Chương 1 trình bày cơ sở lí luận của đề tài. Chương này bao gồm: (1) Khái niệm về Bản mô tả công việc; (2) Khái niệm về Bản tiêu chuẩn công việc; (3) Khái niệm về Phân tích công việc; (4) Quá trình xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc; (5) Vai trò của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc; (6) Một số sai lầm khi viết bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 1.2 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm - Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, chức năng, bổn phận, nhiệm vụ cụ thể trong công việc; các điều kiện làm việc, quyền hạn, lợi ích khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần đáp ứng của một vị trí làm việc. Bản mô tả công việc cho chúng ta biết được nội dung công việc, xác định cần phải làm gì và cần được mô tả ngắn gọn, đầy đủ thông tin, ngôn ngữ dễ hiểu.2 Nội dung Trong thực tế, bản mô tả công việc không có một biểu mẫu thống nhất. Tùy thuộc vào quy mô, hình thức tổ chức, trình độ và mục đích của từng công việc khác nhau nên bản mô tả công việc cũng sẽ khác nhau.
Tuy nhiên, bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: Xác định chức danh công việc: Tên công việc cần được đặt một cách ngắn gọn, chính xác. Những thông tin cơ bản về vị trí công việc như: cấp bậc, mã số, cán bộ lãnh đạo, kết quả làm việc phải báo cáo cho ai. Xác định chức năng và trách nhiệm công việc: Để hiểu rõ những chức năng và trách nhiệm của vị trí công việc cần trả lời được câu hỏi sau: Tại sao xuất hiện vị trí này? Vị trí này có tầm quan trọng như thế nào trong bộ phận của doanh nghiệp? Vị trí này giúp doanh nghiệp đạt được những sự mạng và mục đích như thế nào? Liệt kê các nhiệm vụ chính và phụ của công việc: Các nhiệm vụ cần liệt kê theo tầm quan trọng của nó, bắt đầu từ nhiệm vụ có tính trách nhiệm cao nhất hoặc 4 cần nhiều thời gian nhất. Liệt kê các nhiệm vụ chính một cách đầy đủ và cần cập nhật liên tục mang tính linh hoạt.
Khi danh sách các nhiệm vụ chính kết thúc thì nên dựa vào câu: “thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác theo yêu cầu”. Mô tả các nhiệm vụ riêng biệt cần rõ ràng và ngắn gọn. Liệt kê các mối quan hệ công tác: Nêu rõ mối quan hệ của từng ví trí công việc như: quan hệ báo cáo (kết quả công việc thì báo cáo cho ai, báo cáo khi nào?), quan hệ công việc (giữa người thực hiện công việc và những người khác có mối liên hệ như thế nào?), quan hệ giám sát (giám sát ai? Giám sát như thế nào?). Phần này yêu cầu phải ghi rõ trong quá trình làm việc cần tiếp xúc và phối hợp với đối tượng nào, phòng ban nào trong hay ngoài doanh nghiệp.
Xác định phạm vi quyền hạn của người thực hiện công việc như: Quyền sử dụng nguồn lực về các mặt nhân sự, tài chính, trang thiết bị; quyền ra quyết định cần thiết liên quan đến công việc đang thực hiện hay quyền chỉ đạo, giám sát nhân viên nào, bộ phận nào. Khi hiểu rõ được quyền hạn của vị trí công việc thì mới có thể hoàn thành công việc như yêu cầu được. Điều kiện làm việc: liệt kê bối cảnh khi thực hiện công việc như: thời gian làm việc, thêm giờ, môi trường, tiếng ồn, rủi ro trong công việc, v. Điều kiện về vật chất như: phương tiện đi lại, máy móc, thiết bị phục vụ cho công việc.Và các điều kiện khác.
Tiêu chuẩn của công việc: chỉ rõ yêu cầu về năng lực cần có khi thực hiện công việc như kỹ năng, thái độ, kiến thức, sức khỏe, độ tuổi. Nêu các tiêu chí cần đạt được trong công việc như sản lượng trong ngày, danh số, chất lượng sản phẩm,.3 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm “ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là văn bản trình bày những yêu cầu về trình độ học vấn, năng lực cá nhân và các kỹ năng phù hợp để công việc hoàn thành đạt mục tiêu.1 Về chuyên môn công việc Những yêu cầu thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là: Trình độ học vấn Kỹ năng, kiến thức chuyên môn Kinh nghiệm và đào tạo Thái độ, hành vi ứng xử và giao tiếp Sức khỏe, tuổi tác và sự thích ứng với môi trường là việc Yêu cầu về đặc điểm của cá nhân có tác động tới vị trí công việc như hòa đồng với mọi người, trung thực, sở thích. Lưu ý: Các yêu cầu đặt ra nên ở mức độ thiết yếu của công việc. Một khi đưa ra yêu cầu so với mức cần thiết cao hơn sẽ dẫn đến công tác đề bạt, tuyển dụng, tiền lương và khen thưởng gặp khó khăn.2 Tiêu chuẩn kết quả của công việc Đưa tiêu chuẩn kết quả của công việc vào để đánh giá mức hoàn thành công việc được so sánh ở thực tế với kì vọng.
