Tổng quan nghiên cứu

Doanh thu của Công ty Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình (ThaiBinh Seed - TSC) trong giai đoạn 2016 - 2018 đã ghi nhận bước tăng trưởng ấn tượng từ mức 66.736 triệu đồng lên 153.736 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng vượt bậc 130,3% chỉ sau ba năm hoạt động. Sự phát triển mạnh mẽ về quy mô với 6 đơn vị xí nghiệp trực thuộc và mạng lưới phân phối trải rộng khắp các tỉnh miền Bắc và miền Trung đặt ra bài toán cấp thiết về năng lực quản trị rủi ro doanh thu.

Vấn đề cốt lõi phát sinh khi quy mô mở rộng là khâu kiểm soát luân chuyển chứng từ bán hàng, xét duyệt bán chịu và thu hồi công nợ chưa theo kịp tốc độ gia tăng giao dịch, làm xuất hiện các rủi ro tiềm ẩn về thất thoát tài sản và chiếm dụng vốn lưu động. Mục tiêu cụ thể của luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán (mã số 8340301) là hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát toàn diện thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại TSC trong giai đoạn 2016 - 2018, nhận diện những kẽ hở trọng yếu trong nghiệp vụ thu tiền mặt, chuyển khoản và quản lý nợ phải thu, từ đó kiến tạo hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng cao cho giai đoạn 2019 - 2025.

Nghiên cứu mang ý nghĩa chiến lược sâu sắc đối với sự an toàn tài chính của doanh nghiệp. Các giải pháp kiểm soát được xây dựng hướng đến việc bảo toàn nguồn vốn lưu động chiếm tới 87,4% tổng tài sản (tương ứng 70.171 triệu đồng năm 2018), đồng thời thúc đẩy tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE) tăng từ 12,7% năm 2016 lên mức 27,5% năm 2018, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành giống cây trồng Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ hiện đại theo Báo cáo COSO 1992 với cấu trúc 5 thành phần cốt lõi: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng Hoạt động giám sát. Song song với đó, nghiên cứu tích hợp Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400 và Chuẩn mực quốc tế ISA 400 nhằm chuẩn hóa các tiêu chí đánh giá quy trình quản lý tài chính và ngăn ngừa gian lận.

Mô hình nghiên cứu định lượng rủi ro được cụ thể hóa thông qua công thức R = P x L, trong đó mức độ rủi ro ước tính (R) được xác định bằng xác suất xảy ra sai sót (P) nhân với thiệt hại tài chính kỳ vọng (L). Các khái niệm then chốt được phân tích sâu bao gồm: chu trình bán hàng - thu tiền, cơ chế kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn tình trạng vừa thực hiện vừa phê duyệt, cùng 6 mục tiêu kiểm soát kế toán chuẩn mực: tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, tính đúng kỳ và quá trình chuyển sổ tổng hợp chính xác.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp để đảm bảo tính khách quan khoa học. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính kiểm toán 3 năm liên tiếp (2016 - 2018), các bảng cân đối kế toán, tờ khai thuế giá trị gia tăng cùng hệ thống quy chế bán hàng nội bộ của TSC.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bảng hỏi với cỡ mẫu n = 50 người, bao gồm cán bộ quản lý tài chính, kế toán bán hàng và nhân viên kinh doanh trực tiếp. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích kết hợp chọn mẫu thuận tiện được áp dụng nhằm tiếp cận đúng các nhân sự nắm giữ vị trí then chốt trong chu trình luân chuyển chứng từ và thu tiền.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp thống kê mô tả (tính tần số, tỷ lệ phần trăm) và phương pháp so sánh đối chiếu số liệu theo chuỗi thời gian 3 năm. Lý do lựa chọn các phương pháp phân tích này là để phản ánh trực quan sự biến động tài chính, phân loại mức độ rủi ro và đánh giá chính xác nhận thức của nhân sự đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Toàn bộ tiến trình thu thập và xử lý số liệu được triển khai hoàn tất trong năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu doanh thu của TSC phụ thuộc lớn vào sản phẩm lúa giống độc quyền như BC15 và TBR-1. Doanh thu mảng giống cây trồng tăng mạnh từ 26.798 triệu đồng năm 2016 lên mức 68.100 triệu đồng năm 2018, đạt mức tăng trưởng 154,1% và chiếm trên 94% tổng sản lượng tiêu thụ. Tuy nhiên, quy trình lập lệnh xuất kho và vận chuyển đến các đại lý cấp 1 vẫn thiếu sự kiểm tra chéo độc lập từ khâu thủ kho đến nhân viên giao nhận.

Thứ hai, công tác quản lý nợ phải thu và bán chịu còn nhiều kẽ hở. Tổng nợ phải trả của doanh nghiệp tăng từ 21.434 triệu đồng năm 2017 lên 25.460 triệu đồng năm 2018 (tăng 18,8%), trong khi hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu (D/E) năm 2018 ở mức cao 3,57 lần. Việc xét duyệt hạn mức nợ vẫn chủ yếu dựa vào uy tín truyền thống mà chưa có bảng chấm điểm tín dụng khách hàng định lượng.

Thứ ba, nghiệp vụ thu tiền mặt trực tiếp và chuyển khoản ngân hàng tiềm ẩn rủi ro chiếm dụng vốn. Qua khảo sát 50 cán bộ nhân viên, có tới 38% ý kiến phản ánh tình trạng nhân viên bán hàng giữ tiền mặt thanh toán của khách hàng chậm nộp vào quỹ quá 48 giờ. Việc đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối tháng mới chỉ đạt khoảng 75% trên tổng số khách hàng thường xuyên.

Thứ tư, mặc dù quy mô nhân sự tăng từ 267 người năm 2016 lên 354 người năm 2018 (tăng 32,6%) và số nhân sự trình độ sau đại học tăng 150%, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập. Các sai phạm trong việc ghi chép nhật ký bán hàng và phát hành hóa đơn điều chỉnh chiết khấu thương mại thường bị lặp lại do thiếu cơ chế hậu kiểm chuyên trách.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ sự mở rộng quá nhanh của hệ thống 6 xí nghiệp thành viên, trong khi cơ chế kiểm soát vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công và sự tin tưởng cá nhân. Khác với các tập đoàn lớn đã thiết lập phòng kiểm toán nội bộ độc lập giám sát theo ngày, TSC mới chỉ duy trì Ban kiểm soát hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm, dẫn đến khoảng trống lớn trong việc phát hiện gian lận tại các chi nhánh xa.

Để tối ưu hóa việc theo dõi, dữ liệu nghiên cứu có thể được biểu diễn trực quan qua biểu đồ cột chồng so sánh tốc độ tăng doanh thu với tốc độ gia tăng nợ phải thu qua từng năm, kết hợp bảng ma trận phân loại rủi ro (Risk Matrix) theo công thức R = P x L. Cách trình bày này làm nổi bật ngay các điểm nghẽn có xác suất tổn thất cao như khâu giao hàng chưa thu tiền và nghiệp vụ giảm giá ngoài hóa đơn.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, thành lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ độc lập trực thuộc trực tiếp Hội đồng Quản trị trước quý 2 năm 2020 do Trưởng ban kiểm soát làm đầu mối. Bộ phận này chịu trách nhiệm giám sát định kỳ hàng tháng mọi nghiệp vụ bán buôn, hướng đến mục tiêu giảm thiểu 80% các lỗi sai sót chứng từ lặp lại tại các chi nhánh.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình thẩm định tín dụng và xét duyệt hạn mức bán chịu từ quý 3 năm 2019 do Phòng Kế hoạch - Tài vụ chủ trì. Doanh nghiệp cần xây dựng thang đo xếp hạng tín nhiệm khách hàng dựa trên 3 nhóm tiêu chí: lịch sử thanh toán, năng lực tài chính và tài sản bảo đảm, đặt mục tiêu kéo giảm 15% tỷ lệ nợ quá hạn khó đòi trong toàn hệ thống.

Thứ ba, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin thông qua việc tích hợp phần mềm kế toán quản trị ERP đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa 6 xí nghiệp với trụ sở chính từ quý 4 năm 2019 do Phòng Tổng hợp và Kế toán triển khai. Bắt buộc áp dụng quy trình luân chuyển chứng từ 3 liên điện tử cho mọi lệnh xuất kho, giúp rút ngắn thời gian đối chiếu công nợ định kỳ từ 15 ngày xuống còn 3 ngày làm việc cuối tháng.

Thứ tư, ban hành bộ quy chế chế tài thưởng phạt và phân định quyền hạn bất kiêm nhiệm nghiêm ngặt từ đầu năm 2020 do Tổng Giám đốc phê duyệt. Quy chế cần tách bạch triệt để trách nhiệm giữa nhân viên giao hàng, kế toán thanh toán và thủ quỹ, đồng thời quy định mọi khoản thu tiền mặt bán hàng vượt quá 20 triệu đồng bắt buộc phải được nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty trong vòng 24 giờ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, vật tư và giống cây trồng. Luận văn cung cấp use case thực tế về phương thức thiết lập hệ thống kiểm soát chu trình tiêu thụ sản phẩm theo mùa vụ, bảo đảm an toàn dòng tiền với quy mô doanh thu trên 150 tỷ đồng.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng, kiểm toán viên nội bộ và chuyên viên quản trị rủi ro tại các công ty cổ phần có mạng lưới chi nhánh phân tán. Tài liệu mang lại giá trị thực hành cao trong việc thiết kế bảng ma trận rủi ro, phân định trách nhiệm bất kiêm nhiệm và tái cấu trúc quy trình đối chiếu nợ phải thu.

Nhóm thứ ba là Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán - Tài chính doanh nghiệp. Công trình đóng vai trò là một tài liệu tham khảo mẫu mực về phương pháp kết hợp lý thuyết COSO 1992 với khảo sát thực nghiệm 50 đối tượng tại doanh nghiệp sản xuất nông nghiệp.

Nhóm thứ tư là các cơ quan quản lý nông nghiệp và Hiệp hội Thương mại Giống cây trồng Việt Nam. Luận văn cung cấp các luận cứ thực tiễn quan trọng nhằm hỗ trợ việc xây dựng các cẩm nang chuẩn mực hướng dẫn quản trị rủi ro chuỗi cung ứng nông sản trên phạm vi toàn quốc.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn sử dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ nào làm nền tảng chính?

Nghiên cứu ứng dụng toàn diện khung lý thuyết kiểm soát nội bộ COSO 1992 kết hợp Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400. Khung phân tích 5 thành phần này giúp đánh giá hệ thống hóa từ nhận thức quản trị, cơ chế nhận diện rủi ro đến hoạt động giám sát tại một doanh nghiệp có 354 nhân sự và 6 đơn vị trực thuộc.

Điểm nghẽn rủi ro lớn nhất trong chu trình bán hàng tại ThaiBinh Seed là gì?

Điểm nghẽn lớn nhất là công ty chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và quy trình xét duyệt hạn mức bán chịu còn mang tính chủ quan. Thực trạng này khiến nợ phải trả tăng lên mức 25.460 triệu đồng năm 2018 và hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu D/E duy trì ở mức cao 3,57 lần.

Phương pháp khảo sát sơ cấp trong luận văn được tiến hành như thế nào?

Tác giả đã thực hiện khảo sát bảng hỏi trực tiếp trên cỡ mẫu n = 50 cán bộ quản lý tài chính, kế toán viên và nhân viên bán hàng tại TSC. Mẫu được chọn theo phương pháp có chủ đích nhằm thu thập dữ liệu chân thực nhất về các sai sót phát sinh trong nghiệp vụ thu tiền mặt và bán chịu.

Luận văn đề xuất giải pháp công nghệ cụ thể nào để hạn chế sai sót chứng từ?

Luận văn đề xuất triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tích hợp hóa đơn điện tử và thẻ kho thời gian thực kết nối toàn bộ 6 chi nhánh. Giải pháp này giúp tự động hóa khâu kiểm tra định mức nợ và rút ngắn thời gian đối chiếu công nợ từ 15 ngày xuống còn 3 ngày cuối tháng.

Các phát hiện của đề tài có thể nhân rộng sang các ngành nghề khác không?

Hoàn toàn có thể nhân rộng. Mô hình ma trận rủi ro theo công thức R = P x L, các thủ tục kiểm soát thu tiền và nguyên tắc phân định bất kiêm nhiệm trong luận văn đều có thể áp dụng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa có mạng lưới đại lý rộng lớn.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa sâu sắc cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng dựa trên chuẩn mực COSO 1992 và VAS 400.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng tài chính giai đoạn 2016 - 2018 tại TSC, phản ánh sự tăng trưởng doanh thu ấn tượng lên mức 153.736 triệu đồng cùng tỷ suất ROE đạt 27,5%.
  • Nhận diện chính xác 4 nhóm rủi ro then chốt trong khâu luân chuyển chứng từ xuất kho, bán chịu và thu tiền mặt trực tiếp.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá, có lộ trình rõ ràng từ năm 2019 đến năm 2025, tập trung vào thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ và số hóa quy trình ERP.
  • Khẳng định giá trị đóng góp to lớn về mặt học thuật và thực tiễn quản trị rủi ro cho các doanh nghiệp ngành giống cây trồng tại Việt Nam.

Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Giống cây trồng Thái Bình cần khẩn trương phê duyệt đề án thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong quý 1 năm 2020 và hoàn thành nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý trong 6 tháng tiếp theo. Quý độc giả, các nhà quản lý và nhà nghiên cứu quan tâm hãy tham khảo chi tiết toàn văn luận văn thạc sĩ để ứng dụng các giải pháp kiểm soát nội bộ tối ưu cho tổ chức của mình ngay hôm nay.