phần mở đầu, tóm tắt, lời cam đoan, lời cám ơn, danh mục các bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham khảo, phụ lục và kết luận, đề tài bao gồm 3 chương: Chƣơng 1: Lý thuyết về kiểm soát rủi ro hoạt động bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp thương mại. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát rủi ro hoạt động bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Thương Mại Thép Không Gỉ Nam Phát. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát rủi ro hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty Công ty TNHH Thương Mại Thép Không Gỉ Nam Phát. 11 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT RỦI RO HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Giới thiệu chung về kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Vào những thập niên 1970, nền kinh tế của các quốc gia nói chung và của Hoa Kỳ nói riêng phát triển mạnh mẽ, tình hình kinh doanh của các công ty cũng theo đó mà đi lên.
Trong thời gian đó, nền kinh tế đang trên đà phát triển thì cũng là lúc kéo theo các vụ gian lận ngày càng tăng gây ra tổn thất đáng kể cho hoạt động kinh doanh của các công ty lúc bấy giờ. Vào năm 1977, Luật chống hối lộ nước ngoài (Foreign Corrupt Practies Act) ra đời khi Quốc hội Mỹ phát hiện ra rất nhiều hoạt động tranh cử trái phép và rửa tiền liên quan đến nước ngoài. Sau đó, năm 1979, SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Yêu cầu về báo cáo kiểm soát nội bộ của Công ty cho công chúng là một chủ đề gây tranh luận và điều này gây ra thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
Trước những tranh luận đó, Uỷ ban COSO (The Committee of Sponsoring Organization) được thành lập vào năm 1985 và được bảo trợ bởi năm tổ chức nghề nghiệp, mỗi tổ chức chỉ ra một đại diện để lập ra Uỷ ban COSO. COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bô để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và tìm giải pháp để hoàn thiện. Kiểm soát nội bộ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro hao hụt tài sản, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Trước thực tế này, vào tháng 9 năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo với tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Integrated Framework) và sau đó tái bản, có sửa đổi nhỏ trong năm 1994.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo là cung cấp tầm nhìn rộng và mang tính quản 12 trị, trong đó kiểm soát nội bộ không còn là một vấn đề liên quan tới báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động. Trong báo cáo COSO (1992), kiểm soát nội bộ được định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý cấp cao, hội đồng quản trị và các nhân viên. Nó không chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện tại một thời điểm cụ thể mà là một hoạt động liên tục ở mọi cấp trong ngân hàng.
Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm thiết lập một nền văn hóa thích hợp để trợ giúp cho quá trình kiểm soát nội bộ cũng như liên tục giám sát sự hữu hiệu của nó, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia quá trình này. Các mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ được phân loại như sau: + Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động + Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị + Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan”3 Báo cáo COSO (1992) gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng ý thức, văn hóa tổ chức tác động đến toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát cũng là nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng các nguyên tắc và cấu trúc hoạt động hiệu quả. Kiểm soát các yếu tố môi trường gồm tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung trực, triết lý quản lý, phong cách điều hành, tổ chức và phát triển con người.
Đánh giá rủi ro là đại diện cho quá trình quản lý rủi ro kinh doanh bằng cách phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải. Mọi người đều phải đối mặt với nhiều loại rủi ro từ yếu tố ngoại cảnh và nội bộ phải đánh giá được. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể xảy ra ảnh hướng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức từ đó có thể quản trị được rủi ro. 3 Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, Giáo trình kiểm soát nội bộ - Bộ môn kiểm toán – Khoa Kế toán – kiểm toán, trang 12.
13 Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm hỗ trợ trong việc đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đúng cách và đúng thời gian giúp ngăn ngừa, giảm thiểu được những sai sót, tổn thất gây ảnh hưởng xấu tới việc đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi lĩnh vực cũng như mọi hoạt động bao gồm phân chia trách nhiệm, ủy quyền, bảo vệ tài sản vật chất và thông tin, xác minh, hòa giải và kiểm tra độc lập. Thông tin và truyền thông là các thông tin cần thiết mà công ty phải nhận dạng, thu thập và trao đổi với tổ chức dưới các hình thức và thời gian phù hợp để các thành viên thực hiện đúng được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông cũng là quy trình và phương pháp tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát các tổ chức doanh nghiệp.
Việc trao đổi thông tin một cách hiệu quả phải được thực hiện theo trình tự từ cấp trên xuống dưới và ngang qua các cấp. Bên cạnh đó, mỗi người nhân viên trong công ty cần phải hiểu rõ vị trí và vai trò của mình ảnh hưởng như thế nào tới hoạt động của công ty nói chung và của người khác nói riêng. Cũng cần phải có sự trao đổi hiệu quả với các tác nhân bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, nhà quản lý, cổ đông. Giám sát là quá trình đánh giá hiệu suất hoạt động của kiểm soát nội bộ theo thời gian để xác nhận rằng các thành phần có hoạt động như dự định hay không.
Giám sát bao gồm việc giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Việc giám sát thường xuyên được thực hiện chung với các hoạt động thường ngày tại công ty bao gồm hoạt động giám sát, quản lý thường nhật và các hoạt động khác mà nhân viên thực hiện trong quá trình hoạt động thường ngày. Giám sát định kỳ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên. Bên cạnh đó, những khuyết điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục.
Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO 1992. Bên cạnh đó, cuối thế kỷ 19, các Công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới ra đời thì dưới góc độ quản lý và nhận thức nhiều tổ chức đã nghiên cứu, soạn thảo và ban 14 hành nhiều chuẩn mực kiểm toán về KSNB từ đó dẫn tới nhiều định nghĩa khác nhau: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 được ban hành theo thông tư số 214/2012 TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01- 01- 2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây giải thích về KSNB (mục I.C) – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, thì “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ” Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017) “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” Với mục đích bảo vệ, rủi ro là tính thiếu chắc chắn và thiên về tổn thất; với mục đích đầu tư, rủi ro là sự mất mát so với dự kiến; với mục đích quản lý dự án, rủi ro là yếu tố chưa tiên đoán được có thể ảnh hưởng tới việc hoàn thành mục tiêu; với đa mục đích, rủi ro là sự phân bố xác suất quanh giá trị trung bình… Như vậy, với cách hiểu thông thường, rủi ro là khả năng xảy ra thiệt hại cho doanh nghiệp do các tình huống có thể xảy ra. Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động của doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với thách thức và cơ hội, khi đó rủi ro đã được nhìn nhận tổng quát hơn, trong đó gồm cả các tình huống có thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp nếu như có sự quản lý phù hợp.