TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM KHOA MÁY TÀU THỦY TÀI LIỆU THAM KHẢO MÔN 022015 - KỸ NĂNG MỀM 2 Người biên soạn: 1. Nguyễn Duy Trinh 2. Châu Thanh Hiếu 3. Phạm Văn Chiến TP.
HCM, ngày 03/09/2014 Kĩ năng mềm 2 C(ƯƠNG : KỸ NĂNG LÀM V)ỆC NHÓM Phần này sẽ trình bày tóm tắt những nội dung cơ bản nhất của kỹ năng làm việc theo nhóm. Kỹ năng làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng mềm vô c‘ng quan trọng không chỉ với sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường mà với tất cả mọi người trong đời sống hàng ngày cũng như trong công việc. Phần tài liệu này do vậy không chỉ giúp cho sinh viên nắm được các kiến thức cơ bản về làm việc nhóm trong một nhóm học tập mà còn gi’p cho sinh viên có được kĩ năng làm việc nhóm để áp dụng hiệu quả cho công việc chuyên môn sau này. Muốn có kỹ năng làm việc nhóm tốt, ngoài việc hiểu rõ các lý thuyết cơ bản và bản chất quá trình nhóm làm việc, người học còn phải vận dụng, trải nghiệm thực tế, quan sát, tự rút ra các bài học cho chính mình.1 Tổng quan về nhóm Trong xã hội loài người nhóm hình thành từ rất sớm.
Từ thời tiền sử, con người đã hình thành các nhóm để tồn tại trong tự nhiên. Nhóm để chống thú dữ, nhóm để c‘ng săn bắn, xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ ch’ng ta đã sống trong gia đình, nhóm bạn bè cùng xóm, nhóm cùng lớp học, nhóm cùng lứa tuổi… cho đến khi trưởng thành học tập và làm việc ch’ng ta đã vô tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiều nhóm. Chỉ có điều ch’ng ta chưa tự hỏi là chúng ta sẽ hòa nhập vào nhóm như thế nào để làm việc hiệu quả nhất, và nhóm cũng sẽ ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào mà thôi. Do đó nghiên cứu, học tập về nhóm NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 2 Kĩ năng mềm 2 rất quan trọng và mọi người cần được trang bị những kiến thức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm.
Ngày nay, sống trong xã hội công nghiệp, gần như tất cả các công việc đều yêu cầu mỗi cá nhân phải hoạt động trong một nhóm làm việc chung nào đó. Các tổ chức cũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo của các nhóm trong tổ chức của họ. Các nhóm dự án được thành lập nhằm phát huy tối đa năng lực cạnh tranh trong sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã mới. Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản làm nên vốn nhân lực trong một tổ chức, vì vậy việc nghiên cứu về nhóm làm việc càng trở nên quan trọng và bức thiết.1 Khái niệm nhóm Có nhiều khái niệm về nhóm, nhưng khái niệm được sử dụng nhiều nhất đó là: Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.
Nhóm có thể được chia ra thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, để thực hiện một hay một số công việc nào đó cho tổ chức đó. Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên trong nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm… Trong một tổ chức thường tồn tại cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức. NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 3 Kĩ năng mềm 2 Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng.
Có nhóm tồn tại suốt thời gian tồn tại của tổ chức. Có nhóm tồn tại theo từng dự án. Có nhóm lại chỉ hoạt động trong thời gian ngắn tính bằng ph’t như các nhóm thực hiện các bài tập, trò chơi trong các buổi học, buổi tập huấn… Các nhóm dự án là các nhóm làm việc, nó là tập hợp những thành viên có năng lực làm việc bổ trợ cho nhau, cùng cam kết thực hiện mục tiêu chung, gắn với mục đích của tổ chức. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm.
Mục tiêu chung của nhóm phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện. Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn tại. Tuy nhiên mục tiêu của từng thành viên và mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức thành lập ra nhóm đó.
Yếu tố thứ hai của một nhóm là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên. Tiếp x’c và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực. Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm hay là các chuẩn mực nhóm. Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả.
Đây là những quy tắc chính thức. Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng. Tuy nhiên, quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực. Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong nhóm.
Nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau. Nhóm làm việc được thành lập để giải quyết và thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng mà một cá nhân không thể hoàn thành. Nếu những công việc đơn giản, có thể giải quyết bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm.2 Tầm quan trọng của nhóm làm việc Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công ty trong xã hội ngày nay. Sở dĩ có xu hướng này là vì một số các nguyên nhân sau đây: NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 4 Kĩ năng mềm 2 - Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc.
Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ. Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên sẽ bổ trợ lẫn nhau. - Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ.
- Nhóm tạo ra môi trường làm việc thuận tiện, trong đó các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân trong nhóm sẽ bổ trợ cho nhau, do vậy các quyết định sẽ được ra toàn diện và phù hợp hơn. - Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần công việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn. Các thành viên tự rút ra những gì tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.
Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như: - Các thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; - Các nguyên tắc và quy chế của nhóm được thảo luận và sự đồng thuận của tất cả các thành viên; - Thông tin trong nhóm thông đạt; - Các thành viên hỗ trợ cho nhau; - Có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng. Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là chỉ biết răm rắp thi hành theo chỉ thị cấp trên. Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu SMART. Các thành viên trong nhóm phải phối hợp lẫn nhau, cùng nhau sáng tạo.
Tuy nhiên những đặc điểm trên không phải là có ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các giai đoạn phát triển của nhóm.3 Phân loại nhóm Từ nhóm có nghĩa là chỉ một tập hợp từ hai người trở lên. Tuy nhiên, khái niệm nhóm chúng ta dùng ở đây là d‘ng để chỉ tập hợp một số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng các quy tắc chung để thành viên tuân theo NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 5 Kĩ năng mềm 2 và các thành viên đảm nhận những vai trò rõ ràng. Trong đó có thể chia nhóm ra thành nhóm chính thức và các nhóm không chính thức. Nhóm chính thức: là nhóm được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức trên nhóm, có quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
Nhóm không chính thức: là các nhóm được hình thành tự nhiên do nhu cầu xã hội của những người tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng mục tiêu của tổ chức. Trong một tổ chức đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính thức và không chính thức. Các nhóm làm việc trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy thường là nhóm chính thức. Tuy nhiên vai trò và ảnh hưởng của các nhóm không chính thức cũng rất quan trọng.
Các nhóm không chính thức có khi ảnh hưởng rất mạnh đến kết quả hoạt động của các nhóm chính thức.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi ứng xử nhóm Trong quá trình làm việc theo nhóm, hành vi ứng xử trong nhóm bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau đây: - Kích cỡ của nhóm (Size) - Môi trường làm việc (Environment) - Bản chất công việc (Nature of task) - Vai trò cá nhân (Individual Roles) - Phương thức lãnh đạo (Leadership) - Tính kết nối giữa các thành viên (Conhesiveness) - Chuẩn mực nhóm (Group Norms) - Bản chất và động lực của các thành viên (Nature and motivation of members). NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 6 Kĩ năng mềm 2 Trong các yếu tố nêu trên thì kích cỡ nhóm đóng vai trò rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm rất lớn.