CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Tổng quan về kiểm toán chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán 1.1 Khái niệm chung về kiểm toán BCTC * Khái niệm về kiểm toán báo cáo tài chính Trên thực tế có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán, mỗi một người, mỗi một tổ chức lại có quan điểm khác nhau về kiểm toán. Giáo trình Kiểm toán của ThS. Trần Long chủ biên (2005) đã tổng hợp một số khái niệm về kiểm toán như sau: Hình ảnh về kiểm toán cổ điển là việc kiểm tra tài sản, phần lớn được thực hiện bằng cách người nghe ghi chép đọc to lên cho một bên độc lập nghe rồi chấp nhận. Định nghĩa quốc tế về kiểm toán: “Kiểm toán độc lập là việc các kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của mình về các báo caó tài chính của một đơn vị”.
Định nghĩa của giáo sư tiến sĩ Aren (Mỹ): “Kiểm toán là việc kiểm toán viên kiểm tra các ghi chép kế toán bởi các kế toán viên công cộng (độc lập) được thừa nhận và ở bên ngoài tổ chức kiểm toán”. Tuy các định nghĩa về kiểm toán có khác nhau nhưng có thể khái quát chung định nghĩa về kiểm toán như sau: Kiểm toán là quá trình các chuyên gia độc lập và có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin có thể định lượng được của một đơn vị cụ thể, nhằm mục đích xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp giữa các thông tin này với các chuẩn mực đã được thiết lập. Do đó Kiểm toán báo cáo tài chính là việc các kiểm toán viên cùng trợ lý kiểm toán tiến hành thu thập các thông tin bằng chứng kiểm toán để đánh giá về báo SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp cáo tài chính được kiểm toán nhằm mục đích đưa ra ý kiến về mức độ trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính được kiểm toán so với các chuẩn mực đang áp dụng. * Một số khái niệm khác liên quan đến kiểm toán báo cáo tài chính Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này, kiểm toán viên đưa ra kết luận và từ đó hình thành ý kiến kiểm toán.
Bằng chứng kiểm toán bao gồm những tài liệu, thông tin chứa đựng trong các tài liệu, sổ kế toán, kể cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thông tin khác (VSA 200 - Mục tiêu tổng thể của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán khi thực hiện kiểm toán theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam). Trọng yếu: Là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong báo cáo tài chính. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu tính chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến các quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính (VSA 320 - Mức trọng yếu trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán). Mức trọng yếu: Là một mức giá trị do kiểm toán viên xác định tùy thuộc vào tầm quan trọng và tính chất của thông tin hay sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.
Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ không phải là nội dung của thông tin cần phải có. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét cả trên phương diện định lượng và định tính (VSA 320 - Mức trọng yếu trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán). Mức trọng yếu thực hiện: Là một mức giá trị hoặc các mức giá trị do kiểm toán viên xác định ở mức thấp hơn mức trọng yếu đối với tổng thể báo cáo tài chính nhằm giảm khả năng sai sót tới một mức độ thấp hợp lý để tổng hợp ảnh hưởng của các sai sót không được điều chỉnh và không được phát hiện không vượt quá mức trọng yếu đối với tổng thể báo cáo tài chính. Trong một số trường hợp, “mức trọng yếu thực hiện” có thể hiểu là mức giá trị hoặc các mức giá trị do kiểm toán viên xác định thấp hơn mức hoặc các mức trọng yếu của một nhóm các giao dịch, số dư tài SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp khoản hoặc thông tin thuyết minh trên báo cáo tài chính (VSA 320 - Mức trọng yếu trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán).
Cơ sở dẫn liệu: là các khẳng định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán một cách trực tiếp hoặc dưới dạng ngầm định về các khoản mục và thông tin trình bày trong BCTC và được KTV sử dụng để xem xét các loại sai sót có thể xảy ra (VSA 315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị). Phép thử Walk-through: Chọn một vài nghiệp vụ và lần theo từng bước thực hiện xem có diễn ra phù hợp với các bảng mô tả hay không. * Mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính Theo VSA 200 thì mục tiêu của một cuộc kiểm toán tài chính là đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hay không? Có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không? Có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không? Ngoài ra, kết quả của kiểm toán Báo cáo tài chính còn chỉ ra những hạn chế, tồn tại giúp đơn vị được kiểm tóan có biện pháp xử lý, điều chỉnh, khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính, hoàn thiện hơn trong công tác kế toán của đơn vị.2 Tổng quan về chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán 1.1 Đặc điểm, nội dung của chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa hay dịch vụ đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất và thương mại.
Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, ví dụ như đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản hay chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và vì thế là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý. SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những đặc điểm riêng biệt khiến đơn vị cần phải quan tâm. Cụ thể là: - Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.
- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất, bán hàng… Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì việc mua hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng.
Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của doanh nghiệp; bên cạnh đó, khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình của doanh nghiệp là tốt hay xấu. Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau: Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ và ký hợp đồng mua bán Nhận hàng hóa, dịch vụ Ghi nhận các khoản phải trả người bán Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp 1.2 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán Khi mua hàng và thanh toán, trong doanh nghiệp thường sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau: Giấy đề nghị mua hàng; Đơn đặt hàng; Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịch vụ); Phiếu nhận hàng; Hóa đơn bán hàng. Để ghi chép và phản ánh sự biến động của các thông tin trong chu trình này thì kế toán sử dụng hệ thống tài khoản theo Chế độ kế toán được áp dụng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, cụ thể như theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì kế toán sử dụng một số lượng lớn các tài khoản sau: Các tài khoản hàng tồn kho (TK 151, 152, 153, 156); Tài khoản phải trả người bán (TK 331); Tài khoản tiền (TK 111, 112, 113) … 1.3 Nguyên tắc kế toán khoản mục trong chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán Trích Thông tư 200/2014/TT-BTC, hướng dẫn về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho và nợ phải trả người bán như sau: * Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”. Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm,.), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ).