tại khoảng 15% các thời điểm cao điểm tiêu thụ, gây đứt gãy chuỗi phân phối và làm suy giảm trực tiếp doanh thu thuần của doanh nghiệp.

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán của tác giả Trần Thị Ngọc Duyên, dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Đình Trực tại Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh năm 2017, được thực hiện nhằm giải quyết trực tiếp bài toán quản trị này. Mục tiêu nghiên cứu tập trung đánh giá thực trạng hệ thống dự toán tại Công ty Cổ phần PhaVi trong niên độ 2017, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện toàn diện từ mô hình, quy trình đến hệ thống biểu mẫu. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn khi cung cấp khung giải pháp giúp giảm thiểu tỷ lệ sai lệch dự toán xuống dưới 5%, đồng thời cải thiện hiệu quả luân chuyển vốn lưu động lên hơn 18% cho doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại và dự toán tổng thể doanh nghiệp theo công trình của Blocher và cộng sự (2010), kết hợp khung lý thuyết dự toán tài chính của Vanderbeck (2010) và Hilton (2010). Đồng thời, đề tài tích hợp chu kỳ hoạch định và kiểm soát 7 bước của Hiệp hội Kế toán Công chứng Anh Quốc (ACCA 2014) cùng quy trình quản lý ngân sách 3 giai đoạn của Stephen Brookson (2000).

Mô hình nghiên cứu phân định hệ thống dự toán ngân sách tổng thể thành hai phân hệ cốt lõi:

  • Phân hệ ngân sách hoạt động: Bao gồm dự toán tiêu thụ, dự toán hàng hóa mua vào (thay thế cho dự toán sản xuất do đặc thù thương mại), dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Phân hệ ngân sách tài chính: Bao gồm dự toán dòng tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán.

Các khái niệm chính được vận dụng bao gồm: dự toán linh hoạt, mô hình phân loại ứng xử chi phí thành biến phí và định phí, mô hình dự toán thông tin phản hồi hai chiều, và cơ chế kiểm soát chênh lệch ngân sách định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích thống kê mô tả, tổng hợp và phân tích so sánh dữ liệu thực chứng. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ hệ thống báo cáo tài chính, sổ chi tiết tài khoản, bảng cân đối kế toán và bảng kê chi phí kinh doanh của Công ty Cổ phần PhaVi trong giai đoạn 2015 đến 2017. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua chuỗi 15 cuộc phỏng vấn sâu trực tiếp với Ban Giám đốc, Kế toán trưởng và đội ngũ quản lý phụ trách các bộ phận kinh doanh, kho vận, tài chính.

Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu, tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích toàn bộ với quy mô khảo sát bao phủ 100% các phòng ban chức năng chủ chốt tại Công ty PhaVi (gồm 5 bộ phận: Ban Điều hành, Kế toán, Kinh doanh - Marketing, Quản lý Kho bãi, Hành chính Nhân sự).

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích này xuất phát từ đặc thù quy mô vừa và nhỏ của doanh nghiệp thương mại dược phẩm. Việc tiếp cận định tính chuyên sâu kết hợp bóc tách sai số định lượng thực tế cho phép nhà nghiên cứu nhận diện chính xác các lỗ hổng trong luồng thông tin, hành vi phân bổ chi phí và sự phối hợp giữa các bộ phận, từ đó đưa ra mô hình cải tiến có tính tương thích cao nhất với nguồn lực thực tế của doanh nghiệp. Toàn bộ timeline nghiên cứu được triển khai liên tục trong 9 tháng, từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần PhaVi đã làm sáng tỏ 4 phát hiện cốt lõi sau:

Thứ nhất, mô hình lập dự toán hiện tại mang tính áp đặt cơ học từ trên xuống (top-down). Ban Giám đốc tự áp đặt các chỉ tiêu kinh doanh mà không có sự tham vấn thấu đáo từ cấp cơ sở, khiến mức độ đồng thuận và cam kết của đội ngũ nhân sự bán hàng giảm hơn 40%, dẫn đến tỷ lệ sai lệch chỉ tiêu doanh số dự kiến so với thực tế đạt mức 22,4% trong năm tài chính.

Thứ hai, hệ thống biểu mẫu dự toán bị khuyết thiếu nghiêm trọng. Công ty chỉ lập kế hoạch doanh thu và dòng tiền thu chi tổng quát mang tính ứng phó, hoàn toàn thiếu vắng dự toán hàng hóa mua vào theo từng quý và dự toán tiền chi tiết. Tình trạng này khiến tỷ lệ đơn hàng bị thiếu hụt nguồn cung ứng cục bộ chiếm 18,2% trong các đợt cao điểm bán hàng, trong khi lượng tiền nhàn rỗi không sinh lời có thời điểm chiếm tới 12,5% tổng tài sản ngắn hạn.

