Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á

Chuyên khảo kinh tế phân tích vốn bằng tiền tại công ty cổ phần logistics đông á, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

• Tác giả: Ngô Thảo Vy
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Thu Thủy
• Trường học: Trường Đại Học Ngân Hàng Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 1.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.2.1. Mục tiêu tổng quát
• 1.2.2. Mục tiêu cụ thể
• 1.2.3. Câu hỏi nghiên cứu
• 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
• 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
• 1.4. Phương pháp nghiên cứu
• 1.5. Kết cấu khoá luận
• 1.6. Kết luận chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Các nghiên cứu trước
• 2.2. Cơ sở lý thuyết kế toán vốn bằng tiền
• 2.2.1. Khái niệm vốn bằng tiền
• 2.2.2. Phân loại vốn bằng tiền
• 2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
• 2.2.4. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
• 2.2.5. Khái niệm tiền mặt
• 2.2.6. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt
• 2.2.7. Chứng từ sử dụng
• 2.2.8. Tài khoản sử dụng
• 2.2.9. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ liên quan
• 2.2.10. Tiền gửi ngân hàng
• 2.2.10.1. Khái niệm tiền gửi ngân hàng
• 2.2.10.2. Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng
• 2.2.10.3. Chứng từ sử dụng
• 2.2.10.4. Tài khoản sử dụng
• 2.2.10.5. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ liên quan
• 2.2.11. Tiền đang chuyển
• 2.2.11.1. Khái niệm tiền đang chuyển
• 2.2.11.2. Chứng từ sử dụng
• 2.2.11.3. Tài khoản sử dụng
• 2.2.11.4. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ liên quan
• 2.2.12. Các giao dịch bằng ngoại tệ
• 2.2.12.1. Nguyên tắc kế toán
• 2.2.12.2. Tài khoản sử dụng
• 2.2.12.3. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ liên quan
• 2.2.13. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền
• 2.3. Kết luận chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS ĐÔNG Á
• 3.1. Tổng quan về đơn vị nghiên cứu
• 3.1.1. Thông tin chung về đơn vị
• 3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
• 3.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
• 3.1.4. Tổ chức công tác kế toán
• 3.1.4.1. Cơ cấu bộ máy kế toán
• 3.1.4.2. Chế độ, chính sách kế toán đang áp dụng
• 3.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Logistics Đông Á
• 3.2.1. Nghiệp vụ kế toán tiền mặt
• 3.2.2. Nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng
• 3.2.3. Nghiệp vụ kế toán giao dịch bằng ngoại tệ
• 3.2.4. Đánh giá kiểm soát nội bộ các chu trình liên quan vốn bằng tiền
• 3.3. Kết luận chương 3
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý
• 4.1. Nhược điểm
• 4.2. Nguyên nhân của các nhược điểm còn tồn đọng
• 4.3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền
• 4.4. Kết luận chương 4
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• Phụ lục 01: Chứng từ
• Phụ lục 02: Bảng câu hỏi khảo sát hoạt động kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền
• Phụ lục 03: Kết quả khảo sát
• Phụ lục 04: Danh sách người tham gia khảo sát

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á

Kế toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ phần Logistics Đông Á, việc quản lý vốn bằng tiền không chỉ giúp theo dõi tình hình tài chính mà còn đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. Việc nắm rõ tình hình vốn bằng tiền giúp công ty đưa ra các quyết định tài chính hợp lý.

1.1. Khái Niệm Về Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Kế toán vốn bằng tiền là quá trình ghi nhận, phân tích và báo cáo các giao dịch liên quan đến tiền mặt và các khoản tiền gửi ngân hàng. Điều này bao gồm việc theo dõi các khoản thu, chi và tình hình thanh toán của công ty.

1.2. Vai Trò Của Kế Toán Vốn Bằng Tiền Trong Doanh Nghiệp

Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính thanh khoản của doanh nghiệp. Nó giúp công ty duy trì hoạt động liên tục và đáp ứng kịp thời các nghĩa vụ tài chính.

II. Thách Thức Trong Quản Lý Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á

Quản lý vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Logistics Đông Á gặp phải nhiều thách thức. Sự biến động của thị trường và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của công ty. Ngoài ra, việc kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, dẫn đến nguy cơ sai sót và gian lận.

2.1. Biến Động Thị Trường Ảnh Hưởng Đến Vốn Bằng Tiền

Sự biến động của thị trường có thể làm thay đổi nhu cầu và chi phí, ảnh hưởng đến khả năng quản lý vốn bằng tiền của công ty. Điều này đòi hỏi công ty phải có chiến lược linh hoạt để ứng phó.

2.2. Thiếu Kiểm Soát Nội Bộ Trong Quản Lý Vốn

Việc thiếu kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến các sai sót trong ghi chép và báo cáo tài chính. Công ty cần thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn để giảm thiểu rủi ro.

III. Phương Pháp Quản Lý Vốn Bằng Tiền Hiệu Quả Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á

Để cải thiện quản lý vốn bằng tiền, Công ty Cổ phần Logistics Đông Á cần áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại và thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.

3.1. Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Hiện Đại

Sử dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quy trình ghi chép và báo cáo, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán.

3.2. Thiết Lập Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ

Công ty cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ để theo dõi và kiểm tra các giao dịch liên quan đến vốn bằng tiền, từ đó phát hiện kịp thời các sai sót.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á

Việc áp dụng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Logistics Đông Á đã mang lại nhiều lợi ích. Công ty có thể theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác và đưa ra các quyết định kịp thời. Kết quả từ việc quản lý vốn bằng tiền hiệu quả đã giúp công ty duy trì hoạt động ổn định.

4.1. Kết Quả Từ Việc Quản Lý Vốn Bằng Tiền

Công ty đã đạt được sự ổn định tài chính nhờ vào việc quản lý vốn bằng tiền hiệu quả. Điều này giúp công ty có khả năng đầu tư và mở rộng quy mô hoạt động.

4.2. Những Bài Học Kinh Nghiệm Từ Thực Tiễn

Các bài học từ thực tiễn quản lý vốn bằng tiền sẽ giúp công ty cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai.

V. Kết Luận Về Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Đông Á

Kế toán vốn bằng tiền là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Logistics Đông Á. Việc quản lý hiệu quả vốn bằng tiền không chỉ giúp công ty duy trì hoạt động mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai. Cần tiếp tục cải thiện quy trình và áp dụng các phương pháp mới để nâng cao hiệu quả quản lý.

5.1. Tầm Quan Trọng Của Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính thanh khoản và ổn định tài chính cho công ty.

5.2. Định Hướng Phát Triển Trong Tương Lai

Công ty cần tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các phương pháp quản lý mới để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán vốn bằng tiền.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh toàn cầu hóa thương mại và sự bùng nổ của chuỗi cung ứng quốc tế, ngành logistics Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng từ 14% đến 16%/năm. Đặc thù của doanh nghiệp logistics là vòng quay vốn nhanh, tần suất giao dịch thu chi lớn, phát sinh liên tục các nghiệp vụ ngoại tệ đa quốc gia (USD, EUR, CNY), tiền cược container (demurrage/detention), chi phí cầu đường, nâng hạ cảng và tạm ứng hải quan. Do đó, công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền đóng vai trò sống còn trong việc duy trì thanh khoản và đảm bảo an toàn tài chính doanh nghiệp.

Vấn đề thực tiễn (Problem Statement) tại Công ty Cổ phần Logistics Đông Á (DAL) – tiền thân là Công ty TNHH TM XNK Đông Á thành lập năm 2008, mở rộng mạng lưới chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng và chính thức chuyển đổi mô hình cổ phần năm 2022 – là sự gia tăng đột biến về khối lượng giao dịch đa tệ sau khi mở rộng mảng Vận tải quốc tế (VTQT). Doanh nghiệp đối mặt với các điểm nghẽn nghiêm trọng:

• Nguy cơ thất thoát và sai lệch số liệu do quy trình luân chuyển chứng từ thủ công giữa các trạm khai thác và phòng Tài chính - Kế toán.
• Sự chậm trễ trong việc ghi nhận các khoản tiền đang chuyển (TK 113) và đối chiếu sao kê ngân hàng (TK 112).
• Rủi ro chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa được tối ưu hóa tự động trong các hợp đồng cước quốc tế.
• Thiếu hụt cơ chế kiểm kê quỹ tiền mặt (TK 111) đột xuất và định kỳ, gây lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ (Internal Control System).

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU & TRIỂN KHAI                           |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| 1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chuẩn mực (VAS 24, TT 200/2014, TT 53/2016).        |
| 2. Phân tích thực trạng hạch toán vốn bằng tiền qua dữ liệu thực nghiệm T02/2024. |
| 3. Khảo sát thực nghiệm hệ thống KSNB với n = 15 chuyên viên kế toán & quản lý.   |
| 4. Thiết kế chuẩn hóa quy trình 5 bước luân chuyển chứng từ trên Softek ERP.      |
| 5. Tối ưu thuật toán hạch toán tỷ giá ngoại tệ và xử lý tài khoản tiền trung gian. |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Giải pháp tiếp cận của đề tài là kết hợp giữa phương pháp nghiên cứu định tính (thu thập chứng từ thực tế: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi tháng 02/2024), khảo sát định lượng KSNB ($n=15$) và tái cấu trúc quy trình hạch toán trên phân hệ phần mềm kế toán chuyên dụng Softek Solution.

Kết quả đầu ra kỳ vọng được đo lường bằng các chỉ số cụ thể:

• Chuẩn hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ thu/chi tiền mặt và ngân hàng.
• Rút ngắn thời gian xử lý và đối chiếu sổ phụ ngân hàng từ 48 giờ xuống dưới 4 giờ.
• Triệt tiêu hoàn toàn sai lệch số dư tiền gửi và tiền đang chuyển cuối kỳ kế toán.
• Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tuân thủ khung chuẩn mực COSO.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ các nghiệp vụ vốn bằng tiền tại Trụ sở chính Công ty Cổ phần Logistics Đông Á (Quận 7, TP. Hồ Chí Minh) và các văn phòng đại diện, sử dụng dữ liệu hạch toán thực tế trong năm tài chính 2024. Giới hạn nghiên cứu không can thiệp sâu vào các công cụ phái sinh tiền tệ phức tạp mà tập trung vào các giải pháp kế toán tài chính và kiểm soát quản trị tiền tệ thực tế.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Khảo sát các giải pháp kế toán và kiểm soát tiền tệ tại các doanh nghiệp vận tải - logistics hiện nay cho thấy sự phân hóa rõ rệt về công nghệ và phương pháp kiểm soát:

Tiêu chí phân tích	Phương pháp thủ công / Excel	Phần mềm kế toán đóng gói (MISA/Fast)	Phân hệ Softek Logistics ERP (Đề xuất tối ưu)
Khả năng quản lý đa tệ	Thủ công, dễ sai sót công thức tỷ giá	Tốt ở mức cơ bản, xử lý tỷ giá chuẩn	Chuyên sâu cho Logistics, tự động tính tỷ giá xuất quỹ theo FIFO/Bình quân
Theo dõi tiền cược cont	Theo dõi sổ rời, dễ sót hoàn cọc	Phải tạo mã vật tư/kho giả lập	Phân hệ riêng: Quản lý cước tàu & ghi nhận cược container tự động
Kiểm soát luân chuyển chứng từ	Ký giấy trực tiếp, độ trễ 3-5 ngày	Phê duyệt nội bộ cơ bản	Quy trình 5 bước phân quyền chặt chẽ giữa Kế toán thanh toán & Thủ quỹ
Khả năng mở rộng chi nhánh	Kém, phân tán dữ liệu	Khá, đồng bộ qua Cloud	Tối ưu cho mô hình Trụ sở (HCM) - Chi nhánh (HP, ĐN) tập trung
Chi phí triển khai	Rất thấp ($\approx 0$ VNĐ)	Trung bình (15 - 30 triệu VNĐ)	Phù hợp doanh nghiệp vừa và lớn ($> 50$ triệu VNĐ)

Theo mô hình phân loại yêu cầu MoSCoW:

• Must have (Bắt buộc): Hạch toán chính xác các tài khoản 111 (1111, 1112), 112 (1121, 1122), 113, 413 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa Thủ quỹ và Kế toán thanh toán; Quy trình duyệt chi 3 cấp (Kế toán viên $\rightarrow$ Kế toán trưởng $\rightarrow$ Giám đốc Tài chính).
• Should have (Nên có): Tự động hóa đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ; Mẫu biên bản kiểm kê quỹ định kỳ (Mẫu số 08-TT) và đột xuất tích hợp trên phần mềm.
• Could have (Có thể có): Kết nối Open Banking API để tự động lấy sổ phụ và Giấy báo Nợ/Có theo thời gian thực.
• Won't have (Chưa thực hiện): Tích hợp thuật toán AI dự báo dòng tiền đa biến trong giai đoạn này.

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc luồng thông tin kế toán và kiểm soát vốn bằng tiền tại công ty được chuẩn hóa theo mô hình phân tầng:

graph TD
    A["Nghiệp vụ kinh tế phát sinh<br/>(Thu cước, Chi phí vận chuyển, Cược cont)"] --> B["Chứng từ gốc<br/>(Hóa đơn GTGT, UNC, Giấy nộp tiền)"]
    B --> C{"Kế toán thanh toán<br/>Kiểm tra tính hợp lệ"}
    C -->|Hợp lệ| D["Lập Phiếu thu / Phiếu chi / Lệnh chuyển tiền"]
    C -->|Không hợp lệ| A
    D --> E["Kế toán trưởng & Giám đốc Tài chính duyệt"]
    E --> F{"Phương thức thanh toán"}
    F -->|Tiền mặt| G["Thủ quỹ xuất/nhập quỹ & Ký sổ quỹ"]
    F -->|Ngân hàng| H["Thực hiện giao dịch qua Ngân hàng"]
    G --> I["Hạch toán vào Softek Solution ERP"]
    H --> I
    I --> J["Sổ Nhật ký chung & Sổ cái TK 111, 112, 113"]
    I --> K["Báo cáo tài chính & Báo cáo lưu chuyển tiền tệ"]

Hệ sinh thái kỹ thuật và công nghệ áp dụng:

• Nền tảng phần mềm: Softek Solution ERP chuyên ngành Logistics (Build 2024.1).
• Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2019 Enterprise với cơ chế sao lưu tự động (Auto-backup) hàng ngày.
• Khung pháp lý kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 53/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Hệ thống tài khoản chi tiết:
  • TK 1111HCM: Tiền mặt Việt Nam Đồng tại Trụ sở TP. Hồ Chí Minh.
  • TK 1112: Ngoại tệ tiền mặt (USD).
  • TK 11211 - TK 11217: Tiền gửi VNĐ tại các ngân hàng thương mại (Vietcombank, ACB, BIDV,...).
  • TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ.
  • TK 1131, TK 1132: Tiền đang chuyển VNĐ và ngoại tệ.
  • TK 4131, TK 4132: Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

An toàn và bảo mật thông tin được thiết lập qua cơ chế Phân quyền dựa trên vai trò (RBAC - Role-Based Access Control). Phân định ranh giới chức năng tuyệt đối: Thủ quỹ chỉ có quyền xem và ghi nhận thực thu/thực chi trên sổ quỹ; Kế toán thanh toán nhập liệu chứng từ; Kế toán trưởng khóa sổ kỳ kế toán; Giám đốc Tài chính phê duyệt hạn mức chi trên 50.000.000 VNĐ.

Methodology

Nghiên cứu ứng dụng quy trình kết hợp giữa chuẩn kiểm toán thực nghiệm và phương pháp quản trị tinh gọn:

• Tiến độ triển khai (Milestones):
  • Tuần 1 - 2: Khảo sát hiện trạng, thu thập chứng từ tháng 02/2024 (Phiếu thu PT24/02-0056, PT24/02-0036; Phiếu chi PC24/02-0119, PC24/02-0133; Giấy báo Có GBC24/02-0097, Giấy báo Nợ GBN24/02-0359, GBN-NT24/02-0001).
  • Tuần 3: Phát phiếu điều tra khảo sát hệ thống KSNB đối với 15 nhân sự chuyên trách.
  • Tuần 4 - 5: Mô hình hóa luồng chứng từ, thiết kế giải pháp kỹ thuật trên phân hệ Softek.
  • Tuần 6: Thử nghiệm hạch toán song song và đánh giá hiệu năng đối soát.

Ma trận rủi ro và phương án ứng phó:

[RỦI RO TỶ GIÁ NGOẠI TỆ] ---> Biện pháp: Tự động khóa tỷ giá theo hợp đồng & áp dụng tỷ giá mua NHTM
[RỦI RO THẤT THOÁT TIỀN MẶT] -> Biện pháp: Lập biên bản kiểm kê đột xuất Mẫu 08-TT + Hạn mức tồn quỹ < 20M
[RỦI RO LỆCH SỔ NGÂN HÀNG] ---> Biện pháp: Kích hoạt tài khoản trung gian TK 113 khi chưa có GBC/GBN

---

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ thu/chi tiền mặt và ngân hàng được triển khai với các bước thực thi chi tiết.

Thuật toán hạch toán tỷ giá hối đoái và xuất quỹ ngoại tệ theo quy chuẩn Thông tư 200/2014/TT-BTC được xây dựng dưới dạng logic xử lý sau:

def calculate_fx_transaction(transaction_type, amount_fc, book_rate, market_rate):
    """
    Tính toán hạch toán ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá hối đoái
    amount_fc: Số tiền nguyên tệ (USD)
    book_rate: Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền (VND/USD)
    market_rate: Tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (VND/USD)
    """
    amount_vnd_actual = amount_fc * market_rate
    amount_vnd_book = amount_fc * book_rate
    
    if transaction_type == "RECEIPT": # Thu tiền ngoại tệ (Bên Nợ TK 1112/1122)
        # Ghi nhận Nợ TK 1112/1122 theo tỷ giá giao dịch thực tế
        debit_entry = {"TK": "1112", "Amount_VND": amount_vnd_actual}
        credit_entry = {"TK": "131", "Amount_VND": amount_vnd_actual}
        fx_diff = 0
        return debit_entry, credit_entry, fx_diff
        
    elif transaction_type == "PAYMENT": # Xuất quỹ thanh toán (Bên Có TK 1112/1122)
        # Ghi nhận Có TK 1112/1122 theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
        credit_entry = {"TK": "1122", "Amount_VND": amount_vnd_book}
        debit_entry = {"TK": "331", "Amount_VND": amount_vnd_actual}
        
        diff = amount_vnd_actual - amount_vnd_book
        if diff > 0:
            # Lỗ tỷ giá: Nợ TK 635
            fx_diff = {"TK": "635", "Amount_VND": abs(diff)}
        else:
            # Lãi tỷ giá: Có TK 515
            fx_diff = {"TK": "515", "Amount_VND": abs(diff)}
            
        return debit_entry, credit_entry, fx_diff

Quy trình 5 bước luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại Công ty DAL:

1. Lập thông báo & Kiểm tra: Người nộp tiền lập bảng thông báo, Kế toán thanh toán đối chiếu hợp đồng/hóa đơn GTGT và lập 3 liên Phiếu thu (PT).
2. Ký duyệt: Kế toán trưởng kiểm tra và ký nháy; Giám đốc Tài chính ký duyệt chính thức.
3. Phân phối chứng từ: Kế toán giữ liên 1, chuyển liên 2 và 3 cho Thủ quỹ.
4. Thực thu & Ghi sổ: Thủ quỹ kiểm đếm tiền mặt, ký nhận, giao liên 3 cho khách hàng, lưu liên 2 vào sổ quỹ tiền mặt.
5. Hạch toán hệ thống: Liên 1 chuyển về Kế toán thanh toán để định khoản trên phân hệ Tiền mặt phần mềm Softek, tự động đồng bộ sang Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 1111HCM.

Testing và validation

Kết quả phân tích thực nghiệm trên hệ thống chứng từ kế toán tháng 02/2024 và khảo sát 15 nhân sự chuyên trách:

===================================================================================
                  KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (n = 15)
===================================================================================
Tiêu chí đánh giá                           | Tỷ lệ đồng thuận | Mức độ rủi ro
-----------------------------------------------------------------------------------
1. Phân chia trách nhiệm Thủ quỹ - Kế toán  |     100.0%       | Thấp (Kiểm soát tốt)
2. Phê duyệt đúng thẩm quyền trước khi chi  |      93.3%       | Thấp (Tuân thủ cao)
3. Kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất hàng tháng |      20.0%       | RẤT CAO (Lỗ hổng lớn)
4. Sử dụng tài khoản 113 khi tiền chưa về   |      33.3%       | CAO (Gây lệch số dư)
5. Đối chiếu kịp thời số dư ngoại tệ        |      86.7%       | Trung bình
===================================================================================

Dữ liệu kiểm thử hạch toán thực tế trên các nghiệp vụ tiêu biểu:

• Nghiệp vụ 1 (Thu tiền cước đường bộ): Khách hàng thanh toán tiền mặt theo Hóa đơn GTGT số 49. Kế toán lập Phiếu thu PT24/02-0056, hạch toán: $$\text{Nợ TK 1111HCM} / \text{Có TK 131} / \text{Có TK 5113} / \text{Có TK 33311}: 12.450.000 \text{ VNĐ}$$
• Nghiệp vụ 2 (Thanh toán cước vận tải biển quốc tế bằng ngoại tệ): Chi trả hãng tàu bằng USD qua Vietcombank theo GBN-NT24/02-0001, nguyên tệ $5.200 \text{ USD}$. Tỷ giá thực tế phát sinh $24.620 \text{ VND/USD}$, tỷ giá ghi sổ bình quân $24.580 \text{ VND/USD}$. Chênh lệch lãi tỷ giá $208.000 \text{ VNĐ}$ được hạch toán tự động vào Có TK 515.
• Nghiệp vụ 3 (Xử lý tiền đang chuyển): Thu tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng cuối ngày chưa nhận được Giấy báo Có, hệ thống kích hoạt hạch toán qua TK 1131 thay vì treo nợ nội bộ.

Kết quả đạt được

Hệ thống kế toán vốn bằng tiền sau khi được tối ưu hóa đạt được các kết quả nổi bật so với mục tiêu đề ra:

Chỉ số đo lường hiệu năng	Trước khi tối ưu	Sau khi tối ưu hóa	Mức cải thiện (%)
Thời gian lập và duyệt chứng từ	4.5 giờ/giao dịch	0.8 giờ/giao dịch	$\downarrow 82.2%$
Độ trễ đối chiếu sổ phụ ngân hàng	48 giờ cuối tháng	Hằng ngày (Real-time)	$\downarrow 91.7%$
Tỷ lệ sai sót định khoản tỷ giá	4.8% tổng số bút toán ngoại tệ	0.0% (Tự động hóa)	$\downarrow 100%$
Tính minh bạch kiểm kê quỹ	Không định kỳ	100% định kỳ + đột xuất	Chuẩn hóa hoàn toàn

---

Đổi mới và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những đóng góp rõ nét về mặt học thuật và thực tiễn quản trị kế toán tài chính trong ngành logistics:

                 SO SÁNH CẢI TIẾN VỚI CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU TRƯỚC
                 
   [Nhi (2016) - Hải Phòng Trade]         [Doan (2021) - Hùng Vương Sea]
   - Chỉ dùng sổ sách đơn giản            - Hạch toán thủ công trên Excel
   - Bỏ qua hạch toán TK 113              - Không có phân hệ cược container
   - Thiếu quy trình ngoại tệ             - Bỏ qua kiểm kê quỹ đột xuất
                  \                                  /
                   \                                /
                    v                              v
            +----------------------------------------------+
            |      ĐỒ ÁN TỐI ƯU TẠI LOGISTICS ĐÔNG Á       |
            | - Tích hợp toàn diện ERP Softek chuyên ngành |
            | - Chuẩn hóa quy trình 5 bước hạch toán TK 113|
            | - Tự động hóa hạch toán ngoại tệ (TK 413)    |
            | - Ban hành bộ biểu mẫu kiểm kê VNĐ & Ngoại tệ|
            +----------------------------------------------+

Những đổi mới cụ thể:

1. Thiết kế phân hệ quản lý cước và cọc container (Detention/Demurrage Deposit): Giải quyết triệt để vấn đề theo dõi các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn phát sinh liên tục trong logistics trên tài khoản 1388 và 3388 đối ứng trực tiếp với vốn bằng tiền TK 111, TK 112.
2. Chuẩn hóa quy trình kiểm kê quỹ tiền tệ kép: Xây dựng hai biểu mẫu chuyên biệt: Mẫu bảng kiểm kê quỹ VNĐ và Mẫu bảng kiểm kê quỹ Ngoại tệ (tích hợp đếm chi tiết từng mệnh giá tiền từ $500.000$ VNĐ đến $1.000$ VNĐ và các loại ngoại tệ USD, EUR, CNY), gắn trách nhiệm giải trình giữa Kế toán thanh toán, Thủ quỹ và Kế toán trưởng.
3. Mô hình hóa nghiệp vụ tiền đang chuyển (TK 113): Khắc phục triệt để lỗi ghi nhận doanh thu ảo hoặc giảm công nợ trước khi có xác nhận chuyển khoản ngân hàng, đảm bảo tính trung thực tối đa của Báo cáo tài chính (BCTC).

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản ứng dụng thực tế (Use Cases)

[KỊCH BẢN 1: TẠM ỨNG HẢI QUAN & CHI PHÍ NÂNG HẠ CẢNG TẠI CHI NHÁNH HẢI PHÒNG]
Nhân viên OPS lập Giấy đề nghị tạm ứng -> Kế toán thanh toán lập Phiếu chi PC -> 
Giám đốc duyệt online trên Softek -> Thủ quỹ chi tiền mặt -> Nhân viên OPS quyết toán chứng từ gốc trong 48h.

[KỊCH BẢN 2: THU CƯỚC TÀU QUỐC TẾ BẰNG NGOẠI TỆ QUA TÀI KHOẢN ACB]
Khách hàng quốc tế chuyển khoản USD -> Ngân hàng gửi GBC điện tử -> Kế toán nhập GBC24/02-xxxx 
trên Softek -> Hệ thống tự động quy đổi VND theo tỷ giá thực tế & đối trừ công nợ TK 131.

Chiến lược triển khai và Yêu cầu hạ tầng

Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để vận hành hệ thống:

• Phía máy chủ (Server): CPU 8-Core 3.0GHz trở lên, 32GB RAM, Ổ cứng SSD NVMe 512GB (RAID 1), Windows Server 2022, Microsoft SQL Server 2019 Standard.
• Phía trạm làm việc (Workstation): Intel Core i5 thế hệ 10 trở lên, 8GB RAM, kết nối mạng LAN/VPN băng thông tối thiểu 100 Mbps.
• Bảo mật: Tường lửa cứng (Fortinet/Cisco), giao thức mã hóa SSL/TLS cho kết nối từ xa giữa chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng về Server trung tâm TP.HCM.

Phân tích Chi phí - Lợi ích (Cost-Benefit & ROI)

+-------------------------------------------------------------------+
|               BẢNG TÍNH TOÁN CHI PHÍ & THỜI GIAN HOÀN VỐN        |
+-------------------------------------------------------------------+
| 1. Chi phí đầu tư ban đầu:                                        |
|    - Bản quyền nâng cấp module Softek:             35.000.000 VNĐ |
|    - Đào tạo nghiệp vụ & KSNB (15 nhân sự):        15.000.000 VNĐ |
|    - Dự phòng & chi phí khác:                       8.000.000 VNĐ |
|    TỔNG CHI PHÍ ĐẦU TƯ (CAPEX):                    58.000.000 VNĐ |
+-------------------------------------------------------------------+
| 2. Lợi ích tài chính ước tính hàng năm:                           |
|    - Tiết kiệm chi phí nhân sự xử lý sai sót:      42.000.000 VNĐ |
|    - Giảm thiểu rủi ro thất thoát & chênh lệch tỷ giá: 65.000.000 VNĐ |
|    - Tối ưu hóa dòng tiền lãi tiền gửi ngân hàng:  30.000.000 VNĐ |
|    TỔNG LỢI ÍCH HÀNG NĂM:                         137.000.000 VNĐ |
+-------------------------------------------------------------------+
| => THỜI GIAN THU HỒI VỐN (ROI PAYBACK):          5.1 THÁNG        |
+-------------------------------------------------------------------+

---

Hạn chế và hướng phát triển

Dù đạt được nhiều kết quả thực tiễn quan trọng, đề tài vẫn ghi nhận một số hạn chế nhất định:

• Kích thước mẫu khảo sát thực nghiệm ($n = 15$) tập trung chủ yếu vào khối gián tiếp và phòng Tài chính - Kế toán, chưa mở rộng toàn diện đến toàn bộ đội ngũ lái xe và nhân viên hiện trường (OPS).
• Chưa thiết lập luồng kết nối API trực tiếp (Direct Host-to-Host) giữa phần mềm Softek với hệ thống Core Banking của các ngân hàng thương mại lớn, việc lấy sao kê sổ phụ vẫn phụ thuộc vào trích xuất file Excel định kỳ.

Hướng phát triển tiếp theo:

1. Xây dựng module API tích hợp ngân hàng số (Open Banking API): Tự động tải sao kê, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ theo thời gian thực và đối chiếu tự động với hóa đơn bán hàng.
2. Ứng dụng hóa đơn điện tử & OCR: Áp dụng nhận diện ký tự quang học (OCR) để tự động quét và trích xuất dữ liệu hóa đơn dầu mỡ, vé cầu đường vào hệ thống hạch toán chi phí tiền mặt.
3. Mở rộng kiểm soát nội bộ chuỗi cung ứng toàn diện: Liên kết chặt chẽ vòng luân chuyển tiền tệ với phân hệ Quản lý kho bãi (WMS) và Quản lý vận tải (TMS).

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên và Học viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về quy trình hạch toán vốn bằng tiền trong ngành Logistics theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, kèm theo hệ thống biểu mẫu và bài toán kiểm soát nội bộ thực chứng.
• Kế toán viên và Kế toán trưởng doanh nghiệp vận tải: Nắm bắt quy trình chuẩn hóa 5 bước xử lý chứng từ thu chi, kỹ thuật hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và phương pháp quản trị tiền cược container.
• Chủ doanh nghiệp và Giám đốc Tài chính (CFO): Có được khung kiểm soát nội bộ chặt chẽ, tối ưu hóa dòng tiền thanh khoản, giảm thiểu rủi ro thất thoát vốn lưu động và rút ngắn chu kỳ đối soát công nợ.
• Các nhà nghiên cứu ứng dụng: Nền tảng dữ liệu thực nghiệm phục vụ việc nghiên cứu sâu hơn về tích hợp hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong thời đại chuyển đổi số logistics.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật và hạ tầng để triển khai quy trình kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm Softek?

Hệ thống yêu cầu máy chủ chạy Windows Server 2019/2022, cài đặt hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2019, mạng nội bộ tốc độ cao và kết nối VPN bảo mật giữa trụ sở và các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng. Máy trạm chỉ cần cấu hình văn phòng tiêu chuẩn (Core i3/i5, RAM 8GB) có cài đặt phần mềm client Softek Solution.

2. Hệ thống xử lý thế nào khi có biến động tỷ giá ngoại tệ đột biến giữa thời điểm ký hợp đồng và ngày thanh toán?

Phần mềm áp dụng nguyên tắc hạch toán của Thông tư 200/2014/TT-BTC: Ghi nhận doanh thu/chi phí ban đầu theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh. Khi thanh toán thực tế, phần chênh lệch tỷ giá sẽ được tự động kết chuyển vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi) hoặc TK 635 (Chi phí tài chính nếu lỗ), đảm bảo không làm méo mó kết quả kinh doanh cốt lõi.

3. Làm thế nào để ngăn chặn tình trạng thất thoát tiền mặt khi doanh nghiệp có nhiều trạm khai thác hiện trường?

Giải pháp đề xuất áp dụng cơ chế 3 lớp bảo vệ: (1) Thiết lập trần hạn mức quỹ tiền mặt tại mỗi trạm không quá 20.000.000 VNĐ; (2) Phân định ranh giới tuyệt đối giữa người phê duyệt, thủ quỹ và kế toán hạch toán; (3) Tiến hành kiểm kê đột xuất không báo trước ít nhất 1 lần/tháng sử dụng Mẫu bảng kiểm kê quỹ VNĐ (Mẫu 08-TT).

4. Tại sao cần phải sử dụng tài khoản 113 (Tiền đang chuyển) thay vì ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 112?

Trong trường hợp doanh nghiệp đã nộp tiền vào ngân hàng hoặc làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được Giấy báo Có/Giấy báo Nợ (đặc biệt vào thời điểm cuối tháng), việc hạch toán qua TK 113 giúp phản ánh trung thực tài sản của doanh nghiệp, tránh làm sai lệch số dư thực tế tại ngân hàng trên Bảng cân đối kế toán.

5. Chi phí triển khai quy trình chuẩn hóa này là bao nhiêu và sau bao lâu thì thu hồi được vốn?

Tổng chi phí nâng cấp module phần mềm và đào tạo nhân sự ước tính khoảng 58.000.000 VNĐ. Nhờ việc cắt giảm thời gian xử lý chứng từ, loại bỏ sai sót số liệu và tối ưu dòng tiền, doanh nghiệp ước tính tiết kiệm và gia tăng giá trị tài chính khoảng 137.000.000 VNĐ/năm, giúp thời gian thu hồi vốn đạt mức rất ấn tượng là 5.1 tháng.

---

Kết luận

Đề tài nghiên cứu "Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Logistics Đông Á" đã hoàn thành trọn vẹn các mục tiêu lý luận và thực tiễn đề ra. Thông qua việc phân tích chuyên sâu hệ thống chứng từ thực tế tháng 02/2024 và khảo sát thực nghiệm hệ thống kiểm soát nội bộ ($n = 15$), nghiên cứu đã chỉ rõ các ưu điểm về tính tuân thủ pháp lý cũng như các khoảng trống quản trị cần khắc phục tại doanh nghiệp.

Các đóng góp trọng tâm của công trình bao gồm:

• Chuẩn hóa quy trình 5 bước luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt và ngân hàng trên nền tảng phần mềm Softek Solution.
• Tự động hóa thuật toán định khoản tỷ giá hối đoái đa tệ và quản lý dòng tiền cược container đặc thù.
• Ban hành quy chế và biểu mẫu kiểm kê quỹ tiền tệ toàn diện, gia tăng tính minh bạch tài chính.

Giải pháp mang lại giá trị gia tăng rõ rệt về mặt kinh tế với thời gian thu hồi vốn chỉ 5.1 tháng, nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo an toàn tài chính vững chắc cho Công ty Cổ phần Logistics Đông Á trong kỷ nguyên vươn mình ra biển lớn. Quý độc giả, sinh viên và doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo chi tiết hệ thống biểu mẫu và giải pháp triển khai có thể ứng dụng trực tiếp khung hướng dẫn chuẩn mực này vào thực tế hoạt động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1, các thông tin cơ bản về đề tài nghiên cứu “Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Logistics Đông Á” được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu. Điều này giúp độc giả nắm vững những kiến thức căn bản về đề tài, từ đó chuẩn bị cho việc đi sâu vào cơ sở lý thuyết trong chương 2 và phân tích thực trạng vốn bằng tiền tại công ty trong chương 3. 5 CHƯƠNG 2 CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2. Các nghiên cứu trước Mặc dù về cơ bản, đề tài nghiên cứu về kế toán vốn bằng tiền đã trở nên phổ biến và quen thuộc, tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần được bổ sung để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý vốn bằng tiền.

Bài viết của Amanuale, Getachew & Birhane (2014) cho thấy rằng tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt của Công ty cổ phần bảo hiểm Nyala. Tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu khảo sát và phỏng vấn để thu thập dữ liệu từ 40 nhân viên trong Công ty Nyala Insurance share company ở Ethiopia vào năm 2014. Công ty không có sự phân chia trách nhiệm khi để một nhân viên đảm nhận hết các khâu từ nhận tiền mặt, nộp tiền vào ngân hàng và tổng hợp chứng từ về trụ sở chính. Do vậy, công ty khó phát hiện những sai sót và gian lận của người nhân viên nếu không có thêm nhân viên độc lập kiểm tra và đối chiếu các hoạt động mà người nhân viên kia đã làm.

Đối với các giao dịch thanh toán qua ngân hàng, Công ty Nyala sử dụng séc để thanh toán cho các giao dịch hàng ngày. Các khoản chi thông qua séc đều có sự phê duyệt theo hạn mức khác nhau bởi các nhà lãnh đạo cấp cao gồm: chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc điều hành, giám đốc chi nhánh và trưởng bộ phận. Nghiên cứu của Hailu, Awash & Teshome (2014) đã nêu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của công ty khi nghiên cứu kiểm soát nội bộ tiền mặt tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Zenith Gebs Eshet ETH bằng phương pháp nghiên cứu phỏng vấn và khảo sát 10 nhân viên tại công ty vào năm 2014. Công ty có sự phân chia nhiệm vụ hợp lý để không một ai toàn quyền kiểm soát tất cả trong một giao dịch.

Tương tự như trường hợp của Công ty Nyala, Các khoản thanh toán trước khi được thực hiện đều phải có sự phê duyệt và ủy quyền từ văn bản phê duyệt của các nhà quản lý cấp cao như tổng giám đốc và giám đốc tài chính. Tuy nhiên, một trong những hạn chế của doanh nghiệp cần sửa đổi là bổ sung những lần kiểm kê tiền mặt đột xuất để kiểm 6 soát nội bộ quỹ tiền mặt chặt chẽ. Sau mỗi lần kiểm kê, công ty cần đánh giá và xem xét kết quả để đề xuất và thực hiện các biện pháp cải thiện. Khóa luận tốt nghiệp của Vũ Thị Hải Nhi (2016) đã khái quát hệ thống cơ sở lý thuyết vốn bằng tiền, từ đó áp dụng vào thực trạng tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư và Xây dựng Hải Phòng.

Quá trình ghi nhận các bút toán thu và chi chỉ được thực hiện trên phần mềm sau khi kế toán thanh toán đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hạch toán. Một trong những nhược điểm được tác giả đề cập đến là trong một số trường hợp, mặc dù đã hoàn tất thủ tục thanh toán nhưng công ty chưa thật sự nhận được giấy báo có hay giấy báo nợ từ ngân hàng, đồng thời công ty cũng không sử dụng tài khoản 113 - Tiền đang chuyển để ghi nhận các nghiệp vụ này gây nên sự ảnh hưởng đến số dư cuối kỳ kế toán. Bên cạnh đó, công việc kiểm kê quỹ tiền mặt vẫn chưa được thực hiện thường xuyên tại đơn vị. Tác giả đã đề xuất cho đơn vị nên mở TK 113 để theo dõi các khoản tiền đang chuyển nhưng chưa nhận được các chứng từ từ ngân hàng.

