Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và xây dựng chính phủ điện tử, công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước ngày càng được chú trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch thông tin. Tại Việt Nam, Kho bạc Nhà nước (KBNN) đóng vai trò trọng yếu trong quản lý ngân sách nhà nước, với mục tiêu xây dựng hệ thống kho bạc điện tử hiện đại vào năm 2020 theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 của Bộ Tài chính. Giai đoạn 2014-2019 là thời kỳ KBNN đẩy mạnh hiện đại hóa mọi mặt hoạt động, trong đó công tác lưu trữ được xem là tiền đề quan trọng để giảm thiểu thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn này, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ, phục vụ chiến lược phát triển hệ thống KBNN. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào cơ quan KBNN tại trung ương, với dữ liệu thu thập từ năm 2014 đến năm 2019. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Theo báo cáo của KBNN, trong giai đoạn này, khối lượng tài liệu lưu trữ tăng lên đáng kể với hơn 2.138 mét hồ sơ được thu thập và bảo quản, tuy nhiên vẫn còn khoảng 500 mét hồ sơ chưa được thu thập đầy đủ. Thực trạng này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa công tác lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và khai thác thông tin ngày càng cao.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý công, lưu trữ học và hiện đại hóa hành chính công. Hai khung lý thuyết chính bao gồm:

  1. Lý thuyết quản lý công: Nhấn mạnh vai trò của công tác lưu trữ trong hệ thống quản lý nhà nước, đặc biệt trong việc đảm bảo minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước.

  2. Lý thuyết lưu trữ học: Định nghĩa công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học. Các khái niệm chính gồm: tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.

  3. Mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ: Tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng cơ chế chính sách, nâng cao năng lực con người và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật để chuyển đổi công tác lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, phù hợp với xu hướng phát triển của chính phủ điện tử và cách mạng công nghiệp 4.0.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các văn bản pháp luật, tài liệu chuyên ngành, các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến công tác lưu trữ và hiện đại hóa hành chính.

  • Phương pháp khảo sát thực tiễn: Khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế tại cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019, bao gồm số liệu về tổ chức bộ máy, nhân sự, khối lượng tài liệu lưu trữ, các quy trình nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ.

  • Phương pháp thống kê - so sánh: Phân tích số liệu về nhân sự, khối lượng tài liệu, thời hạn bảo quản, so sánh sự biến động qua các năm để đánh giá thực trạng và hiệu quả hiện đại hóa.

  • Phương pháp phân tích tổng kết: Đánh giá kết quả thực hiện, nhận diện hạn chế, nguyên nhân và đề xuất giải pháp phù hợp.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ nhân sự phòng Hành chính-Lưu trữ cơ quan KBNN và các tài liệu lưu trữ được quản lý trong giai đoạn nghiên cứu. Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ đối tượng liên quan nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của kết quả. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ năm 2014 đến năm 2019, phù hợp với giai đoạn đẩy mạnh hiện đại hóa của KBNN.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy và nhân sự lưu trữ: Phòng Hành chính-Lưu trữ cơ quan KBNN có 4 biên chế, trong đó 75% có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ hoặc văn thư, 25% có trình độ thạc sĩ. Tuy nhiên, số lượng nhân sự giảm 50% từ 8 người năm 2014 xuống còn 4 người năm 2019 do nghỉ hưu và chuyển công tác, dẫn đến việc kiêm nhiệm công tác văn thư và lưu trữ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

  2. Khối lượng tài liệu lưu trữ: Từ năm 1990 đến 2015, KBNN đã thu thập và bảo quản khoảng 2.138 mét hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, từ năm 2016 đến 2019, công tác thu thập không được thực hiện thường xuyên, còn khoảng 500 mét hồ sơ lưu giữ tại các phòng làm việc chưa được chuyển vào kho lưu trữ chính thức.

  3. Văn bản quản lý và quy trình nghiệp vụ: KBNN đã ban hành hơn 20 văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm các quy định về chỉnh lý, tiêu hủy, bảo quản và khai thác tài liệu. Tuy nhiên, một số văn bản đã lỗi thời, chưa cập nhật các quy định mới và chưa phù hợp với thực tiễn hiện đại hóa, gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong quá trình thực hiện.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin: Mặc dù có đầu tư hạ tầng CNTT và phần mềm quản lý, việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ còn hạn chế do thiếu nhân lực chuyên trách và chưa đồng bộ trong toàn hệ thống. Việc số hóa tài liệu và xây dựng kho bạc điện tử chưa đạt được tiến độ như kỳ vọng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên là do sự thiếu hụt nhân sự chuyên trách, dẫn đến việc kiêm nhiệm công tác lưu trữ và văn thư, làm giảm hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ. Việc giảm 50% nhân sự trong vòng 5 năm là con số đáng báo động, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu.

So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ và quản lý công, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều cơ quan nhà nước khi đối mặt với áp lực hiện đại hóa trong điều kiện nguồn lực hạn chế. Việc các văn bản hướng dẫn chưa được cập nhật kịp thời cũng là điểm nghẽn, làm giảm tính hiệu quả và đồng bộ trong thực thi nghiệp vụ.

Về mặt ứng dụng CNTT, mặc dù có sự đầu tư về hạ tầng, nhưng thiếu nhân lực có trình độ chuyên môn về CNTT và lưu trữ đã làm chậm quá trình chuyển đổi số trong công tác lưu trữ. Điều này cho thấy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa đào tạo nhân lực và đầu tư công nghệ để đạt được mục tiêu hiện đại hóa.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện sự biến động nhân sự, bảng thống kê khối lượng tài liệu thu thập qua các năm và sơ đồ quy trình nghiệp vụ lưu trữ hiện tại để minh họa rõ hơn thực trạng và các điểm nghẽn.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường nhân sự chuyên trách công tác lưu trữ

    • Hành động: Tuyển dụng và đào tạo thêm cán bộ chuyên trách lưu trữ, giảm thiểu việc kiêm nhiệm.
    • Mục tiêu: Đảm bảo tối thiểu 6-8 cán bộ chuyên trách trong phòng Hành chính-Lưu trữ.
    • Thời gian: Triển khai trong vòng 12 tháng.
    • Chủ thể: Ban lãnh đạo KBNN phối hợp với Bộ Tài chính.

  2. Cập nhật và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

    • Hành động: Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn hiện đại hóa và quy định pháp luật mới.
    • Mục tiêu: Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý đồng bộ, cập nhật trước hết trong 6 tháng.
    • Chủ thể: Phòng Pháp chế phối hợp với phòng Hành chính-Lưu trữ.

  3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

    • Hành động: Triển khai số hóa tài liệu, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử đồng bộ, nâng cấp phần mềm quản lý lưu trữ.
    • Mục tiêu: Hoàn thành số hóa ít nhất 70% tài liệu lưu trữ hiện có trong 24 tháng.
    • Chủ thể: Cục Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Hành chính-Lưu trữ.

  4. Nâng cao năng lực và kỹ năng cho cán bộ lưu trữ

    • Hành động: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn về lưu trữ hiện đại, CNTT và quản lý tài liệu điện tử.
    • Mục tiêu: 100% cán bộ lưu trữ được đào tạo nâng cao trong vòng 12 tháng.
    • Chủ thể: Trường nghiệp vụ Kho bạc phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ.

  5. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ

    • Hành động: Xây dựng quy trình kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ và ứng dụng CNTT.
    • Mục tiêu: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ hàng năm.
    • Chủ thể: Vụ Thanh tra - Kiểm tra phối hợp với Văn phòng KBNN.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý các cơ quan nhà nước

    • Lợi ích: Hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước hiện đại, từ đó có chính sách phù hợp để đầu tư và phát triển.
    • Use case: Xây dựng kế hoạch cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ và văn thư

    • Lợi ích: Nắm bắt kiến thức chuyên sâu về hiện đại hóa công tác lưu trữ, áp dụng các quy trình, công nghệ mới để nâng cao hiệu quả công việc.
    • Use case: Triển khai số hóa tài liệu, áp dụng phần mềm quản lý lưu trữ điện tử.

  3. Nhà nghiên cứu và học viên cao học ngành quản lý công, lưu trữ học

    • Lợi ích: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn về hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan nhà nước.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn liên quan đến quản lý hành chính và lưu trữ.

  4. Các đơn vị, tổ chức có nhu cầu xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại

    • Lợi ích: Áp dụng các giải pháp, mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ phù hợp với đặc thù tổ chức mình.
    • Use case: Thiết kế hệ thống lưu trữ điện tử, nâng cao năng lực quản lý tài liệu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hiện đại hóa công tác lưu trữ là gì?
    Hiện đại hóa công tác lưu trữ là quá trình áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thông tin, vào các hoạt động lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu. Ví dụ như số hóa tài liệu, xây dựng kho lưu trữ điện tử.

  2. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với cơ quan nhà nước?
    Công tác lưu trữ cung cấp nguồn thông tin chính xác, có giá trị pháp lý để phục vụ quản lý, điều hành, kiểm tra và minh bạch hoạt động của cơ quan nhà nước. Hồ sơ lưu trữ cũng là bằng chứng quan trọng trong giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền lợi công dân.

  3. Những khó khăn chính trong hiện đại hóa công tác lưu trữ tại KBNN là gì?
    Khó khăn gồm thiếu hụt nhân sự chuyên trách, văn bản hướng dẫn chưa cập nhật kịp thời, hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin và khối lượng tài liệu lớn chưa được thu thập đầy đủ. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu.

  4. Làm thế nào để nâng cao năng lực cán bộ làm công tác lưu trữ?
    Cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, công nghệ thông tin và quản lý tài liệu điện tử. Đồng thời, khuyến khích cán bộ học tập, cập nhật kiến thức mới và áp dụng công nghệ hiện đại vào công việc.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ có lợi ích gì?
    Ứng dụng CNTT giúp quản lý tài liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tra cứu và chia sẻ thông tin. Ví dụ, xây dựng kho bạc điện tử giúp KBNN nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách và minh bạch tài chính.

Kết luận

  • Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giữ vai trò then chốt trong quản lý ngân sách nhà nước và xây dựng chính phủ điện tử.
  • Giai đoạn 2014-2019, KBNN đã có nhiều nỗ lực hiện đại hóa công tác lưu trữ nhưng còn tồn tại hạn chế về nhân sự, văn bản pháp lý và ứng dụng công nghệ.
  • Việc giảm 50% nhân sự chuyên trách lưu trữ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác, cần được khắc phục kịp thời.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nâng cao năng lực cán bộ là những giải pháp trọng tâm để thúc đẩy hiện đại hóa.
  • Các bước tiếp theo bao gồm hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý, tăng cường nhân lực, đẩy mạnh số hóa tài liệu và xây dựng hệ thống quản lý lưu trữ điện tử đồng bộ.

Call-to-action: Các cơ quan quản lý và lãnh đạo KBNN cần ưu tiên đầu tư nguồn lực, phối hợp chặt chẽ để triển khai các giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ, góp phần xây dựng nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch và hiệu quả.