CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về khoản phải thu trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm khoản phải thu. Khái niệm khoản phải thu Khi đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các chủ ngân hàng, hay các đối tác kinh doanh thường quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Phải nhấn mạnh rằng, bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng tồn tại những khoản tiền phải thu đối với các con nợ. Khoản phải thu không bao giờ tách khỏi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vậy khoản phải thu là gì? Nó có liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như thế nào? Theo T.S Trần Văn Dung, phó trưởng Bộ môn kế toán doanh nghiệp Học viện Tài chính thì khái niệm khoản phải thu được trình bày như sau: “Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức, đơn vị bên trong và bên ngoài DN về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ chưa thanh toán cho DN.” (Trích dẫn: Tài liệu tham khảo số 02 - Mục 2.4 Trang 52 - Giáo trình kế toán tài chính- Nhà xuất bản tài chính). Ngoài ra theo T.S Đặng Thị Hòa – Đại học Thương Mại định nghĩa về khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu được trình bày như sau: “Các khoản phải thu ngắn hạn là bộ phận giá trị tài sản của doanh nghiệp đang nằm ở khâu thanh toán doanh nghiệp phải thu và có thời hạn thanh toán trong vòng một năm như các khoản phải thu người mua, khoản tạm ứng, khoản thu bồi thường vật chất,…đây là bộ phận tài sản của đơn vị để cá nhân và đơn vị khác chiếm dụng một cách hợp pháp hoặc không hợp pháp”.
“Các khoản phải thu dài hạn là giá trị các khoản doanh nghiệp phải thu có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm hoặc hơn một chu kỳ kinh doanh, bao gồm phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, số vốn đã giao cho các đơn vị trực thuộc,.” (Trích: Tài liệu tham khảo số 05 – Mục 2.2 Trang 32 – Giáo trình Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Thương Mại – Nhà xuất bản thống kê) Khoản phải thu là bộ phận tài sản của DN đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác SVTH: Vũ Thị Duyên Lớp: K48H2 Luan van Khóa Luận Tốt Nghiệp 4 GVHD: Th.S Đỗ Phương Thảo chiếm dụng mà DN có trách nhiệm thu hồi. Khoản phải thu chủ yếu là các khoản phải thu từ khách hàng, thể hiện số tiền mà khách hàng nợ DN phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, dịch vụ dưới hình thức bán trước trả sau. Ngoài ra, trong một số trường hợp mua sắm vật tư, DN còn phải ứng trước tiền cho người cung cấp từ đó hình thành các khoản tạm ứng. Bên cạnh đó còn các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các khoản phải thu khác.
Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: Khoản phải thu từ khách hàng. Khoản ứng trước cho người bán Khoản phải thu nội bộ Khoản tạm ứng cho công nhân viên Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ. Các khoản phải thu khác. Đặc điểm khoản phải thu Các khoản phải thu phát sinh chủ yếu trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới hình thức bán trước trả sau, ngoài ra còn phát sinh trong trường hợp ứng trước tiền cho người cung ứng, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, các nghĩa vụ về tiền giữa các đơn vị phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập, các đơn vị trực thuộc, các doanh nghiệp độc lập trong tổng công ty về khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà doanh nghiệp cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới, phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý, phải thu về cổ phần hóa, phải thu khác,… Nợ phải thu được trình bày trên bảng cân đối kế toán dưới hai khoản mục: phải thu ngắn hạn (thời gian thu hồi trong vòng một năm) và phải thu dài hạn (thời gian thu hồi là trên một năm).
Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài hơn một năm thì ngưỡng phân biệt nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn là một chu kỳ kinh doanh. Trong các khoản mục nợ phải thu thì nợ phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất vì vậy nó mang đặc điểm lớn của các khoản phải thu từ khách hàng như: SVTH: Vũ Thị Duyên Lớp: K48H2 Luan van Khóa Luận Tốt Nghiệp 5 GVHD: Th.S Đỗ Phương Thảo có ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, rủi ro, lợi nhuận của mỗi doanh nghiệp; có liên quan đến nhiều đối tượng khách hàng khác nhau do đó mỗi đối tượng doanh nghiệp sẽ có những chính sách quản lý riêng. Các khoản phải thu là khoản tiền mà doanh nghiệp bị tổ chức, cá nhân chiếm dụng vì thế khi chưa thu hồi được thì tiền nằm trong tay người khác chứ không phải nằm trong tay doanh nghiệp nên khó kiểm soát và khó quản lý. Các khoản phải thu có ảnh hưởng đến nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp.
Phân loại khoản phải thu. Việc phân loại các KPT là một yêu cầu trong kế toán các KPT. Đồng thời, việc phân loại này rất quan trọng đối với việc hạch toán kế toán, và cả đối với kế toán quản trị: Lãnh đạo của DN có thể sử dụng kết quả việc phân loại, để nắm được tình hình các loại đối tượng nợ, khoản nợ, ngắn hạn hay dài hạn, từ đó lãnh đạo của DN mới có thể đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp. Đối với hoạt động kiểm toán, việc phân loại theo đối tượng và phân loại như sau: Phân loại theo đối tượng và phân loại theo thời gian.
Phân loại khoản phải thu theo đối tượng Các khoản phải thu theo tiêu chí này được chia thành các loại sau: Phải thu của khách hàng - Là khoản nợ phải thu của DN với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. - Đối tượng KPT là các khách hàng, có quan hệ kinh tế với DN về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư. Phải thu nội bộ Là các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới, giữa các đơn vị cấp dưới với nhau trong đó đơn vị cấp trên là DN sản xuất kinh doanh, đơn vị cấp dưới là các đơn vị thành viên phụ thuộc có tổ chức công tác kế toán riêng. Phải thu khác Là KPT ngoài phạm vi các KPT khách hàng, thu nội bộ.
Các khoản thu khác bao gồm: - Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý. SVTH: Vũ Thị Duyên Lớp: K48H2 Luan van Khóa Luận Tốt Nghiệp 6 GVHD: Th.S Đỗ Phương Thảo - Các KPT về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, tiền vốn…đã được xử lý bắt bồi thường. - Khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi. - Các khoản đã chi hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất , kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
- Các khoản đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác. - Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính. - Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa công ty nhà nước, như: Chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lao động trong DN cổ phần hóa,. - Các KPT khác ngoài các khoản trên.
Phân loại khoản phải thu theo thời gian Các khoản phải thu theo tiêu chí này được chia thành các loại như sau: - Các khoản phải thu ngắn hạn: Là các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng, và các khoản phải thu khác tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh (sau khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi). - Các khoản phải thu dài hạn: Là các KPT dài hạn của khách hàng, phải thu nội bộ dài hạn, các KPT dài hạn khác và số vốn kinh doanh đã giao cho các đơn vị trực thuộc, tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm hoặc trên một chu kỳ kinh doanh (sau khi trừ đi dự phòng phải thu dài hạn khó đòi). Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Nội dung chính sách tín dụng Bán chịu hàng hóa là một hình thức DN cấp tín dụng cho khách hàng của mình và là nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu.
Chính sách tín dụng của DN đươc thực hiện liên tục qua việc kiểm soát các biến số sau: Thứ nhất là tiêu chuẩn tín dụng (tiêu chuẩn bán chịu): Nguyên tắc chỉ đạo là phải xác định được tiêu chuẩn tín dụng, tức là sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vị thế tín dụng có thể chấp nhận được của các khách hàng SVTH: Vũ Thị Duyên Lớp: K48H2 Luan van Khóa Luận Tốt Nghiệp 7 GVHD: Th.S Đỗ Phương Thảo mua chịu. Nếu khách hàng có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn đó thì sẽ bị từ chối chấp cấp tín dụng theo hình thức bán chịu hàng hóa để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của mình. Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của DN. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu.