Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh kinh tế thị trường với sức cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp Việt Nam buộc phải nâng cao năng lực quản trị nội bộ, đặc biệt là công tác kế toán — công cụ phản ánh các biến động tài chính hằng ngày và hỗ trợ ban lãnh đạo hoạch định chiến lược. Tiền mặt là khoản mục có tính nhạy cảm cao, dễ bị sai sót hoặc gian lận, và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp. Nhận thức đó là lý do tác giả chọn đề tài "Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA".
Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA, từ đó đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Phòng Kế toán tài chính, Công ty Cổ phần BIBICA, trụ sở chính tại 443 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
- Thời gian: Số liệu nghiệp vụ phát sinh trong tháng 3/2014; các báo cáo tài chính năm 2013.
Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ công tác kế toán tiền mặt (ghi nhận, chứng từ, sổ sách, quy trình thu chi, kiểm soát nội bộ) tại Công ty Cổ phần BIBICA.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và văn bản pháp lý
Khóa luận xây dựng cơ sở lý luận dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, và chuẩn mực kế toán Việt Nam, trong đó Chuẩn mực kế toán số 10 — Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái (ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính) là căn cứ cho phần hạch toán ngoại tệ. Tài khoản trung tâm được sử dụng là TK 111 — Tiền mặt, bao gồm ba tài khoản cấp 2: TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Ngoài ra, TK 007 (Ngoại tệ các loại) được sử dụng để theo dõi nguyên tệ song song với đồng Việt Nam.
Các khái niệm lý thuyết được trình bày gồm: nguyên tắc tiền tệ thống nhất (đơn vị VND), nguyên tắc bất kiêm nhiệm, mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền mặt, các phương pháp tính tỷ giá xuất quỹ (bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước, thực tế đích danh), và cách xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn sản xuất kinh doanh và giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản.
Phương pháp nghiên cứu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Số liệu từ Phòng Kế toán Công ty Cổ phần BIBICA (chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính tháng 3/2014 và năm 2013); thông tin bổ sung từ sách, báo, trang web của Công ty và các nguồn khác.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Tổng hợp quy trình thực tế, phân tích so sánh giữa lý luận kế toán và thực tiễn áp dụng tại doanh nghiệp.
- Quan sát thực tế: Thực tập trực tiếp tại Phòng Kế toán, tiếp cận nghiệp vụ phát sinh trong tháng 3/2014.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1. Cơ sở lý luận về kế toán tiền mặt
Chương này xây dựng nền tảng lý thuyết toàn diện về kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp. Tác giả trình bày khái niệm tiền mặt tại quỹ (gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý), hệ thống chứng từ gồm chín mẫu từ Phiếu thu (01-TT) đến Bảng kê chi tiền (09-TT), và toàn bộ nguyên tắc hạch toán lẫn nguyên tắc quản lý chung.
Phần hạch toán tiền Việt Nam liệt kê 21 định khoản điển hình, từ nhận vốn góp (Nợ TK 111 / Có TK 411), rút tiền gửi ngân hàng (Nợ TK 111 / Có TK 112), thu hồi công nợ (Có TK 131, 136, 1388, 141), đến xử lý thừa thiếu quỹ khi kiểm kê (TK 3381, TK 1381). Phần hạch toán ngoại tệ trình bày các bút toán xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) và TK 635 (Chi phí hoạt động tài chính) trong giai đoạn sản xuất kinh doanh; và qua TK 4131, TK 4132 trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản. Phần hạch toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhấn mạnh phương pháp thực tế đích danh thường được ưu tiên áp dụng do tính tách biệt của tài sản này; chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ phản ánh qua TK 412.
Chương cũng trình bày quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt (định kỳ: cuối giờ hằng ngày và cuối tháng; bất thường: đột xuất theo quyết định của Giám đốc) cùng các bước cụ thể trước, trong và sau kiểm kê, bao gồm việc lập Bảng kiểm kê quỹ mẫu 08a-TT (tiền Việt Nam) và 08b-TT (ngoại tệ, bạc, kim khí, đá quý).
Chương 2. Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA
Chương này gồm hai mảng chính: giới thiệu doanh nghiệp và phân tích thực trạng kế toán tiền mặt.
Về doanh nghiệp: Công ty Cổ phần BIBICA (mã số doanh nghiệp 360036970, đăng ký lần đầu ngày 16/01/1999, vốn điều lệ 154.000 đồng tại thời điểm lập khóa luận) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo, bột dinh dưỡng, sữa, nước giải khát và xuất nhập khẩu. Công ty có hai nhà máy (Biên Hòa và Hà Nội), hai công ty TNHH một thành viên (Bibica Miền Đông, Bibica Miền Bắc) và bốn chi nhánh (Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Cần Thơ). Về doanh thu:
| Năm |
Doanh thu Công ty Mẹ (tỷ đồng) |
Doanh thu Hợp nhất (tỷ đồng) |
| 2011 |
963,509 |
— |
| 2012 |
— (giảm, đạt 52% kế hoạch) |
— |
| 2013 |
— |
1.023 |
Năm 2013, tỷ suất lợi nhuận sau thuế đạt 180% so với cùng kỳ, vượt kế hoạch 24%; dòng sản phẩm bánh Hura Deli đóng góp khoảng 20% tổng tăng trưởng lợi nhuận; bánh Cookies Goody tăng trưởng 300% so với cùng kỳ và đóng góp khoảng 10% tăng trưởng lợi nhuận.
Bộ máy kế toán gồm 7 nhân viên: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, kế toán công nợ, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán mua bán hàng và thủ quỹ. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên phần mềm Oracle, với chính sách: hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị hàng tồn kho theo bình quân gia quyền, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khấu hao TSCĐ theo đường thẳng.
Về thực trạng kế toán tiền mặt: Tiền mặt tại quỹ của Công ty chỉ phát sinh bằng tiền Việt Nam (không có ngoại tệ hay vàng bạc, kim khí quý). Công ty quy định mức tồn quỹ hàng ngày không quá 100 triệu đồng; chỉ chi bằng tiền mặt cho các khoản dưới 20 triệu đồng, các khoản lớn hơn phải thanh toán qua ngân hàng.
Quy trình thu tiền mặt được mô tả theo 5 bước: nhận tiền — nhập quỹ — nhập liệu vào hệ thống Oracle — phát hành phiếu thu — đối chiếu cuối ngày. Phiếu thu được chia thành hai loại: PAY (thu hồi tiền tạm ứng thừa) và REC (thu từ hoạt động kinh doanh hoặc khách hàng ứng trước). Chứng từ gốc thực tế sử dụng gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán và bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND). Sổ sách sử dụng gồm sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung và sổ cái.
Một số nghiệp vụ phát sinh tháng 3/2014 được minh họa:
| Ngày |
Nội dung |
Số tiền |
Tài khoản |
| 01/03/2014 |
Thu lại tiền ứng phân tích mẫu |
1.000 đ |
Nợ TK 111100 |
| 05/03/2014 |
Thu lại tiền thừa từ trả thưởng khách hàng |
580.000 đ |
Nợ TK 111100 |
| 13/03/2014 |
Thu lại tiền ứng đi công tác |
5.000 đ |
Nợ TK 111100 |
Chương 3. Nhận xét và kiến nghị
Chương này tổng hợp nhận xét về toàn bộ hoạt động của Công ty và riêng phần hành kế toán tiền mặt, đồng thời đưa ra các kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán (nội dung chi tiết của chương này không được trích dẫn đầy đủ trong phần fulltext được cung cấp).
Kết quả và đóng góp
Kết quả mô tả thực trạng:
- Công ty tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm (thủ quỹ không kiêm kế toán); mọi phiếu thu chi đều phải có chữ ký của Tổng Giám đốc hoặc Kế toán trưởng trước khi thực hiện.
- Hệ thống phần mềm Oracle với mật khẩu phân quyền theo từng phần hành đảm bảo kiểm soát quá trình nhập liệu và xử lý thông tin.
- Giới hạn tồn quỹ (≤ 100 triệu đồng/ngày) và giới hạn chi tiền mặt (< 20 triệu đồng/khoản) là các biện pháp kiểm soát cụ thể được áp dụng nhất quán.
- Kiểm kê quỹ được thực hiện hằng ngày (cuối giờ), hằng tháng và đột xuất, phù hợp với quy định về kỳ hạn kiểm kê.
Đóng góp của khóa luận:
Khóa luận cung cấp một mô tả có hệ thống về cách doanh nghiệp sản xuất thực tế triển khai kế toán tiền mặt từ cơ sở lý luận đến quy trình vận hành, làm rõ sự khác biệt giữa chuẩn mực lý thuyết (có cả ngoại tệ, vàng bạc) và thực tiễn đơn giản hơn tại BIBICA (chỉ tiền Việt Nam). Đây là đóng góp thực tiễn mà các nghiên cứu lý luận thuần túy không đề cập.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Tác giả tự nhận xét rằng trình độ còn hạn chế nên bài khóa luận không tránh khỏi thiếu sót về nội dung và hình thức trình bày.
Từ phạm vi nghiên cứu, có thể nhận thấy thêm một số giới hạn: dữ liệu nghiệp vụ chỉ bao gồm tháng 3/2014 và báo cáo tài chính năm 2013, chưa phản ánh xu hướng nhiều kỳ; phạm vi chỉ giới hạn ở phần hành tiền mặt (TK 111) tại công ty mẹ, không bao gồm các công ty con và nhà máy trực thuộc. Hướng mở rộng có thể bao gồm nghiên cứu kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112), phân tích tổng thể dòng tiền theo báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hoặc đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ trên phần mềm Oracle theo các khung chuẩn quốc tế.
Giá trị tham khảo
Khóa luận phù hợp tham khảo cho các nhóm đối tượng sau:
- Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán đang học các học phần Kế toán tài chính doanh nghiệp hoặc chuẩn bị thực tập tốt nghiệp tại doanh nghiệp sản xuất — đặc biệt hữu ích ở phần trình bày hệ thống định khoản TK 111 (Chương 1) và quy trình vận hành thực tế 5 bước thu tiền mặt (Chương 2).
- Sinh viên thực hiện đề tài tương tự tại doanh nghiệp sản xuất tiêu dùng có thể tham khảo cách tác giả tổ chức mô tả bộ máy kế toán, chính sách kế toán và phân loại chứng từ theo loại phiếu thu (PAY/REC).
- Người nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tiền mặt có thể tham khảo phần liệt kê các biện pháp kiểm soát theo từng giai đoạn (thu, chi, quản lý tiền, nhập liệu) tại Mục 2.2.4 Chương 2.
Câu hỏi thường gặp
1. Tại sao kế toán tiền mặt tại BIBICA chỉ hạch toán tiền Việt Nam mà không phát sinh ngoại tệ hay vàng bạc?
Theo văn bản, hoạt động thu chi bằng tiền mặt hằng ngày của Công ty chỉ phục vụ các khoản thu chi nhỏ bằng tiền Việt Nam; không có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ hay vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt.
2. Mức giới hạn tồn quỹ và mức chi tiền mặt tối đa tại BIBICA là bao nhiêu?
Công ty quy định tồn quỹ hàng ngày không quá 100 triệu đồng; chỉ chi bằng tiền mặt cho các khoản dưới 20 triệu đồng, các khoản lớn hơn phải thanh toán qua ngân hàng.
3. Hai loại phiếu thu PAY và REC tại BIBICA khác nhau như thế nào?
Phiếu thu PAY được lập khi thu hồi tiền tạm ứng thừa của nhân viên (ví dụ: nhân viên không chi hết tiền đi mua hàng, đi công tác, hoặc tiền thưởng chi thừa). Phiếu thu REC được lập cho các khoản thu từ hoạt động kinh doanh hoặc khách hàng ứng trước tiền hàng.
4. Phần mềm kế toán nào BIBICA sử dụng và hình thức kế toán là gì?
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên máy tính bằng phần mềm Oracle. Hệ thống tự động đưa dữ liệu từ chứng từ vào các sổ sau khi kế toán tiền mặt nhập liệu; mỗi nhân viên chỉ được truy cập vào các phần hành liên quan đến trách nhiệm của mình thông qua mật khẩu riêng.
5. Dòng sản phẩm nào đóng góp đáng kể vào tăng trưởng lợi nhuận của BIBICA năm 2013?
Theo văn bản, bánh Hura Deli đóng góp khoảng 20% tổng tăng trưởng lợi nhuận; bánh Cookies Goody đạt mức tăng trưởng 300% so với cùng kỳ và đóng góp khoảng 10% tăng trưởng lợi nhuận của BIBICA năm 2013. Tỷ suất lợi nhuận sau thuế toàn công ty đạt 180% so với cùng kỳ, vượt kế hoạch 24%.
Kết luận
Khóa luận "Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA" của sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Nhàn (Trường Đại học Công nghệ TP. HCM, 2014) trình bày có hệ thống cả cơ sở lý luận lẫn thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại một doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo niêm yết trên sàn chứng khoán. Điểm đáng chú ý là sự đối chiếu rõ ràng giữa quy định pháp lý (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Chuẩn mực kế toán số 10) và cách doanh nghiệp thực tế giản lược phạm vi áp dụng (chỉ tiền Việt Nam) cùng với các biện pháp kiểm soát nội bộ cụ thể được mô tả chi tiết. Các nghiệp vụ minh họa từ tháng 3/2014 và số liệu tài chính năm 2011–2013 cung cấp ngữ cảnh thực tiễn cho nội dung lý thuyết, tuy phạm vi thời gian và không gian của số liệu còn khá hẹp.
