CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Khái niệm thông tin và dữ liệu - Thông tin là một khái niệm rất trừu tượng. Thông tin được hiểu như là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng nào đó và thường được thể hiện dưới dạng các tín hiệu như chữ số, chữ viết, âm thanh, dòng điện. chẳng hạn thông tin về kết quả học tập của học sinh được giáo viên chủ nhiệm ghi trong sổ liên lạc giúp cho các bậc phụ huynh biết về tình hình học tập của con em mình.
Nói một cách tổng quát, thông tin là sự hiểu biết của con người về một thực thể nào đó, có thể thu thập, lưu trữ, xử lí được. - Dữ liệu cũng là một khái niệm rất trừu tượng, là thông tin đã được đưa vào máy tính. Dữ liệu sau khi tập hợp lại và xử lí sẽ cho ta thông tin. Hay nói cách khác, dữ liệu là thông tin đã được mã hoá trong máy tính.
Chẳng hạn, con số điểm thi là một dữ liệu hoặc con số về nhiệt độ trong ngày là một dữ liệu, hình ảnh về con người, phong cảnh cũng là những dữ liệu,.Lý thuyết cơ bản về CSDL a. Khái niệm cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ,… để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác đồng thời của nhiều người sử dụng. CSDL gắn liền với đại số, logic toán và một số lĩnh vực khác.Đặc điểm của cơ sở dữ liệu - Ưu điểm : +Giảm sự trùng lắp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. +Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau.
-Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng. - Nhược điểm: 5 +Tính chủ quyền của dữ liệu :Tính chủ quyền của dữ liệu được thể hiện ở phương diện an toàn dữ liệu, khả năng biểu diễn các mối liên hệ ngữ nghĩa của dữ liệu và tính chính xác của dữ liệu. Điều này có nghĩa là người khai thác CSDL phải có nhiệm vụ cặp nhật các thông tin mới nhất của CSDL. + Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng : Do có nhiều người được phép khai thác dữ liệu một cách đồng thời, nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác CSDL.
Các hệ điều hành nhiều người sử dụng hay hệ điều hành mạng cục bộ đều có cung cấp cơ chế này. + Tranh chấp dữ liệu :Nhiều người được phép truy nhập cùng một lúc vào tài nguyên dữ liệu của CSDL với những mục đích khác nhau, do đó cần thiết phải có một cơ chế ưu tiên khi truy nhập dữ liệu. Cơ chế ưu tiên có thể được thực hiện bằng việc cấp quyền ưu tiên cho từng người khai thác. + Đảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố: Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch thông tin khi có sự cố như mất điện đột xuất, hay một phần đĩa lưu trữ CSDL bị hư,… một số hệ điều hành mạng có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng, tự động kiểm tra và khắc phục lỗi khi có sự cố.
Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo CSDL luôn ổn định, một CSDL nhất thiết phải có một cơ chế khôi phục dữ liệu khi có các sự cố bất ngờ xảy ra.Các đối tượng sử dụng CSDL - Những người sử dụng CSDL không chuyên về lĩnh vực tin học và CSDL. - Các chuyên viên CSDL biết khai thác CSDL Những người này có thể xây dựng các ứng dụng khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau trên CSDL. - Những người quản trị CSDL, đó là những người hiểu biết về tin học, về các hệ quản trị CSDL và hệ thống máy tính. Họ là người tổ chức CSDL, do đó họ phải nắm rõ các vấn đề kỹ thuật về CSDL để có thể phục hồi CSDL khi có sự cố.
Họ là những người cấp quyền hạn khai thác CSDL, do vậy họ có thể giải quyết được các vấn đề tranh chấp dữ liệu nếu có. Hệ quản trị CSDL: Hệ quản trị CSDL (Management System Database) là một tập hợp các chương trình và dữ liệu cho phép người sử dụng tạo lập và cập nhật các tập tin, tuyển chọn và lấy ra thông tin, dữ liệu cũng như lập được các báo dưới nhiều dạng thức khác nhau. Hiện nay có nhiều hệ quản trị CSDL trên thị trường như: Visual Foxpro, SQL Server, Microsoft Access, Oracle,. Để giải quyết tốt những vấn đề mà cách tổ chức CSDL đặt ra như đã nói ở trên, cần thiết phải có những phần mềm chuyên dùng để khai thác chúng.
Những phần mềm này được gọi là các hệ quản trị CSDL. Các hệ quản trị CSDL có nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà phân tích thiết kế CSDL cũng như những người khai thác CSDL. Hiện nay trên thị trường phần mềm đã có những hệ quản trị CSDL hỗ trợ được nhiều tiện ích như: MS Access, Visual Foxpro, SQL Server Oracle, … Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau: - Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm : Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: Để cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, khai báo các mối liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó.
Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: Cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xoá) Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: Cho phép người khai thác sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: Cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng.,… - Từ điển dữ liệu: Dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của CSDL, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,… - Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây thường được sử dụng: thứ nhất: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; thứ hai: Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,… - Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể thực hiện sau một thời gian nhất định hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL, cách này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn. -Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN. Lý thuyết về hoạch định CSDL a. Khái niệm hoạch định CSDL Khái niệm hoạch định: Hoạch định là nhắm đến tương lai, điều phải hoàn thành và các thức để hoàn thành. Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm các mục tiêu đã được đề ra đối với một tổ chức và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó.
Kết quả của hoạch định là một bộ hồ sơ được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện. Khái niệm hoạch định CSDL: Hoạch định CSDL là việc xây dựng một bản kế hoạch phát triển CSDL, chỉ rõ các cách thức để tạo lập và cách khai thác, sử dụng CSDL đó sau khi nó được cài đặt một cách hiệu quả. Phân loại hoạch định Phân loại hoạch định: 3 loại Hoạch định chiến lược (Strategic Planning): là một quy trình xác định các định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh của mình. Hoạch định dài hạn (Long term strategy): là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm.
Những kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường và tài nguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức. Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật nhằm giải quyết những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhưng mang tầm ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược. Hoạch định ngắn hạn (Operational strategy): là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm. Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầu hoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã được dự trù.
8 Nói cách khác, kế hoạch ngắn hạn nhắm đến việc giải quyết những vấn đề trước mắt trong một phạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu việc trong một guồng máy điều hành.Quy trình hoạch định CSDL Bước 1: Xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong dài hạn, có định hướng rộng, làm cơ sở triển khai tác nghiệp hàng năm. Đánh giá các yếu tố của môi trường vi mô, vĩ mô có tác động đến doanh nghiệp. Thực hiện bởi các nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian (có tham gia),. Dự báo nhu cầu Đưa ra các căn cứ cho việc dự báo: quy mô của doanh nghiệp; sự phát triển ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp; các nguồn lực như nhân sự, tài chính,.
Phương pháp thực hiện: nghiên cứu dữ liệu sơ cấp, thứ cấp, nghiên cứu định lượng, định tính,. Xem xét đến dung lượng của kho dữ liệu, ước lượng số lượng dữ liệu mà CSDL sẽ phải lưu trữ,. Bước 2: Xác định, phân tích CSDL hiện tại Liệt kê mô hình CSDL hiện tại của doanh nghiệp Phân tích ưu, nhược điểm của hệ thống CSDL về việc đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại. Bước 3: Đánh giá hệ thống CSDL hiện tại Đánh giá tính phù hợp của hệ thống đối với các yêu cầu của HTTT Bước 4: Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai hệ thống CSDL Xây dựng một bản kế hoạch và các phương án cụ thể để triển khai hệ thống CSDL đó.