CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN ĐÌNH 1. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008). Các chức năng chính của hệ thống thông tin - Nhập dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Xuất dữ liệu - Lưu trữ dữ liệu - Cung cấp các thông tin phản hồi Các thành phần của hệ thống thông tin - Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin.
Phần cứng là các thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy, cầm nắm được. - Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị… - Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính, các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng. - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin. - Cơ sở dữ liệu: + CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp( như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. 1 Luan van + Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu… + Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL. CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
- Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin - Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) Vai trò của hệ thống thông tin - HTTT đóng vai trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu. - Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. - HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định. Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức).
Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003) Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình. HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN. Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý khách sạn - Khái niệm hệ thống thông tin quản lý khách sạn: Hệ thống thông tin quản lý khách sạn là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý( quản lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lý phòng lễ tân, quản lý các buồng phòng,.) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. - Vai trò của hệ thống thông tin quản lý khách sạn Quản lý khách sạn là quản lý toàn bộ công việc và nhân viên trong khách sạn. Để tạo lập và duy trì quản lý khách sạn tốt nhất yêu cầu ban giám đốc, ban quản lý có cách thức quản lý tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình, đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình.
Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý khách sạn là rất cần thiết, nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý khách sạn bằng phương 3 Luan van pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. HTTT quản lý khách sạn của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực. của từng lao động. Nhờ những thông tin mà hệ thống thông tin quản lý khách sạn cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình khách sạn về mọi mặt của khách sạn, nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác.
Như vậy, HTTT quản lý khách sạn giúp tiết kiệm sức người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo, người quản lý với nhân viên. Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.
Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: - Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ. Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó. - Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến.
Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống. - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện.) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.
Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo. Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị.) để triển khai dự án. Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì.
Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin 4 Luan van được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới. Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng.
Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì. Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới. Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu?