Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.Các khái niệm cơ bản và lý thuyết về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho, tại phần quy định chung, mục số 03, hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. - Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán, hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang. - Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán.
Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho 1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh donh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: SVTH: Vũ Huyền Trang 3 Lớp: K48D3 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Nguyễn Thị Hà - Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn khi có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
- Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… - Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lỹ hàng tồn kho có những đặc điểm khác nhau.
Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: - Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất ( thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi, nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh, tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,… mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh SVTH: Vũ Huyền Trang 4 Lớp: K48D3 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hà nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được mức dự trữ tối thiều, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiều để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được quá trình sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. Chu kỳ vận động của hàng tồn kho từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang đến thành phẩm, hàng hóa.
Quá trình vận động liên quan đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính. Đối với bảng cân đối kế toán như: các chỉ tiêu nguyên vật liệu, hàng đang đi đường, hàng gửi bán, chi phí sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như: các chỉ tiêu chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán…Đây là những chỉ tiêu cơ bản để phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp về hiệu quả sản xuất kinh doanh, triển vọng cũng như những rủi ro trong sản xuất. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp - Theo dõi được việc nhập xuất hàng tồn kho theo đúng từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá một cách chính xác thông qua các chứng từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để theo dõi trong sổ chi tiết của hàng tồn kho Để theo dõi được từng loại hàng tồn kho thì kế toán đặt mỗi loại nguyên vật liệu; hàng hóa; thành phẩm thành mỗi mã hàng hoá mã nguyên vật liệu, mã thành phẩm để quan lý.
Mỗi một mã hàng sẽ được theo dõi tại sổ chi tiết của từng mã hàng hoá, mã SVTH: Vũ Huyền Trang 5 Lớp: K48D3 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hà thành phẩm và mã nguyên vật liệu. - Tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo một trong các phương pháp phù hợp (Kê khai thường xuyên hay Kiểm kê định kỳ), tuỳ thuộc vào loại hình DN sao cho việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng. Kê khai thường xuyên: là nhập hàng và xuất hàng đều theo dõi hàng ngày.
Tức là tại 1 thời điểm bất kỳ thì luôn biết được số lượng hàng tồn trong sổ sách là bao nhiêu Kiểm kê định kỳ: khi nhập hàng thì có theo dõi nhưng khi xuất hàng thì không theo dõi trong sổ sách. Do đó sẽ không biết được số lượng tồn kho theo sổ sách tại một thời điểm bất kỳ mà phải đợi đến cuối kỳ (cuối tháng) tiến hành kiểm kê thì sẽ tính được số lượng xuất ra sử dụng trong kỳ - Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ (Tháng, Quý, Năm). Khi kết thúc kiểm kê tiến hành lập biên bản kiểm kê và phân ra những loại hàng tồn kho chậm luân chuyển, hư hỏng, hết hạn sử dụng và đưa ra giải pháp và có chữ ký xác nhận của những người có liên quan. Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê thực tế và sổ sách để tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
Nếu Chênh lệch thiếu: giữa kiểm kê so với sổ sách, Kế toán tiến hành điều chỉnh sổ sách về đúng thực tế và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lý Chênh lệch thừa: giữa kiểm kê so với sổ kế toán tiến hành điều chỉnh sổ sách cho khớp với thực tế để từ đó tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. Mọi trường hợp thừa hay thiếu phải tiến hành điều chỉnh cho đúng với thực tế kiểm kê Lựa chọn phương pháp giá xuất hàng tồn kho theo một trong ba phương pháp: Nhập trước xuất trước (FiFo) Bình quân gia quyền (Cuối tháng hoặc liên hoàn) Thực tế đích danh - Hướng dẫn thủ kho mở thẻ kho để theo dõi hàng tồn kho theo từng mã hàng cũng như việc ghi nhận nhập xuất hàng tồn kho trên thẻ kho theo từng mã hàng. Mã hàng của thủ kho theo dõi phải thống nhất với mã hàng của Kế toán theo dõi.NỘI DUNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP SVTH: Vũ Huyền Trang 6 Lớp: K48D3 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hà 1.
Nội dung kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” 1. Ghi nhận hàng tồn kho - Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua - Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.