CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 1. Kế toán vốn bằng tiền 1. Khái niệm và đặc điểm a,Khái niệm: Kế toán vốn bằng tiền là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài sản dưới hình thái tiền tệ của doanh nghiệp, trong đó có hệ thống tài khoản (TK) 111 (tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp), TK 112 (tiền gửi ngân hàng) và TK 113 (tiền đang chuyển). Kế toán doanh nghiệp có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi, viết séc, lập uỷ nhiệm chi và ghi sổ theo dõi những diễn biến thay đổi của các tài khoản này.
b,Đặc điểm: Vốn bằng tiền có 3 đặc điểm chính sau đây: Là một phần trong vốn lưu động của doanh nghiệp, thể hiện được năng lực thanh khoản trực tiếp của doanh nghiệp nhằm tạo năng lực cạnh tranh tốt nhất. Vốn bằng tiền yêu cầu một sự quản lý chặt chẽ và kỹ càng từ doanh nghiệp, nếu không sẽ rất dễ xảy ra tình trạng gian lận do tính chất luân chuyển cao. Việc hạch toán vốn bằng tiền đòi hỏi phải tuân theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ mà nhà nước đã quy định sẵn một cách gắt gao, nhằm phòng tránh tối đa các tình huống bị mất cắp hay bị lạm dụng nguồn vốn bằng tiền. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp + Chi phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. + Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. + Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy 1 định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
+ Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. + Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
+ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; - Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. + Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán.
Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. + Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: - Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. - Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước.
Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua 2 vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định. Chứng từ sử dụng Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, biên lai thu tiền… 1. Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhà nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu và chi và tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhà nƣớc nhằm điều hoà tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách, kế toán đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau: - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lý tiền mặt. Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hàng nghiêm chỉnh các chế độ thể lệ quản lý tiền mặt của nhà nước.
- Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động. - Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nào đều phải nộp hết vào ngân hàng trừ trường hợp ngân hàng cho phép toạ chi như các đơn vị ở xa ngân hàng nhất thiết phải thông qua thanh toán ngân hàng. Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, cho mượn tài khoản. Kế toán tiền mặt Mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ.
Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động của doang nhiệp và đƣợc ngân hàng thoả thuận. Để quản lý và hạch toán chính xác, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung bảo quản tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ.
Thủ quỹ không đƣợc nhờ ngƣời làm thay mình. Không đựợc kiêm nhiệm công tác kế toán, không được làm công tác tiếp liệu, mua bán vật tư hàng hoá. Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lê, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi 3 ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiên.
Cuối mỗi ngày căn cứu vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quỹ tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với sỗ liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhâ và kiến nghị biện pháp xử lý.
Với vàng bac, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. Có thể sử dụng mẫu sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ sau: SỔ QUỸ TIỀN MẶT ( KIÊM BÁO CÁO QUỸ) Ngày. năm 2022 Diễn giải Số hiệu Số tiền Số hiệu chứng từ Thu Chi Tk Thu Chi Số dư đầu ngày Phát sinh trong ngày Cộng phát sinh Số dư cuối ngày 4 1. Tài khoản sử dụng + Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “Tiền mặt”: Nội dung kết cấu TK 111: – Bên nợ : + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.
Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. – Bên có : +Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. Số tiền mặt tại quỹ thiếu hụt. Số dư bên nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn ở quỹ tiền mặt.
Tài khoản 111 gồm có 3 tài khoản cấp 2 : TK 1111 : Tiền Việt Nam TK 1112 : Ngoại tệ TK 1113 : Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Trình tự kế toán tiền mặt : Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền Việt Nam a.Các nghiệp vụ tăng : - Nợ TK 111 (1111) : Số tiền nhập quỹ. - Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ.
- Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính - Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thường - Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng - Có TK 131,136,1111 : Thu hồi các khoản nợ phải thu - Có TK 121, 128, 138,144,244 : Thu hồi các khoản vốn ĐTNH … - Có TK 338 (3381) : Tiền thừa tại quỹ chưa xác định rõ nguyên nhân… b.Các nghiệp vụ Giảm : 5 - Nợ TK 112 : Gửi tiền vào TK tại NH - Nợ TK 121,221 : Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn - Nợ TK 144,244 : Xuất tiền để thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn - Nợ TK 211, 213: Xuất tiền mua TSCĐ để đưa vào sử dụng - Nợ TK 241 : Xuất tiền dùng cho công tác ĐTXDCB tự làm - Nợ TK 152,153,156 : Xuất tiền mua vật tư hàng hóa để nhập kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên).