Hoàn thiện quy trình và phương pháp lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình

• Tác giả: Học Viên
• Trường học: Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Tối ưu quy trình lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình
• Loại tài liệu: Luận văn
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Ninh Bình

• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
• 2. CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH VÀ NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN THU, CHI HOẠT ĐỘNG
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH VÀ NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN THU, CHI HOẠT ĐỘNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH
• 4. CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH VÀ NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN HOẠT ĐỘNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH

I. Giới thiệu về quy trình lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình

Quy trình lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình là một phần quan trọng trong quản lý tài chính bệnh viện. Quy trình lập dự toán không chỉ giúp xác định các nguồn thu và chi mà còn là công cụ để kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong bệnh viện. Việc tối ưu hóa quy trình này sẽ giúp bệnh viện nâng cao hiệu quả kinh tế, đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Theo đó, dự toán thu chi được xây dựng dựa trên các dữ liệu thực tế và dự báo tương lai, từ đó giúp cho việc quản lý tài chính trở nên hiệu quả hơn.

1.1. Tầm quan trọng của dự toán trong quản lý tài chính bệnh viện

Dự toán là một công cụ quản lý tài chính quan trọng trong các đơn vị sự nghiệp có thu, đặc biệt là trong lĩnh vực y tế. Quản lý tài chính bệnh viện thông qua dự toán giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý. Dự toán không chỉ giúp xác định các nguồn thu và chi mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận. Việc lập dự toán chính xác sẽ giúp bệnh viện kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo đó, quản lý thu chi trở nên dễ dàng hơn, giúp bệnh viện đạt được các mục tiêu đã đề ra.

II. Phân tích thực trạng lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình

Thực trạng lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình hiện nay cho thấy nhiều vấn đề cần được cải thiện. Chi phí y tế ngày càng tăng cao, trong khi nguồn thu từ dịch vụ khám chữa bệnh không ổn định. Điều này đặt ra thách thức lớn cho việc lập dự toán. Bệnh viện cần có một quy trình lập dự toán rõ ràng, minh bạch và hiệu quả để có thể kiểm soát chi phí và tối ưu hóa nguồn thu. Việc phân tích tình hình tài chính hiện tại sẽ giúp bệnh viện nhận diện được các điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình lập dự toán, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện phù hợp.

2.1. Những khó khăn trong quy trình lập dự toán

Một trong những khó khăn lớn nhất trong quy trình lập dự toán tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình là việc thu thập và xử lý thông tin. Quản lý ngân sách không chỉ yêu cầu dữ liệu chính xác mà còn cần phải có sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau. Nhiều khi, thông tin không được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc lập dự toán không chính xác. Hơn nữa, việc thiếu hụt nhân lực có chuyên môn trong lĩnh vực tài chính cũng là một rào cản lớn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lập dự toán và kiểm soát chi phí của bệnh viện.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình lập dự toán thu chi

Để hoàn thiện quy trình lập dự toán thu chi tại bệnh viện đa khoa Ninh Bình, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên làm công tác lập dự toán thông qua các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý tài chính bệnh viện. Thứ hai, cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tài chính hiệu quả, giúp thu thập và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Cuối cùng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong bệnh viện để đảm bảo thông tin được chia sẻ đầy đủ và kịp thời.

3.1. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

Đào tạo nhân viên là một trong những giải pháp quan trọng để cải thiện quy trình lập dự toán. Cần tổ chức các khóa học về kế toán quản trị và quản lý ngân sách cho nhân viên làm công tác lập dự toán. Điều này không chỉ giúp họ nắm vững kiến thức chuyên môn mà còn nâng cao khả năng phân tích và đánh giá tình hình tài chính. Nhân viên có năng lực sẽ giúp bệnh viện lập dự toán chính xác hơn, từ đó kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Tổng quan nghiên cứu

Dự toán là công cụ quản trị thiết yếu trong việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị, đặc biệt là các đơn vị sự nghiệp có thu như bệnh viện. Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình, với quy mô 700 giường và là bệnh viện hạng I hiện đại bậc nhất miền Bắc Việt Nam, đang trong quá trình chuyển đổi từ đơn vị sự nghiệp công lập có thu tự đảm bảo một phần chi thường xuyên sang cơ chế tự chủ tài chính hoàn toàn. Trong bối cảnh này, việc hoàn thiện quy trình và phương pháp lập dự toán thu, chi hoạt động trở nên cấp thiết nhằm giúp bệnh viện kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng khoa, phòng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và chất lượng dịch vụ y tế.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng công tác lập dự toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình trong giai đoạn 2016-2017, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình, phương pháp lập dự toán thu, chi hoạt động phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính. Nghiên cứu có phạm vi tập trung tại bệnh viện, với dữ liệu thu thập từ các phòng ban chức năng và các khoa, phòng liên quan.

Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện rõ qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho công tác lập dự toán trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập, giúp nhà quản trị bệnh viện có công cụ hiệu quả để phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt động và đo lường hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong điều kiện tự chủ tài chính.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản trị tài chính, kế toán quản trị và quản lý dự toán trong đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt trong lĩnh vực y tế. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

1. Lý thuyết lập dự toán tổng thể (Master Budget Theory): Dự toán tổng thể là kế hoạch sử dụng nguồn lực trong một kỳ tài chính cụ thể, bao gồm dự toán thu, chi và dự toán tài chính, nhằm mục đích lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động. Lý thuyết này nhấn mạnh vai trò của dự toán trong việc phân bổ nguồn lực, phối hợp các bộ phận và làm cơ sở đánh giá hiệu quả.

2. Mô hình kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting Model): Mỗi bộ phận trong tổ chức được xem là một trung tâm trách nhiệm, chịu trách nhiệm về các khoản thu, chi và hiệu quả hoạt động. Mô hình này giúp xác định rõ trách nhiệm của từng nhà quản lý trong việc thực hiện dự toán và kiểm soát chi phí.

Các khái niệm chính bao gồm: dự toán thu, dự toán chi, dự toán ngân quỹ, dự toán chi phí trực tiếp và gián tiếp, dự toán linh hoạt và tĩnh, cơ chế tự chủ tài chính trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

• Dữ liệu sơ cấp: Thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động, số liệu thu chi, dự toán của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình trong giai đoạn 2016-2017. Các phòng ban cung cấp dữ liệu gồm Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Vật tư, Phòng Hành chính, Khoa Dược và các bộ phận liên quan.

• Dữ liệu thứ cấp: Tham khảo các văn bản pháp luật như Nghị định số 43/2006/NĐ-CP, Nghị định số 85/2012/NĐ-CP, Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 37/2015/TTLT-BYT-BTC, Thông tư số 162/2014/TT-BTC, các tài liệu nghiên cứu, giáo trình kế toán quản trị và các luận văn liên quan.

• Phương pháp quan sát: Khảo sát thực tế quy trình lập dự toán tại bệnh viện để nhận diện các tồn tại, hạn chế.

• Phương pháp xử lý dữ liệu: Thống kê, tổng hợp, phân tích và so sánh số liệu thu thập được nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các phòng ban và khoa, phòng liên quan đến công tác lập dự toán tại Bệnh viện trong giai đoạn nghiên cứu. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính toàn diện và chính xác của dữ liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Thực trạng lập dự toán thu, chi hoạt động còn nhiều hạn chế: Qua phân tích số liệu giai đoạn 2016-2017, tỷ lệ sai lệch giữa dự toán và thực tế thu chi tại một số khoa, phòng dao động từ 10% đến 25%, cho thấy công tác lập dự toán chưa phản ánh chính xác nhu cầu và khả năng thực tế.

2. Quy trình lập dự toán chưa đồng bộ và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: Các phòng ban chức năng và khoa, phòng chưa có sự trao đổi thông tin đầy đủ, dẫn đến dự toán lập ra thiếu tính khả thi và khó kiểm soát.

3. Phương pháp lập dự toán chủ yếu áp dụng phương pháp từ trên xuống, thiếu sự tham gia của các nhà quản lý cấp cơ sở: Điều này làm giảm tính cam kết và động lực thực hiện dự toán, đồng thời làm giảm độ chính xác của dự toán do thiếu thông tin thực tế từ các bộ phận trực tiếp hoạt động.

4. Hệ thống phần mềm quản lý tài chính và y tế chưa tích hợp hoàn toàn: Việc sử dụng song song phần mềm VIMES và MISA.NET2014 tạo ra sự phân tán dữ liệu, gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích số liệu dự toán, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát và đánh giá.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng được quy trình lập dự toán chuẩn hóa, thiếu sự phối hợp liên phòng ban và chưa phát huy vai trò của kế toán trách nhiệm trong quản lý dự toán. So sánh với các nghiên cứu trong ngành y tế công lập cho thấy, việc áp dụng phương pháp lập dự toán từ dưới lên và sử dụng dự toán linh hoạt giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả kiểm soát chi phí.

Việc chưa tích hợp hệ thống phần mềm quản lý tài chính và y tế làm giảm khả năng phân tích dữ liệu kịp thời, ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản lý. Biểu đồ so sánh tỷ lệ sai lệch dự toán và thực tế giữa các khoa, phòng sẽ minh họa rõ nét sự chênh lệch và giúp xác định các bộ phận cần tập trung cải thiện.

Kết quả nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình và phương pháp lập dự toán thu, chi hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động khám chữa bệnh tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng quy trình lập dự toán chuẩn hóa, đồng bộ giữa các phòng ban và khoa, phòng: Thiết lập các bước cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc thu thập, tổng hợp và phê duyệt dự toán. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Giám đốc và Phòng Tài chính – Kế toán chủ trì.

2. Áp dụng phương pháp lập dự toán từ dưới lên kết hợp với dự toán linh hoạt: Khuyến khích sự tham gia của các nhà quản lý cấp cơ sở trong việc xây dựng dự toán, tăng tính chính xác và cam kết thực hiện. Triển khai thí điểm trong 1 năm tại một số khoa, phòng trước khi nhân rộng.

3. Tích hợp hệ thống phần mềm quản lý tài chính và y tế: Phát triển hoặc lựa chọn giải pháp công nghệ thông tin tích hợp dữ liệu giữa phần mềm VIMES và MISA.NET2014 để nâng cao hiệu quả tổng hợp, phân tích và báo cáo dự toán. Thời gian thực hiện dự kiến 12 tháng, phối hợp giữa Phòng Công nghệ thông tin và Phòng Tài chính – Kế toán.

4. Đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ lập dự toán và quản lý tài chính: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng lập dự toán, phân tích chi phí và sử dụng phần mềm quản lý cho cán bộ liên quan. Thực hiện định kỳ hàng năm nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ.

5. Xây dựng hệ thống đánh giá và kiểm soát dự toán hiệu quả: Thiết lập các chỉ tiêu đánh giá, báo cáo định kỳ và cơ chế xử lý sai lệch dự toán nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí và hoạt động. Thời gian triển khai trong 6 tháng, do Phòng Tài chính – Kế toán phối hợp với các khoa, phòng thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Nhà quản lý bệnh viện và các đơn vị sự nghiệp y tế công lập: Giúp hiểu rõ về quy trình, phương pháp lập dự toán thu, chi hoạt động, từ đó áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động khám chữa bệnh.

2. Cán bộ phòng tài chính – kế toán trong các bệnh viện: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về lập dự toán, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động, hỗ trợ công tác kế toán quản trị và báo cáo tài chính.

3. Chuyên gia tư vấn quản lý tài chính công và y tế: Là tài liệu tham khảo để xây dựng các giải pháp cải tiến quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt trong lĩnh vực y tế.

4. Sinh viên, nghiên cứu sinh ngành kế toán, quản trị y tế và quản lý công: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác lập dự toán trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập, hỗ trợ nghiên cứu và học tập chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

1. Dự toán thu, chi hoạt động là gì và tại sao quan trọng trong bệnh viện?
   Dự toán thu, chi hoạt động là kế hoạch tài chính dự kiến các khoản thu và chi trong kỳ hoạt động của bệnh viện. Nó giúp phân bổ nguồn lực hợp lý, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

2. Phương pháp lập dự toán từ dưới lên có ưu điểm gì?
   Phương pháp này khuyến khích sự tham gia của các nhà quản lý cấp cơ sở, giúp dự toán phản ánh chính xác thực tế hoạt động, tăng tính cam kết và động lực thực hiện, đồng thời giảm sai lệch so với thực tế.

3. Làm thế nào để kiểm soát hiệu quả chi phí trong bệnh viện?
   Kiểm soát hiệu quả chi phí dựa trên việc so sánh chi phí thực tế với dự toán, phân tích các biến động chi phí, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời áp dụng kế toán trách nhiệm và dự toán linh hoạt.

4. Vai trò của phần mềm quản lý tài chính và y tế trong lập dự toán?
   Phần mềm giúp thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu tài chính và hoạt động y tế chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định hiệu quả và nâng cao khả năng kiểm soát chi phí.

5. Làm sao để nâng cao năng lực lập dự toán cho cán bộ bệnh viện?
   Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng lập dự toán, phân tích chi phí, sử dụng phần mềm quản lý và cập nhật các quy định pháp luật liên quan, đồng thời khuyến khích trao đổi kinh nghiệm thực tiễn giữa các bộ phận.

Kết luận

• Dự toán thu, chi hoạt động là công cụ quản trị quan trọng giúp Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động trong điều kiện tự chủ tài chính.
• Thực trạng lập dự toán tại bệnh viện còn tồn tại nhiều hạn chế về quy trình, phương pháp và sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Nghiên cứu đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình, áp dụng phương pháp lập dự toán từ dưới lên, tích hợp hệ thống phần mềm và nâng cao năng lực cán bộ.
• Các giải pháp được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, phân bổ nguồn lực hợp lý và cải thiện chất lượng dịch vụ y tế.
• Đề nghị Ban Giám đốc bệnh viện và các phòng ban chức năng triển khai các bước tiếp theo trong vòng 12 tháng để hoàn thiện công tác lập dự toán, góp phần phát triển bền vững bệnh viện.

Hãy bắt đầu áp dụng các giải pháp này để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động khám chữa bệnh tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình ngay hôm nay!