chương 1, tác giả đã giới thiệu sơ lược về đề tài nghiên cứu, bao gồm tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu tổng quát và cụ thể, những câu hỏi được giải đáp thông qua nội dung nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong bài và đưa ra bố cục tổng quát của đề tài nghiên cứu này. Từ các nội dung được đề cập trong chương này, tác giả sẽ sử dụng làm cơ sở để thực hiện nghiên cứu, phân tích và đánh giá việc áp dụng phần mềm công nghệ để thực hiện hoạt động kiểm soát quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng. 6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 2. Khái quát về quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng 2.
Khái niệm quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng Trong cuốn sách về Quản lý hoạt động: Bối cảnh chiến lược và phân tích quản lý, Hill (2000) đã cung cấp một mô tả toàn diện về các công ty sử dụng chiến lược sản xuất MTO điển hình: “Các doanh nghiệp MTO thường tham gia vào việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đặc biệt (nghĩa là sẽ không lặp lại). Ngoài ra, một số công ty quyết định chỉ đáp ứng nhu cầu về các mặt hàng tiêu chuẩn (nghĩa là lặp lại) trên cơ sở MTO. Dù ứng dụng chiến lược theo cách nào thì điểm đặc trưng của MTO cũng là hàng tồn kho sẽ không được giữ dưới dạng thành phẩm một phần hoặc thành phẩm. Những gì có thể được giữ trong kho là các vật liệu và thành phần tạo nên toàn bộ hoặc một phần của một mặt hàng".
Claycomb và cộng sự (2005) cũng giải thích khái niệm chiến lược sản xuất MTO là việc sản xuất hoặc lắp ráp chỉ được thực hiện sau khi nhận được đơn đặt hàng vì sản phẩm sẽ được tùy chỉnh để đáp ứng sở thích của khách hàng. Khác với chiến lược MTS, MTO cho phép đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của khách hàng, do đó chiến lược này cũng được xem là một khía cạnh quan trọng của tính linh hoạt trong sản xuất. Sản xuất theo đơn đặt hàng là một hình thức sản xuất kinh doanh mà trong đó khách hàng được phép điều chỉnh các thông số kỹ thuật của sản phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu, mong muốn của mình. Khi đơn vị sản xuất nhận được đơn đặt hàng thì lúc này hoạt động sản xuất mới được thực hiện để chắc chắn rằng sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu của người tiêu dùng.
Tuy nhiên, chiến lược sản xuất này sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian nên không phù hợp với mọi mặt hàng sản xuất mà thường dùng cho các sản phẩm, hàng hoá có các yêu cầu riêng biệt về thông số kỹ thuật cho từng sản phẩm, các sản phẩm có cấu hình cao hoặc sản phẩm đòi hỏi chi phí lưu kho và bảo quản cao (Giang, 2019). 7 Tổng kết lại, khi nhắc đến quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng có thể hiểu đơn giản đây là một chiến lược sản xuất mà hoạt động sản xuất chỉ được thực hiện sau khi doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng từ phía khách hàng và sản phẩm sản xuất có thể được tuỳ chỉnh một vài thông số kỹ thuật theo như mong muốn, nhu cầu của người mua. Lợi ích của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng Khi doanh nghiệp ứng dụng chiến lược sản xuất là sản xuất theo đơn đặt hàng sẽ có những ưu điểm như sau: Đáp ứng nhu cầu linh hoạt: Với loại hình sản xuất này, người tiêu dùng có thể linh hoạt tuỳ chỉnh các thông số kỹ thuật sao cho phù hợp với mong muốn và nhu cầu sử dụng của bản thân. Điều này giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm, hàng hoá, từ đó xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Giảm thiểu việc lưu kho hàng hoá: Do đặc điểm của loại hình sản xuất này là sản phẩm chỉ được sản xuất khi có đơn đặt hàng từ khách hàng và chỉ sản xuất đúng với số lượng yêu cầu, cuối cùng sẽ được chuyển giao cho khách hàng nên hạn chế được tình trạng dư thừa sản phẩm. Điều này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tránh được việc phải giảm giá hoặc thanh lý các sản phẩm không bán chạy, lỗi thời. Gia tăng sự đa dạng hàng hóa: Đặc trưng của chiến lược sản xuất này là sản phẩm chỉ được sản xuất và bán dựa theo yêu cầu của khách hàng nên đơn vị sản xuất có thể cung cấp được nhiều loại sản phẩm hơn khi có sự đa dạng về mẫu mã, màu sắc, kích thước, hình dáng, cấu tạo của sản phẩm. Thiết lập mối quan hệ với khách hàng trung thành: Sản phẩm được sản xuất dựa trên mong muốn của khách hàng nên dễ dàng đáp ứng được thị hiếu của người mua, gia tăng sự hài lòng của họ đối với sản phẩm khi đến tay, từ đó xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng và nâng cao khả năng trở thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp.
