Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương vừa là nguồn thu nhập chủ yếu bảo đảm đời sống vật chất cho người lao động, vừa là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Cùng với tiền lương, các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là các chính sách xã hội mang tính bắt buộc, phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp và Nhà nước đối với quyền lợi của người lao động.

Tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kim khí Hưng Phát, do đặc thù hoạt động kinh doanh thương mại kim khí và nguồn nguyên vật liệu đầu vào chủ yếu do khách hàng cung cấp, chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng rất cao, chiếm hơn 70% tổng chi phí của toàn công ty. Việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí tiền lương đóng vai trò quyết định trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như: chỉ áp dụng hình thức trả lương thời gian theo tháng mà chưa áp dụng hình thức lương lũy tiến; chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất; quy trình tính toán còn thực hiện thủ công ngoài bảng tính Excel rồi mới vào sổ sách kế toán.

Đề tài khóa luận được xác lập với các nội dung nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Mục tiêu nghiên cứu:

    • Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
    • Phản ánh và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát.
    • Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty.

  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:

    • Làm rõ cơ sở lý luận về lao động, tiền lương, các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn trong doanh nghiệp.
    • Khảo sát quy trình hạch toán ban đầu, hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, trình tự ghi sổ kế toán liên quan đến tiền lương tại đơn vị.
    • Đánh giá những ưu điểm đạt được và các mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tiền lương tại đơn vị thực tập, từ đó xây dựng các giải pháp có tính khả thi.

  3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát.
    • Phạm vi không gian: Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát (Địa chỉ: Số 613 Bà Triệu, Phường Trường Thi, Thành phố Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa).
    • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế trong Quý IV năm 2019.
    • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các nghiệp vụ kế toán lao động, tính lương, trích lập các quỹ bảo hiểm, hạch toán tài khoản và vào sổ kế toán liên quan đến phần hành tiền lương tại doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ quy định

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính và Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội. Về mặt lý thuyết, tác giả phân định rõ tiền lương chính (trả cho thời gian thực tế thực hiện nhiệm vụ chính gồm lương cấp bậc, phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên) và tiền lương phụ (trả cho thời gian nghỉ phép, nghỉ ngừng sản xuất, đi học, hội họp theo chế độ).

Tỷ lệ trích lập các quỹ theo lương được tổng hợp theo quy định pháp luật áp dụng trong doanh nghiệp như sau:

Khoản trích nộp Tỷ lệ tính vào chi phí DN (%) Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ (%) Tổng tỷ lệ trích nộp (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8,0% 25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0%
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0%

Hệ thống tài khoản kế toán chủ yếu được sử dụng gồm:

  • Tài khoản 334 (Phải trả người lao động): Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động.
  • Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác): Chi tiết gồm TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3389 (BHTN).
  • Các tài khoản chi phí và đối ứng: TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang), TK 6422 (Chi phí quản lý kinh doanh), TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 138 (Phải thu khác), TK 141 (Tạm ứng), TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân), TK 335 (Chi phí phải trả).

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  • Phương pháp nghiên cứu lý luận: Thu thập, tổng hợp và phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp về tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phương pháp chứng từ kế toán: Khảo sát hệ thống chứng từ gốc gồm Bảng chấm công (Mẫu số 01a-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL), Phiếu nhận sản phẩm hoặc hợp đồng giao khoán (Mẫu số 05-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Phiếu chi, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
  • Phương pháp tài khoản kế toán: Sử dụng phương pháp ghi kép để phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản phản ánh chi phí và nợ phải trả.
  • Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338 để đối chiếu, kiểm tra và lập bảng cân đối số phát sinh.
  • Phương pháp phân tích kinh tế: Đánh giá biến động chi phí lao động, quy mô và cơ cấu nhân sự tại doanh nghiệp qua các kỳ hoạt động.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Chương 1 tiến hành điểm luận 5 công trình nghiên cứu khóa luận tiêu biểu về kế toán tiền lương trong các loại hình doanh nghiệp:

  • Luận văn của Nguyễn Thị Lan (2018) tại Công ty TNHH Xây dựng Phú Quang (Quý III/2018): Chỉ ra hạn chế của việc sử dụng hình thức kế toán tập trung gây dồn ứ chứng từ cuối tháng và đề xuất cải tiến cách tính lương gắn với sản phẩm cá nhân, tập thể.
  • Luận văn của Hà Văn Bôn (2017) tại Công ty CP Vận tải Đường sắt Bỉm Sơn: Nêu rõ thực trạng đơn vị không trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, đề xuất ứng dụng phần mềm máy tính và bổ sung phụ cấp cho lao động độc hại.
  • Luận văn của Đỗ Thị Minh Thúy (2018) tại Công ty TNHH SX&TM Khánh Thành: Phân tích việc áp dụng lương thời gian chưa kích thích tăng năng suất, đề xuất kết hợp trả lương theo thời gian với thưởng năng suất và hoàn thiện luân chuyển chứng từ.
  • Luận văn của Phạm Thị Giang (2017) tại Công ty CP TMTH & DV Điện tử Lê Gia (Quý III/2017): Nhấn mạnh tình trạng khối lượng công việc kế toán quá tải do chỉ có 3 nhân sự, đề xuất áp dụng trả lương theo sản phẩm đối với bộ phận kỹ thuật và kinh doanh.
  • Luận văn của Nguyễn Thị Huyền (2017) tại Công ty TNHH SX&TM Nam Linh (Quý IV/2016): Nêu việc phần mềm kế toán VACOM chưa hỗ trợ tính lương trực tiếp, kế toán phải tính thủ công trên Excel; thanh toán lương 1 lần vào ngày 8–10 hàng tháng gây khó khăn cho người lao động; đề xuất chia kỳ trả lương thành 2 lần/tháng và xây dựng đơn giá lương lũy tiến.

