Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các hoạt động kinh tế - xã hội, tiền lương và đời sống của người lao động là vấn đề quan trọng gắn liền với lợi ích của cả người lao động và doanh nghiệp. Đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu nhằm tái sản xuất sức lao động và là động lực vật chất trực tiếp thúc đẩy hiệu quả công việc. Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một khoản mục chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm và dịch vụ, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải chính xác nhằm tiết kiệm chi phí lao động sống và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà, quy trình sản xuất có tính chất công nghệ phức tạp kiểu chế biến liên tục, sản phẩm phải trải qua nhiều công đoạn chế biến liên tiếp với sự phối hợp của nhiều phân xưởng và bộ phận gián tiếp. Do đó, việc tổ chức công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương đòi hỏi tính đồng bộ, kịp thời và minh bạch.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và đặc điểm tổ chức quản lý lao động, tiền lương tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn). Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà; phạm vi thời gian tập trung vào số liệu hạch toán thực tế trong quý I năm 2016 (trọng tâm là tháng 01 năm 2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và quy định hạch toán được tác giả áp dụng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật kế toán và chính sách bảo hiểm của Nhà nước:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ và sổ kế toán.
  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc sử dụng Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL).
  • Quyết định số 1018/QĐ-BHXH ngày 10/10/2014 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
  • Chế độ trích lập các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành tại thời điểm nghiên cứu: Bảo hiểm xã hội (BHXH) trích 26% trên quỹ lương cơ bản (doanh nghiệp nộp 18%, người lao động đóng 8%); Bảo hiểm y tế (BHYT) trích 4,5% trên quỹ lương cơ bản (doanh nghiệp nộp 3%, người lao động đóng 1,5%); Kinh phí công đoàn (KPCĐ) trích 2% trên tổng lương thực tế (doanh nghiệp nộp 1%, người lao động nộp 1%).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ gốc phản ánh lao động, thời gian, kết quả công việc và các khoản thanh toán.
  • Phương pháp tài khoản kế toán: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để phản ánh tình hình biến động của tiền lương và các khoản trích nộp.
  • Phương pháp ghi sổ kế toán: Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để vào sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết liên quan.
  • Phương pháp tổng hợp, so sánh và đối chiếu số liệu: Phân tích cơ cấu lao động, tổng hợp chi phí lương và bảo hiểm phân bổ cho từng đối tượng sử dụng lao động.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là toàn bộ tài liệu kế toán, bảng chấm công, bảng tính lương, chứng từ chi tiền, bảng phân bổ tiền lương và sổ cái kế toán do Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Nhân chính Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà cung cấp trong các tháng đầu năm 2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà

Trong chương này, tác giả trình bày đặc điểm tổ chức sản xuất, cơ cấu lao động và cơ chế quản lý tiền lương tại công ty:

  • Quy mô và cơ cấu lao động: Tính đến tháng 3/2016, tổng số cán bộ công nhân viên là 161 người. Trong đó, lao động gián tiếp là 35 người (chiếm 21,73%), lao động quản lý là 18 người (chiếm 11,18%). Về trình độ học vấn toàn công ty: trình độ Đại học có 27 người (16,7%), Cao đẳng - Trung cấp có 5 người, Sơ cấp có 2 người. Về bậc thợ kỹ thuật: Bậc 7/7 có 9 người, Bậc 6/7 có 30 người, Bậc 5/7 có 39 người, Bậc 4/7 có 19 người, Bậc 3/7 có 17 người, Bậc 2/7 có 13 người; bậc thợ bình quân toàn đơn vị đạt 4/7.
  • Cơ cấu lao động gián tiếp theo phòng ban: Gồm 35 cán bộ nhân viên phân bổ tại Ban Lãnh đạo (3 người), Trạm y tế (3 người), Phòng Kế toán tài chính (6 người), Phòng Kỹ thuật (4 người), Phòng Nhân chính (6 người) và các bộ phận gián tiếp tại các Phân xưởng Sửa chữa (3 người), Phân xưởng Chế thử (3 người), Phân xưởng Gương (3 người), Phân xưởng Biển báo (2 người).
Đơn vị / Bộ phận Tổng số Nam Nữ Đại học CĐ - TC Sơ cấp Công nhân
Cán bộ lãnh đạo 3 3 0 3 0 0 0
Trạm y tế 3 1 2 0 1 0 2
Phòng Kế toán tài chính 6 1 5 5 1 0 0
Phòng Kỹ thuật 4 3 1 3 0 1 0
Phòng Nhân chính 6 4 2 5 0 1 0
Phân xưởng Sửa chữa 3 3 0 0 2 1 0
Phân xưởng Chế thử 3 3 0 0 2 1 0
Phân xưởng Gương 3 3 0 0 2 1 0
Phân xưởng Biển báo 2 2 0 0 1 1 0
Tổng cộng 35 24 11 16 9 6 2
  • Hình thức trả lương:
    • Lương theo thời gian: Áp dụng cho khối gián tiếp sản xuất, tính theo công thức: $\text{Lương tháng} = (\text{Mức lương cơ bản} / \text{Số ngày làm việc hành chính trong tháng}) \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$.
    • Lương theo sản phẩm: Áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất: $\text{Lương tháng} = \text{Sản lượng sản phẩm} \times \text{Đơn giá sản phẩm}$. Với mã hàng mới, đơn giá được nhân hệ số 1,2 (tăng 20%). Ngoài ra có chính sách hỗ trợ sản phẩm/công đoạn không xác định người làm.
    • Lương khoán: Hưởng theo hợp đồng giao khoán, nếu nghỉ quá 3 ngày/tháng thì phần vượt không được tính lương.
  • Ngạch bậc và chế độ phụ cấp: Mức lương tối thiểu áp dụng tại công ty là 3.500.000 VNĐ/tháng. Thang bậc lương gồm 12 bậc (mỗi bậc tăng khoảng 10%/năm). Công ty quy định các khoản phụ cấp trách nhiệm (10% lương cơ bản cho cấp quản lý), phụ cấp công tác phí nội bộ/ngoại tỉnh (từ 15.000 đến 50.000 VNĐ/lượt tùy cự ly, hoặc 200.000 VNĐ/tháng cho nhân viên thường xuyên đi ngoài), trợ cấp thôi việc (50% lương cơ bản cho mỗi năm làm việc), cùng các khoản phúc lợi hiếu, hỷ, trợ cấp khó khăn (200.000 - 500.000 VNĐ).

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà

Chương 2 mô tả chi tiết hệ thống chứng từ, tài khoản, trình tự luân chuyển và quy trình hạch toán kế toán tại đơn vị:

  • Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
    1. Bảng chấm công (Mẫu số 01-LĐTL)
    2. Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b-LĐTL)
    3. Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL)
    4. Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03-LĐTL)
    5. Giấy đi đường (Mẫu số 04-LĐTL)
    6. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05-LĐTL)
    7. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06-LĐTL)
    8. Hợp đồng giao khoán và Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
    9. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL)
    10. Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
    11. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS)
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán: Quy trình kế toán tiền lương thực hiện qua 8 bước: từ chấm công hằng ngày $\rightarrow$ tập hợp chứng từ $\rightarrow$ lập bảng thanh toán lương $\rightarrow$ Kế toán trưởng kiểm tra $\rightarrow$ Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ Kế toán nhận lại bảng duyệt $\rightarrow$ phát lương $\rightarrow$ người lao động ký nhận.
  • Hệ thống tài khoản và số liệu hạch toán thực tế (Tháng 01/2016):
    • Tài khoản 334 - Phải trả người lao động: Dư đầu tháng 260.604.000 VNĐ. Số phát sinh Nợ là 167.247.000 VNĐ (trả lương 153.542.000 VNĐ, trích BHXH trừ lương 7.705.000 VNĐ, thanh toán làm ngoài giờ 6.000.000 VNĐ). Số phát sinh Có là 179.456.000 VNĐ (lương CN trực tiếp sản xuất TK 622: 120.365.000 VNĐ; CN vận hành máy TK 623: 10.940.000 VNĐ; chi phí sản xuất chung TK 627: 8.006.000 VNĐ; nhân viên quản lý TK 642: 40.145.000 VNĐ). Dư Có cuối tháng là 272.813.000 VNĐ.
    • Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 01/2016 (Mẫu 11-LĐTL):
Chỉ tiêu / Đối tượng chi phí TK 334 (Tiền lương) TK 3382 (KPCĐ) TK 3383 (BHXH) TK 3384 (BHYT) Cộng trích TK 338 Tổng chi phí phát sinh
TK 622 - Nhân công trực tiếp 55.806.762 1.116.135 10.045.217 1.674.203 12.835.555 68.642.317
- Đội thi công số 1 27.359.244 547.185 4.924.664 820.777 6.292.626 33.651.870
- Đội thi công số 2 28.447.518 568.950 5.120.553 853.426 6.542.929 34.990.447
TK 627 - Sản xuất chung 30.067.915 601.358 5.412.225 902.037 6.915.620 36.983.535
- Đội thi công số 1 14.924.641 298.493 2.686.435 447.739 3.432.667 18.357.308
- Đội thi công số 2 15.143.274 302.865 2.725.789 454.298 3.482.953 18.626.227
TK 642 - Quản lý doanh nghiệp 30.564.000 611.280 5.501.520 916.920 7.029.720 37.593.720
Trừ vào lương (TK 334) - - 9.315.094 1.746.580 11.061.674 11.061.674
Tổng cộng 116.438.677 2.328.774 30.274.056 5.239.740 37.842.570 154.281.247
  • Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác: Dư đầu tháng là 5.350.000 VNĐ. Phát sinh Có trong tháng 01/2016 là 37.842.569 VNĐ (trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và trừ lương người lao động). Phát sinh Nợ là 35.513.796 VNĐ (chuyển khoản nộp cơ quan bảo hiểm qua Ủy nhiệm chi). Dư Có cuối tháng là 7.678.773 VNĐ.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà

Dựa trên thực trạng hạch toán, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phân công rõ ràng; cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Hệ thống chứng từ tuân thủ các biểu mẫu thống nhất của Bộ Tài chính, quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, việc mở sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 334, 338 phản ánh chi tiết theo từng đội thi công và công trình.
  • Các giải pháp đề xuất:
    1. Xây dựng và hoàn thiện các quy chế nội bộ: Cần xây dựng quy chế phân phối tiền lương, định mức lao động cụ thể hơn cho từng công đoạn chế tạo; ban hành biểu mẫu phiếu báo làm thêm giờ (Biểu 10) để kiểm soát chặt chẽ chi phí ngoài giờ.
    2. Tăng cường quản lý tiền lương của người lao động: Kết hợp chặt chẽ giữa hình thức trả lương thời gian và trả lương sản phẩm, gắn kết quả trả lương với chất lượng sản phẩm hoàn thành nhằm hạn chế tình trạng chạy theo số lượng làm giảm chất lượng.
    3. Hoàn thiện công tác trích nộp các khoản theo lương: Theo dõi sát sao việc tăng/giảm lao động trên Danh sách Mẫu D02-TS, thực hiện trích nộp đầy đủ BHXH, BHYT, KPCĐ đúng kỳ hạn, giải quyết kịp thời chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động.
    4. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tăng cường tuyển chọn và tổ chức các khóa bồi dưỡng, nâng cao tay nghề bậc thợ cho công nhân trực tiếp sản xuất.
    5. Quản lý và sử dụng máy móc thiết bị: Tối ưu hóa công suất vận hành máy thi công để nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu định mức hao phí nhân công.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể:

