phần mở đầu và kết luận thì bài gồm 3 phần: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA. Nhận xét và kiến nghị.
Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, em sẽ tổng hợp ngắn gọn về kế toán tiền mặt trên thực tế tại Công ty Cổ phần BIBICA. Do trình độ còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi các thiếu sót cả về mặt nội dung và hình thức. Vì vậy, em mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài viết hoàn thiện hơn.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 2 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT ---o0o--- 1.
Những vấn đề chung về kế toán tiền mặt 1. Khái niệm Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý đang đƣợc bảo quản tại két của Doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày. Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện. Tài khoản sử dụng - Số hiệu tài khoản kế toán sử dụng: TK 111 - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, có 3 tài khoản cấp 2: TK 1111 – Tiền Việt Nam TK 1112 – Ngoại tệ TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý - Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 111 “Tiền mặt” Bên Nợ phản ánh: Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.
Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch tăng của tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ đối với tiền mặt ngoại tệ. Bên Có phản ánh: Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
Chênh lệch giảm của tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ đối với tiền mặt ngoại tệ. Số dƣ bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 3 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn Phản ánh vào sơ đồ chữ T: 111 – Tiền mặt Tiền mặt còn tồn quỹ đầu kỳ - Tiền mặt tăng - Tiền mặt giảm - Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê - Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê - Chênh lệch tăng tỷ giá do đánh giá lại - Chênh lệch giảm tỷ giá do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ số dƣ ngoại tệ cuối kỳ Cộng phát sinh bên nợ Cộng phát sinh bên có Tiền mặt còn tồn quỹ cuối kỳ Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, Kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. - Kết cấu TK 007 - Ngoại tệ các loại nhƣ sau: Bên Nợ phản ánh: Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) Bên Có phản ánh: Số ngoại tệ xuất ra (nguyên tệ) Số dƣ bên nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (nguyên tệ) 1. Chứng từ sử dụng Các chứng từ đƣợc sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt bao gồm: - Phiếu thu (mẫu 01-TT): do kế toán lập thành ba liên.
- Phiếu chi (mẫu 02-TT): do kế toán lập thành ba liên. - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu 04-TT) - Giấy đề nghị thanh toán (mẫu 05-TT) - Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT) Các biên bản kiểm kê: - Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (mẫu 07-TT) - Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08a-TT) dùng cho tiền Việt Nam - Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08b-TT) dung cho ngoại tệ, bạc, kim khí, đá quý - Bảng kê chi tiền (mẫu 09-TT) GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 4 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn Trong đó: - Phiếu thu: đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. - Phiếu chi: đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của ngƣời nhận tiền. - Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị thanh toán: dùng trong trƣờng hợp đã chi tiền nhƣng chƣa đƣợc thanh toán lại hoặc chƣa nhận thanh toán, chƣa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm chứng từ (nếu có). Làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền: là chứng từ biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của ngƣời nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để ngƣời nộp tiền chứng minh đã thanh toán, nộp tiền hoặc lƣu quỹ.
- Bảng kiểm kê quỹ: là bằng chứng xác nhận số tiền mặt tồn quỹ thực tế tại đơn vị và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ làm cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất và bồi thƣờng cũng nhƣ là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ kế toán theo số tiền tồn quỹ thực tế. - Bảng kê chi tiền: là căn cứ để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo tập huấn. Áp dụng cho các cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chỉ thanh toán một lần vào ngày cuối hội thảo. Nguyên tắc hạch toán chung về tiền mặt - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: hạch toán tiền mặt phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “Đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”).
- Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng không qua quỹ tiền mặt của đơn vị thì không ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do các doanh nghiệp khác hay cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 5 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Đối với vàng bạc, kim loại quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản tiền chỉ đƣợc áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim loại quý, đá quý. - Đối với kế toán tiền mặt liên quan ngoại tệ thì tuân theo chuẩn mực kế toán số 10 Ảnh hƣởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái (ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài Chính).
Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt - Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ do nhà nƣớc đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu tiền và chi tiền, tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhằm điều hòa lƣợng tiền tệ trong lƣu thông tránh lạm phát, bội chi ngân sách. Nhà nƣớc quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất phụ trách quản lý tiền mặt. - Mỗi doanh nghiệp đều phải quy định một lƣợng tiền mặt tồn quỹ nhất định tại quỹ. Số tiền thƣờng xuyên có tại quỹ đƣợc ấn định tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ hoàn toàn chịu trách nhiệm về khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Thủ quỹ không đƣợc giao ngƣời khác làm nhiệm vụ thay mình khi không có sự đồng ý của Trƣởng phòng, Giám đốc. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có Phiếu thu, Phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của ngƣời nhận tiền, ngƣời giao tiền, ngƣời cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ kế toán quy định. Trong một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế toán phải mở sổ quỹ tiền mặt (ngoại tệ và Việt Nam đồng), ghi chép hằng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Và phải mở sổ riêng theo dõi chi tiết cho từng loại vàng bạc, đá quý (theo số lƣợng, trọng lƣợng, kích thƣớc, giá trị). - Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán tiền và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền mặt tại quỹ Tiền là loại tài sản nhạy cảm, có tính thanh khoản cao nên dễ bị sai sót, tham ô, biển thủ. Để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng nhƣ tăng hiệu quả sử dụng tiền thì đơn vị phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 6 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Việc thu, chi tiền đúng, đủ, kịp thời, phù hợp nhu cầu không lãng phí. - Duy trì đƣợc số dƣ tồn quỹ hợp lý giúp đảm bảo nhu cầu chi tiêu và khả năng thanh toán nợ đến hạn. Ngoài ra, Đơn vị còn tránh đƣợc lƣợng tồn quỹ quá nhiều, không sinh lợi mà còn xảy ra rủi ro.
Các yêu cầu quản lý tiền mặt - Phải tách biệt hai chức năng là giữ tiền mặt và ghi sổ sách kế toán (thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm), những nhân viên giữ tiền không đƣợc tiếp cận với sổ sách và các nhân viên kế toán không đƣợc giữ tiền mặt. - Ban hành chế độ kiểm kê quỹ, quy định rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc quản lý tiền tại quỹ. - Chỉ dùng tiền mặt để thanh toán những khoản chi tiêu lặt vặt, không đƣợc chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả Séc. - Khi thu, chi tiền, thủ quỹ phải kí tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên Phiếu thu, Phiếu chi tránh tình trạng thu, chi bị trùng lắp.
Quá trình thu tiền - Lập bản danh sách theo dõi thu chi tiền mặt tại nơi nhận tiền mặt.
