CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán 1.1 Khái niệm kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các Ngân Hàng, kho bạc, các trung tâm tài chính và các khoản tiền đang chuyển, bao gồn cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc và các kim loại quý hiếm. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục đích. Các khoản thanh toán gồm: Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty.
Các khoản phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu chi các khoản vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao.
Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi nhận các nghiệp vụ thực tế phát sinh liên quan đến việc xuất quỹ, nhập quỹ một cách chính xác. - Đảm bảo việc xuất, nhập quỹ được quản lý một cách chặt chẽ, công khai. Kế toán vốn bằng tiền phải thường xuyên đối chiếu số liệu với thủ quỹ. Sinh viên: Lê Hải Anh Lớp: 72DCKT20063 2 Trường Đại Học Công Nghệ GTVT Khóa luận tốt nghiệp - Đối với vàng, bạc, kim khí, đá quý được ghi giá trị bằng tiền tại thời điểm mua vào (hoặc được thanh toán) theo giá mua thực tế hoặc giá niêm yết của Ngân hàng địa phương nơi đơn vị có trụ sở hoạt động.
- Phải theo dõi chi tiết số lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị từng loại vàng, bạc, kim khí, đá quý. Đối với ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ gốc. - Cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ vàng, bạc,… theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Nhiệm vụ của kế toán các khoản thanh toán Kế toán các khoản thanh toán có nhiệm vụ sau: - Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán.
Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên tài khoản chi tiết của các chủ nợ. - Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dưa kéo dài thời hạn trả nợ. Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết theo cho từng chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ phải thu phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, theo thời gian thanh toán.
- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản phải thu. - Thực hiện việc giám sát thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hành chấp hành các kỷ luật thanh toán toàn chính, tín dụng. - Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó thu để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán 1.1 Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền 1.1 Nguyên tắc kế toán tiền mặt Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng ngoại tệ.
Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng ( không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “ tiền đang chuyển”. Sinh viên: Lê Hải Anh Lớp: 72DCKT20063 3 Trường Đại Học Công Nghệ GTVT Khóa luận tốt nghiệp Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chứng từ kế toán.
Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế, riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của tk 1122; bên có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán.
Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luận hiện hành. Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc : Thứ nhất, tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch ( do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Thứ hai, vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước.
Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định.2 Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm Sinh viên: Lê Hải Anh Lớp: 72DCKT20063 4 Trường Đại Học Công Nghệ GTVT Khóa luận tốt nghiệp các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng của doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…). Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1381) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán.
Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam , ngoại tệ các loại). Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.