  • Phản ánh toàn diện bức tranh lao động của doanh nghiệp với 161 cán bộ công nhân viên, phân tích tỷ lệ lao động gián tiếp (21,73%) và cơ cấu bậc thợ bình quân (4/7).
  • Mô tả chi tiết quy trình tính toán, lập biểu mẫu chứng từ (Bảng chấm công, Bảng lương, Bảng làm thêm giờ, Phiếu giao khoán) và quy trình hạch toán kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội qua hình thức Nhật ký chung.
  • Tổng hợp số liệu hạch toán thực tế tháng 01/2016: tổng chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương phát sinh trong kỳ đạt 154.281.247 VNĐ (trong đó chi phí nhân công trực tiếp TK 622 chiếm 68.642.317 VNĐ; chi phí sản xuất chung TK 627 là 36.983.535 VNĐ; chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 là 37.593.720 VNĐ; tổng số trích nộp bảo hiểm qua ngân hàng là 35.513.796 VNĐ).
  • Đưa ra 5 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác quản lý lao động, định mức kỹ thuật và chứng từ kiểm soát chi phí tiền lương phù hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà) trong khoảng thời gian đầu năm 2016. Số liệu minh họa tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ phát sinh của tháng 01/2016, chưa bao quát biến động tiền lương và bảo hiểm của cả năm tài chính.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp xây dựng - thương mại có quy mô lớn hơn, nghiên cứu tác động của việc áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng và cập nhật các chính sách bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân mới theo quy định pháp luật hiện hành.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị nhân lực khi thực hiện chuyên đề tốt nghiệp, khóa luận về tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, xây lắp trong việc thiết lập hệ thống biểu mẫu chứng từ (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) và tổ chức luân chuyển chứng từ tiền lương.
  • Cán bộ quản lý nhân sự tham khảo cách xây dựng bảng ngạch bậc lương, thang lương 12 bậc, quy chế phụ cấp và phương pháp phân bổ chi phí nhân công theo công trình, phân xưởng.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tính vào chi phí doanh nghiệp và trừ vào lương người lao động tại công ty là bao nhiêu? Theo quy định áp dụng trong tài liệu: Quỹ BHXH trích 26% lương cơ bản (doanh nghiệp chịu 18%, người lao động đóng 8%); Quỹ BHYT trích 4,5% lương cơ bản (doanh nghiệp chịu 3%, người lao động đóng 1,5%); Kinh phí công đoàn trích 2% trên tổng lương thực tế (doanh nghiệp nộp 1%, người lao động đóng 1%).

2. Công ty Đức Hà áp dụng những hình thức trả lương nào cho người lao động? Công ty áp dụng ba hình thức trả lương chính:

  • Trả lương theo thời gian: Dành cho bộ phận gián tiếp sản xuất và quản lý dựa trên số ngày làm việc thực tế và mức lương cơ bản.
  • Trả lương theo sản phẩm: Dành cho công nhân trực tiếp sản xuất dựa trên sản lượng hoàn thành và đơn giá sản phẩm.
  • Trả lương khoán: Dành cho các công việc giao khoán theo hợp đồng và biên bản nghiệm thu hoàn thành.

3. Cơ cấu trình độ lao động của công ty đến tháng 3/2016 như thế nào? Tổng số lao động là 161 người. Trình độ Đại học có 27 người (chiếm 16,7%), Cao đẳng - Trung cấp có 5 người, Sơ cấp có 2 người. Bậc thợ kỹ thuật bình quân đạt 4/7, trong đó bậc 5/7 (39 người) và bậc 6/7 (30 người) chiếm tỷ trọng lớn nhất trong khối công nhân.

4. Mức lương tối thiểu và hệ thống ngạch bậc lương tại công ty được quy định ra sao? Mức lương tối thiểu toàn công ty áp dụng là 3.500.000 VNĐ/tháng. Hệ thống ngạch lương chia làm 2 ngạch chính: ngạch quản lý và ngạch nhân viên (gồm 5 loại nhân viên). Thang lương được chia thành 12 bậc, định kỳ xét tăng lương 1 năm/lần với mức tăng bình quân khoảng 10%.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Trần Ngọc Hải đã phản ánh hệ thống hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Xây dựng Đức Hà theo chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tác giả đã tổng hợp chi tiết từ khâu lập chứng từ ban đầu, luân chuyển số liệu qua bảng phân bổ đến ghi chép sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 334, 338. Các phân tích về cơ cấu lao động, số liệu chi phí thực tế tháng 01/2016 cùng hệ thống giải pháp đề xuất mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho công tác quản trị và hạch toán kế toán tại doanh nghiệp.