Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Vốn bằng tiền là một bộ phận cấu thành trọng yếu của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, đóng vai trò là phương tiện thanh toán và vật ngang giá chung phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa và duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường mở rộng giao thương và hợp tác kinh tế, quy mô cũng như kết cấu của vốn bằng tiền ngày càng đa dạng và phức tạp. Do tính chất thanh khoản cao và đặc tính lưu động, vốn bằng tiền là đối tượng rất dễ xảy ra các hành vi gian lận, lãng phí và thất thoát nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền một cách khoa học, đúng chế độ là cơ sở giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời thực trạng, cơ cấu nguồn vốn, kiểm soát các luồng tiền thu - chi và đưa ra các quyết định tài chính phù hợp.

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện nhằm giải quyết ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) tại Công ty Cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ và kế toán tiền gửi ngân hàng.
  • Phạm vi nghiên cứu về không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam (Địa chỉ: Số 755 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm / Dư Hàng Kênh, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Khảo sát quá trình thực tập từ ngày 01/02/2023 đến ngày 11/03/2023, sử dụng tài liệu và số liệu minh họa thực tế phát sinh trong năm tài chính 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán áp dụng cho khối doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, cụ thể là:

  • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Hệ thống tài khoản và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Gồm TK 1111 (Tiền Việt Nam) và TK 1112 (Ngoại tệ). Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt thực tế. Nguyên tắc quản lý yêu cầu tách biệt giữa thủ quỹ và nhân viên kế toán; quy đổi ngoại tệ phát sinh theo tỷ giá giao dịch thực tế (bên Nợ) và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền (bên Có); đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản giao dịch thường xuyên qua Tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Gồm TK 1121 (Tiền Việt Nam) và TK 1122 (Ngoại tệ). Hạch toán dựa trên Giấy báo Nợ, Giấy báo Có hoặc Bảng sao kê của ngân hàng kèm chứng từ gốc; xử lý chênh lệch số liệu tạm thời qua TK 1381 hoặc TK 3381 khi chưa rõ nguyên nhân.
  • Hình thức tổ chức sổ kế toán lý thuyết: Phân tích đặc điểm, quy trình của 4 hình thức ghi sổ: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong ngành kế toán:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập chứng từ gốc, sổ sách kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính phát sinh năm 2022 tại phòng Kế toán - Hành chính của công ty.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả quy trình luân chuyển số liệu.
  • Phương pháp phân tích, so sánh và đối chiếu: Đối chiếu giữa chứng từ gốc với sổ quỹ, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh để đánh giá tính logic, chính xác của quy trình hạch toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương này tập trung hệ thống hóa các nguyên tắc, chế độ quản lý và kỹ thuật hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Yêu cầu và nhiệm vụ quản lý: Vốn bằng tiền đòi hỏi phải quản lý tập trung tại quỹ, kiểm soát chặt chẽ các thủ tục thu, chi theo đúng quy định chứng từ, duy trì kỷ luật thanh toán và kỷ luật tín dụng. Kế toán có nhiệm vụ mở sổ theo dõi liên tục hàng ngày, hướng dẫn và kiểm tra đối chiếu số liệu định kỳ giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, tham gia kiểm kê quỹ và giám sát chấp hành thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111): Trình bày chi tiết phương pháp lập và luân chuyển các chứng từ như Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Giấy đề nghị tạm ứng, Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT). Kết cấu tài khoản TK 111, các quan hệ đối ứng trong nghiệp vụ thu chi tiền mặt bằng Đồng Việt Nam và xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh.
  • Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112): Nêu rõ nguyên tắc hạch toán căn cứ vào chứng từ ngân hàng (Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Séc, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Sao kê ngân hàng). Chi tiết kết cấu TK 112 và quy trình hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ.
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày sơ đồ trình tự ghi sổ theo 4 hình thức kế toán được quy định: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam

Chương 2 phản ánh chi tiết về đơn vị thực tập và thực tế công tác hạch toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam thành lập ngày 27/05/2017; Giám đốc điều hành là ông Nguyễn Chiến Ngưỡng; hoạt động theo hình thức hạch toán độc lập. Ngành nghề kinh doanh thực tế tập trung vào bán buôn các loại Inox (như Inox thanh hộp 304) và thép hình.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy và chính sách kế toán:
    • Bộ máy quản lý: Cơ cấu gồm Giám đốc, Phòng Kế toán - Hành chính và Phòng Kinh doanh.
    • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tổ chức tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) kiêm thủ quỹ.
    • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01 - 31/12); đơn vị tiền tệ là VNĐ; áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn.
  • Quy trình hạch toán nghiệp vụ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:
    • Tại công ty, vốn bằng tiền chủ yếu là tiền Việt Nam, không phát sinh giao dịch ngoại tệ, kim khí quý hay đá quý. Tài khoản ngân hàng giao dịch mở tại VPBank và Vietcombank.
    • Quy trình chứng từ tiền mặt: Phiếu thu và Phiếu chi được kế toán lập thành 3 liên (1 liên lưu, 1 liên giao đối tượng nộp/nhận tiền, 1 liên giao thủ quỹ ghi sổ quỹ), sau đó ký duyệt chuyển cho kế toán ghi sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 111.
STT Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ sử dụng Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
1 Rút tiền gửi ngân hàng VPBank về nhập quỹ tiền mặt (17/10/2022) Giấy rút tiền số 561, Giấy báo Nợ số 561, Phiếu thu số 526 Nợ TK 111
Có TK 112		 60.000.000
2 Mua máy tính Dell để bàn trả bằng tiền mặt cho Công ty CP TM Hoàng Phát (30/10/2022) Hóa đơn GTGT điện tử số 1125, Phiếu chi số 581 Nợ TK 242: 16.363.636
Nợ TK 133: 1.636.364
Có TK 111: 18.000.000		 18.000.000
3 Bán Inox thanh hộp 304 cho ông Bùi Văn Bình thu tiền mặt trực tiếp (08/12/2022) Hóa đơn GTGT số 572, Phiếu thu số 572 Nợ TK 111: 20.350.000
Có TK 511: 18.500.000
Có TK 3331: 1.850.000		 20.350.000

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá và giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng; vận dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu chứng từ phù hợp với Thông tư 133/2016/TT-BTC; trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ quỹ được thực hiện đầy đủ, bảo đảm đối chiếu số liệu định kỳ.
    • Nhược điểm: Việc phân công "Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ" chưa bảo đảm nguyên tắc kiểm soát nội bộ và tính độc lập giữa khâu quản lý tiền mặt và khâu ghi chép kế toán; công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được thực hiện định kỳ thường xuyên, bảng kiểm kê quỹ tiền mặt chưa đầy đủ chữ ký của các bên liên quan theo biểu mẫu chuẩn.
  • Các giải pháp đề xuất:
    • Về tổ chức nhân sự kế toán: Tách biệt chức năng thủ quỹ khỏi nhân sự làm kế toán (kế toán TSCĐ) nhằm tránh tình trạng vừa giữ tiền vừa thực hiện định khoản hạch toán, nâng cao tính khách quan và giảm thiểu nguy cơ sai sót, lạm dụng quỹ.
    • Về công tác kiểm kê quỹ: Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt theo định kỳ cuối ngày hoặc đột xuất theo mẫu biên bản kiểm kê quỹ (Biểu mẫu 3.1) có đầy đủ thành phần tham gia (Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Giám đốc) để kịp thời phát hiện và xử lý thừa, thiếu quỹ tiền mặt.
    • Về hệ thống sổ sách: Hoàn thiện việc lập và lưu trữ sổ theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản ngân hàng riêng biệt (VPBank, Vietcombank) nhằm kiểm soát chặt chẽ số dư thanh toán không dùng tiền mặt.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực tiễn:
    • Hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt và rút - nộp tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam năm 2022.
    • Minh họa tường minh đường đi của số liệu từ chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy rút tiền) vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112 và Sổ quỹ tiền mặt với các số liệu phát sinh cụ thể (như nghiệp vụ rút tiền nhập quỹ 60.000.000 đồng, mua sắm máy móc thiết bị 18.000.000 đồng, bán hàng thu tiền mặt 20.350.000 đồng).
  • Kiến nghị và giải pháp ứng dụng:
    • Đề xuất tái cấu trúc vị trí công việc trong phòng Kế toán - Hành chính, xóa bỏ việc kiêm nhiệm chức danh kế toán TSCĐ với thủ quỹ để tuân thủ nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
    • Thiết lập biểu mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt chuẩn hóa giúp doanh nghiệp siết chặt quản lý quỹ thực tế.
  • Đóng góp của khóa luận: Cung cấp mô hình thực nghiệm hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung tại một doanh nghiệp thương mại kim khí quy mô nhỏ và vừa, làm rõ tính tương thích giữa lý luận của Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tế tác nghiệp kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Phạm vi dữ liệu chỉ khảo sát các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quý IV/2022 tại một doanh nghiệp duy nhất trong lĩnh vực thương mại sắt thép, Inox.
    • Nội dung thực tế tại doanh nghiệp chỉ phát sinh giao dịch bằng tiền Việt Nam (VNĐ), chưa có dữ liệu thực tế về hạch toán tiền mặt hay tiền gửi bằng ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ để kiểm chứng phần lý thuyết tỷ giá hối đoái.
    • Thời gian thực tập khảo sát có giới hạn (khoảng 6 tuần từ tháng 2 đến tháng 3 năm 2023), chưa phân tích sâu được toàn bộ chu chuyển tiền tệ qua Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cả năm.
  • Hướng phát triển nghiên cứu:
    • Nghiên cứu mở rộng việc phân tích dòng tiền và lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phục vụ quản trị thanh khoản tại doanh nghiệp thương mại.
    • Khảo sát việc chuyển đổi từ hình thức ghi sổ Nhật ký chung thủ công sang áp dụng phần mềm kế toán tự động hóa hoàn toàn trong công tác kế toán vốn bằng tiền.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính - Ngân hàng chuẩn bị làm khóa luận hoặc báo cáo thực tập tốt nghiệp về đề tài kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Nhân viên kế toán, kế toán viên mới tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ đang vận dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Nội dung tham khảo hữu ích:
    • Bộ chứng từ mẫu thực tế gồm Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT điện tử, Giấy rút tiền, Giấy báo Nợ tại ngân hàng thương mại.
    • Trình tự ghi sổ, kỹ thuật trích chuyển dữ liệu từ chứng từ kế toán vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản 111, 112.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công ty Cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
    Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

  2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gồm những vị trí nào và có điểm bất cập gì?
    Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 3 người: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ. Điểm bất cập là việc kế toán viên TSCĐ kiêm nhiệm luôn vị trí thủ quỹ, không đảm bảo tính độc lập và nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.

  3. Doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch tiền gửi tại những ngân hàng nào?
    Doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch tiền gửi tại hai ngân hàng: Ngân hàng TMCP Thịnh Vượng (VPBank) và Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank).

  4. Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ ngày 17/10/2022 có giá trị bao nhiêu và sử dụng các chứng từ gì?
    Nghiệp vụ có giá trị 60.000.000 đồng, căn cứ trên Giấy rút tiền số 561, Giấy báo Nợ số 561 của VPBank chi nhánh Hải Phòng và Phiếu thu số 526 của công ty.

  5. Giải pháp chủ yếu được tác giả đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty là gì?
    Tác giả đề xuất tách biệt chức danh thủ quỹ khỏi nhân sự làm kế toán, thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ/đột xuất với đầy đủ biên bản kiểm kê chuẩn hóa, và theo dõi chặt chẽ sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng cho từng tài khoản riêng biệt.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Việt Hằng đã hệ thống hóa đầy đủ lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Duyên Hải Việt Nam năm 2022. Tác giả đã mô tả rõ nét quy trình luân chuyển chứng từ từ các nghiệp vụ thực tế đến việc ghi chép sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ quỹ. Các hạn chế về kiểm soát nội bộ do kiêm nhiệm vị trí thủ quỹ và công tác kiểm kê quỹ đã được nhận diện xác đáng, đi kèm những kiến nghị khắc phục mang tính thực tiễn cao cho doanh nghiệp.