Thứ ba, công tác phân loại chi phí chưa tuân thủ nguyên lý kế toán quản trị. Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bị gộp chung mà không bóc tách thành biến phí và định phí. Sự thiếu hụt các định mức kinh tế kỹ thuật khiến chi phí vận hành thực tế vượt định mức bình quân 16,8% mỗi quý, làm suy giảm biên lợi nhuận ròng của công ty.

Thứ tư, giai đoạn kiểm soát và theo dõi dự toán gần như bị bỏ ngỏ. Doanh nghiệp không thực hiện phân tích nguyên nhân chênh lệch định kỳ hàng tháng hay hàng quý, khiến tỷ lệ sai số lợi nhuận gộp thực tế so với kỳ vọng lên tới 19,8% mà ban điều hành không kịp thời có biện pháp can thiệp.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu đồng bộ giữa cơ cấu tổ chức và công cụ quản trị. Đội ngũ nhân sự kế toán chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng kế toán quản trị, trong khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chỉ dừng lại ở phần mềm kế toán tài chính đơn thuần, chưa tích hợp mô đun hoạch định nguồn lực ERP.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với nghiên cứu của Kamilah Ahmad (2012) khi khảo sát 160 doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ ra rằng các công cụ kế toán quản trị truyền thống vẫn chiếm ưu thế áp đảo và việc thiếu dự toán linh hoạt là rào cản phổ biến. Đồng thời, thực trạng tại PhaVi phản ánh chính xác kết quả nghiên cứu của Foshi Jawahar Al-Mudaki và Wayne G. Bremser (2003) tại 54 doanh nghiệp, nơi các đơn vị chưa niêm yết chủ yếu áp dụng mô hình từ trên xuống chiếm 36% và gặp khó khăn lớn trong việc đo lường chênh lệch dự toán.

Về mặt trực quan hóa, toàn bộ dữ liệu chênh lệch ngân sách của PhaVi có thể được thể hiện sinh động thông qua biểu đồ cột kép so sánh doanh thu - chi phí kế hoạch và thực tế qua 4 quý trong năm, kết hợp với bảng ma trận phân bổ biến phí - định phí theo tỷ trọng đóng góp của từng dòng sản phẩm dược phẩm. Cách trình bày này giúp các nhà quản trị nhận diện ngay các điểm vượt ngưỡng sai số an toàn 5% để ra quyết định điều chỉnh tức thì. Điều này khẳng định việc chuyển đổi sang mô hình dự toán phản hồi hai chiều là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

Trên cơ sở phân tích thực trạng, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao nhằm tái thiết lập hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần PhaVi:

Thứ nhất, chuyển đổi triệt để sang mô hình dự toán thông tin phản hồi hai chiều. Ban Giám đốc định hướng mục tiêu chiến lược và các chỉ tiêu khung, sau đó các phòng ban cơ sở trực tiếp lập dự thảo chi tiết dựa trên năng lực thực tế rồi phản hồi ngược lại để thương thảo và phê duyệt. Mục tiêu nhằm nâng tỷ lệ đồng thuận và trách nhiệm của nhân viên lên trên 85% trong lộ trình 3 tháng đầu triển khai, do Ban Giám đốc chủ trì phối hợp cùng các Trưởng bộ phận.

Thứ hai, chuẩn hóa hệ thống 8 biểu mẫu dự toán ngân sách đồng bộ. Bắt đầu từ dự toán tiêu thụ, dự toán hàng hóa mua vào, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý đến dự toán tiền và hệ thống báo cáo tài chính dự toán theo quý và năm. Target metric là duy trì độ lệch kiểm soát dòng tiền dưới mức 5%, thời gian hoàn thành trong vòng 6 tháng do Phòng Kế toán chịu trách nhiệm xây dựng và áp dụng.

Thứ ba, xây dựng hệ thống định mức chi phí kinh tế kỹ thuật và tách biệt chi phí theo mô hình biến phí - định phí. Cần lượng hóa định mức biến phí bán hàng trên một đơn vị sản phẩm và kiểm soát chặt chẽ định phí quản lý doanh nghiệp. Giải pháp này hướng tới mục tiêu tiết giảm từ 12% đến 15% chi phí vận hành lãng phí trong vòng 12 tháng, do Trưởng phòng Kinh doanh và Kế toán trưởng đồng thực hiện.

Thứ tư, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân lực kế toán quản trị. Doanh nghiệp cần trang bị phần mềm kế toán có tích hợp phân hệ lập ngân sách tự động, đồng thời tổ chức các khóa tập huấn chuyên sâu về kỹ năng phân tích chênh lệch dự toán cho 100% nhân viên kế toán trong thời gian 9 tháng, do Phòng Hành chính Nhân sự và Bộ phận Kỹ thuật số phụ trách.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm sau:

Nhóm thứ nhất: Ban Lãnh đạo và Giám đốc điều hành các doanh nghiệp thương mại dược phẩm vừa và nhỏ. Luận văn cung cấp case study thực chứng về cách thức gắn kết mục tiêu chiến lược dài hạn với kế hoạch ngân sách ngắn hạn, giúp tối ưu hóa việc phân bổ vốn và giảm thiểu rủi ro đứt gãy dòng tiền kinh doanh.

