CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU Kế toán vốn bằng tiền 1. Tổng quan về vốn bằng tiền 1. Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động trong DN là lượng tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà DN nào cũng sử dụng.
Căn cứ vào phạm vi sử dụng, vốn bằng tiền chia thành: tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển. Đặc điểm Vốn bằng tiền là một khoản mục trong TSNH, được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán, được dùng để phân tích khả năng thanh toán của DN nên có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Vốn bằng tiền là một khoản mục có thể ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác như: thu nhập, chi phí, hầu tết các TK tài sản của DN. Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận cao hầu hết các tài sản khác.
Các gian lận rất tinh vi, khó ngăn chặn và phát hiện. Nhiệm vụ Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền. Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất. Một số qui định về các loại tiền Việt Nam Đồng: đơn vị tiền thống nhất là đồng Việt Nam. Ngoại tệ: Ở những DN có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ lệ hối đoái ngày giao dịch (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán.
Vàng: chỉ áp dụng cho các DN đăng ký kinh doanh vàng bạc. Vàng phải theo dõi theo số lượng, trọng lượng, quy cách và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán) khi tính giá xuất của vàng có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho. Kế toán tiền mặt: 1.
Đặc điểm: TK111 - tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại DN bao gồm: tiền Việt Nam Đồng, ngoại tệ, vàng tiền tệ. Kết cấu TK 111- Tiền mặt NỢ TK 111 CÓ Số dư đầu kỳ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ tồn đầu kỳ -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ; xuất quỹ; -Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ hụt quỹ quỹ phát hiện khi kiểm kê; phát hiện khi kiểm kê; -Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo; số dư ngoại tệ báo cáo; -Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại Chênh lệch đánh giá vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo. Ʃ Phát sinh nợ Ʃ Phát sinh có Số dư cuối kỳ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, 2 vàng tiền tệ cuối kỳ. Chứng từ sử dụng Phiếu thu: Mẫu số 01-TT Phiếu chi: Mấu số 02-TT Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05 - TT Biên lai thu tiền: Mẫu số 06-TT Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a-TT, 08b-TT Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09-TT 1.
Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN): ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt Sổ cái TK 111 (S03b-DN) Sổ chi tiết TK 111, TK 1112, TK 1113 Sổ nhật ký thu tiền 1. Hạch toán chi tiết TK 112 TK 111 TK 112 Rút TGNH Gửi tiền mặt vào về nhập quỹ tiền mặt ngân hàng TK 121,228 TK 121,228 Thu hồi các khoản ĐTTC Mua chứng khoán góp vốn TK 515 TK 635 liên doanh, liên hết Lãi Lỗ TK 131,138,141 TK 152,153,156 3 Thu hồi các khoản nợ Mua vật tư, vật dụng, hàng hóa TK 133 Thuế GTGT TK 341 TK 211,217 Vay ngắn hạn, dài hạn Mua TSCĐ, BĐS đầu tư TK 133 Thuế GTGT TK 411 TK 331,334,338 Nhận vốn góp Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng tiền mặt 511,515,711 138 Doanh thu và thu nhập khác Tiền mặt thiếu phát hiện qua 3331 kiểm kê chờ xử lý Thuế GTGT Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết tiền 1. Kế toán tiền gửi ngân hàng: 1. Đặc điểm: Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng được dùng để phản ánh số liệu và tình hình biến động tăng giảm tại ngân hàng của DN.
Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: 4 NỢ TK 112 CÓ Số dư đầu kỳ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ tại ngân hàng đầu kỳ. -Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng -Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào ngân hàng; tiền tệ rút ra từ ngân hàn; -Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại -Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá số số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ; dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ; -Chênh lệch đánh giá lại vàng, tiền tệ tăng -Chênh lệch đánh giá lại vàng, tiền tệ giảm lại thời điểm báo cáo tại thời điểm báo cáo. Ʃ Phát sinh nợ Ʃ Phát sinh có Số dư cuối kỳ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo Sơ đồ 1.2: Kết cấu tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng 1. Chứng từ sử dụng: Giấy báo Có: khi DN gửi tiền hoặc nhận được tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
Giấy báo Nợ: khi DN rút tiền hoặc thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng. Bản sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi…) Ủy nhiệm chi: DN dùng để gửi cho ngân hàng tại nơi mở tài khoản để trích một số tiền nhất định trong TK của mình để trả cho người thụ hưởng. Sổ kế toán chi tiết Sổ chi tiết TK 1121, TK 1122, TK1123 5 1. Hạch toán chi tiết: 1.