Hạn chế của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng Bên cạnh những lợi ích mà chiến lược sản xuất theo đơn đặt hàng đem lại, loại hình sản xuất này vẫn còn một vài điểm hạn chế như: 8 Tính không thường xuyên: Do hoạt động sản xuất chỉ diễn ra khi có đơn đặt hàng nên gây khó khăn cho doanh nghiệp để xác định được thời gian nhận được đơn đặt hàng tiếp theo. Chi phí sản xuất và vận hành cao: Khác với chiến lược sản xuất hàng loạt với quy mô lớn có thể giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất thì với chiến lược sản xuất theo đơn đặt hàng thường đòi hỏi đầu tư vốn ban đầu lớn so với sản xuất hàng loạt để đáp ứng được khả năng sản xuất linh hoạt với đa dạng từ máy móc, nguyên liệu, nhân công,… Thời gian chờ đợi lâu: Để đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng, đơn vị sản xuất cần nhiều thời gian để thiết kế ra sản phẩm cuối cùng thông qua những buổi trao đổi thông tin, duyệt mẫu sản phẩm, mua nguyên vật liệu,. nên đòi hỏi khách hàng phải chờ đợi một khoảng thời gian từ vài tuần đến vài tháng tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của thông số sản phẩm từ khâu đặt hàng đến khâu giao hàng. Khái quát về hoạt động kiểm soát 2.
Khái niệm hoạt động kiểm soát Theo báo cáo COSO (2013) hoạt động kiểm soát là một trong năm yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó, hoạt động kiểm soát được định nghĩa là “các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe doạ đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các hoạt động kiểm soát sẽ đóng vai trò là cơ chế quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị và là một phần của quá trình mà đơn vị cố gắng đạt được các mục tiêu đó”. Trong đó: Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc, quy định hướng dẫn các thành viên trong tổ chức thực hiện công việc hàng ngày nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị. Chúng phản ánh những mong muốn, yêu cầu của người quản lý về những nội dung, hoạt động cần được kiểm soát, giám sát trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các thành viên.
Thủ tục kiểm soát là những biện pháp, quy trình cụ thể để triển khai và thực thi các chính sách kiểm soát hoạt động của tổ chức trong thực tế. Thủ tục kiểm 9 soát xác định rõ các bước, quy định cần phải thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đảm bảo việc kiểm soát được diễn ra một cách có hệ thống và hiệu quả. Ngoài ra, COSO còn giải thích “các hoạt động kiểm soát được thực hiện ở mọi cấp độ của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình kinh doanh và trên môi trường công nghệ nhằm giảm thiểu các rủi ro tiền ẩm trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng có thể mang tính chất phòng ngừa hoặc thăm dò và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công và tự động như ủy quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả kinh doanh”.
Nguyên tắc của hoạt động kiểm soát Trong báo cáo COSO (2013), ba nguyên tắc liên quan đến các hoạt động kiểm soát được trình bày là: Nguyên tắc 10: Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát góp phần vào giảm nhẹ rủi ro cho mục tiêu đến mức chấp nhận được. Khi thiết lập các hoạt động kiểm soát cho đơn vị, cần chú trọng đến việc tích hợp hoạt động kiểm soát với đánh giá rủi ro, xây dựng các hoạt động kiểm soát phù hợp với quy mô, quy trình kinh doanh của đơn vị, phối hợp nhiều loại hoạt động kiểm soát, phân chia trách nhiệm, cấp độ áp dụng hoạt động kiểm soát hợp lý. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng các hoạt động kiểm soát phù hợp vừa giúp hạn chế tối đa rủi ro vừa đạt được mục tiêu đề ra. Nguyên tắc 11: Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung qua công nghệ để hỗ trợ đạt được các mục tiêu.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ phục vụ cho công tác quản lý và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của đơn vị, ngoài ra còn được ứng dụng để thực hiện các hoạt động kiểm soát tự động. Vì thế, đơn vị cần phải lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát đối với công nghệ nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị. 10 Nguyên tắc 12: Tổ chức áp dụng kiểm soát hoạt động thông qua các chính sách thiết lập. Để đạt được những mục tiêu đề ra, nhà quản trị cần thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cho từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức thực hiện.
Trong đó, chính sách kiểm soát cần xác định trách nhiệm thực hiện và giải trình của người quản lý các cấp, thủ tục kiểm soát thì phải vạch rõ trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện, xác định khi nào thực hiện hoạt động kiểm soát cùng với biện pháp sửa chữa đi kèm. Hoặc theo Nguyễn Thị Mai Hương (2022), doanh nghiệp thể dựa vào ba nguyên tắc chung sau để xây dựng các hoạt động kiểm soát trong đơn vị: “Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận.