Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế tài chính công, các đơn vị sự nghiệp công lập tại Việt Nam đang chuyển dịch mạnh mẽ sang mô hình tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục Đại học số 34/2018/QH14. Thực tiễn cho thấy, việc mở rộng quyền tự chủ về học thuật, tổ chức nhân sự và tài chính mang lại nguồn thu sự nghiệp đa dạng nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ thất thoát khoảng 10% đến 15% nguồn lực nếu hệ thống quản trị nội bộ thiếu chặt chẽ. Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam là đơn vị sự nghiệp y tế trực thuộc Bộ Y tế có nguồn thu tự bảo đảm một phần chi thường xuyên. Quy mô đào tạo và cung ứng dịch vụ y tế của Học viện gia tăng liên tục qua các năm, đặt ra áp lực lớn đối với công tác kế toán và kiểm soát nguồn lực.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi, từ đó xác định các lỗ hổng quản trị và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao tối thiểu 20% hiệu quả sử dụng kinh phí. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam trong giai đoạn 3 năm từ năm 2017 đến năm 2019. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn quan trọng khi cung cấp khung giải pháp đồng bộ nhằm giảm tỷ lệ sai sót chứng từ xuống dưới 3%, bảo toàn tài sản công và bảo đảm mục tiêu trích lập tối thiểu 25% chênh lệch thu chi vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, góp phần ổn định thu nhập cho hơn 500 cán bộ, giảng viên và nhân viên y tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng nền tảng lý luận dựa trên hai khuôn khổ quản trị quốc tế và hệ thống pháp lý kế toán công tại Việt Nam. Khung lý thuyết cốt lõi được áp dụng là Hướng dẫn Chuẩn mực kiểm soát nội bộ cho khu vực công INTOSAI GOV 9100 kết hợp với Khuôn khổ hợp nhất COSO 2013. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành qua 5 yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Hoạt động giám sát.

Hệ thống khái niệm nghiên cứu tập trung vào 4 nội dung trọng tâm:

  1. Kiểm soát nội bộ trong khu vực công: Quy trình do ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên chi phối nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý về tính tuân thủ, độ tin cậy thông tin và hiệu quả hoạt động.
  2. Cơ chế tự chủ tài chính đơn vị sự nghiệp công lập: Quyền hạn và trách nhiệm của đơn vị trong việc tạo lập nguồn thu, quản lý định mức chi tiêu theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Nghị định 85/2012/NĐ-CP.
  3. Hoạt động thu - chi ngân sách sự nghiệp: Bao gồm nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp phát, nguồn thu phí, lệ phí đào tạo, thu hoạt động dịch vụ khám chữa bệnh và các khoản chi thường xuyên, chi không thường xuyên.
  4. Rủi ro kiểm soát tài chính: Khả năng phát sinh sai sót, gian lận, chậm luân chuyển chứng từ hoặc vượt định mức dự toán được quy định tại Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 315 theo Thông tư 214/2012/TT-BTC.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng để xử lý dữ liệu đa chiều:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bảng hỏi trực tiếp và phỏng vấn chuyên sâu tại các phòng ban. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo dự toán - quyết toán thu chi ngân sách nhà nước, các biên bản kiểm tra kế toán từ năm 2017 đến năm 2019 và Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện.
  • Cỡ mẫu và kỹ thuật chọn mẫu: Cỡ mẫu khảo sát gồm 65 cán bộ viên chức, trong đó 100% cán bộ phòng Tài chính Kế toán (15 người) và 50 cán bộ quản lý, giảng viên thuộc các khoa, phòng, bệnh viện trực thuộc. Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp thuận tiện được áp dụng nhằm bảo đảm tính đại diện của các chủ thể tham gia vào chu trình thu chi.
  • Lý do lựa chọn phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và đối chiếu quy trình nghiệp vụ nhằm phát hiện chính xác các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ kế toán, bảo đảm tính khách quan khi so sánh thực tiễn đơn vị với chuẩn mực INTOSAI.
  • Timeline nghiên cứu: Dữ liệu số liệu thực tế được thu thập trong giai đoạn 2017-2019, quá trình tổng hợp, xử lý mô hình và hoàn thiện luận văn được tiến hành trong giai đoạn 2020-2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện giai đoạn 2017-2019 ghi nhận các kết quả cụ thể:

Thứ nhất, về môi trường kiểm soát và nhận thức quản lý, khoảng 78% nhân sự hiểu rõ quy định pháp luật chung, nhưng chỉ có 42% cán bộ nắm vững quy trình kiểm soát rủi ro trong hoạt động thu học phí và dịch vụ khám chữa bệnh. Cơ cấu tổ chức của Học viện đã hoàn thiện phòng Tài chính Kế toán nhưng chưa thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập theo khuyến nghị của Luật Kế toán 2015.

Thứ hai, công tác đánh giá rủi ro và lập dự toán còn mang tính hình thức. Tỷ lệ chênh lệch giữa dự toán được duyệt và số quyết toán thực tế trong 3 năm dao động từ 7,5% đến 13,2%. Đơn vị chưa xây dựng ma trận nhận diện rủi ro định kỳ đối với các nguồn thu ngoài ngân sách và hoạt động mua sắm thiết bị y tế.

Thứ ba, hoạt động kiểm soát thủ tục thu chi đạt mức tuân thủ chứng từ khoảng 88%, tuy nhiên nguyên tắc phân định trách nhiệm bất kiêm nhiệm đôi lúc bị vi phạm trong các khâu thanh quyết toán tạm ứng, dẫn đến khoảng 9% hồ sơ chi tiêu bị chậm tiến độ thanh toán từ 15 đến 30 ngày.

Thứ tư, hệ thống thông tin và giám sát còn nhiều hạn chế. Việc số hóa dữ liệu tài chính mới đạt khoảng 60% trên hệ thống phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, chưa tích hợp đồng bộ dữ liệu quản lý sinh viên với phần mềm viện phí, khiến công tác đối chiếu công nợ học phí cuối năm bị kéo dài.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, trong khi các quy định nội bộ chưa được cập nhật kịp thời. Thêm vào đó, việc thiếu hụt nhân sự chuyên trách về kiểm soát rủi ro khiến công tác kế toán chủ yếu tập trung vào hạch toán sự vụ mà chưa thực hiện chức năng kiểm soát chiến lược.

So sánh với nghiên cứu của các tác giả trước đây tại các cơ sở giáo dục đại học công lập, kết quả nghiên cứu này tương đồng ở điểm chỉ ra sự thiếu vắng bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và tỷ lệ chênh lệch dự toán phổ biến ở mức 8% đến 15%. Tuy nhiên, điểm khác biệt tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam là tính chất phức tạp của các khoản thu gắn liền với hoạt động khám chữa bệnh kết hợp đào tạo lâm sàng, đòi hỏi quy trình kiểm soát viện phí nghiêm ngặt hơn so với các trường đại học đa ngành thông thường.

Để tăng tính trực quan, các dữ liệu biến động thu chi và sai sót chứng từ có thể được hệ thống hóa qua biểu đồ cột kép so sánh tỷ lệ chênh lệch dự toán - quyết toán từng năm, kết hợp bảng ma trận phân loại rủi ro theo 5 cấp độ của INTOSAI nhằm giúp nhà quản lý theo dõi biến động dòng tiền một cách chuẩn xác.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi, Học viện cần triển khai đồng bộ 5 nhóm giải pháp chiến lược:

  1. Thiết lập bộ phận Kiểm toán nội bộ độc lập: Ban Giám đốc cần ban hành quyết định thành lập tổ kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban Giám đốc trong vòng 6 tháng tới, tách biệt hoàn toàn với phòng Tài chính Kế toán, bảo đảm 100% các cuộc kiểm tra tài chính định kỳ được thực hiện khách quan.
  2. Xây dựng ma trận đánh giá rủi ro thu chi: Phòng Tài chính Kế toán chủ trì thiết lập bộ tiêu chuẩn nhận diện rủi ro thất thoát viện phí, học phí và chi phí mua sắm vật tư y tế trong quý 1 năm tiếp theo, hướng đến mục tiêu kéo giảm tỷ lệ chênh lệch dự toán xuống dưới mức 5%.
  3. Chuẩn hóa thủ tục kiểm soát và thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Ban hành lại quy trình phê duyệt chi tiêu tài chính, phân định rõ ràng giữa người đề xuất mua sắm, người kiểm duyệt và người ký lệnh thanh toán; kiểm soát chặt chẽ 100% hồ sơ tạm ứng và thanh toán công tác phí theo đúng định mức Quy chế chi tiêu nội bộ.
  4. Nâng cấp hệ thống thông tin kế toán liên thông: Đầu tư đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin trong giai đoạn 12 tháng, kết nối trực tuyến phần mềm quản lý đào tạo, phần mềm bệnh viện và phần mềm kế toán MISA, nâng tỷ lệ tự động hóa đối soát hóa đơn điện tử lên mức trên 95%.
  5. Tăng cường giám sát và công khai tài chính: Định kỳ 2 lần/năm, tổ chức hội nghị công khai tài chính toàn cơ quan, lấy ý kiến đóng góp của hơn 500 cán bộ viên chức về Quy chế chi tiêu nội bộ, đồng thời thực hiện kiểm tra đột xuất tối thiểu 4 đợt mỗi năm đối với các điểm thu dịch vụ sự nghiệp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Ban Giám đốc và cán bộ quản lý tài chính tại các trường đại học, học viện khối ngành sức khỏe: Ứng dụng quy trình kiểm soát thu chi thực tế để tối ưu hóa nguồn thu viện phí, học phí và cắt giảm chi phí vận hành từ 10% đến 15% trong lộ trình chuyển đổi tự chủ.
  2. Kế toán trưởng và kiểm toán viên nội bộ trong khu vực sự nghiệp công lập: Khai thác khung 5 yếu tố cấu thành của INTOSAI 2013 để xây dựng sổ tay kiểm soát rủi ro tài chính, chuẩn hóa mẫu biểu chứng từ kế toán theo đúng Luật Kế toán 2015.
  3. Học viên cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Sử dụng hệ thống lý luận, bộ công cụ khảo sát 65 mẫu và phương pháp phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2017-2019 làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu học thuật.
  4. Cơ quan quản lý nhà nước như Bộ Y tế và Bộ Tài chính: Sử dụng bằng chứng thực nghiệm về những vướng mắc tự chủ tài chính tại đơn vị y tế công lập để điều chỉnh các thông tư hướng dẫn, hoàn thiện chính sách giao dự toán ngân sách và định mức chi tiêu sự nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Khung lý thuyết kiểm soát nội bộ nào được áp dụng chính trong luận văn? Luận văn áp dụng kết hợp Hướng dẫn Chuẩn mực kiểm soát nội bộ khu vực công INTOSAI GOV 9100 và Khuôn khổ COSO 2013. Mô hình này đánh giá toàn diện 5 thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát trên mẫu khảo sát 65 cán bộ tại đơn vị.

Rủi ro lớn nhất trong hoạt động thu chi tại Học viện giai đoạn 2017-2019 là gì? Rủi ro trọng yếu nằm ở việc chênh lệch dự toán so với thực tế chi tiêu dao động từ 7,5% đến 13,2% và việc thiếu liên thông dữ liệu giữa thu học phí, viện phí với phần mềm kế toán, làm gia tăng nguy cơ theo dõi sót công nợ và chậm luân chuyển chứng từ thanh toán.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được khuyến nghị thực hiện như thế nào? Đơn vị cần tách biệt triệt để 3 chức năng độc lập: người phê duyệt chi tiêu, người trực tiếp mua sắm vật tư và người hạch toán kế toán. Tuyệt đối không để cán bộ thủ quỹ hoặc kế toán thanh toán kiêm nhiệm công tác thu tiền mặt hoặc mua sắm trực tiếp nhằm triệt tiêu hoàn toàn nguy cơ gian lận.

Việc thực hiện tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP ảnh hưởng ra sao đến hoạt động tài chính? Nghị định 16/2015/NĐ-CP trao quyền chủ động xác định mức thu dịch vụ và phân phối kết quả tài chính, nhưng đồng thời yêu cầu đơn vị phải tự cân đối thu chi, bảo đảm trích lập tối thiểu 25% thặng dư cho Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và chi trả thu nhập tăng thêm theo hiệu quả công việc.

Giải pháp nào mang tính đột phá nhất để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại đơn vị? Giải pháp đột phá là thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ chuyên trách trực thuộc Ban Giám đốc trong vòng 6 tháng và số hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ thu chi trên nền tảng phần mềm kế toán liên thông, giúp kiểm soát dòng tiền tức thời và giảm thiểu sai sót tác nghiệp.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập theo chuẩn mực quốc tế INTOSAI và pháp luật Việt Nam.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính 3 năm (2017-2019) tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, chỉ ra điểm nghẽn trong khâu lập dự toán và luân chuyển chứng từ.
  • Đề xuất 5 nhóm giải pháp khả thi gắn liền với lộ trình tự chủ tài chính, tập trung vào thành lập tổ kiểm toán nội bộ và số hóa quy trình quản lý dòng tiền.
  • Kế hoạch triển khai được phân kỳ chi tiết theo các mốc thời gian 6 tháng, 12 tháng nhằm bảo đảm tính khả thi và đo lường được hiệu quả.
  • Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp công lập cần chủ động áp dụng ngay khung kiểm soát nội bộ này để nâng cao tính minh bạch, bảo toàn vốn nhà nước và tối ưu hóa nguồn lực tài chính bền vững.