TGNH bằng VND: TK 111 TK 1121 TK 1111 Gửi tiền vào ngân hàng Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt TK 131,136, 138 TK 141, 144, 244 Thu hồi các khoản phải thu Chi tạm ứng ký cược, ký quỹ bằng TGNH TK 141,144,244 TK 121, 228 Thu hối các khoản ký cược, Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng Ký quỹ bằng TGNH TGNH TK 121,228 TK 152, 153, 156,211,217 Thu hồi các khoản ĐTTC Mua vật tư, hàng hóa, vật dụng, TK 515 TK 635 TSCĐ bằng TGNH Lãi Lỗ TK 133 Thuế GTGT TK 341 TK 331, 334, 338 Vay ngắn hạn, dài hạN Thanh toán nợ bằng TGNH TK 511, 515, 711 TK 627, 635, 811 Doanh thu, thu nhập khác Chi phí phát sinh bằng bằng TGNH TGNH 133 Thuế GTGT Sơ đồ 1.3: Số tiền hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng VND 1. TGNH bằng ngoại tệ TK 131, 138 TK 1122 211, 241 6 Thu nợ phải thu bằng ngoại tệ Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ (Tỷ giá ghi sổ) (Tỷ giá thực tế) (Tỷ giá ghi sổ) (Tỷ giá thực tế) TK 515 TK 635 TK 515 TK 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ TK 511, 711, 515 TK 331, 341 Doanh thu, thu nhập khác Thah toán nợ vay bằng ngoại tệ bằng ngoại tệ(tỷ giá thực tế) (Tỷ giá ghi sổ) (Tỷ giá ghi sổ) TK 515 TK635 Lãi Lỗ TK 413 TK 413 Lãi tỷ giá do đánh giá lại ngoại Lỗ tỷ giá do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ kế toán năm tệ cuối kỳ kế toán năm Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ 1. Kiểm kê quỹ: 1. Khái niệm kiểm kê Kiểm kê là việc tiến hành kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có của DN bằng cách cân đo, đong điếm nhằm xác định số tài sản thực có nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế kiểm kê được ghi với số ghi trên sổ kế toán.
7 Kiểm kê quỹ là việc tiến hành kiểm tra tài khoản Tiền mặt tại quỹ và TGNH của DN nhằm xác định số dư tài sản thực phù hợp với số dư trên quỹ tiền mặt và số TGNH của DN. Mục đích kiểm kê Yêu cầu quan trọng nhất của kế toán là việc phản ánh, nghĩa là số liệu trên sổ sách phải phù hợp với số liệu hiện có tại thời điểm tương ứng. Tuy nhiên, số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán vẫn có thể chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch có thể là do việc sai sót trong lập chứng từ, ghi sổ hoặc do hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản hoặc do việc đo lường không chính xác và nghiêm trọng hơn là do các hành vi gian lận và tham ô. Theo như đặc điểm của vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng nhưng nhạy cảm, dễ bị tham ô thì việc kiểm kê quỹ đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo sự chính xác về số liệu, giúp phát hiện những sai sót và gian lận để kịp thời điều chỉnh và phát hiện nguyên nhân để xử lý.
Phương pháp kiểm kê Tùy theo nội dung của đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp phù hợp, đối với vốn bằng tiền sẽ tiến hành kiểm kê tiền mặt và kiểm kê TGNH. Kiểm kê tiền mặt sẽ tiến hành kiểm kê toán bộ tiền Việt Nam Đồng và Ngoại tệ (nếu có) bằng cách đếm trực tiếp từng loại, sau đó đối chiếu giữa các sổ kế toán, sổ quỹ với số liệu kiểm kê được. Kiểm kê TGNH sẽ được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng TK chi tiết trên sổ kế toán với sổ ngân hàng. Quy trình kiểm kê Trước khi tiến hành kiểm kê, DN phải thành lập Ban kiểm kê, Kế toán phải đảm bảo hoàn thành việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ đúng thời điểm để đảm bảo số liệu chính xác để tiến hành kiểm kê.
Nguời quản lý tài sản phải sắp xếp, phân loại tài sản để việc kiểm kê được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng. Tiến hành kiểm kê theo phương pháp và phương thức kiểm kê phù hợp. 8 Sau khi kiểm kê kết thúc, đơn vị kế toán sẽ lập “Báo cáo kết quả kiểm kê” trong đó có đầy đủ chữ ký của Ban kiểm kê.