Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường định hướng công nghiệp hóa và hiện đại hóa, sự gia tăng nhanh chóng về số lượng doanh nghiệp kéo theo mức độ cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại, duy trì vị thế và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp buộc phải thiết lập hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ, trong đó công tác kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý và ngôn ngữ kinh doanh cốt lõi. Quan hệ công nợ phát sinh (Nợ - Có) là yếu tố tất yếu trong hoạt động thương mại. Việc theo dõi, hạch toán và kiểm soát các khoản nợ phải trả phản ánh trực tiếp chất lượng quản lý tài chính doanh nghiệp, khả năng duy trì khả năng thanh toán cũng như hiệu quả sử dụng nguồn vốn lưu động được tài trợ từ bên ngoài.

Khóa luận tốt nghiệp "Kế toán nợ phải trả tại Cty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh" do sinh viên Nguyễn Thùy Trang (Lớp 10DKKT03, Khoa Kế toán – Tài chính – Ngân hàng, Trường Đại học Công nghệ TP. HCM) thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thanh Nam vào năm 2014. Nghiên cứu được triển khai nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp theo Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán nợ phải trả tại Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh, bao gồm kế toán phải trả người bán, kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, kế toán các khoản phải trả - phải nộp khác.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong quy trình luân chuyển chứng từ, hạch toán sổ sách và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nợ phải trả tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải trả tại doanh nghiệp (tập trung vào tài khoản phải trả người bán TK 331, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 333, các khoản phải trả - phải nộp khác TK 338).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh (Địa chỉ: Lô T2 Đường D1 KCN Cao, Quận 9, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu phân tích tài chính giai đoạn 2009 – 2013 và các nghiệp vụ, chứng từ phát sinh thực tế trong niên độ kế toán 2012 – 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản pháp quy, chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành:

  • Khung pháp lý và Chuẩn mực kế toán:
    • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01): Quy định khái niệm nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
    • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, biểu mẫu chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán S31-DN), hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính (B01-DNN, B02-DNN, B03-DNN, B09-DNN, F01-DNN).
    • Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính: Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng (tuyến tính).
    • Luật Phá sản: Ràng buộc trách nhiệm thanh toán các khoản nợ đến hạn nhằm đảm bảo an toàn tài chính và uy tín kinh doanh.
  • Hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ:
    • Số vòng luân chuyển các khoản phải trả = Tổng số tiền hàng mua chịu / Số dư bình quân các khoản phải trả.
    • Thời gian quay vòng các khoản phải trả = Thời gian của kỳ phân tích / Số vòng luân chuyển các khoản phải trả.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các nguyên tắc, sơ đồ hạch toán tài khoản kế toán nợ phải trả (TK 311, TK 331, TK 333, TK 338, TK 413, TK 515, TK 711).
    • Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case study): Thu thập tài liệu thực tế, nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy, chu trình thông tin kế toán tại Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh.
    • Phương pháp thống kê, so sánh chuỗi số liệu: Phân tích các chỉ số tài chính, tỷ suất sinh lời của doanh nghiệp giai đoạn 2009 – 2013.
    • Phương pháp sơ đồ hóa quy trình: Lập sơ đồ chu trình nghiệp vụ, sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán.
  • Nguồn dữ liệu: Tài liệu nội bộ, báo cáo tài chính, chứng từ gốc thực tế (hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, chứng từ ghi sổ) tại Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh và các văn bản quy phạm pháp luật kế toán hiện hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải trả trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về nợ phải trả trong doanh nghiệp:

  • Đặc điểm và phân loại: Nợ phải trả được trình bày trên Bảng cân đối kế toán gồm nợ ngắn hạn (thời hạn thanh toán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh) và nợ dài hạn (thời hạn thanh toán trên 1 năm). Tác giả phân tích các rủi ro liên quan đến nợ phải trả, đặc biệt là rủi ro hối đoái (rủi ro nghiệp vụ khi tỷ giá biến động đối với các khoản thanh toán bằng ngoại tệ).
  • Quy trình quản lý công nợ: Được chuẩn hóa qua 4 bước: (1) Quản lý nhà cung cấp, (2) Ghi nhận công nợ, (3) Thanh toán công nợ, (4) Bù trừ công nợ.
  • Kế toán nợ phải trả người bán (TK 331): Trình bày nguyên tắc theo dõi chi tiết từng đối tượng, hạch toán các khoản ứng trước, hàng về chưa có hóa đơn (dùng giá tạm tính), chiết khấu thanh toán (TK 515), giảm giá/hàng bán trả lại, xử lý nợ không tìm ra chủ nợ (ghi tăng TK 711) và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ qua TK 413.
  • Kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (TK 333): Chi tiết 9 tài khoản cấp 2 (từ TK 3331 đến TK 3339) và 2 tài khoản cấp 3 của thuế GTGT (TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra, TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu).
  • Kế toán các khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338): Phân tích nội dung 8 tài khoản cấp 2 (TK 3381 đến TK 3388), bao gồm hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), nhận ký cược ngắn hạn (TK 3386) và doanh thu chưa thực hiện (TK 3387).

Chương 2: Thực trạng tình hình công tác kế toán các khoản phải trả tại Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh

Chương 2 phản ánh chi tiết về đơn vị khảo sát và thực tế tổ chức công tác kế toán:

  • Tổng quan về đơn vị: Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh là chi nhánh của Công ty Cổ phần Phần mềm FPT (thành lập ngày 13/01/1999). Giấy phép kinh doanh số 413041000036 cấp ngày 29/03/2010, chính thức hoạt động từ ngày 01/03/2011; Tổng Giám đốc kiêm người đại diện pháp luật là ông Nguyễn Thành Lâm. Vốn điều lệ đạt 377.086.430.000 VNĐ; vốn chủ sở hữu đạt 249.141.000.000 VNĐ (chiếm 66,07%); quy mô nhân sự 1.200 người.
  • Đặc điểm nhân sự và tổ chức sản xuất: Lao động trực tiếp chiếm 73,33%, lao động gián tiếp chiếm 26,66%; trình độ Đại học và Cao đẳng trở lên chiếm khoảng 85%. Khối sản xuất chia thành 5 đơn vị phần mềm chiến lược (FSU): FSU1 (thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc); FSU3 (thị trường trong nước như Ngân hàng Đông Á, Vietcombank); FSU11, FSU15, FSU17 (thị trường Nhật Bản, chiếm 51% lượng khách hàng toàn công ty). Doanh nghiệp sở hữu các chứng chỉ chất lượng: CMMi-5, ISO 27001:2005, ISO 9001:2008.
  • Tình hình tài chính (2009 - 2013): Doanh nghiệp duy trì kết quả kinh doanh có lãi qua các năm. Tỷ lệ lãi gộp dao động từ 17,7% đến 19,7%; tỷ lệ Lãi trước thuế/Doanh thu duy trì ở mức 7,4% – 9,9%.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Thủ quỹ, Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, kỳ báo cáo theo quý; phương pháp nộp thuế GTGT khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hình thức kế toán áp dụng là Chứng từ ghi sổ (hạch toán theo tháng, quyết toán theo quý).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng và phải trả người bán: Bộ phận mua hàng lập Đơn đặt hàng (2 liên) -> Bộ phận nhận hàng kiểm tra, đối chiếu phiếu gửi hàng của NCC và in Phiếu nhập kho (2 liên) -> Kho hàng xác nhận, chuyển Phiếu nhập kho liên 2 cho Kế toán phải trả -> Kế toán phải trả nhận Hóa đơn mua hàng, đối chiếu và lập Voucher (2 liên) trình Kế toán trưởng duyệt -> Chuyển Tài vụ chi tiền khi đến hạn.
  • Minh họa nghiệp vụ thực tế phát sinh:
    • Nghiệp vụ mua nước uống đóng chai ngày 20/12/2013 của CTCP Đầu tư Việt Mỹ (chưa thuế 800.000 đ, thuế GTGT 10% 80.000 đ, chứng từ CP1312-003): Ghi Nợ TK 153: 800.000 đ, Nợ TK 133: 80.000 đ / Có TK 331: 880.000 đ.
    • Nghiệp vụ mua 10 bộ bàn ghế ngày 22/12/2013 của Công ty TNHH Soloha (chứng từ CH 1315-004): Ghi Nợ TK 211: 3.125.000 đ, Nợ TK 133: 312.000 đ / Có TK 331.
    • Nghiệp vụ mua 100 cuốn sổ tay ngày 22/12/2013 của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (đơn giá 15.000 đ/cuốn, thuế GTGT 10%, NQ 14384). Ngày 31/12/2013 được hưởng chiết khấu thanh toán 2% do thanh toán trước hạn: Ghi Nợ TK 331: 33.000 đ / Có TK 515: 33.000 đ.
    • Lập Chứng từ ghi sổ số 42 tháng 10/2013 (lập ngày 31/12/2013) tổng hợp các phát sinh công nợ phải trả.
    • Nghiệp vụ ngoại tệ: Nhập khẩu 19.574 YDS thiết bị ngày 28/10/2012 từ công ty Dongjin Textile trị giá 16.637 USD với tỷ giá 20.800 VNĐ/USD (tương đương 346 triệu đồng).

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Chương 3 tập trung đánh giá công tác kế toán tại đơn vị:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán thực hiện đúng quy trình hạch toán, cập nhật nghiệp vụ phát sinh theo tháng, tuân thủ đúng chế độ kế toán và hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, hỗ trợ lập báo cáo quý/năm chính xác.
  • Hạn chế:
    • Quy trình xử lý hồ sơ còn dài dòng, thủ tục phê duyệt qua nhiều khâu gây chậm trễ.
    • Khâu lưu trữ và bổ sung chứng từ còn gặp khó khăn, dễ phát sinh sai sót trong việc tìm kiếm hồ sơ đối chiếu.
    • Việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thực hiện dồn vào thời điểm cuối tháng dẫn đến khối lượng ghi chép lớn, nhiều nội dung trùng lặp và làm giảm hiệu suất cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và cung cấp hệ thống dữ liệu chi tiết về năng lực tài chính và thực trạng công tác hạch toán tại FPT Software HCM:

1. Kết quả tài chính và kinh doanh của đơn vị giai đoạn 2009 – 2013

Chỉ số lợi nhuận 2009 2010 2011 2012 2013
Tỷ lệ Lãi gộp 17,7% 19,7% 19,4% 19,1% 18,5%
Tỷ lệ EBITDA / Doanh thu 9,3% 11,3% 12,6% 12,0% 12,0%
Lãi trước Thuế / Doanh thu 7,4% 9,1% 9,9% 9,6% 9,5%
Lãi sau Thuế / Doanh thu 6,3% 7,5% 8,2% 8,0% 7,8%

Nguồn: Bảng 2.1 trong văn bản khóa luận

2. Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Làm rõ cấu trúc luân chuyển thông tin kế toán trong doanh nghiệp phần mềm gồm 5 chu trình cơ bản: Chu trình tiêu thụ, Chu trình cung cấp, Chu trình sản xuất, Chu trình tài chính và Chu trình Báo cáo tài chính.
  • Minh họa chi tiết quy trình xử lý luân chuyển chứng từ 4 bước giữa các bộ phận (Mua hàng, Nhận hàng, Kho, Kế toán công nợ, Kế toán trưởng và Tài vụ) gắn với việc lập Voucher thanh toán.
  • Phản ánh trung thực các nghiệp vụ kế toán công nợ người bán phát sinh trong thực tế bằng tiền đồng và ngoại tệ USD, từ khâu nhận hóa đơn, lập chứng từ ghi sổ đến bù trừ chiết khấu thanh toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Theo thừa nhận của tác giả trong lời mở đầu, do thời gian tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp có hạn và kiến thức chuyên môn còn ở mức sinh viên thực tập, khóa luận chưa thể bao quát hết toàn bộ tính phức tạp của các loại hình công nợ quốc tế phát sinh trên toàn bộ 5 khối FSU. Số liệu nghiệp vụ kế toán chi tiết chủ yếu trích xuất từ các nghiệp vụ mua sắm nội bộ, trang thiết bị văn phòng và một số chứng từ mẫu của quý 4/2013.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phân tích sâu hơn về công tác quản trị rủi ro hối đoái đối với các hợp đồng gia công phần mềm thanh toán bằng đồng Yên Nhật (JPY) và Đô la Mỹ (USD) do thị trường Nhật Bản chiếm tới 51% tỷ trọng khách hàng.
    • Nghiên cứu giải pháp chuyển đổi từ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thủ công sang ứng dụng phân hệ quản lý công nợ tự động trên hệ thống ERP tích hợp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán nợ phải trả, kế toán mua hàng và thanh toán.
  • Nội dung giá trị nhất:
    • Mô hình tổ chức phòng kế toán tập trung trong doanh nghiệp công nghệ quy mô trên 1.000 nhân viên.
    • Sơ đồ hóa chu trình nghiệp vụ HTTTKT và sơ đồ luân chuyển chứng từ mua hàng - kiểm tra - lập voucher - duyệt thanh toán.
    • Phương pháp xử lý hạch toán chiết khấu thanh toán (TK 515) và quy đổi chênh lệch tỷ giá công nợ nhà cung cấp nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh áp dụng hình thức kế toán và chế độ kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ, tổ chức hạch toán theo tháng và quyết toán theo quý, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12.

2. Cơ cấu tổ chức sản xuất của FPT Software HCM được phân chia như thế nào để phục vụ các thị trường?

Khối sản xuất của công ty được chia thành 5 khối FSU (FPT Software Strategic Unit) tương ứng với từng thị trường mục tiêu: FSU1 phụ trách thị trường Châu Âu, Hoa Kỳ và Úc; FSU3 phụ trách khách hàng trong nước (như Ngân hàng Đông Á, Vietcombank); FSU11, FSU15 và FSU17 chuyên trách thị trường Nhật Bản (chiếm 51% tổng lượng khách hàng của công ty).

3. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán cho người bán tại công ty gồm những chứng từ cốt lõi nào?

Quy trình luân chuyển chứng từ bao gồm: Đơn đặt hàng (2 liên do BP Mua hàng lập), Phiếu gửi hàng của NCC, Phiếu nhập kho (2 liên do BP Nhận hàng in và Kho ký xác nhận), Hóa đơn mua hàng từ người bán, và Voucher thanh toán (2 liên do Kế toán nợ phải trả lập sau khi đối chiếu để trình Kế toán trưởng ký duyệt trước khi chuyển Tài vụ thanh toán).

4. Tỷ lệ Lợi nhuận sau thuế trên Doanh thu của công ty biến động ra sao trong giai đoạn 2009 – 2013?

Theo Bảng 2.1 của khóa luận, tỷ lệ Lãi sau Thuế / Doanh thu của công ty đạt 6,3% (năm 2009), tăng lên 7,5% (năm 2010), đạt mức cao nhất 8,2% (năm 2011), sau đó duy trì ở mức 8,0% (năm 2012) và 7,8% (năm 2013).

5. Nhược điểm lớn nhất trong công tác ghi sổ kế toán tại đơn vị được tác giả chỉ ra là gì?

Nhược điểm chính là việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ khiến công tác ghi chép thường bị dồn vào thời điểm cuối tháng. Điều này dẫn đến số lượng ghi chép nhiều, trùng lặp khối lượng công việc, quy trình xử lý lưu trữ chứng từ còn dài dòng và hiệu suất cung cấp thông tin kế toán nhanh cho ban giám đốc chưa cao.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thùy Trang đã phản ánh chi tiết cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán nợ phải trả tại Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2009 – 2013. Tác giả đã mô tả rõ ràng hệ thống tài khoản, luân chuyển chứng từ từ khâu phát sinh đơn hàng đến lập voucher duyệt chi theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Đồng thời, công trình chỉ ra các hạn chế cố hữu của hình thức Chứng từ ghi sổ dồn tích cuối tháng tại doanh nghiệp quy mô lớn, làm cơ sở thực tiễn hữu ích cho việc hoàn thiện công tác kế toán công nợ trong các doanh nghiệp phần mềm.