BÞ NÞI VĀ TR¯àNG Đ¾I HàC NÞI VĀ HÀ NÞI KHOA VĂN TH¯ - L¯U TRĀ KHÓA LU¾N TÞT NGHIÞP QUÀN LÝ Hà S¡ T¾I VIÞN KHOA HàC CÔNG NGHÞ XÂY DĂNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : L¯U TRĀ HâC Ng°ời h°ớng dẫn : THS. PH¾M THà H¾NH Sinh viên thực hiện : TÔ MAI CHI Mã số sinh viên : 1805LTHA009 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NÞI - 2022 LàI CÀM ¡N Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài <Quản lý hồ s¡ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng =, tôi xin đ°ợc gÿi lời cÁm ¡n sâu sắc đến Ths. Ph¿m Thá H¿nh - ng°ời h°ớng dẫn, giúp đỡ về mặt kiến thức cũng nh° các ph°¡ng pháp để tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp. Tôi cũng xin gÿi lời cÁm ¡n chân thành đến Viện tr°ởng Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng cùng với các cán bộ, viên chức t¿i c¡ quan đã t¿o điều kiện và giúp đỡ nhiệt tình để quá trình khÁo sát đ°ợc hiệu quÁ.
Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi đ°ợc thực hiện dựa trên sự tham khÁo, đúc rút kinh nghiệm từ các công trình nghiên cứu, các bài viết về quÁn lý hồ s¡. Do giới h¿n về kiến thức cũng nh° khÁ năng lý luận còn nhiều thiếu sót và h¿n chế, kính mong sự chß dẫn và đóng góp của các thầy cô để đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi đ°ợc hoàn thiện h¡n. LàI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài <Quản lý hồ s¡ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng = là một công trình nghiên cứu độc lập. Các số liệu, kết quÁ trình bày trong khóa luận là hoàn toàn trung thực, tôi xin cháu hoàn toàn trách nhiệm nếu có nhāng sai sót, vi ph¿m xÁy ra.
Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2022 Sinh viên Tô Mai Chi DANH MĀC CHĀ VI¾T TÀT Nßi dung Chā vi¿t tÁt Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng VKHCNXD Quy chuẩn xây dựng Việt Nam QCXDVN DANH MĀC HÌNH ÀNH STT Tên hình Ánh Trang Ành 1 Hình Ánh văn bÁn, tài liệu đ°ợc l°u giā trong túi đựng 23 tài liệu hoặc hộp đựng hồ s¡ Ành 2 Hồ s¡ thiết kế bÁn vẽ thi công dự án <Khu chung c° 28 hỗn hợp dách vụ và biệt thự, liền kề cao cấp= do VKHCNXD tham gia t° vấn Ành 3 Các hồ s¡, tài liệu đ°ợc l°u giā trong hộp đựng hồ s¡ 33 và sắp xếp gãn gàng trên tủ Ành 4 Một số hồ s¡ nguyên tắc đ°ợc để trong thùng giấy, 35 không đ°ợc bÁo quÁn trong bìa hay túi đựng hồ s¡ vào hồ s¡ nguyên tắc t¿i bộ phận Văn th° c¡ quan Ành 5 Tủ đựng hồ s¡, tài liệu có dấu hiệu cánh tủ bá kênh, rß 36 sét nên khó khăn khi đóng t¿i bộ phận Văn th° c¡ quan Ành 6 Mẫu đ¡n xin m°ợn tài liệu do VKHCNXD ban hành 38 Ành 7 Hồ s¡ l°u trā đ°ợc bÁo quÁn t¿i bộ phận Văn th° để 40 phục vụ giÁi quyết công việc DANH MĀC S¡ Đà Tên s¢ đá Trang S¡ đồ 1. Quy trình lập hồ s¡ công việc 9 S¡ đồ 1. Quy trình lập hồ s¡ nhân sự 10 S¡ đồ 1. Quy trình lập hồ s¡ nguyên tắc 11 S¡ đồ 2.
C¡ cấu tổ chức của Viện Khoa hãc Công nghệ 20 Xây dựng MĀC LĀC LàI MÞ ĐÄU. Lý do chán đÁ tài. Lßch sÿ nghiên cứu vÃn đÁ. Māc tiêu nghiên cứu.
Nhißm vā nghiên cứu. Đßi t°ÿng nghiên cứu và ph¿m vi nghiên cứu. Ph°¢ng pháp nghiên cứu. C¡ SÞ LÝ LU¾N VÀ C¡ SÞ PHÁP LÝ VÀ QUÀN LÝ.
Nội dung quản lý hồ s¡. Vai trò lập hồ s¡ và quản lý hồ s¡ trong hoạt động của c¡ quan, tổ chức. Trách nhiệm quản lý hồ s¡ trong c¡ quan, tổ chức. Văn bản quy phạm pháp luật của c¡ quan quản lý Nhà n°ớc về quản lý hồ s¡.
Quy định của Bộ Xây dựng và Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng về quản lý hồ s¡. 16 Tiểu k¿t ch°¢ng 1. THĂC TR¾NG QUÀN LÝ Hà S¡ CĂA VIÞN KHOA HàC CÔNG NGHÞ XÂY DĂNG. Khái quát vÁ Vißn Khoa hác Công nghß Xây dăng.
Lịch sử hình thành. C¡ cấu tổ chức. Chức năng nhiệm vụ. QuÁn lý há s¢ t¿i Vißn Khoa hác Công nghß Xây dăng.
C¡ sở vật chất. Nhân sự quản lý hồ s¡. 24 Tiểu k¿t ch°¢ng 2. NH¾N XÉT VÀ ĐÀ XUÂT MÞT SÞ GIÀI PHÁP NÂNG CAO HIÞU QUÀ QUÀN LÝ Hà S¡ T¾I VIÞN KHOA HàC CÔNG NGHÞ XÂY DĂNG.
Mßt sß giÁi pháp nâng cao hißu quÁ quÁn lý há s¢. Xây dựng và ban hành quy chế quản lý hồ s¡ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Tổ chức tập huấn, bồi d°ỡng nghiệp vụ lập hồ s¡ và quản lý hồ s¡ cho cán bộ, viên chức. Th°ờng xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ s¡ của các phòng ban, đ¡n vị.
Bổ sung kinh phí để trang bị c¡ sở vật chất phục vụ quản lý hồ s¡. Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả quản lý hồ s¡, tài liệu tại c¡ quan. 48 Tiểu k¿t ch°¢ng 3. 53 DANH MĀC TÀI LIÞU THAM KHÀO.
Lý do chán đÁ tài Tất cÁ các c¡ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đã và đang ho¿t động trên lãnh thổ Việt Nam và trên thế giới hàng ngày đều sÁn sinh ra khối l°ợng rất lớn văn bÁn, tài liệu. Nhāng văn bÁn, tài liệu này đều có một mục đích chung là phục vụ cho ho¿t động hàng ngày của các c¡ quan, tổ chức và phÁi đÁm bÁo đ°ợc l°u giā cẩn thận và an toàn. Do đó việc lập hồ s¡ cũng nh° quÁn lý hồ s¡ là một trong nhāng ho¿t động quan trãng và cần thiết trong mỗi c¡ quan, tổ chức. QuÁn lý hồ s¡ khoa hãc sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong c¡ quan, tổ chức đ°ợc nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giÁi quyết công việc káp thời, hiệu quÁ, đồng thời góp phần giā gìn bí mật của c¡ quan, tổ chức hay doanh nghiệp.
QuÁn lý hồ s¡ tốt còn h¿n chế đ°ợc tình tr¿ng tài liệu bá bó gói hoặc bá thất l¿c tr°ớc khi nộp l°u vào l°u trā, t¿o thuận lợi cho cán bộ l°u trā tiến hành các khâu nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt cho khai thác, nghiên cứu tài liệu, đồng thời giā gìn hồ s¡, tài liệu khỏi các tác nhân gây h¿i và đÁm bÁo khi đ°a vào l°u trā thì nhāng hồ s¡, tài liệu này ở trong tình tr¿ng tốt nhất. Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng là một c¡ quan có quy mô lớn bao gồm nhiều phòng ban, đ¡n vá, vì vậy khối l°ợng tài liệu đ°ợc sÁn sinh hàng ngày là rất nhiều và do đặc thù có hồ s¡, tài liệu bÁn vẽ thiết kế. QuÁn lý hồ s¡ khoa hãc, hợp lý là điều cần thiết và quan trãng đối với c¡ quan. Để tìm hiểu thực tr¿ng quÁn lý hồ s¡ và nhận thức đ°ợc tầm quan trãng của công tác này t¿i Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng, tôi quyết đánh thực hiện đề tài "Quản lý hồ s¡ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ".
Lßch sÿ nghiên cứu vÃn đÁ Tìm hiểu thực tr¿ng quÁn lý hồ s¡ t¿i các c¡ quan, tổ chức không phÁi là đề tài mới mà tr°ớc đó có rất nhiều công trình nghiên cứu, bài viết liên quan đã đ°ợc thực hiện. Các công trình nghiên cứu đi tr°ớc phần nào đã làm rõ đ°ợc các vấn đề lý luận về quÁn lý hồ s¡, cũng nh° tìm hiểu và phân tích đ°ợc thực 1 tr¿ng quÁn lý hồ s¡, tài liệu t¿i một số c¡ quan, tổ chức cụ thể. D°ới đây là một số tài liệu tham khÁo quan trãng giúp tôi có thể kế thừa và làm c¡ sở để hoàn thiện bài khóa luận của mình: Các giáo trình: - PGS. V°¡ng Đình Quyền (2011), <Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư=, NXB Đ¿i hãc Quốc gia Hà Nội; - PGS.
Triệu Văn C°ờng (2016), <Giáo trình Văn thư=, NXB Lao Động; Các Luận văn, đề tài nghiên cứu khoa hãc, khóa luận tốt nghiệp: - Nguyễn Thá H°ờng (2019), <Nâng cao chất lượng ho¿t động lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành t¿i tỉnh Thái Nguyên=, Tr°ờng Đ¿i hãc Nội vụ Hà Nội, luận văn th¿c sĩ. - Nguyễn Doãn Ph°¡ng Nam (2020), <QuÁn lý hồ sơ cán bộ, công chức t¿i Sở Xây dựng thành phố Hà Nội=, Tr°ờng Đ¿i hãc Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp. - Nguyễn Thá Hồng Liên (2020), <QuÁn lý hồ sơ công việc t¿i Trường Đ¿i học Nội vụ Hà Nội=, Tr°ờng Đ¿i hãc Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp. - Ph¿m ThÁo Lan (2020), <QuÁn lý hồ sơ công tác ĐÁng t¿i Trường Đ¿i học Nội vụ Hà Nội=, Tr°ờng Đ¿i hãc Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp.
Các bài viết trên các t¿p chí, website của Sở nội vụ, Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng: - Kiều Thá Ngãc Mai (2000), bài viết <Ý kiến về công tác quÁn lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quÁn lý hành chính nhà nước=, số 6, T¿p chí L°u trā Việt Nam. - Tô Duy Nghĩa (2002), bài viết <Suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương=, số 2, T¿p chí L°u trā Việt Nam. 2 - Chu Ngát (2021), bài viết <Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc đối với các cơ quan, tổ chức=, đáa chß: https://sonoivu.vn/Pages/thong-tin-chuyen-nganh-388/van-thu-luu- tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8. Nhāng công trình nghiên cứu trên đã nêu c¡ sở lý luận và c¡ sở pháp lý về quÁn lý hồ s¡.
Tuy nhiên ch°a có công trình nào tìm hiểu và làm rõ thực tr¿ng quÁn lý hồ s¡ t¿i Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng. Vì vậy, đề tài mà tôi đã lựa chãn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu tr°ớc đó và sẽ là c¡ sở giúp tôi kế thừa và phát huy trong đề tài nghiên cứu của mình. Māc tiêu nghiên cứu Để thực hiện đề tài khóa luận này, mục tiêu nghiên cứu đ°ợc đặt ra nh° sau: - Tìm hiểu thực tr¿ng quÁn lý hồ s¡ t¿i Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng, từ đó đ°a ra nhāng nhận xét về °u điểm, h¿n chế về quÁn lý hồ s¡; - Đề xuất một số giÁi pháp nâng cao hiệu quÁ quÁn lý hồ s¡ t¿i Viện Khoa hãc Công nghệ Xây dựng .