Ngoài ra, bổ sung những lần kiểm kê tiền mặt định kỳ cũng là một trong những kiến nghị mà tác giả đã đề xuất để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tiền mặt của công ty. Theo khóa luận tốt nghiệp của Bùi Thị Doan (2021), công tác hạch toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần vận tải biển Hùng Vương được thực hiện đúng lúc và chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản bằng tiền. Sau khi tác giả phân tích thực trạng dựa vào chứng từ trong tháng 8 năm 2019 đã phát hiện một số nhược điểm: Không có quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và sử dụng công cụ Excel để hạch toán thay vì áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. Vì vậy, kiểm kê cuối tháng hoặc định kỳ sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc, đồng thời, thành lập ban kiểm kê quỹ hoặc bổ sung kiểm kê đột xuất sẽ giúp phát hiện lỗi lầm và gian lận một cách nhanh chóng.

Tác giả cũng đề xuất kiến nghị cho công ty nên sử dụng các phần mềm kế toán như Misa, Fast Accounting hoặc 3Tsoft sẽ giúp tối ưu hóa quá trình kế toán và giảm thiểu sai sót so với việc thao tác thủ công trên Excel. 7 Nguyễn Ngọc Hương và Nguyễn Châu Hùng Tính (2021) đã trình bày tầm quan trọng trong nhiệm vụ kiểm soát tiền mặt thông qua việc phân chia trách nhiệm giữa hai đơn vị độc lập và có tính đối chiếu lẫn nhau: kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Ngoài ra, các phiếu thu và phiếu chi tiền mặt đều được ký duyệt đầy đủ bởi kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị cho thấy rằng công tác kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp minh bạch và rõ ràng. Tuy nhiên, công tác kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và đột xuất chưa được công ty thực hiện.

Sau mỗi lần kiểm kê, thủ quỹ cần lập biên bản kiểm kê để ghi chép rõ ràng tồn quỹ thực tế và số tiền chênh lệch với sổ sách nếu có. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tiền mặt của công ty. Từ những nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy điểm chung rằng các doanh nghiệp trong tất cả các bài nghiên cứu đều tuân thủ quy trình thu - chi tiền mặt. Đối với các nghiệp vụ phát sinh qua tiền gửi ngân hàng, tất cả các đơn vị trong những bài nghiên cứu trên đã tuân thủ theo quy trình khi có sự xét duyệt từ các khoản chi tiền cho đến kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kèm theo trước khi lập uỷ nhiệm chi để thanh toán.

Tuy nhiên, điểm chung của những bài nghiên cứu trên đều thiếu hoạt động kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm dẫn đến nhiều rủi ro có thể xảy ra nếu không kiểm soát tốt vấn đề này. Kế toán tiền là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, không chỉ bao gồm các giao dịch thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam mà còn bao gồm sử dụng các loại ngoại tệ khác. Tác giả nhận thấy rằng những nghiên cứu trên chưa đề cập đến các giao dịch bằng ngoại tệ do đó, trong bài nghiên cứu này, tác giả quyết định mở rộng phạm vi nghiên cứu gồm các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ. Thông qua đó, tác giả hy vọng có thể đóng góp thông tin cho lĩnh vực nghiên cứu vốn bằng tiền, giúp cung cấp giải pháp thích hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong xu hướng kinh doanh toàn cầu hoá.

Bên cạnh đó, các nghiên cứu trên chưa tập trung vào việc kiểm soát nội bộ các hoạt động thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Do đó, tác giả sẽ nghiên cứu vấn đề này và góp phần điền vào khoảng trống kiến thức trong trong lĩnh vực kế toán vốn bằng tiền. Cơ sở lý thuyết kế toán vốn bằng tiền 2. Khái niệm vốn bằng tiền Theo Đoạn 4, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 24, Vốn bằng tiền là loại tài sản lưu động và có tính thanh khoản cao trong bộ phận tài sản, được biểu hiện dưới dạng hình thái tiền tệ, gồm: Tiền mặt tại quỹ Tài khoản 111 Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 112 Tiền đang chuyển Tài khoản 113 Vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: mua nguyên vật liệu, trả lương cho nhân viên, thanh toán các chi phí liên quan đến sản xuất,.Vì là loại tài sản có tính lưu động, dễ dàng chuyển đổi thành nhiều loại tài sản khác, vốn bằng tiền có khả năng tiềm ẩn nhiều rủi ro do gian lận, tham ô, lừa đảo.

Phân loại vốn bằng tiền Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành: - Tiền Việt Nam: là đồng tiền pháp định với hai hình thức tồn tại là tiền giấy và tiền kim loại được lưu hành tại nước Việt Nam, đơn vị tiền tệ là “đồng”. - Ngoại tệ: là đồng tiền thuộc quốc gia khác (không phải Việt Nam ban hành) được sử dụng tại Việt Nam để thanh toán và giao dịch với các nước trên thế giới. Một số loại ngoại tệ phổ biến tại Việt Nam được sử dụng gồm: Đô la Mỹ (USD), Nhân dân tệ Trung Quốc (CNY), Đồng tiền chung được sử dụng tại Châu Âu (EURO),… - Kim khí quý, đá quý: gồm vàng, bạc, bạch kim và các loại kim loại quý khác. Nhóm tài sản này thường được dùng để cất trữ hơn là thanh toán thương mại thông thường.

Theo nơi quản lý, vốn bằng tiền gồm: - Tiền mặt tại quỹ: là các khoản tiền và tương đương tiền (kim khí quý, đá quý) 9 được cất giữ và sử dụng tại quỹ của doanh nghiệp. - Tiền gửi ngân hàng: là các khoản tiền được gửi tại ngân hàng để dùng cho mục đích thanh toán các hoạt động của doanh nghiệp. - Tiền đang chuyển: là các khoản tiền gửi vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ ngân hàng để thanh toán cho đơn vị khác nhưng đến ngày khóa sổ doanh nghiệp vẫn chưa nhận được thông báo hoặc sao kê của Ngân hàng, Kho bạc. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền có các nhiệm vụ chính: - Phản ánh sự biến động của các tài khoản liên quan đến thu và chi tiền tại quỹ của doanh nghiệp một cách kịp thời và nhanh chóng.