CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Khái quát về đơn vị hành chính sự nghiệp. Khái niệm, phân loại đơn vị hành chính, sự nghiệp Đơn vị HCSN là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ,. Đó là các đơn vị HCSN trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do TW và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau: * Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm: - Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước). - Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,. - Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,. * Theo phân cấp quản lý tài chính: Đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó.
Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp: - Đơn vị sự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc TW và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban,.Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm: + Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới. + Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới. + Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành.
+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới. 6 - Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.
- Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ. Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp.
Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III. Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát. Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước.
Đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước, do đó cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của bộ máy nhà nước. Cụ thể: Cơ quan nhà nước hoạt động mang tính quyền lực nhà nước, được tổ chức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân chủ. Tính quyền lực nhà nước thể hiện ở chỗ cơ quan nhà nước là một bộ phận của bộ máy nhà nước, cơ quan nhà nước nhân danh nhà nước tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp lý. Mỗi cơ quan nhà nước đều hoạt động dựa trên các quy định của pháp luật, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và có những mối quan hệ phối hợp trong thực thi công việc được giao.
Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan nhà nước do pháp luật quy 7 định, đó là tổng thể những quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực, được nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, cụ thể: Các cơ quan nhà nước được tổ chức hoạt động trên cơ sở của pháp luật và thực hiện pháp luật, trong quá trình hoạt động có quyền hạn ban hành các quyết định hành chính thể hiện dưới hình thức là văn bản pháp quy và các văn bản cá biệt; được thành lập theo quy đinh của hiến pháp, luật, pháp lệnh hoặc theo quy định của cơ quan nhà nước cấp trên; được đặt dưới sự giám sát, kiểm tra của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp và báo cáo hoạt động trước cơ quan quyền lực cùng cấp; có tính độc lập nhưng theo quy tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc quyền lực phục tùng. Hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước. Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt động khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau: - Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ. Như vậy hoạt động tài chính là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầu trong đơn vị hành chính sự nghiệp để bảo đảm đơn vị có thể hoạt động ổn định. Để theo dõi hoạt động tài chính thì cơ chế quản lý tài chính đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc định hình cách thức luân chuyển của dòng tài chính. Cơ chế quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp: Cơ chế quản lý tài chính trong các đơn vị HCSN là một nhân tố có ảnh hưởng quan trọng tới công tác kế toán tại đơn vị.
Cơ chế này thể hiện thông qua các hình thức văn bản, chế độ chi tiêu và quy chế quản lý tài chính. Có hai cơ chế quản lý tài chính cho các đơn vị sự nghiệp là cơ chế quản lý tài chính theo dự toán năm và cơ chế tự chủ tài chính. Cơ chế quản lý tài chính theo dự toán năm là cơ chế quản lý tài chính truyền thống, các đơn vị hoạt động dựa trên nguồn kinh phí NSNN cấp; cơ chế tự chủ tài chính, các đơn vị được chủ động bố trí sử dụng nguồn kinh phí. 8 Cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị HCSN được thực hiện theo Nghị định số 10/2002/NĐ-CP của Chính phủ, tuy nhiên trong quá trình thực hiện đã được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế, Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã ra đời thay thế Nghị định số 10/2002/NĐ- CP.
Nghị định số 130/2005/NĐ-CP của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan Nhà nước; Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT/BTC-BNV ngày 17/01/2006 của Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP; Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập đã chia đơn vị sự nghiệp công lập thành 4 loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên; đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên. Khi xem xét hoạt động tài chính cần xem xét nguồn tài chính và cách thức phân bổ nguồn tài chính. Nguồn tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp: Nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước có thể do ngân sách nhà nước (NSNN) cấp toàn bộ hoặc cấp một phần. Để duy trì các hoạt động cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan hành chính sự nghiệp đòi hỏi phải có các nguồn tài chính đảm bảo.
Trong khi đó, hoạt động của các cơ quan đơn vị này thực hiện mục đích phục vụ lợi ích công cho xã hội, không đòi hỏi người nhận những dịch vụ và hàng hóa do tổ chức mình cung cấp phải trả tiền. Do đó, NSNN sẽ phải cấp phát kinh phí để duy trì hoạt động của các tổ chức công.