Từ kết quả tổng quan, tác giả khẳng định chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát.

Chương 2: Những vấn đề lý luận cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Nội dung chương 2 trình bày có hệ thống các nguyên lý kế toán lao động và tiền lương:

  • Vai trò và yêu cầu quản lý: Lao động là yếu tố quyết định quá trình sản xuất kinh doanh; quản lý lao động bao gồm quản lý số lượng, chất lượng và thời gian lao động. Quản lý tiền lương đòi hỏi tính đúng, tính đủ, kịp thời theo chế độ và gắn liền với kết quả lao động.
  • Các hình thức tiền lương: Trình bày công thức tính lương theo thời gian (tháng, tuần, ngày, giờ), đơn giá tiền lương làm thêm giờ (150% đối với ngày thường, 200% đối với ngày nghỉ hàng tuần, 300% đối với ngày lễ, tết), lương theo sản phẩm (trực tiếp, gián tiếp, khoán việc, khoán quỹ lương).
  • Hạch toán các khoản trích theo lương: Quy định cơ chế trích lập và phương thức quản lý 4 quỹ: Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, Quỹ BHTN và Kinh phí công đoàn.
  • Quy trình hạch toán và sổ sách: Trình bày sơ đồ hạch toán tổng quát trên TK 334 và TK 338; phân tích quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ.

Chương 3: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực tế công tác kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát được thành lập ngày 20/06/2016 theo Giấy phép kinh doanh số 2802408245 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thanh Hóa cấp; đại diện pháp luật là ông Nguyễn Văn Quân. Ngành nghề kinh doanh chính là Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác (Mã ngành: 4659), cùng các hoạt động gia công cơ khí, rèn dập kim loại, bán buôn kim loại và vật liệu xây dựng.
Thông tin tổng quan Nội dung chi tiết
Tên doanh nghiệp Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kim khí Hưng Phát
Địa chỉ trụ sở Số 613 Bà Triệu, Phường Trường Thi, TP. Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa
Mã số thuế / ĐKKD 2802408245
Ngày bắt đầu hoạt động 20/06/2016
Người đại diện pháp luật Nguyễn Văn Quân
Ngành nghề chính Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác (Mã 4659)
Thu nhập bình quân CNV 3.000.000 – 6.000.000 đồng/người/tháng
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Mô hình quản lý gồm Ban Giám đốc và 4 bộ phận chuyên môn: Phòng Tổ chức – Hành chính, Phòng Kinh doanh tổng hợp, Phòng Kế toán, Phòng Bán hàng.
  • Tổ chức kế toán: Áp dụng chế độ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ hạch toán tiền lương gồm Bảng chấm công bộ phận kinh doanh tổng hợp, Bảng chấm công bộ phận bán hàng, Bảng thanh toán lương, Phiếu chi số 41, Phiếu chi số 42, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Chứng từ ghi sổ (các số 41, 42, 43, 44), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338.
  • Hình thức trả lương thực tế: Doanh nghiệp chủ yếu áp dụng trả lương theo thời gian dựa trên ngày công làm việc thực tế trong tháng; mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên dao động từ 3 đến 6 triệu đồng/người/tháng.
  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ; thực hiện ghi chép chứng từ ban đầu tương đối đầy đủ; thực hiện trích lập và nộp các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đúng tỷ lệ quy định; thanh toán lương đúng hẹn.
    • Hạn chế: Doanh nghiệp chưa xây dựng đơn giá lương theo sản phẩm hoặc lương lũy tiến; chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất; việc lập chứng từ và tính lương còn phân tán, phụ thuộc vào bảng tính thủ công; chỉ thực hiện chi trả lương một lần trong tháng.

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát

Dựa trên các tồn tại đã chỉ ra ở Chương 3, Chương 4 đưa ra các nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Hoàn thiện phương pháp tính lương: Đề xuất áp dụng kết hợp hình thức trả lương thời gian với hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc lương lũy tiến đối với từng bộ phận trực tiếp, nhằm tạo động lực nâng cao năng suất lao động.
  • Hoàn thiện công tác trích trước tiền lương nghỉ phép: Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kế hoạch nhằm tránh biến động đột biến về giá thành giữa các tháng trong năm.
  • Hoàn thiện hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình ghi chép, tổng hợp bảng chấm công và chứng từ tính lương giữa các bộ phận; đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm hạn chế sai sót khi thao tác thủ công.
  • Cải tiến công tác thanh toán lương: Đề xuất chia kỳ thanh toán lương thành 2 lần trong tháng (tạm ứng giữa tháng và thanh quyết toán vào cuối tháng/đầu tháng sau) để tạo điều kiện thuận lợi cho đời sống sinh hoạt của người lao động.
  • Điều kiện thực hiện giải pháp: Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán; trang bị đầy đủ phương tiện kỹ thuật và bảo hộ lao động cho công nhân viên.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả nghiên cứu thực tế:

    • Khóa luận làm rõ bức tranh tài chính và chi phí lao động tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát trong Quý IV/2019, khