Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải đối mặt với môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các đơn vị phải liên tục tối ưu hóa phương pháp kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí và nâng cao lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu đó, công tác tổ chức hạch toán kế toán giữ vai trò cốt lõi, trong đó phần hành kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán có ý nghĩa quyết định trong việc phản ánh chính xác khả năng thanh toán, kiểm soát dòng tiền và ghi nhận kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán phần hành này giúp doanh nghiệp ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa sai sót, thất thoát, gian lận, đồng thời phục vụ đắc lực cho công tác quản trị tài chính.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Hải Anh (Lớp 72DCKT20063, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải) tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán trong doanh nghiệp theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Phản ánh, khảo sát và phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền cùng các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại đơn vị khảo sát.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển) và các khoản thanh toán (phải thu khách hàng, phải trả người bán, các khoản tạm ứng) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường (Tên viết tắt: TEDI - RECO; Địa chỉ: Số 278 phố Tôn Đức Thắng, Phường Hàng Bột, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng tổ chức hạch toán và phân tích số liệu tài chính của công ty trong giai đoạn 2 năm 2022 - 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi nhận và quy trình luân chuyển chứng từ được hệ thống hóa đối với các phần hành:

  • Kế toán vốn bằng tiền: Tài khoản 111 (Tiền mặt, gồm TK 1111 - Tiền Việt Nam, TK 1112 - Ngoại tệ, TK 1113 - Vàng tiền tệ); Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng, gồm TK 1121 - Tiền Việt Nam, TK 1122 - Ngoại tệ, TK 1123 - Vàng tiền tệ); Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển, gồm TK 1131, TK 1132).
  • Kế toán các khoản thanh toán: Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng); Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán); Tài khoản 141 (Tạm ứng); cùng các tài khoản điều chỉnh và xử lý chênh lệch như TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái), TK 1381, TK 3388.
  • Nguyên tắc tỷ giá và ngoại tệ: Quy định quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ở bên Nợ (tỷ giá mua của ngân hàng thương mại) và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động ở bên Có; đánh giá lại số dư ngoại tệ, vàng tiền tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo tỷ giá mua/giá thị trường do cơ quan thẩm quyền và ngân hàng giao dịch công bố.
  • Hình thức sổ kế toán: Khung lý luận so sánh 5 hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp từ hệ thống báo cáo tài chính năm 2022 - 2023, chứng từ kế toán gốc, sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp tại Phòng Kế toán và hồ sơ quy chế quản lý nội bộ từ Phòng Hành chính của Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường.
  • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: Vận dụng tổng hợp 4 phương pháp kế toán cơ bản gồm chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Phương pháp phân tích kinh tế và tài chính: Sử dụng kỹ thuật so sánh (so sánh tuyệt đối và tương đối), phân tích biến động các chỉ tiêu tài chính, phân tích khả năng thanh toán và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giữa 2 năm 2022 và 2023.
  • Phương pháp sơ đồ hóa: Khái quát hóa trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán từ thực tiễn doanh nghiệp sang các mô hình sơ đồ chuẩn tắc.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại doanh nghiệp

Chương này tập trung làm rõ bản chất kinh tế, nhiệm vụ và các nguyên tắc hạch toán đối với từng khoản mục vốn bằng tiền và công nợ thanh toán trong doanh nghiệp:

  • Nhiệm vụ của kế toán: Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi, số tồn của từng loại tiền; kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo đảm an toàn quỹ tiền tệ, ngăn ngừa tham ô lãng phí; theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán (dưới 12 tháng và trên 12 tháng), phân loại nợ khó đòi để lập dự phòng; quản lý dứt điểm các khoản tạm ứng theo từng cá nhân và mục đích công việc.
  • Hạch toán các phần hành chi tiết:
    • Kế toán tiền mặt (TK 111): Sử dụng Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Căn cứ xuất nhập quỹ thực tế, đối chiếu định kỳ giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
    • Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112): Căn cứ Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Séc, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Sao kê ngân hàng. Xử lý các chênh lệch số liệu chưa rõ nguyên nhân cuối kỳ thông qua TK 1381 hoặc TK 3388; hạch toán thấu chi ngân hàng như một khoản vay ngắn hạn.
    • Kế toán tiền đang chuyển (TK 113): Phản ánh tiền nộp vào ngân hàng hoặc chuyển qua bưu điện nhưng chưa nhận được Giấy báo Có.
    • Kế toán phải thu khách hàng (TK 131) và phải trả người bán (TK 331): Hạch toán chi tiết cho từng khách nợ/chủ nợ; theo dõi chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, hàng mua chưa có hóa đơn (tính theo giá tạm tính). Cả hai tài khoản đều là tài khoản lưỡng tính, khi lập Bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết để phản ánh đồng thời bên Tài sản và bên Nguồn vốn.
    • Kế toán tạm ứng (TK 141): Quản lý tạm ứng cho người lao động thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; thanh toán dứt điểm kỳ trước mới được tạm ứng kỳ sau; chi không hết phải nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương.
Hình thức sổ kế toán Sổ kế toán tổng hợp chủ yếu Đặc trưng ghi chép
Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái Ghi chép toàn bộ nghiệp vụ theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng, sau đó chuyển số liệu vào Sổ Cái.
Nhật ký - Sổ Cái Sổ Nhật ký - Sổ Cái Kết hợp ghi theo thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất.
Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái Căn cứ trực tiếp ghi sổ tổng hợp là Chứng từ ghi sổ do kế toán lập từ chứng từ gốc.
Nhật ký - Chứng từ Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái Tập hợp nghiệp vụ phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp phân tích đối ứng Nợ; sử dụng mẫu sổ in sẵn.
Kế toán trên máy vi tính Sổ Cái, Nhật ký - Sổ Cái (in từ phần mềm) Nhập liệu tự động từ chứng từ gốc; phần mềm tự động xử lý, kết chuyển và in báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường

Chương 2 trình bày toàn diện về cơ cấu tổ chức và quy trình thực hiện công tác kế toán tại đơn vị thực tế:

  • Khái quát đơn vị: Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường (TEDI - RECO) thành lập ngày 28/12/2006 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0100108141 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp, vốn điều lệ ban đầu 10 tỷ đồng. Ban điều hành gồm Giám đốc Vũ Hữu Hoàng và Kế toán trưởng Phạm Thị Hải Vân. Công ty hoạt động hơn 18 năm trong lĩnh vực tư vấn quy hoạch, thiết kế xây dựng công trình cầu, hầm, đường bộ, đường sắt, cảng - đường thủy, hạ tầng kỹ thuật và giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa hạ tầng.
  • Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh: Quy trình tư vấn thiết kế công trình gồm 4 giai đoạn nối tiếp:
    1. Giai đoạn 1 - Thiết kế ý tưởng: Thu thập thông tin quy hoạch, chỉ giới, ngân sách, khảo sát hiện trường và thống nhất định hướng với chủ đầu tư.
    2. Giai đoạn 2 - Hồ sơ cơ sở: Hoàn thành phương án kỹ thuật, tính toán kết cấu, phòng cháy chữa cháy, hạ tầng kỹ thuật phục vụ xin phép xây dựng.
    3. Giai đoạn 3 - Hồ sơ kỹ thuật: Hoàn thiện chi tiết các hạng mục kết cấu, điện nước, PCCC và cảnh quan.
    4. Giai đoạn 4 - Hồ sơ kỹ thuật thi công: Thiết lập bản vẽ chi tiết phục vụ nhà thầu thi công xây dựng.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm: Đại hội đồng cổ đông $\rightarrow$ Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị $\rightarrow$ Giám đốc $\rightarrow$ 5 phòng chức năng (Phòng Kinh doanh, Phòng Tư vấn - thiết kế, Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán).
Đại hội đồng cổ đông
  • Tổ chức công tác kế toán tại TEDI - RECO:
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo hình thức tập trung, hạch toán độc lập; phòng kế toán có 1 nhân viên thực hiện toàn bộ quy trình lập chứng từ, ghi sổ, đối chiếu và lập báo cáo.
    • Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán trên máy vi tính.
    • Thực trạng các phần hành: Khóa luận mô tả chi tiết quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt (Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ quỹ, Sổ chi tiết TK 1111, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111); kế toán tiền gửi ngân hàng (Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết TK 1121, Sổ Cái TK 112); kế toán các khoản thanh toán với người mua (TK 131 gắn với hóa đơn GTGT theo từng đợt nghiệm thu hồ sơ thiết kế); kế toán thanh toán với người bán (TK 331); kế toán tạm ứng (TK 141 phục vụ các đợt công tác khảo sát hiện trường).

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường

Chương 3 tập trung vào đánh giá thực trạng tài chính và đề xuất giải pháp:

  • Phân tích báo cáo tài chính:
    • Phân tích biến động tình hình tài chính tổng thể của công ty qua 2 năm 2022 - 2023 (Bảng 3.1).
    • Phân tích các chỉ tiêu tài chính và hệ số khả năng thanh toán (khả năng thanh toán tổng quát, khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán nhanh).
    • Phân tích tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2022 - 2023 (Bảng 3.4).
  • Đánh giá và giải pháp hoàn thiện:
    • Nhận diện các điểm còn tồn tại trong quy trình luân chuyển chứng từ công nợ và quản lý tạm ứng khảo sát hiện trường.
    • Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ thu chi, tối ưu hóa việc quản lý nợ phải thu từ các ban quản lý dự án và chủ đầu tư, nâng cao tính bảo mật và hiệu quả của phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khảo sát hệ thống hóa quy trình kế toán: Đã mô tả chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tại TEDI - RECO đối với 5 phần hành: Tiền mặt (TK 111), Tiền gửi ngân hàng (TK 112), Phải thu khách hàng (TK 131), Phải trả người bán (TK 331) và Tạm ứng (TK 141).
  • Phản ánh mô hình quản lý và tổ chức kế toán: Phản ánh chân thực mô hình kế toán tập trung tinh gọn với 1 nhân sự phụ trách xử lý toàn bộ hệ thống chứng từ, sổ sách và lập Báo cáo tài chính trên phần mềm kế toán máy vi tính.
  • Đánh giá tài chính doanh nghiệp: Hoàn thành phân tích các chỉ tiêu tài chính, khả năng thanh toán và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn chuyển biến 2022 - 2023 dựa trên hệ thống Báo cáo tài chính năm 2023 đính kèm tại phụ lục.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Hoàn thiện quy trình luân chuyển và đối chiếu chứng từ giữa phòng Kế toán và các phòng chuyên môn (Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tư vấn thiết kế).
  • Tăng cường kiểm soát và theo dõi chặt chẽ kỳ hạn thanh toán các khoản phải thu khách hàng theo tiến độ bàn giao hồ sơ thiết kế 4 giai đoạn (Ý tưởng, Cơ sở, Kỹ thuật, Thi công).
  • Siết chặt kỷ luật tạm ứng (TK 141), yêu cầu hoàn ứng dứt điểm đối với các khoản tạm ứng công tác phí và khảo sát địa hình, địa chất trước khi duyệt khoản tạm ứng mới.
  • Hoàn thiện việc lập và lưu trữ sổ kế toán chi tiết, nâng cao hiệu quả đối chiếu định kỳ giữa sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt với sổ cái kế toán.

