Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ch°¡ng 1 đ°a ra các c¡ sở lý luận nh°: các khái niệm c¡ bÁn vÁ lập hồ, nội dung và ý nghĩa vai trò cÿa việc lập hồ s¡, trách nhiệm cÿa mãi ng°ời trong lập hồ s¡. Các quy đánh cÿa nhà n°ớc và cÿa c¡ quan vÁ công tác lập hồ s¡ và giao nộp hồ s¡, tài liệu vào l°u trā. Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT.
Giới thiệu khái quát vÁ chāc năng, nhiệm vụ cÿa công ty và ho¿t động quÁn lý công tác văn th° và thực tr¿ng lập hồ s¡ và giao nộp hồ s¡, tài liệu vào l°u trā c¡ quan. Trong đó chß rõ các việc bố trí nhân sự, ban hành văn bÁn chß đ¿o thực hiện công tác văn th°, c¡ sở vật chất phục vụ công tác, āng dụng công nghệ thông tin đối với việc lập hồ s¡ và giao nộp hồ s¡, tài liệu vào l°u trā. ĐÁ tài phÁn ánh rõ thực tr¿ng ho¿t động lập hồ s¡, từ đó có c¡ sở đß nhận xét, đánh giá và đ°a ra đÁ xuất nâng cao hiệu quÁ công tác này. Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác lập và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại công ty EcoIT.
Căn cā thực tr¿ng ở ch°¡ng 2, từ đó rút ra nhận xét và chß ra °u đißm, h¿n ch¿ và chß ra nguyên nhân. Từ đó đ°a ra nhāng giÁi pháp nâng cao hiệu quÁ trong công tác văn th° nói chung cũng nh° công tác lập hồ s¡, giao nộp hồ s¡, tài liệu nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quÁ làm việc cÿa công ty. 5 CH¯¡NG 1 : C¡ SÞ LÝ LU¾N VÀ PHÁP LÝ VÀ CÔNG TÁC L¾P Hà S¡ VÀ GIAO NÞP Hà S¡, TÀI LIàU VÀO L¯U TRĀ C¡ QUAN 1. Hồ sơ Trong quá trình ho¿t động cÿa các c¡ quan, tổ chāc hình thành nên một khối l°ợng tài liệu khá phong phú, đa d¿ng, khối tài liệu đó đ°ợc tập hợp theo vấn đÁ, sự việc, thời gian, đáa đißm hoặc một số đặc tr°ng khác thành nhāng hồ s¡ phÁn ánh chāc năng, nhiệm vụ cÿa đ¡n vá, c¡ quan.
Theo PGS V°¡ng Đình QuyÁn: <Hồ sơ là một tập văn bản ( hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thāc, như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành=. [11;309] Theo nghá đánh 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 cÿa Chính Phÿ vÁ công tác văn th° thì khái niệm hồ s¡ đ°ợc đánh nghĩa nh° sau: <Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chāc năng, nhiệm vụ cÿa cơ quan, tổ chāc, cá nhân=[8;2] Theo Luật l°u trā 2011: <Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chāc năng , nhiệm vụ cÿa cơ quan, tổ chāc, cá nhân=[7;2] Nhìn chung, các khái niệm đÁu có đặc đißm chung là đÁu là một tập các giấy tờ, văn bÁn tài liệu đ°ợc hình thành trong quá trình giÁi quy¿t vấn đÁ, giÁi quy¿t công việc. Theo khái niệm chung vÁ hồ s¡ ở trên thì ở các c¡ quan, tổ chāc trong quá trình ho¿t động th°ờng hình thành 3 lo¿i hồ s¡: Hồ s¡ công việc: Là tập văn bÁn, tài liệu có liên quan với nhau vÁ một vấn đÁ 6 một sự việc hoặc có cùng đặc tr°ng nh°: tên lo¿i, tác giÁ, .hình thành trong quá trình giÁi quy¿t công việc thuộc chāc năng, nhiệm vụ cÿa c¡ quan, đ¡n vá. Hồ s¡ nguyên tắc: là tập hợp các văn bÁn quy ph¿m pháp luật, văn bÁn h°ớng dẫn vÁ từng mặt công tác nghiệp vụ nhất đánh dùng làm căn cā pháp lý, tra cāu khi giÁi quy¿t công việc cÿa c¡ quan, tổ chāc, cá nhân.
Hồ s¡ nhân sự: là một tập văn bÁn, tài liệu có liên quan vÁ một cá nhân( hồ s¡ đÁng viên, hồ s¡ cán bộ, hồ s¡ hãc sinh). Các lo¿i hồ s¡ công việc, nhân sự, nguyên tắc hình thành trong ho¿t động cÿa c¡ quan, tổ chāc, cá nhân, đóng vai trò cung cấp nguồn thông tin bằng văn bÁn, nâng cao hiệu suất, chất l°ợng công tác cÿa cán bộ, giúp c¡ quan, đ¡n vá quÁn lý mãi tài liệu đ°ợc chặt chẽ.Lập hồ sơ T¿i cuốn Lý luận và ph°¡ng pháp công tác văn th° cÿa PGS V°¡ng Đình QuyÁn đánh nghĩa khái niệm lập hồ s¡: < Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định=[11;309 ] Theo khoÁn 11, điÁu 2, Luật l°u trā 2011 giÁi thích thuật ngā lập hồ s¡ nh° sau: < Là việc tập hợp , sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc cÿa cơ quan, tổ chāc, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định=[7;2] Theo Nghá đánh số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020 vÁ công tác văn th°. T¿i khoÁn 15, ĐiÁu 3 có đánh nghĩa: <Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc cÿa cơ quan, tổ chāc, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định= [8;2] Nh° vậy, lập hồ s¡ có thß hißu là việc tập hợp, sắp x¿p các văn bÁn, tài liệu hình thành trong quá trình giÁi quy¿t công việc cÿa c¡ quan, tổ chāc, cá nhân theo nhāng nguyên tắc nh°: theo trình tự giÁi quy¿t công việc hoặc theo số thā tự cÿa văn bÁn hoặc theo thời gian ban hành văn bÁn….đß phục vụ cho việc quÁn lý, tra tìm khai thác thông tin trong hồ s¡, tài liệu một cách dá dàng. Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ s¡ và giao nộp hồ s¡ vào l°u trữ c¡ quan 1.Vị trí Lập hồ s¡ là khâu cuối cùng cÿa công tác văn th°.
Công tác văn th° có nhiÁu khâu, nhiÁu việc. Trong quá trình giÁi quy¿t công việc, văn bÁn tài liệu hình thành ra bao gồm văn bÁn đi, văn bÁn đ¿n, nhāng giấy tờ hình thành trong quá trình giÁi quy¿t công việc phÁi đ°ợc l°u giā l¿i, sau đó ti¿n hành phân lo¿i, sắp x¿p đß lập thành hồ s¡. Lập hồ s¡ là khâu quan trãng cuối cùng cÿa công tác văn th° đ°ợc thực hiện sau khi sự việc, vấn đÁ đÁ cập trong văn bÁn đã giÁi quy¿t xong. Đối với doanh nghiệp, lập hồ s¡ cũng có vá trí quan trãng, là khâu quan trãng không chß đối với công tác văn th° mà còn quan trãng trong công tác thực hiện dách vụ cho khách hàng và từ đó quÁn lý, cung cấp nhāng tài liệu cần thi¿t cho Ban lãnh đ¿o và khách hàng khi cần.
Trong đó, hồ s¡ phÁn ánh trung thực, đầy đÿ ho¿t động cÿa vụ việc, t¿o căn cā chính xác đß giÁi quy¿t nhanh chóng, đúng đắn cho công ty và mỗi cá nhân trong công ty. Hồ s¡ là minh chāng phục vụ cho công tác thanh tra, kißm tra và phÁn ánh đầy đÿ ho¿t động điÁu hành quÁn lý cÿa công ty. Lập hồ s¡ là mắt xích gắn liÁn công tác thực hiện dách vụ cho khách hàng và có Ánh h°ởng trực ti¿p đ¿n khÁ năng hoàn thành công việc cÿa nhân viên trong công ty, cũng nh° phục vụ cho việc l°u trā hồ s¡ đ°ợc dá dàng, tiện lợi.Tác dụng Không chß đối với mãi c¡ quan, tổ chāc, mà ở doanh nghiệp, công tác lập hồ s¡ và giao nộp hồ s¡, tài liệu vào l°u trā đÁu có tác dụng rất hāu ích và đißn hình nh°: * Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác cÿa nhân viên. Trong một công ty, n¿u công văn, giấy tờ trong quá trình giÁi quy¿t đ°ợc sắp x¿p và phân lo¿i một cách khoa hãc, cụ thß là đ°ợc lập hồ s¡ theo từng vấn đÁ, sự việc phÁn ánh chāc năng nhiệm vụ cÿa từng c¡ quan, cá nhân liên quan đ¿n vụ việc, vấn đÁ giÁi quy¿t, nó sẽ giúp cho các nhân viên và Ban Giám đốc 8 tìm ki¿m tài liệu đ°ợc nhanh chóng, đầy đÿ, nghiên cāu vấn đÁ đ°ợc hoàn chßnh, đÁ xuất ý ki¿n và giÁi quy¿t công việc có căn cā xác đáng và káp thời.
Do đó, góp phần nâng cao đ°ợc hiệu suất và chất l°ợng công tác cÿa từng nhân viên nói riêng, cÿa công ty nói chung. * Giúp công ty quản lý tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn bÁn đ°ợc lập thành hồ s¡, sẽ t¿o điÁu kiện thuận lợi cho ban lãnh đ¿o và nhân viên công ty theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối l°ợng văn bÁn cÿa công ty mình, bi¿t đ°ợc nhāng hồ s¡ tài liệu nào cần phÁi bÁo quÁn chu đáo, nắm bắt, phát hiện đ°ợc nhāng văn bÁn bá phân tán, thất l¿c hoặc mất mát do cho m°ợn tuỳ tiện, giā gìn đ°ợc bí mật thông tin khách hàng. * Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Việc giao nộp tài liệu phÁi trên c¡ sở hồ s¡ chā không phÁi là tài liệu riêng lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc.
Vì công tác lập hồ s¡ ở công ty hiện hành n¿u làm đ°ợc tốt tāc là đã b°ớc đầu sắp x¿p khoa hãc và xác đánh đ°ợc thời h¿n, giá trá cÿa văn bÁn. Trên c¡ sở đó, nhân viên đÁm nhiệm nhiệm vụ văn th° dá dàng lựa chãn nhāng văn bÁn có giá trá pháp lý đß giao nộp vào l°u trā đ°ợc hoàn chßnh. Đồng thời, sẽ t¿o điÁu kiện thuận lợi cho nhân viên l°u trā làm tốt công tác, tránh đ°ợc nhāng khó khăn, phāc t¿p trong việc lập hồ s¡, phân lo¿i, xác đánh giá trá pháp lý cÿa tài liệu ., do đó mà nâng cao đ°ợc hiệu suất và chất l°ợng công tác l°u trā, có thß đáp āng káp thời và đầy đÿ các yêu cầu vÁ nghiên cāu, sÿ dụng tài liệu cÿa ban lãnh đ¿o, nhân viên trong công ty. Ngoài 3 tác dụng đißn hình trên, thì việc sÿ dụng nguồn thông tin chặt chẽ này góp phần đß tra tìm khoa hãc, thực hiện, giÁi quy¿t các công việc cÿa các cá nhân.