phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành Chƣơng 2. Thực trạng quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay Chƣơng 3. Một số đề xuất, kiến nghị về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN NGÀNH Để thực hiện đề tài này, trƣớc hết chúng ta cần hiểu đƣợc khái niệm tài liệu lƣu trữ chuyên ngành là gì và nội hàm thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành.
Từ đó để xác định nội dung khảo sát thực tế về thẩm quyền quản lý tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ở Việt Nam hiện nay. Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành 1. Khái niệm tài liệụ lưu trữ chuyên ngành Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về thuật ngữ tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. - Trong cuốn Từ điển Lƣu trữ Việt Nam của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, xuất bản năm 1992 định nghĩa “Tài liệu chuyên môn là tài liệu hình thành trong các cơ quan thể hiện đặc điểm của một ngành hoặc một lĩnh vực chuyên môn”.
- Tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP năm 2013 quy định “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”. - Trong cuốn Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thƣ – Lƣu trữ Việt Nam của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, Nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông năm 2015 định nghĩa “Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành là tài liệu lƣu trữ của một số ngành đặc biệt hoặc ngành có chuyên môn nghiệp vụ sâu cần có chế độ quản lý riêng”. Có thể thấy khái niệm về tài liệu lƣu trữ chuyên ngành hiện nay đang đƣợc các nhà nghiên cứu quan tâm. Tuy nhiên, những khái niệm trên vẫn chƣa thống nhất và gây khó khăn cho các cơ quan quản lý cũng nhƣ cơ quan có tài liệu lƣu trữ chuyên ngành.
Những nội dung chƣa thống nhất trong các khái niệm trên: 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tên gọi: Trong ba khái niệm trên, mỗi khái niệm có cách gọi khác nhau, chƣa thống nhất, có khái niệm là “Tài liệu chuyên môn”, trong Nghị định 01/2013/NĐ-CP là “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ” và của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm là “Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành”. - Nguồn gốc tài liệu: Trong cuốn Từ điển Lƣu trữ Việt Nam là “hình thành trong các cơ quan”, tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP là “hình thành trong quá trình giải quyết công việc”, theo PGS.TS Dƣơng Văn Khảm “của một số ngành đặc biệt hoặc ngành có chuyên môn nghiệp vụ sâu”. Có thể thấy ba định nghĩa khác nhau đều nêu ba nguồn gốc hình thành khác nhau của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. Mặt khác, ba khái niệm trên vẫn còn thiếu nội dung cơ bản của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đó là chƣa nói về giá trị của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành: Theo khái niệm trong cuốn Từ điển Lƣu trữ Việt Nam năm 1992 không nói về giá trị của tài liệu chuyên môn, tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP có đề cập “để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”, theo cuốn Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thƣ – Lƣu trữ Việt Nam có nêu “cần có chế độ quản lý riêng”.
Tuy nhiên, những giá trị của tài liệu đƣợc nêu trong các khái niệm trên vẫn còn mơ hồ, chƣa đầy đủ và mang tính chất khái quát. Trên cơ sở nghiên cứu những khái niệm trên, chúng tôi đề xuất khái niệm tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nhƣ sau “Tài liệu lưu trữ chuyên ngành là tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ ở các cơ quan, tổ chức được lưu trữ để phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học”. Theo khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu đặc điểm của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành nhƣ sau: Một là, nội dung của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành phản ánh các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ đặc thù trong từng ngành, lĩnh vực. Ví dụ nội dung tài 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com liệu chuyên ngành khí tƣợng thủy văn sẽ là tài liệu khí tƣợng bề mặt (gồm nhiệt độ, độ ẩm, áp suất,…), tài liệu hải văn (gồm mực nƣớc, độ mặn nƣớc biển, trạng thái mặt biển,…).
Nội dung tài liệu chuyên ngành quản lý đất đai là tài liệu địa chính,. Hai là, hình thức của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành rất đa dạng, đƣợc thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, trên các vật mang tin khác nhau,… khác hẳn với những hình thức của tài liệu hành chính. Nếu nhƣ hình thức của tài liệu hành chính là 32 loại văn bản (theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) thì tài liệu lƣu trữ chuyên ngành có những hình thức khác nhƣ: bản vẽ, bản tính toán,… (ngành xây dựng), phiếu xét nghiệm, phiếu siêu âm,…(ngành y),…. Ngoài vật mang tin là giấy, tài liệu lƣu trữ chuyên ngành còn đƣợc ghi thông tin trên các vật mang tin nhƣ: phim ảnh, băng hình, đĩa hình, mẫu vật,….
để lƣu trữ thông tin, thuận lợi cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu. Ba là giá trị của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành thể hiện trên các mặt sau: - Giá trị thực tiễn: + Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành có ý nghĩa trong việc phục vụ các công việc chuyên môn hàng ngày, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào những kết quả đƣợc thể hiện trên tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, các nhà quản lý có thể đƣa ra những kết luận về chuyên môn để chỉ đạo, quản lý hƣớng dẫn nghiệp vụ cho những đối tƣợng liên quan để đạt đƣợc mục đích, kết quả hoạt động chuyên môn cao nhất. Dựa trên những nội dung đƣợc thể hiện trong tài liệu lƣu trữ chuyên ngành, các nhà quản lý hoặc các cơ quan có thẩm quyền có thể xác định đƣợc trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan để tiến hành thẩm tra kết luận sự việc, kỷ luật hoặc khen thƣởng.
Ví dụ đối với ngành tòa án, căn cứ vào tài liệu chuyên ngành tòa án, có thể thấy những vụ việc nào đƣợc xử đúng ngƣời đúng tội hoặc bị oan sai, đối với những vụ việc 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bị oan sai sẽ đƣợc xử lại, đem đến sự công bằng cho ngƣời dân. Vụ án oan sai của ông Nguyễn Thanh Chấn (Bắc Giang) là vụ án điển hình trong những năm gần đây về oan sai. Bằng những tài liệu, hồ sơ về vụ án, ông Nguyễn Thanh Chấn đã đƣợc minh oan sau 10 năm ngồi tù và đƣợc bồi thƣờng 7,2 tỉ đồng, hai cán bộ gây oan sai cho ông Chấn cũng đã bị xử phạt theo quy định. Có thể thấy, những bằng chứng đƣợc thể hiện trong hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ đã giúp cho các vụ án đƣợc xử đúng ngƣời đúng tội, tạo nên lòng tin cho nhân dân.
+ Tài liệu lƣu trữ địa chính là một loại tài liệu chuyên ngành quản lý đất đai. Tài liệu lƣu trữ địa chính là công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý xác định chủ sở hữu, giá trị quyền sử dụng và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các cá nhân, gia đình và tổ chức. Hiện nay, có rất nhiều các vụ án tranh chấp đất đai gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng. Căn cứ vào những bản đồ địa chính đƣợc lƣu giữ, bảo quản, các cơ quan chức năng đã xác định quyền sở hữu thuộc về cá nhân, gia đình nào và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để họ đƣợc sử dụng đất hợp pháp.
+ Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành khí tƣợng thủy văn là cơ sở để đánh giá về ảnh hƣởng của khí hậu, từ đó đƣa ra biện pháp quản lý và phòng ngừa hiệu quả, giảm thiểu thiệt hai do thiên tai gây ra. + Sử dụng tài liệu chuyên ngành tài chính – kế toán là cơ sở để hiểu đƣợc doanh số, lợi nhuận, mức sống của ngƣời lao động trong các doanh nghiệp. - Giá trị lịch sử: + Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đƣợc sử dụng nhƣ một nguồn sử liệu để nghiên cứu lịch sử hoạt động của từng ngành, từng lĩnh vực. Dựa trên những nguồn sử liệu đó, các nhà nghiên cứu có thể tổng kết những quy luật vận động và phát triển chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên ngành khoa học trong các thời kỳ lịch sử khác nhau.
Từ đó, các ngành đề ra những biện pháp phổ biến kinh nghiệm tốt phát triển chuyên ngành, khắc phục những sai sót. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Giá trị khoa học: Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành đƣợc các nhà khoa học sử dụng để chứng minh sự vận động, phát triển của các sự vật, hiện tƣợng trong tự nhiên và xã hội. Ví dụ: Những thông tin đƣợc phản ánh trong các tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ngành khí tƣợng thủy văn cũng là một ví dụ tiêu biểu cho giá trị khoa học của tài liệu lƣu trữ chuyên ngành. Căn cứ vào những thông tin của tài liệu, các nhà khoa học có thể nghiên cứu đƣợc khả năng ảnh hƣởng của khí hậu tới một địa điểm nào đó trong hiện tại và định hƣớng các năm tiếp theo.
Từ đó đƣa ra các quy luật vận động của khí hậu, thời tiết và đề ra biện pháp phòng tránh. Tài liệu lƣu trữ hành chính và tài liệu lƣu trữ chuyên ngành ngoài những điểm giống nhau còn có những điểm khác nhau nhƣ sau: So sánh Tài liệu lƣu trữ chuyên ngành Tài liệu lƣu trữ hành chính Nội dung Phản ánh các hoạt động chuyên Phản ánh hoạt động về quản môn, nghiệp vụ đặc thù trong lý nhà nƣớc trên các mặt từng ngành, từng lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,….