Tổng quan nghiên cứu

Quản lý kho thuốc nội trú tại các bệnh viện đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo cung ứng thuốc kịp thời, an toàn và hiệu quả cho người bệnh. Tại Việt Nam, theo Thông tư số 36/2018/TT-BYT của Bộ Y tế, các cơ sở khám chữa bệnh phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) nhằm duy trì chất lượng thuốc trong suốt quá trình bảo quản. Bệnh viện Đồng Nai -2, với quy mô hơn 700 giường bệnh và hơn 1000 lượt khám chữa bệnh mỗi ngày, đã được đánh giá đạt tiêu chuẩn GSP vào năm 2021. Tuy nhiên, việc duy trì các tiêu chuẩn này liên tục trong nhiều năm đòi hỏi phải có sự đánh giá định kỳ và cải tiến liên tục.

Nghiên cứu khảo sát thực trạng và áp dụng nguyên tắc 5S trong quản lý kho thuốc nội trú tại Bệnh viện Đồng Nai -2 giai đoạn 2021-2022 nhằm mục tiêu đánh giá mức độ duy trì các tiêu chuẩn GSP, phân tích đặc điểm tồn trữ thuốc, đồng thời đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho thuốc. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 8/2021 đến tháng 11/2022 tại kho thuốc nội trú của bệnh viện, với ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng thuốc, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hoạt động cung ứng thuốc nội trú. Kết quả nghiên cứu góp phần hỗ trợ các bệnh viện khác trong việc áp dụng các tiêu chuẩn quản lý kho thuốc và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính: Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và nguyên tắc 5S trong quản lý kho.

  • Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP): Được quy định tại Thông tư số 36/2018/TT-BYT, GSP bao gồm các tiêu chuẩn về nhân sự, nhà xưởng, trang thiết bị, điều kiện bảo quản, quy trình nhập xuất, cấp phát, xử lý thuốc trả về và thu hồi, cũng như tự thanh tra nhằm đảm bảo chất lượng thuốc trong kho. Các tiêu chí này giúp kho thuốc duy trì điều kiện bảo quản phù hợp về nhiệt độ, độ ẩm, an toàn và vệ sinh.

  • Nguyên tắc 5S: Bao gồm năm trụ cột Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). 5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả và an toàn trong hoạt động. Trong lĩnh vực y tế, 5S giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian tìm kiếm thuốc, cải thiện vệ sinh và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Các khái niệm chính trong nghiên cứu gồm: tiêu chuẩn GSP, nguyên tắc 5S, phân tích ABC/VEN thuốc, quản lý tồn kho, và quy trình bảo quản thuốc.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện theo thiết kế mô tả cắt ngang kết hợp hồi cứu dữ liệu tại kho thuốc nội trú Bệnh viện Đồng Nai -2 trong giai đoạn từ tháng 8/2021 đến tháng 11/2022. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ thuốc tồn kho nội trú trong khoảng thời gian từ 01/05/2021 đến 30/04/2022, cùng với toàn bộ nhân sự và trang thiết bị tại kho.

Phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu có sẵn tại kho thuốc nội trú, đảm bảo tính đại diện và đầy đủ. Dữ liệu thu thập bao gồm: số liệu tồn kho thuốc, giá trị thuốc, các quy trình, hồ sơ tài liệu, kết quả đánh giá GSP, và điểm số đánh giá 5S trước và sau khi áp dụng.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích ABC/VEN để phân loại thuốc theo giá trị và mức độ cần thiết, đồng thời đánh giá điểm số 5S qua bảng kiểm định chuẩn. Timeline nghiên cứu gồm các giai đoạn: thiết kế nghiên cứu (08-09/2021), thu thập dữ liệu (10/2021-08/2022), xử lý và phân tích số liệu (09-10/2022), trình bày kết quả (11/2022).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Duy trì tiêu chuẩn GSP: Kho thuốc nội trú Bệnh viện Đồng Nai -2 duy trì tốt các tiêu chí GSP theo Thông tư 36/2018/TT-BYT, với 100% nhân viên kho được đào tạo đầy đủ 17 nội dung về bảo quản thuốc, ngoại trừ một công nhân dược được đào tạo 6/17 nội dung. Kho có diện tích 130 m², hệ số sử dụng diện tích 0,49 và thể tích 0,39, đảm bảo không gian bảo quản thuốc hợp lý. Hệ thống thiết bị bảo quản như tủ lạnh, nhiệt ẩm kế đều hoạt động tốt và được kiểm định định kỳ.

  2. Đặc điểm tồn trữ thuốc: Phân tích ABC cho thấy nhóm A chiếm khoảng 75-80% tổng giá trị thuốc tồn kho, nhóm B chiếm 15-20%, nhóm C chiếm 5-10%. Phân tích VEN xác định nhóm thuốc thiết yếu (V) chiếm tỷ lệ lớn về giá trị và số lượng. Kết hợp ABC/VEN giúp xác định nhóm thuốc ưu tiên kiểm soát chặt chẽ (nhóm I) chiếm tỷ lệ cao về giá trị tồn kho. Giá trị tồn kho trung bình hàng tháng dao động trong khoảng X triệu đồng, với thời gian sử dụng thuốc tồn kho trung bình khoảng Y tháng.

  3. Hiệu quả áp dụng nguyên tắc 5S: Trước khi áp dụng 5S, điểm trung bình đánh giá các khu vực kho thuốc nội trú thấp, nhiều vật dụng không cần thiết tồn tại, khu vực bảo quản khó tiếp cận và tích tụ bụi. Sau khi triển khai 5S, điểm số trung bình tăng lên đáng kể, các khu vực được sàng lọc, sắp xếp khoa học, sạch sẽ và duy trì tốt. Việc áp dụng 5S giúp giảm thời gian tìm kiếm thuốc, hạn chế sai sót trong cấp phát và cải thiện điều kiện bảo quản.

  4. Tồn tại cần khắc phục: Một số hạn chế nhỏ về nhà xưởng như diện tích kho còn hạn chế, một số trang thiết bị cần nâng cấp, điều kiện bảo quản đặc biệt cần được kiểm soát chặt chẽ hơn. Cơ cấu thuốc tồn trữ cần được điều chỉnh để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng thực tế, tránh tồn kho quá lâu gây lãng phí.

Thảo luận kết quả

Việc duy trì tiêu chuẩn GSP liên tục là thách thức đối với các kho thuốc bệnh viện, nhất là trong bối cảnh gia tăng số lượng và chủng loại thuốc sử dụng. Kết quả nghiên cứu phù hợp với các báo cáo ngành y tế cho thấy nhiều cơ sở y tế đã đạt chuẩn GSP nhưng vẫn còn tồn tại các hạn chế về trang thiết bị và quy trình. Việc áp dụng nguyên tắc 5S đã được chứng minh hiệu quả trong nhiều ngành sản xuất và y tế, giúp cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất.

So sánh với các nghiên cứu tại các bệnh viện khác trong nước, điểm số 5S sau cải tiến tại Bệnh viện Đồng Nai -2 tăng rõ rệt, tương tự như kết quả tại Bệnh viện Phụ Sản Hà Nội và Bệnh viện đa khoa Hà Đông. Việc áp dụng 5S không chỉ giúp cải thiện điều kiện bảo quản mà còn góp phần nâng cao sự hài lòng của nhân viên và người bệnh.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh điểm số 5S trước và sau áp dụng, bảng phân tích tỷ lệ thuốc theo phân nhóm ABC/VEN, và sơ đồ bố trí kho thuốc trước và sau cải tiến 5S để minh họa rõ ràng hiệu quả cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức nhân sự: Đào tạo toàn bộ nhân viên kho thuốc về các nội dung GSP và 5S, đặc biệt chú trọng công nhân dược chưa được đào tạo đầy đủ. Thực hiện định kỳ hàng năm để cập nhật kiến thức và kỹ năng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Khoa Dược, thời gian: trong 6 tháng tới.

  2. Nâng cấp trang thiết bị và cải tạo nhà xưởng: Đầu tư bổ sung các thiết bị bảo quản hiện đại, mở rộng diện tích kho để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng thuốc và điều kiện bảo quản đặc biệt. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý bệnh viện, thời gian: 12 tháng.

  3. Triển khai duy trì và mở rộng áp dụng nguyên tắc 5S: Thiết lập tiểu ban 5S thường trực, xây dựng quy trình kiểm tra, đánh giá định kỳ, duy trì các tiêu chuẩn 5S trong hoạt động hàng ngày. Chủ thể thực hiện: Khoa Dược và nhân viên kho, thời gian: liên tục.

  4. Tối ưu hóa cơ cấu tồn trữ thuốc: Áp dụng phân tích ABC/VEN định kỳ để điều chỉnh danh mục và số lượng thuốc tồn kho phù hợp với nhu cầu thực tế, giảm tồn kho lâu ngày, tránh lãng phí. Chủ thể thực hiện: Dược sĩ trưởng khoa, thời gian: 6 tháng.

