chương 1, các thông tin cơ bản về đề tài nghiên cứu “Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Logistics Đông Á” được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu. Điều này giúp độc giả nắm vững những kiến thức căn bản về đề tài, từ đó chuẩn bị cho việc đi sâu vào cơ sở lý thuyết trong chương 2 và phân tích thực trạng vốn bằng tiền tại công ty trong chương 3. 5 CHƯƠNG 2 CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2. Các nghiên cứu trước Mặc dù về cơ bản, đề tài nghiên cứu về kế toán vốn bằng tiền đã trở nên phổ biến và quen thuộc, tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần được bổ sung để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý vốn bằng tiền.
Bài viết của Amanuale, Getachew & Birhane (2014) cho thấy rằng tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt của Công ty cổ phần bảo hiểm Nyala. Tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu khảo sát và phỏng vấn để thu thập dữ liệu từ 40 nhân viên trong Công ty Nyala Insurance share company ở Ethiopia vào năm 2014. Công ty không có sự phân chia trách nhiệm khi để một nhân viên đảm nhận hết các khâu từ nhận tiền mặt, nộp tiền vào ngân hàng và tổng hợp chứng từ về trụ sở chính. Do vậy, công ty khó phát hiện những sai sót và gian lận của người nhân viên nếu không có thêm nhân viên độc lập kiểm tra và đối chiếu các hoạt động mà người nhân viên kia đã làm.
Đối với các giao dịch thanh toán qua ngân hàng, Công ty Nyala sử dụng séc để thanh toán cho các giao dịch hàng ngày. Các khoản chi thông qua séc đều có sự phê duyệt theo hạn mức khác nhau bởi các nhà lãnh đạo cấp cao gồm: chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc điều hành, giám đốc chi nhánh và trưởng bộ phận. Nghiên cứu của Hailu, Awash & Teshome (2014) đã nêu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của công ty khi nghiên cứu kiểm soát nội bộ tiền mặt tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Zenith Gebs Eshet ETH bằng phương pháp nghiên cứu phỏng vấn và khảo sát 10 nhân viên tại công ty vào năm 2014. Công ty có sự phân chia nhiệm vụ hợp lý để không một ai toàn quyền kiểm soát tất cả trong một giao dịch.
Tương tự như trường hợp của Công ty Nyala, Các khoản thanh toán trước khi được thực hiện đều phải có sự phê duyệt và ủy quyền từ văn bản phê duyệt của các nhà quản lý cấp cao như tổng giám đốc và giám đốc tài chính. Tuy nhiên, một trong những hạn chế của doanh nghiệp cần sửa đổi là bổ sung những lần kiểm kê tiền mặt đột xuất để kiểm 6 soát nội bộ quỹ tiền mặt chặt chẽ. Sau mỗi lần kiểm kê, công ty cần đánh giá và xem xét kết quả để đề xuất và thực hiện các biện pháp cải thiện. Khóa luận tốt nghiệp của Vũ Thị Hải Nhi (2016) đã khái quát hệ thống cơ sở lý thuyết vốn bằng tiền, từ đó áp dụng vào thực trạng tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư và Xây dựng Hải Phòng.
Quá trình ghi nhận các bút toán thu và chi chỉ được thực hiện trên phần mềm sau khi kế toán thanh toán đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hạch toán. Một trong những nhược điểm được tác giả đề cập đến là trong một số trường hợp, mặc dù đã hoàn tất thủ tục thanh toán nhưng công ty chưa thật sự nhận được giấy báo có hay giấy báo nợ từ ngân hàng, đồng thời công ty cũng không sử dụng tài khoản 113 - Tiền đang chuyển để ghi nhận các nghiệp vụ này gây nên sự ảnh hưởng đến số dư cuối kỳ kế toán. Bên cạnh đó, công việc kiểm kê quỹ tiền mặt vẫn chưa được thực hiện thường xuyên tại đơn vị. Tác giả đã đề xuất cho đơn vị nên mở TK 113 để theo dõi các khoản tiền đang chuyển nhưng chưa nhận được các chứng từ từ ngân hàng.
Ngoài ra, bổ sung những lần kiểm kê tiền mặt định kỳ cũng là một trong những kiến nghị mà tác giả đã đề xuất để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tiền mặt của công ty. Theo khóa luận tốt nghiệp của Bùi Thị Doan (2021), công tác hạch toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần vận tải biển Hùng Vương được thực hiện đúng lúc và chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản bằng tiền. Sau khi tác giả phân tích thực trạng dựa vào chứng từ trong tháng 8 năm 2019 đã phát hiện một số nhược điểm: Không có quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và sử dụng công cụ Excel để hạch toán thay vì áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. Vì vậy, kiểm kê cuối tháng hoặc định kỳ sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc, đồng thời, thành lập ban kiểm kê quỹ hoặc bổ sung kiểm kê đột xuất sẽ giúp phát hiện lỗi lầm và gian lận một cách nhanh chóng.
Tác giả cũng đề xuất kiến nghị cho công ty nên sử dụng các phần mềm kế toán như Misa, Fast Accounting hoặc 3Tsoft sẽ giúp tối ưu hóa quá trình kế toán và giảm thiểu sai sót so với việc thao tác thủ công trên Excel. 7 Nguyễn Ngọc Hương và Nguyễn Châu Hùng Tính (2021) đã trình bày tầm quan trọng trong nhiệm vụ kiểm soát tiền mặt thông qua việc phân chia trách nhiệm giữa hai đơn vị độc lập và có tính đối chiếu lẫn nhau: kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Ngoài ra, các phiếu thu và phiếu chi tiền mặt đều được ký duyệt đầy đủ bởi kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị cho thấy rằng công tác kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp minh bạch và rõ ràng. Tuy nhiên, công tác kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và đột xuất chưa được công ty thực hiện.
Sau mỗi lần kiểm kê, thủ quỹ cần lập biên bản kiểm kê để ghi chép rõ ràng tồn quỹ thực tế và số tiền chênh lệch với sổ sách nếu có. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tiền mặt của công ty. Từ những nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy điểm chung rằng các doanh nghiệp trong tất cả các bài nghiên cứu đều tuân thủ quy trình thu - chi tiền mặt. Đối với các nghiệp vụ phát sinh qua tiền gửi ngân hàng, tất cả các đơn vị trong những bài nghiên cứu trên đã tuân thủ theo quy trình khi có sự xét duyệt từ các khoản chi tiền cho đến kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kèm theo trước khi lập uỷ nhiệm chi để thanh toán.
Tuy nhiên, điểm chung của những bài nghiên cứu trên đều thiếu hoạt động kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm dẫn đến nhiều rủi ro có thể xảy ra nếu không kiểm soát tốt vấn đề này. Kế toán tiền là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, không chỉ bao gồm các giao dịch thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam mà còn bao gồm sử dụng các loại ngoại tệ khác. Tác giả nhận thấy rằng những nghiên cứu trên chưa đề cập đến các giao dịch bằng ngoại tệ do đó, trong bài nghiên cứu này, tác giả quyết định mở rộng phạm vi nghiên cứu gồm các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ. Thông qua đó, tác giả hy vọng có thể đóng góp thông tin cho lĩnh vực nghiên cứu vốn bằng tiền, giúp cung cấp giải pháp thích hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong xu hướng kinh doanh toàn cầu hoá.
Bên cạnh đó, các nghiên cứu trên chưa tập trung vào việc kiểm soát nội bộ các hoạt động thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Do đó, tác giả sẽ nghiên cứu vấn đề này và góp phần điền vào khoảng trống kiến thức trong trong lĩnh vực kế toán vốn bằng tiền. Cơ sở lý thuyết kế toán vốn bằng tiền 2. Khái niệm vốn bằng tiền Theo Đoạn 4, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 24, Vốn bằng tiền là loại tài sản lưu động và có tính thanh khoản cao trong bộ phận tài sản, được biểu hiện dưới dạng hình thái tiền tệ, gồm: Tiền mặt tại quỹ Tài khoản 111 Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 112 Tiền đang chuyển Tài khoản 113 Vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: mua nguyên vật liệu, trả lương cho nhân viên, thanh toán các chi phí liên quan đến sản xuất,.Vì là loại tài sản có tính lưu động, dễ dàng chuyển đổi thành nhiều loại tài sản khác, vốn bằng tiền có khả năng tiềm ẩn nhiều rủi ro do gian lận, tham ô, lừa đảo.
Phân loại vốn bằng tiền Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành: - Tiền Việt Nam: là đồng tiền pháp định với hai hình thức tồn tại là tiền giấy và tiền kim loại được lưu hành tại nước Việt Nam, đơn vị tiền tệ là “đồng”. - Ngoại tệ: là đồng tiền thuộc quốc gia khác (không phải Việt Nam ban hành) được sử dụng tại Việt Nam để thanh toán và giao dịch với các nước trên thế giới. Một số loại ngoại tệ phổ biến tại Việt Nam được sử dụng gồm: Đô la Mỹ (USD), Nhân dân tệ Trung Quốc (CNY), Đồng tiền chung được sử dụng tại Châu Âu (EURO),… - Kim khí quý, đá quý: gồm vàng, bạc, bạch kim và các loại kim loại quý khác. Nhóm tài sản này thường được dùng để cất trữ hơn là thanh toán thương mại thông thường.
Theo nơi quản lý, vốn bằng tiền gồm: - Tiền mặt tại quỹ: là các khoản tiền và tương đương tiền (kim khí quý, đá quý) 9 được cất giữ và sử dụng tại quỹ của doanh nghiệp. - Tiền gửi ngân hàng: là các khoản tiền được gửi tại ngân hàng để dùng cho mục đích thanh toán các hoạt động của doanh nghiệp. - Tiền đang chuyển: là các khoản tiền gửi vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ ngân hàng để thanh toán cho đơn vị khác nhưng đến ngày khóa sổ doanh nghiệp vẫn chưa nhận được thông báo hoặc sao kê của Ngân hàng, Kho bạc. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền có các nhiệm vụ chính: - Phản ánh sự biến động của các tài khoản liên quan đến thu và chi tiền tại quỹ của doanh nghiệp một cách kịp thời và nhanh chóng.