CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ GIAO TIẾP A. MỤC TIÊU - Hiểu thế nào là giao tiếp và giao tiếp trong kinh doanh và tại sao giao tiếp lại có tầm quan trong với cá nhân và tổ chức - Chỉ ra được giao tiếp có chức năngvà có những kiểu giao tiếp trong kinh doanh nào? - Phân tích được quá trình giao tiếp và các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp - Hiểu được trong giao tiếp có những phương tiện nào? - Nắm được một số nguyên tắc cơ bản nhằm tăng khả năng giao tiếp thành công trong kinh doanh B. Khái niệm giao tiếp và giao tiếp trong kinh doanh Giao tiếp là một hoạt động cơ bản không thể thiếu trong cuộc sống hằng ngày của mỗi con người. Mỗi chúng ta tổn tại trong cuộc sống này đều thực hiện hoạt động giao tiếp nhằm thực hiện nhu cầu và mong muốn của mỗi con người.
Vậy giao tiếp là gì? Giao tiếp là sự trao đổi thông tin, giao tiếp là việc chuyển tải ý tường, từ người này sang người khác. Giao tiếp là việc muốn nói với người khác một điều gì đó. Giao tiếp là chia sẽ thông tin và tạo ra mối quan hệ. Giao tiếp là giời thiều mình với người khác.
Giao tiếp là việc hướng dẫn người khác thực hiện một việc gì đó. Thái Trí Dũng, “Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong thương mại” thì cho rằng: Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người, hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn 7 những nhu cầu nhất định. Giao tiếp bao hàm hàng loạt các yếu tố, như trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác. Vậy giao tiếp là một hành vi, là quá trình tương tác giữa con người với con người trong đó bao gồm các hoạt động trao đổi về ngôn ngữ và phi ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, nhận thức và đánh giá về nhau , tác động lẫn nhau, ảnh hưởng lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu mong muốn của mỗi cá thể trong quan hệ giao tiếp.
Vậy giao tiếp trong doanh là hoạt động giao tiếp được gắn liền với các hoạt động trong môi trường kinh doanh, là hoạt động được xác lập và vận hành mối quan hệ kinh tế, kinh doanh giữa các chủ thể nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định về lợi ích kinh tế. Chức năng của giao tiếp 1. Chức năng xã hội - Chức năng thông tin, tổ chức: trong hoạt động chung nhằm múc đích giúp người này thông tin cho người khác biết về một vấn đề nào đó, VD: Lớp trưởng thống báo về tiêu chuẩn đánh giá SV 5 tốt, từ đó các TV trong lớp nằm bắt được thông tin mà mình đang cần. - Chức năng phối hợp, hành động: Giao tiếp nhằm mục đích các cá nhân trong môt tổ chức cùng nhau phối hợp và hạnh động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra.
- Chức năng điều khiển hành vì , ảnh hưởng lẫn nhau: trong mối quan hệ giao tiếp thì người ta dùng phương pháp tác động lẫn nhau thông qua các hành vi như: ám thị, thuyết phục, tranh luận.để điều khiển người khác thực hiện theo mong muốn của người. - Chức năng động viên kích thích: thông qua giao tiếp, tác động lẫn nhau nhằm mục đích tạo động lực nhằm đạt mục tiêu của các bên đưa ra. Chức năng tâm lý trong giao tiếp - Chức năng tạo lập mối quan hệ: Giao tiếp làm cho con người chấp nhận chia sẽ thông tin với mọi người xung quanh, xích lại gần nhau hơn, tạo lập 8 ra các mối quan hệ để cùng phới hợp hành động, làm cho cuộc sống tốt đẹp và hiệu quả. - Chức năng cảm xúc: giao tiếp không chỉ bộc lộ các cảm xúc giữa các chủ thể mà còn thể hiện nhiều hơn nữa ở nhiều khía cạnh khác nhau.
- Chức năng phát triển nhân cách: trong quá trình giao tiếp con người tiếp thu được các kinh nghiệm xã hội, nhờ đó tâm hôn trở nên phong phú hơn, tri thức sâu sắc hơn, tình cảm và thế giới quan về hình thành và cũng cố phát triển. Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh 1. Giao tiếp là kỹ năng gắn liền với nơi làm việc Những nhà kinh doanh chuyên nghiệp cho rằng việc giao tiếp hiệu quả được đánh giá cao trong kỹ năng cần thiết để thành công trong kinh doanh. Số lượng và loại hoạt động giao tiếp phụ thuộc vào lĩnh vực và vị trí đảm nhận của từng cá nhân.
Nhân viên bán hàng sẽ giao tiếp với khách hàng nhiều. Kế toán thì thao tác trên nguồn dữ liệu, giám đốc chú trọng quản lý, đánh giá, chủ trì các cuộc họp. Giao tiếp hiệu quả làm tăng lợi ích cho cá nhân và tổ chức Đối với tổ chức Khi tiến hành các hoạt động chung, giữa các thành viên của tổ chức cần phải trao đổi thông tin với nhau, giúp cho hoạt động tổ chức trở nên hiệu quả. Trong hoạt động giao tiếp cấp trên có thể dùng các phương pháp như ám thị, bắt buộc, thuyết phục, áp lực, động viên.
để hướng hoạt động của nhân viên vào hoạt động chung của tổ chức. Trong tổ chức có nhiều bộ phận chức năng, mỗi bộ phận chức năng thực hiện những công việc khác nhau, vì vậy giữa các bộ phận cần phải có tiếng nói chung để phối hợp hoạt động một cách có hiệu quả. Môi trường làm việc luôn xảy ra những xung đột và mẫu thuẫn về lợi ích giữa các cá nhân hay giữa cá nhân và tổ chức, chính vị vậy đội ngủ quản lý cần 9 phải kịp lời xử lý, động viên để tạo môi trường thân thiện, không khí vui vẻ để hoạt động của tổ chức trở nên hiệu quả hơn. Đối với cá nhân Có được công việc như mong muốn: giao tiếp hiệu quả hỗ trợ cho việc thiết kế bản sơ yếu lý lịch thuyết phục được nhà tuyển dụng, phỏng vấn tự tin để có được công việc như mong muốn.
Thăng chức: phát triển nghề nghiệp phụ thuộc vào chuyên môn, kỹ năng và thái độ của người đó trong tổ chức. Lãnh đạo: khả năng thúc đẩy và giúp người khác hoàn thành công việc một cách có hiệu quả Hiệu qủa trong công việc: thông qua việc sử dụng hiệu quả các kỹ năng giao tiếp như nghe, nói, đặt câu hỏi, thuyết trình, xử lý văn bản. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan. Tóm lại giao tiếp rất cần thiết cho cuộc sống hằng ngày và cho công viêc của mỗi cá nhân và sự thành công cho tổ chức.
Phân loại giao tiếp Có nhiều cách phân loại giao tiếp. Tuỳ theo các tiêu chí phân loại giao tiếp mà chúng ta có các loại giao tiếp khác nhau. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp ta có ba loại giao tiếp, giao tiếp vật chất, giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp tín hiệu. Giao tiếp vật chất được diễn ra khi người ta giao tiếp với nhau bằng hành động với vật thể.
Giao tiếp vật chất được hình thành có ở trẻ 1 tuổi trở đi khi trẻ cùng chơi với đồ chơi hay chơi với người lớn có đồ chơi. Hành động được thể hiện như biểu cảm, bò lấy đồ chơi, vứt đồ chơi. Đây có thể nói là giao tiếp ở cấp bậc thấp nhất. Theo thời gian, tác động của môi trường, những yếu tố xã hội mà giao tiếp ngày càng phức tạp.
Bắt đầu hình thành giao tiếp bằng các phương tiện đặc thù, cụ thể là giao tiếp bằng ngôn ngữ. Giao tiếp ngôn ngữ được hình thành là một dạng hoạt động xác lập và vận hành mối quan hệ giữa con người với con người bằng các 10 tín hiệu là ngôn ngữ. Hình thành cộng đồng có cùng chung tín hiệu, cùng chung ngôn ngữ để cùng nhau xác lập mối quan hệ. Vì vậy thế giới xuất hiệu nhiều thứ ngôn ngữ khác nhau.
Ngôn ngữ chính là một loại tín hiệu nên chính giao tiếp ngôn ngữ là một loại giao tiếp tín hiệu. Ngoài ra, trong giao tiếp còn có rất nhiều tín hiệu khác ngoài ngôn ngữ bằng từ thì có ngôn ngữ bằng hình thể như biểu cảm, cử chỉ, nét mặt, cách ăn mặt, hành động. Nhiều giao tiếp nếu giao tiếp bằng ngôn ngữ thì hiệu quả nhưng có tình huống thì lại không. Nên người ta có câu, im lặng là vàng, im lặng là đồng ý.
Căn cứ vào khoảng cách không gian của các cá nhân mà chúng ta có hai loại giao tiếp: giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp. Giao tiếp trực tiếp chính mặt đối mặt không qua người trung gian hoặc vật thể trung gian, các đối tượng trong mối quan hệ giao tiếp sẽ nhận thông tin và truyền thông tin một cách trực tiếp. Giao tiếp gián tiếp thì qua người khác hoặc qua vật trung gian vì dụ thư từ, điện tín. Khi các bên gặp phải hạn chế về khoảng cách hoặc mong muốn của các bên không đối mặt trự tiếp.
Khi qua trung gian là người khác thì nội dung truyền đi và nhận được có thể sai hoặc hoặc không như mong muốn của các bên truyền đạt trực tiếp. Ngày nay, với nền công nghiệp 4.0 thì giao tiếp trung gian giữa trực tiếp và gian tiếp ngày càng trở nên phong phú hơn, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng các mối quan hệ. Khi người thân xa nhau có thể sử dụng điện thoại gọi, viber, zalo, face time để cùng trò chuyện làm tăng mối quan hệ gần gũi hơn. Trong kinh doanh, Các đối tác, hợp đồng quốc tế thì thông qua internet có thể đàm phán liên lạc thường xuyên.Mọi công cụ nhằm mục đích tăng tính trực tiếp trong giao tiếp.
Căn cứ vào quy cách giao tiếp, chúng ta có hai loại giao tiếp: giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức. 11 Giao tiếp chính thức là giao tiếp diễn ra khi các cá nhân, giữa hai người hay một số người cùng thực hiện một nhiệm vụ theo quy định chung tại các tổ chức như trường học, cơ quan, công sở.Phương tiện, cách thức giao tiếp này được tuân thủ theo những quy ước nhất định, được quy định hẳn hoi, thậm chí được thể chế hoá. Mục đích giao tiếp phục vụ trong công việc. Giao tiếp không chính thức là giao tiếp những người đã quen biết không quan tâm đến thể thức chỉ quan tâm về ý, hay giao tiếp ở góc độ cá nhân.
Mục đích giao tiếp ở góc độ cá nhân. Căn cứ vào thái độ và sách lược trong giao tiếp. Giao tiếp kiểu “Thắng - thắng”: trong kiểu giao tiếp này, các bên đều muốn tìm kiếm lợi ích chung, làm cho các bên giao tiếp đều muốn thoả mãn nhu cầu của mình. Những người giao tiếp theo kiểu này, họ theo hướng hợp tác, cùng nhau phát triển.