Chương 1. Một số vấn đề chung về công tác quản lý văn bản. Thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình (CADI-SUN), Hà Nội.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm văn bản Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là các bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi lại để lưu lại làm bằng chứng”. Tiếp cận theo góc độ này thì văn bản mang nghĩa hẹp, được coi là một loại bằng chứng, là hồ sơ cung cấp thông tin cụ thể về một sự kiện hoặc giao dịch đã diễn ra.
Và chúng có thể được sử dụng để xác định quyền lợi, trách nhiệm, hoặc điều kiện của các bên tham gia vào giao dịch’’[19,45]. Dưới góc độ hành chính học, lại định nghĩa “văn bản dùng để chỉ các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” [22,47]. Tóm lại, văn bản theo các khái niệm trên bao hàm một nghĩa rất rộng mà lại chỉ mang tính chất chung chung. Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả tiếp cận khái niệm văn bản theo quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”.
Khái niệm văn bản quản lý Theo PGS.Vương Đình Quyền thì văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan, nhà nước ban hành nhằm ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định [22,48]. Văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức không riêng gì các cơ quan nhà nước mà còn trong các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các tổ chức khác, các tổ chức kinh tế,… đều có văn bản quản lý. Vì vậy theo tác giả thì “Văn bản quản lý là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức để ghi 8 lại và truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý”. Khái niệm quản lý văn bản Có một số quan điểm cho rằng: quản lý văn bản là việc áp dụng các phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi đến và lưu hành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức; đảm bảo luân chuyển văn bản kịp thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản [17,8].
Vương Đình Quyền, quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức [22,302]. Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả dùng khái niệm quản lý văn bản theo tiếp cận của PGS.Vương Đình Quyền. Các loại văn bản quản lý a. Văn bản hành chính - Khái niệm: Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính là những văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Phân loại: Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hóa đơn chứng từ, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Văn bản quy phạm pháp luật - Khái niệm: Theo khoản 1 Điều 3 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc 9 chung, và được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. - Phân loại: Văn bản quy phạm pháp luật được phân chia theo tính chất và thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản bao gồm: Văn bản luật và văn bản dưới luật, văn bản lập pháp và văn bản lập quy [22,66]. + Văn bản dưới luật: Là các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý thấp hơn luật như: pháp lệnh, Nghị quyết, quyết định, Nghị định… [22,66].
+ Văn bản lập pháp: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành [22,66]. + Văn bản lập quy: Là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao ban hành để hướng dẫn thi hành các văn bản lập pháp hoặc quy định những vấn đề quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. Mục đích, yêu cầu của công tác quản lý văn bản 1.Mục đích của công tác quản lý văn bản - Đảm bảo thông tin: Thông tin đầy đủ, chính xác , đáng tin cậy giúp đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, phản ánh tình hình, nêu kiến Nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể đạt hiệu quả cao. - Nâng cao hiệu suất và chất lượng: Nếu các khâu của công tác quản lý văn bản làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, vào số văn bản đi, đến rõ ràng sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác cơ quan.
10 - Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ: Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp việc ban hành văn bản thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn. Cũng như hạn chế được tình trạng quan liêu gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. - Đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức: Điều này là rất cần thiết và quan trọng để bí mật nhà nước, bí mật cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa.Yêu cầu của công tác quản lý văn bản Hoạt động quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thống nhất: Những nghiệp vụ xử lý văn bản đều phải được tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được phép tự tiện làm theo cách riêng của cá nhân mình [21,302]. - Chính xác: Việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chính xác, không được phép sai sót, nhầm lẫn.
Đây chính là một trong những yêu cầu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản đi, đến nói riêng [21,302]. - Nhanh chóng, kịp thời: các văn bản nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đặc biệt với các văn bản cần giải quyết gấp, nếu không được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời, sẽ gây nên tổn thất nghiêm trọng [21,303]. - An toàn: Không để xảy ra tình trạng văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật.
Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu, các cơ quan, tổ chức cần cụ thể hoá và thực hiện nghiêm túc những quy định này [21,303]. Quy trình quản lý văn bản 1. Quy trình quản lý văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến a.
Đối với văn bản giấy - Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện sai sót, bất thường, báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. - Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì) còn gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
- Mẫu “Đến” được thực hiện theo quy định tại phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đối với văn bản điện tử - Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. - Cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống. - Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hoặc gửi sai nơi nhận thì gửi lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.
Nếu phát hiện có sai sót, dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. Đăng ký văn bản đến - Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. - Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. - Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. - Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.