CHƯƠNG I: TONG QUAN NGHIÊN CUU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KE TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Công nợ và các khái niệm liên quan đên công nợ 1. Khái niệm công nợ, công nợ phải thu người mua, công nợ phải trả người ban. - Khái niệm công nợ: Công nợ phat sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có các giao dịch trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ.
hoặc một cá nhân, tô chức có phát sinh nghĩa vụ thanh toán tiền trong kỳ thanh toán với một cá nhân, tô chức khác. Số tiền mà một cá nhân, tô chức có trách nhiệm phải thanh toán khi phát sinh các nghiệp vụ nêu trên khi chưa thể thanh toán trong kỳ mà phải chuyền sang kỳ thanh toán sau thì số tiền đó được gọi là công nợ. [1] - Phân loại công nợ: Công nợ phổ biến thường thấy tại các doanh nghiệp gồm các loại chính như sau: © Công nợ phải thu: Các khoản tiền mà tô chức, cá nhân bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho các tô chức cá nhân khác mà vẫn chưa thu hồi được hết hoặc mới chỉ thu hồi được một phần. Khi doanh nghiệp có những khoản công nợ phải thu này thì kế toán phải thường xuyên đối soát và theo dõi khoản công nợ dé đảm bảo có thé thu khoản công nợ đúng han cho doanh nghiệp.
© Công nợ phải trả: Công nợ phải trả là những khoản mà tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ phải trả/thanh toán cho bên đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó tô chức, cá nhân này chưa thanh toán được. Đối với những khoản công nợ phải thì thường kế toán của các công ty phải luôn thường xuyên theo dõi và giám sát đối với khoản công nợ này. Kế toán phải đối chiếu các thông tin số sách đề kịp thời thanh toán những khoản công nợ này cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà bên mình còn đang nợ đê trả công nợ đúng hạn cho đôi tác. 13 Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Hương Thảo - 19050953 Việc thanh toán công nợ đúng hạn là một trong những cách thức để công ty có thê đảm bảo uy tín của mình đối với bên khách hàng.
e Các khoản phải trả khác: là những khoản phải trả ngoài khoản phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải nộp nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá tri tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT có tính chất tạm thời. © Các khoản tam ứng: đây được hiệu là một khoản tiền vật tư giao cho người nhận tạm ứng dé thực hiện công việc đã được phê duyệt. Các khái niệm liên quan đến công nợ Tùy vào tình hình thực tế của từng công ty và các giao dịch phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà công nợ có rất nhiều các khái niệm có liên quan, ví dụ như: - Các khoản công nợ đối với nhà nước: Đây được hiểu là khoản nợ của Nhà nước hoặc khoản nợ của Chính phủ. Đối với khoản nợ này thì Chính phủ sẽ có trách nhiệm chỉ trả.
[1] - Các khoản công nợ phải trả cho người bán: Đây là khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp có các hoạt động mua ban hàng hóa, vật tư, dich vụ từ một tô chức, cá nhân khác nhưng chưa thanh toán được số tiền đã mua. [1] - Các khoản công nợ thu từ khách hàng: Đây là khoản công nợ phát sinh khi mà một doanh nghiệp bán hàng hóa cho một tô chức, cá nhân khác. Doanh nghiệp bán đã xuất hóa đơn cho khách hàng, tuy nhiên bên mua chưa thanh toán hoặc bên mua chỉ mới thanh toán được một phan số tiền cần phải thanh toán. [1] - Các khoản công nợ cá nhân: Đây là khoản nợ mà một cá nhân phải chịu trách nhiệm.
Khoản công nợ này có thé phat sinh từ nhiều hoạt động, ví dụ như ổi vay, mua hang hóa, sử dụng dịch vụ,.Khoản công nợ này có thé liên quan đến nhiều bên khi phát sinh các giao dịch. [1] 14 Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Hương Thảo - 19050953 - Khấu trừ công nợ: Khấu trừ công nợ hay còn gọi là bù trừ công nợ, can trừ công nợ. Thuật ngữ nay chỉ những giao dịch có nội dung mua ban, trao đôi hàng hóa, dịch vụ giữa các chủ thể, mà ở đó, những chủ thể này đóng cả hai vai trò người mua và người bán. Trong quá trình giao dịch, nếu xảy ra vấn đề gì, hai bên sẽ phải xây dựng biên bản khấu trừ công nợ.
Khi đó, mỗi chủ thê sẽ vừa là người mua, vừa là người bán, đông nghĩa với họ sẽ vừa có công nợ phải trả, vừa có công nợ phải thu. [1] - Chốt công nợ: Chốt công nợ là hoạt động bộ phận kế toán cập nhật các khoản công nợ phát sinh, tổng hợp, so sánh số liệu giữa hợp đồng của doanh nghiệp với thực tế giao dịch, đối chiếu công nợ với tất cả các đối tượng công nợ liên quan. Khi số liệu đã khớp, kế toán công nợ sẽ tiến hành chốt số báo cáo, đồng thời đốc thúc các đối tượng thanh toán các khoản nợ phải trả sẽ đúng hạn. Các hình thức thanh toán công nợ.
- Khái niệm thanh toán: Thanh toán là sự chuyên giao tai sản của một bên (người hoặc công ty, tô chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đôi sản pham hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. [2] - Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán là là dang tài sản được dùng dé thanh toán. Hiện nay hình thức thanh toán gồm hai dạng sau: hình thức thanh toán bằng tiền mặt và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyền khoản, tin dụng, ghi séc,.) Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau. Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.
Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường phải di kèm với hóa đơn và biên nhận. Trong các giao dịch phức tạp, thanh toán còn bao gồm cả chuyền cô phiếu và các dàn xếp khác của các bên. Nếu như trước đây, hình thức thanh toán chính chỉ là thanh toán bằng tiền mặt thì giờ đây, với sự phát triển của công nghệ, các hình thức thanh toán mới không cần dùng đến tiền mặt cũng đã xuất hiện làm cho quá trình thanh toán trở nên nhanh chóng và dễ dàng, có độ bảo mật và độ an toàn cao hơn so với phương pháp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. [2] 15 Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Hương Thảo - 19050953 1.
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), bên cạnh đó phương pháp này còn được sử dụng cho các nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ - Thanh toán bang vàng tiền tệ 1. Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán thực hiện bằng cách chuyên khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là hình thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc. dé trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi số. Hình thức này ngày càng được sử dụng phô biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng ké lượng tiền mặt trong lưu thông.
Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu đang được các doanh nghiệp sử dụng hiện nay: - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chỉ: Ủy nhiệm chỉ là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyên một số tiền nhất định đề trả cho nhà cung câp, nộp ngân sách Nhà nước, và môt sô khoản thanh toán khác. 16 Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Hương Thảo - 19050953 - Nhò thu kèm chứng từ: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hồi phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. - Nhờ thu phiếu trơn: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu đo mình lập ra, còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thăng cho người mua không qua ngân hàng.
- Hình thức tín dụng chứng từ: Là hình thức thanh toán mà trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hồi phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng. - Thanh toán bù trừ: Áp dung trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chi cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.
Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành van bản đê làm căn cứ theo dõI1.s - Thanh toán bằng thư tín dụng- L/C: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng đề đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên bán.