  5. Tăng cường kiểm soát điều kiện bảo quản: Lắp đặt thêm thiết bị ghi nhiệt độ, độ ẩm tại các điểm nóng lạnh trong kho, thực hiện đánh giá độ đồng đều nhiệt độ định kỳ theo hướng dẫn của WHO. Chủ thể thực hiện: Bộ phận kỹ thuật kho thuốc, thời gian: 3 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Quản lý và nhân viên Khoa Dược các bệnh viện: Nghiên cứu cung cấp thông tin thực tiễn và giải pháp áp dụng 5S giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho thuốc, giảm thiểu sai sót và cải thiện điều kiện bảo quản.

  2. Cơ quan quản lý y tế và Bộ Y tế: Tài liệu tham khảo để đánh giá thực trạng áp dụng GSP và 5S tại các cơ sở y tế, từ đó xây dựng chính sách, hướng dẫn và chương trình đào tạo phù hợp.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Quản lý Dược, Y tế công cộng: Cung cấp khung lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn về quản lý kho thuốc và áp dụng 5S trong y tế.

  4. Các bệnh viện và cơ sở y tế đang có kế hoạch cải tiến quản lý kho thuốc: Tham khảo mô hình triển khai, quy trình áp dụng 5S và các giải pháp cải tiến phù hợp với điều kiện thực tế tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Nguyên tắc 5S là gì và tại sao quan trọng trong quản lý kho thuốc?
    Nguyên tắc 5S gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng, giúp tổ chức môi trường làm việc khoa học, giảm thiểu lãng phí và sai sót. Trong kho thuốc, 5S giúp dễ dàng tìm kiếm, bảo quản thuốc đúng cách và nâng cao hiệu quả công việc.

  2. Tiêu chuẩn GSP quy định những nội dung chính nào?
    GSP quy định về nhân sự, nhà xưởng, trang thiết bị, điều kiện bảo quản, quy trình nhập xuất, cấp phát, xử lý thuốc trả về, thu hồi và tự thanh tra nhằm đảm bảo chất lượng thuốc trong kho.

  3. Phân tích ABC/VEN có vai trò gì trong quản lý tồn kho thuốc?
    Phân tích ABC phân loại thuốc theo giá trị sử dụng, còn VEN phân loại theo mức độ cần thiết. Kết hợp giúp xác định thuốc ưu tiên kiểm soát, tối ưu hóa tồn kho, tránh lãng phí và đảm bảo cung ứng kịp thời.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả áp dụng 5S trong kho thuốc?
    Hiệu quả được đánh giá qua điểm số bảng kiểm 5S trước và sau áp dụng, giảm thời gian tìm kiếm, giảm sai sót, cải thiện vệ sinh và điều kiện bảo quản, đồng thời qua phản hồi của nhân viên.

  5. Kho thuốc nội trú cần chú ý những điều kiện bảo quản nào?
    Kho thuốc cần kiểm soát nhiệt độ (15-30°C hoặc theo yêu cầu đặc biệt), độ ẩm không quá 75%, tránh ánh sáng mạnh, bụi bẩn, côn trùng và đảm bảo an toàn, vệ sinh theo quy định GSP.

Kết luận

  • Kho thuốc nội trú Bệnh viện Đồng Nai -2 duy trì tốt các tiêu chuẩn GSP theo quy định của Bộ Y tế, đảm bảo điều kiện bảo quản thuốc an toàn và hiệu quả.
  • Phân tích ABC/VEN giúp xác định rõ nhóm thuốc ưu tiên kiểm soát, tối ưu hóa tồn kho và giảm thiểu lãng phí.
  • Áp dụng nguyên tắc 5S đã cải thiện đáng kể môi trường làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong kho thuốc.
  • Một số tồn tại về nhà xưởng, trang thiết bị và cơ cấu thuốc cần được khắc phục để nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý kho thuốc.
  • Các bước tiếp theo bao gồm đào tạo nhân sự, nâng cấp trang thiết bị, duy trì 5S và tối ưu hóa tồn kho, nhằm đảm bảo kho thuốc hoạt động bền vững và hiệu quả.

Luận văn này là tài liệu tham khảo quý giá cho các bệnh viện và cơ sở y tế trong việc nâng cao chất lượng quản lý kho thuốc nội trú. Đề nghị các đơn vị quan tâm áp dụng các giải pháp cải tiến phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ y tế.