Có thể hiểu cách khác, tiêu chuẩn đánh giá đó chính là những kết quả sau khi người thực hiện công việc hoàn thành tốt yêu cầu của vị trí công việc. Hầu hết các kết quả của công việc thường được đánh giá qua các khía cạnh: Chất lượng Số lượng, năng suất lao động Thời gian Để đưa ra tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp trước tiên cần xác định những nhiệm vụ của vị trí công việc có thể đo lường được, tuy nhiên không nhất thiết tất cả các công việc đều phải có tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc. Những nhiệm vụ có thể đo lường được là khi có kết quả thì số liệu có thể lượng hóa hoặc đánh giá định tính được. Tiêu chuẩn kết quả của công việc đối với từng nhiệm vụ được xác định cụ thể sau: Tiêu chuẩn về số lượng; 6 Tiêu chuẩn về chất lượng hoặc năng suất lao động; Tiêu chuẩn về thời gian.
Nên gắn những yêu cầu hoặc quy định vào các tiêu chuẩn khó có được thược đo cụ thể. Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc rõ ràng, dễ hiểu, mang tính cập nhật sẽ giúp tổ chức hoặc nhà quản lý nhân sự dễ thực hiện các chức năng quản trị nhân sự như: Dự báo số lượng và chất lượng nhân viên; Cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác tuyển dụng nhân sự; Xác định những kỹ năng cần phải đào tạo và phát triển; Làm căn cứ để đánh giá kết quả làm việc; Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng.4 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm Có nhiều cách hiểu về phân tích công việc. Có ý kiến cho rằng phân tích công việc “ là một quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và phẩm chất kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Tuy nhiên, trong đề tài này chúng ta sẽ thống nhất về khái niệm phân tích công việc như sau: Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống; Phân tích công việc được tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực, trách nhiệm cụ thể cần có để thực hiện công việc đó một cách thành công.
Một điều cần lưu ý là phân tích công việc chỉ tập trung vào những thông tin có liên quan đến công việc được phân tích chứ không phải vào đặc điểm của các cá nhân người thực hiện công việc đó (vì đó là công việc của nhà tuyển dụng, sử dụng và giữ chân nhân viên). Do đó, phân tích công việc chỉ tìm hiểu tính chất công việc và các kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc mà không phân tích đặc điểm tính cách của người thực hiện công việc đó. Sau khi hoàn thành việc thu thập và xử lý các 7 thông tin về công việc, cần xây dựng hai tài liệu cơ bản là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.2 Xu hướng phân tích công việc trong quá trình hội nhập 1.1 Xu hướng đa dạng hóa trong công việc Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp nên chú trọng và những nhu cầu đặt ra của nhân viên. Nghiêm khắc trong quá trình phân tích chức vụ sẽ mang đến những hạn chế về sự tích cực sáng tạo và tính chủ động của nhân viên, làm giảm đi độ hài lòng trong công việc của nhân viên với tổ chức.
Tạo sự phong phú hóa trong công việc có ý nghĩa rất quan trọng giúp nhân viên giảm cảm giác chán nản đối với công việc, từ đó tăng sự hài lòng và năng suất lao động tăng.2 Xu hướng đơn giản hóa trong công việc Ngày nay, sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật, cạnh tranh toàn cầu khá gay gắt, sự bùng nổ thông tin, trình độ tay nghề và những yêu cầu cao từ nhân viên, v. đã làm thay đổi công việc, hình thức tổ chức doanh nghiệp và cách thức thực hiện công việc theo hướng sau: - Thu hẹp ranh giới và sự khác biệt giữa từng công việc trong doanh nghiệp, giảm bớt số lượng công việc sẽ tạo ra sự phong phú trong nội dung công việc, tạo sự thách thức và thú vị cho nhân viên. Từ đó, giảm bớt các ranh giới của sự phân chia các chức năng trong tổ chức. - Công việc thực hiện dựa trên các quá trình tổng hợp và theo hình thức các tổ chức đội, nhóm.
Để giúp nhân viên có thể nâng cao tinh thần có trách nhiệm trong công việc, tính linh hoạt thì nên đào tạo họ theo hướng mở rộng phạm vi của công việc đang thực hiện và đa kỹ năng. Áp dụng thường xuyên hình thức “luân phiên thay đổi công việc”, tăng cường chú trọng vào trách nhiệm của tập thể với kết quả chung hơn là giữa cá nhân với công việc của cá nhân. Tâm lý từ chối của nhân viên: “Đó không phải là việc của tôi” cũng dần được xóa bỏ. - Cải tiến cơ cấu tổ chức và tạo sự đơn giản hóa, hoàn thiện việc bố trí nguồn nhân lực và phân công công việc.
Giảm số lượng cấp bậc quản trị từ sáu hay bảy cấp như trước 8 đây xuống còn khoảng ba hoặc bốn cấp quản trih trong doanh nghiệp.