Nhóm thứ hai: Kế toán trưởng và Chuyên viên Kế toán quản trị trong các doanh nghiệp thương mại. Các chuyên gia tài chính có thể trực tiếp ứng dụng quy trình 3 giai đoạn và bộ biểu mẫu dự toán chi tiết từ khâu lập kế hoạch mua hàng, kiểm soát chi phí bán hàng đến lập bảng cân đối kế toán dự toán.

Nhóm thứ ba: Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Tài chính tại các trường đại học khối kinh tế. Công trình là nguồn tài liệu học thuật giá trị, cung cấp bức tranh đối chiếu giữa lý thuyết dự toán quốc tế và thực tiễn vận hành của doanh nghiệp Việt Nam.

Nhóm thứ tư: Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và quản trị tài chính. Luận văn cung cấp khung phương pháp luận rõ ràng để đánh giá và thiết kế lại quy trình kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi quy mô.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Tại sao doanh nghiệp thương mại như Công ty PhaVi lại lập dự toán hàng hóa mua vào thay vì dự toán sản xuất? Trả lời: Doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tham gia chế tạo sản phẩm mà thực hiện chức năng lưu chuyển hàng hóa. Do đó, dự toán hàng hóa mua vào được lập căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ dự kiến và lượng tồn kho an toàn nhằm đảm bảo cung ứng đủ 100% đơn hàng mà không gây ứ đọng vốn lưu động.

Câu hỏi 2: Mô hình dự toán thông tin phản hồi mang lại ưu thế vượt trội nào so với mô hình từ trên xuống? Trả lời: Mô hình thông tin phản hồi phát huy trí tuệ của toàn bộ nhân sự từ cấp cơ sở đến cấp cao. Nhờ việc đối thoại hai chiều, các chỉ tiêu kinh doanh trở nên sát thực tế hơn, nâng cao tính tự giác của nhân viên và giúp cắt giảm tỷ lệ sai lệch dự toán từ mức trên 20% xuống dưới 5%.

Câu hỏi 3: Dự toán tiêu thụ đóng vai trò chi phối như thế nào trong toàn bộ hệ thống ngân sách? Trả lời: Dự toán tiêu thụ là điểm khởi đầu mang tính quyết định của toàn bộ chu trình dự toán. Dự toán này xác định khối lượng hàng cần mua vào, làm căn cứ tính toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý và là nguồn tạo ra dòng tiền thu để cân đối ngân sách tài chính toàn công ty.

Câu hỏi 4: Việc phân loại chi phí thành biến phí và định phí giúp ích gì cho công tác quản trị chi phí? Trả lời: Phương pháp này giúp nhà quản trị nhận biết rõ chi phí nào biến động theo doanh số và chi phí nào cố định theo thời gian. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng được dự toán linh hoạt theo từng mức doanh thu, giúp nhận diện lãng phí và tiết giảm 12% đến 15% chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều kiện gì để triển khai thành công hệ thống dự toán đề xuất? Trả lời: Doanh nghiệp cần hoàn thiện 3 yếu tố nền tảng: nâng cao nhận thức của đội ngũ quản lý về vai trò của kế toán quản trị, chuẩn hóa hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và nâng cấp phần mềm quản lý tài chính hỗ trợ phân tích chênh lệch dự toán định kỳ.

Kết luận

Tổng kết những đóng góp trọng tâm của luận văn thạc sĩ:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý thuyết về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp thương mại theo các chuẩn mực kế toán quản trị quốc tế.
  • Nhận diện và lượng hóa chính xác 4 điểm nghẽn lớn trong công tác lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân sách tại Công ty Cổ phần PhaVi.
  • Xây dựng quy trình 3 giai đoạn chuẩn mực kết hợp mô hình thông tin phản hồi hai chiều phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Đề xuất trọn bộ hệ thống 8 biểu mẫu dự toán và phương pháp phân tách biến phí - định phí chi tiết nhằm kiểm soát triệt để chi phí vận hành.
  • Xác lập lộ trình chuyển đổi và các chỉ số đo lường hiệu quả cụ thể, hướng đến mục tiêu giảm sai lệch dự toán xuống dưới 5% trong vòng 12 tháng.

Công trình nghiên cứu của tác giả Trần Thị Ngọc Duyên đã giải quyết trọn vẹn khe hổng nghiên cứu về ứng dụng kế toán quản trị dự toán trong lĩnh vực phân phối dược phẩm tại Việt Nam. Các bước tiếp theo đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp triển khai thử nghiệm hệ thống biểu mẫu trong 6 tháng và tiến hành đánh giá toàn diện sau một niên độ tài chính. Các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại hãy chủ động số hóa và hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách ngay hôm nay để tối ưu hóa nguồn lực và bứt phá tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên cạnh tranh mới.