Đóng góp của khóa luận

Khóa luận đã gắn kết cơ sở lý luận của Thông tư 200/2014/TT-BTC vào đặc thù sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp tư vấn thiết kế công trình giao thông - nơi sản phẩm mang tính chất vô hình, có chu kỳ thực hiện kéo dài và việc thanh toán phụ thuộc chặt chẽ vào các mốc nghiệm thu pháp lý và kỹ thuật.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Khảo sát thực tế được thực hiện tại một doanh nghiệp tư vấn quy mô phòng kế toán tinh gọn (1 nhân sự), do đó một số giải pháp phân công phân nhiệm kiểm soát nội bộ chuyên sâu khó áp dụng triệt để nếu doanh nghiệp không mở rộng nhân sự kế toán.
    • Chuỗi số liệu phân tích tài chính mới chỉ tập trung trong phạm vi 2 năm (2022 - 2023).
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ tư vấn thiết kế theo từng công trình/dự án cụ thể.
    • Nghiên cứu giải pháp tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống quản trị tiến độ dự án kỹ thuật (ERP ngành xây dựng) nhằm đồng bộ hóa dữ liệu nghiệm thu và ghi nhận doanh thu, công nợ tự động.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
    • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế xây dựng, giao thông, hạ tầng kỹ thuật.
  • Nội dung có giá trị sử dụng cao:
    • Bảng tổng hợp lý luận chi tiết về phương pháp định khoản các tài khoản vốn bằng tiền (111, 112, 113) và công nợ (131, 331, 141) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Hệ thống sơ đồ luân chuyển chứng từ và mô hình kinh doanh 4 giai đoạn gắn liền với hạch toán kế toán thực tế tại doanh nghiệp tư vấn thiết kế cầu đường.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường được thành lập vào thời gian nào và có số vốn điều lệ là bao nhiêu?
Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường (TEDI - RECO) được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100108141 vào ngày 28/12/2006 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội, với quy mô vốn điều lệ ban đầu là 10 tỷ đồng (10.000.000.000 đồng).

2. Quy trình sản xuất kinh doanh dịch vụ tư vấn thiết kế tại công ty gồm những giai đoạn nào?
Quy trình sản xuất kinh doanh dịch vụ tư vấn thiết kế tại TEDI - RECO được chia thành 4 giai đoạn cụ thể: Giai đoạn 1 - Thiết kế ý tưởng; Giai đoạn 2 - Hồ sơ cơ sở; Giai đoạn 3 - Hồ sơ kĩ thuật; Giai đoạn 4 - Hồ sơ kĩ thuật thi công.

3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường có đặc điểm gì?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung và hạch toán độc lập. Phòng Kế toán có 1 nhân viên thực hiện toàn bộ công tác lập chứng từ, ghi chép sổ sách, lập Báo cáo tài chính và ứng dụng hình thức kế toán trên máy vi tính.

4. Khóa luận áp dụng chế độ kế toán nào để làm căn cứ lý luận cho phần hành vốn bằng tiền và thanh toán?
Khóa luận căn cứ trên Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, hướng dẫn chi tiết phương pháp hạch toán các tài khoản 111, 112, 113, 131, 331, 141, 413, 138 và 338.

5. Khi phát sinh chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và chứng từ của ngân hàng vào cuối tháng mà chưa rõ nguyên nhân thì xử lý ra sao theo cơ sở lý thuyết của khóa luận?
Theo lý thuyết của khóa luận, cuối tháng nếu chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên Giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Phần chênh lệch được hạch toán vào bên Nợ TK 1381 (nếu số liệu kế toán lớn hơn ngân hàng) hoặc ghi bên Có TK 3388 (nếu số liệu kế toán nhỏ hơn ngân hàng) để tiếp tục đối chiếu, điều chỉnh trong tháng tiếp theo.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Hải Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hạch toán tại Công ty Cổ phần tư vấn thiết kế Cầu Đường. Nghiên cứu đã làm rõ mối liên kết giữa quy trình dịch vụ tư vấn kỹ thuật 4 giai đoạn với phương thức luân chuyển chứng từ và quản lý công nợ, tiền tệ trên phần mềm kế toán máy vi tính. Các phân tích báo cáo tài chính giai đoạn 2022 - 2023 cùng các giải pháp hoàn thiện được đề xuất là tài liệu tham khảo có giá trị ứng dụng thực tế cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp ngành tư vấn xây dựng công trình giao thông.