Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, các doanh nghiệp tại Việt Nam đứng trước yêu cầu phải tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh trong điều kiện nguồn lực tài chính có hạn. Trong hệ thống tài sản lưu động của doanh nghiệp, tài sản bằng tiền là bộ phận có tính thanh khoản cao nhất, trực tiếp phục vụ nhu cầu thanh toán hàng ngày, chi trả chi phí và mua sắm vật tư, hàng hóa. Tình hình vận động và luân chuyển của dòng tiền phản ánh trực tiếp sức khỏe tài chính và hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Việc tổ chức công tác kế toán tài sản bằng tiền chặt chẽ, chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát thất thoát, đảm bảo an toàn tiền tệ và cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản trị.

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán tài sản bằng tiền trong doanh nghiệp theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo trong niên độ kế toán được khảo sát.
  3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản trị và kế toán tài sản bằng tiền tại doanh nghiệp trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác kế toán tài sản bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển).
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính – Kế toán thuộc Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tế công tác kế toán phát sinh trong năm tài chính 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Khóa luận dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam bao gồm:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung): Vận dụng 7 nguyên tắc kế toán cơ bản chi phối việc ghi nhận tài sản bằng tiền gồm: Cơ sở dồn tích, Hoạt động liên tục, Giá gốc, Phù hợp, Nhất quán, Thận trọng và Trọng yếu.
  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp: Chế độ kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (và đối chiếu với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC mà doanh nghiệp từng áp dụng trước đó).
  • Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ).
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ).
    • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): TK 1131 (Tiền Việt Nam), TK 1132 (Ngoại tệ).
    • Các tài khoản quan hệ đối ứng liên quan: TK 131, TK 331, TK 511, TK 642, TK 141, TK 138, TK 338, TK 413, TK 515, TK 635.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả kết hợp các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu trong nghiên cứu kế toán mô tả:

Phương pháp thu thập / phân tích Công cụ và nguồn dữ liệu thực hiện Mục đích nghiên cứu
Dữ liệu sơ cấp (Điều tra, phỏng vấn, quan sát) Phiếu câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp nhân viên và cán bộ phòng Kế toán; quan sát trực tiếp thao tác ghi chép, lập chứng từ và luân chuyển chứng từ tại bàn làm việc. Nắm bắt quy trình nghiệp vụ thực tế, cách thức xử lý chứng từ thu - chi và đối chiếu sổ quỹ hàng ngày.
Dữ liệu thứ cấp (Nghiên cứu tài liệu) Hệ thống chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi), Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, 112, Sổ quỹ, Báo cáo tài chính năm 2016 do Phòng TC-KT cung cấp; các văn bản pháp luật, thông tư hướng dẫn. Thu thập số liệu kế toán thực tế, làm căn cứ minh họa định khoản và đối chiếu sự phù hợp giữa thực tế với quy định pháp luật.
Phân tích và tổng hợp dữ liệu Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh số liệu giữa sổ sách và chứng từ, phương pháp suy luận logic kế toán. Đánh giá tính chính xác, kịp thời của công tác ghi sổ và phát hiện các khâu còn hạn chế trong quy trình kế toán tài sản bằng tiền.

Nội dung chính theo từng chương

Phần mở đầu

Trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế (gia nhập APEC năm 1998, ký Hiệp định Thương mại Việt - Mỹ năm 2000, gia nhập WTO năm 2007) và áp lực cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguồn vốn lưu động. Phần này cũng xác định rõ 3 mục tiêu nghiên cứu, phạm vi thời gian (năm 2016), không gian (Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo), phương pháp thu thập dữ liệu (sơ cấp, thứ cấp) và cấu trúc 3 chương của khóa luận.

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán tài sản bằng tiền

Chương này tổng kết toàn diện lý luận kế toán tài sản bằng tiền trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và phân loại: Định nghĩa tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Nêu rõ tài sản bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động có tính lưu hoạt cao nhất.
  • Nguyên tắc kế toán: Quy tắc sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất (VND); nguyên tắc hạch toán ngoại tệ (ghi sổ theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền, xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 413, TK 515, TK 635, đánh giá lại số dư cuối kỳ theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại); nguyên tắc quản lý vàng tiền tệ và phương pháp tính giá xuất (thực tế đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO).
  • Nhiệm vụ kế toán: Phản ánh kịp thời số hiện có và biến động; kiểm tra, giám đốc việc chấp hành kỷ luật thu chi, chế độ quản lý tiền tệ và thanh toán không dùng tiền mặt; định kỳ đối chiếu số liệu sổ sách với kiểm kê thực tế.
  • Nội dung hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Kết cấu tài khoản, nguyên tắc ghi nhận bên Nợ, bên Có và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu cho TK 111, TK 112 và TK 113.
  • Các hình thức sổ kế toán: Trình bày lý thuyết về 4 hình thức tổ chức sổ (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ).

Chương II: Thực trạng về kế toán tài sản bằng tiền tại công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo

Chương 2 mô tả thực tế tổ chức và hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty thành lập và hoạt động từ tháng 03/2014, mã số thuế 0106480645, trụ sở tại Giáp Bát, Hoàng Mai, Hà Nội; VPGD tại Vườn Quả, Phú Minh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội; người đại diện pháp luật là ông Lê Quốc Phú. Lĩnh vực hoạt động chính gồm nhập khẩu, phân phối, thiết kế, thi công lắp đặt và bảo trì camera giám sát, thiết bị báo động, PCCC, máy chấm công.
  • Bộ máy tổ chức và kế toán: Doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý tập trung (Đại hội đồng cổ đông $\rightarrow$ Ban Giám đốc $\rightarrow$ Các phòng ban chức năng). Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng phụ trách chung, Thủ quỹ, Kế toán tổng hợp, Bộ phận kho cùng các kế toán phần hành (tiền mặt, TSCĐ, doanh thu, tiền lương, công nợ, thuế).
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC từ ngày 01/01/2015; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; hình thức kế toán Nhật ký chung; phương pháp hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên, tính giá theo đơn giá bình quân, theo dõi bằng phương pháp thẻ song song; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
  • Thực tế hạch toán tiền mặt tại quỹ (TK 111):
    • Chứng từ: Sử dụng Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng có đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, người giao/nhận tiền, Kế toán trưởng và Giám đốc.
    • Quy trình ghi sổ: Nghiệp vụ thu/chi $\rightarrow$ Sổ Nhật ký chung $\rightarrow$ Sổ Cái TK 111; đồng thời vào Sổ quỹ (thủ quỹ ghi tay), Sổ chi tiết tiền mặt, Nhật ký thu/chi tiền $\rightarrow$ Cuối kỳ tổng hợp lên Bảng cân đối và BCTC.
    • Dữ liệu minh họa năm 2016:
      • Ngày 07/12/2016: Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt từ Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Vinh Phúc theo Hóa đơn GTGT số 0000873, số tiền 22.000.000 đồng (định khoản: Nợ TK 111: 22.000.000 đồng / Có TK 511, Có TK 3331).
      • Ngày 26/10/2016: Bán Camera HAC HDW 1100MP cho Công ty TNHH Duy Phương Đỗ thu tiền mặt 3.000.000 đồng theo Hóa đơn GTGT số 0000648 (Nợ TK 111: 3.000.000 đồng).
      • Ngày 12/10/2016: Chi tiền mặt thanh toán cước viễn thông tháng 9/2016 theo Phiếu chi số 1210, tổng thanh toán 396.000 đồng (Nợ TK 6422: 360.000 đồng, Nợ TK 1331: 36.000 đồng / Có TK 111: 396.000 đồng).
  • Thực tế hạch toán tiền gửi ngân hàng (TK 112):
    • Chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi, Sổ phụ ngân hàng.
    • Quy trình ghi sổ: Chứng từ ngân hàng $\rightarrow$ Sổ Nhật ký chung $\rightarrow$ Sổ Cái TK 112; đồng thời vào Sổ chi tiết TGNH (mở riêng theo từng ngân hàng) $\rightarrow$ Bảng tổng hợp chi tiết TGNH $\rightarrow$ BCTC.
    • Dữ liệu minh họa năm 2016: Mua hàng của Công ty TNHH TM và DV phân phối quốc tế OZ ngày 26/11/2016 với số tiền 41.500.000 đồng, đến ngày 27/12/2016 thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (Nợ TK 331: 41.500.000 đồng / Có TK 112: 41.500.000 đồng).

Chương III: Các kết luận và đề xuất về kế toán tài sản bằng tiền tại công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo

  • Kết luận, đánh giá ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ, phân công công việc cụ thể; tuân thủ quy định tài chính - kế toán của Nhà nước; bảo quản quỹ tiền mặt tại két an toàn; chứng từ luân chuyển và lưu trữ có hệ thống; có trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
  • Hạn chế tồn tại:
    1. Ứng dụng công nghệ thông tin: Công ty chủ yếu vẫn xử lý số liệu kế toán và làm sổ sách bằng các phần mềm văn phòng thông thường (Word, Excel), chưa khai thác đồng bộ và triệt để phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa ghi chép, chuyển sổ.
    2. Kiểm kê quỹ tiền mặt: Chưa tổ chức kiểm kê định kỳ hàng ngày và kiểm kê đột xuất thường xuyên, dễ tạo kẽ hở cho việc mượn tạm tiền quỹ phục vụ mục đích cá nhân.
    3. Trang thiết bị chuyên dụng: Chưa trang bị máy kiểm đếm tiền tại phòng kế toán dù phát sinh lượng giao dịch tiền mặt tương đối lớn.
    4. Quản lý tạm ứng: Các chứng từ chi tạm ứng cho nhân viên chưa quy định cụ thể thời hạn hoàn ứng và thanh toán, dẫn đến việc chậm trễ quyết toán công nợ nội bộ.
    5. Nhân sự kế toán: Khối lượng giao dịch tăng theo quy mô kinh doanh nhưng chỉ có một Kế toán tổng hợp phụ trách toàn bộ các phần hành, dẫn đến tình trạng dồn ứ chứng từ, cập nhật sổ sách chậm vài ngày.
    6. Quản trị tiền mặt và công nợ: Chưa thiết lập hạn mức tồn quỹ tiền mặt tối thiểu/tối đa; hoạt động bán hàng chủ yếu thu tiền mặt trực tiếp, chưa mở rộng phương thức bán hàng trả chậm kèm chính sách ràng buộc thu hồi nợ chặt chẽ (ứng trước, ký quỹ).
  • Đề xuất giải pháp và điều kiện thực hiện: Tác giả kiến nghị 7 nhóm giải pháp (áp dụng phần mềm kế toán chuyên ngành; kiểm kê quỹ bắt buộc cuối mỗi ngày; tuyển thêm kế toán theo dõi riêng tài sản bằng tiền; hoàn thiện chính sách công nợ và thu hồi nợ; xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt theo kỳ; ghi rõ thời hạn hoàn ứng trên giấy đề nghị tạm ứng; đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ). Đồng thời xác định 4 điều kiện thực hiện gồm: tuân thủ pháp luật kế toán, đảm bảo tiết kiệm chi phí, phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty và đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã làm rõ toàn bộ bức tranh hạch toán tài sản bằng tiền tại một doanh nghiệp thương mại - dịch vụ công nghệ có quy mô vừa và nhỏ:

  • Xác định đầy đủ danh mục chứng từ, hệ thống tài khoản (TK 1111, 1121) và trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị.
  • Trích xuất và hệ thống hóa các nghiệp vụ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2016 (nghiệp vụ thu tiền bán hàng 22.000.000 đồng từ Công ty Vinh Phúc, thu 3.000.000 đồng từ Công ty Duy Phương Đỗ, chi cước viễn thông 396.000 đồng, chuyển khoản trả nợ 41.500.000 đồng cho Công ty OZ).
  • Nhận diện đúng 6 điểm nghẽn trong công tác quản trị và hạch toán tiền tệ tại công ty: chưa tự động hóa phần mềm kế toán, thiếu kiểm kê đột xuất, thiếu máy đếm tiền, thả nổi hạn hoàn ứng, quá tải nhân sự kế toán tổng hợp và chưa có định mức tồn quỹ tiền mặt.

Đóng góp của khóa luận

  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ra hệ thống giải pháp xuất phát từ chính các tồn tại nội bộ của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo. Các kiến nghị về việc xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt, quy định thời hạn thanh toán tạm ứng và phân tách nhân sự theo dõi tiền tệ có giá trị ứng dụng trực tiếp, giúp doanh nghiệp siết chặt kỷ cương quản lý tiền mặt và giảm thiểu rủi ro thất thoát vốn.
  • Về mặt học thuật: Cung cấp tài liệu mô tả thực tế về phương thức tổ chức chứng từ, ghi sổ Nhật ký chung và đối chiếu sổ quỹ - sổ cái tài sản bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại doanh nghiệp thương mại thiết bị công nghệ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Phạm vi khảo sát số liệu thực tế chỉ giới hạn trong niên độ kế toán năm 2016 tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo).
    • Nội dung thực tế tại doanh nghiệp chỉ mới phát sinh các nghiệp vụ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam (VNĐ), chưa có số liệu thực tế về các giao dịch ngoại tệ (TK 1112, 1122), vàng tiền tệ (TK 1113, 1123) hay tiền đang chuyển (TK 113) để đối chiếu sâu với phần lý luận.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các năm tài chính tiếp theo nhằm đánh giá hiệu quả sau khi công ty áp dụng phần mềm kế toán và xây dựng định mức tiền mặt.
    • Nghiên cứu sâu hơn về phân tích lưu chuyển tiền tệ và quản trị rủi ro thanh khoản trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ kỹ thuật.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc khóa luận tốt nghiệp chuẩn mực của Trường Đại học Thương Mại; nắm bắt cách trình bày cơ sở lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC kết hợp với việc mô tả thực tế hạch toán tại doanh nghiệp.
  • Kế toán viên và nhà quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi, mẫu sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng; áp dụng các giải pháp về kiểm soát quỹ tiền mặt, định mức tồn quỹ và quản lý tạm ứng nhân viên để hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt thực tế tại Chương II và hệ thống giải pháp quản lý tồn quỹ, hạn mức thanh toán tại Chương III.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo kinh doanh ngành nghề gì và áp dụng chế độ kế toán nào?

Công ty hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, phân phối, thiết kế, thi công lắp đặt và bảo trì hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống trộm, thiết bị phòng cháy chữa cháy và máy chấm công tự động. Về chế độ kế toán, từ ngày 01/01/2015, công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Hình thức ghi sổ kế toán và phần hành kế toán tiền mặt tại công ty được tổ chức ra sao?

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đối với tiền mặt tại quỹ, hàng ngày căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi hợp lệ có đủ chữ ký, kế toán phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 và Sổ chi tiết quỹ tiền mặt; đồng thời thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi Sổ quỹ tiền mặt viết tay và đối chiếu số dư tồn quỹ vào cuối ngày.

3. Những hạn chế lớn nhất trong công tác kế toán tài sản bằng tiền tại đơn vị được tác giả chỉ ra là gì?

Tác giả đã chỉ ra các hạn chế chính: việc lập sổ sách kế toán vẫn phụ thuộc chủ yếu vào các phần mềm văn phòng Word và Excel thay vì phần mềm kế toán chuyên dụng; công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được thực hiện định kỳ hàng ngày và đột xuất; chưa trang bị máy đếm tiền; giấy đề nghị tạm ứng không ghi rõ thời hạn hoàn trả; chỉ có duy nhất một kế toán tổng hợp xử lý toàn bộ nghiệp vụ dẫn đến chậm trễ cập nhật sổ sách; và chưa xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý.

4. Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ thể nào để khắc phục tình trạng chậm trễ và rủi ro thất thoát quỹ tiền mặt?

Tác giả đề xuất doanh nghiệp cần đưa vào vận hành phần mềm kế toán chuyên dụng; quy định bắt buộc kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày làm việc ngay khi đối chiếu sổ quỹ; tuyển thêm kế toán viên theo dõi riêng phần hành tài sản bằng tiền; quy định rõ ràng thời hạn thanh toán hoàn ứng trên Giấy đề nghị tạm ứng; và xây dựng định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cho từng kỳ hạch toán nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt tiền mặt chi tiêu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thu Phương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tài sản bằng tiền theo Chuẩn mực Kế toán số 01 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình phản ánh chân thực thực trạng tổ chức chứng từ, tài khoản và quy trình ghi sổ Nhật ký chung đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo trong năm 2016. Các phát hiện về hạn chế trong công tác kiểm kê quỹ, quản lý tạm ứng và ứng dụng phần mềm được tác giả phân tích cụ thể, đi kèm hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng cao cho công tác kế toán tại doanh nghiệp.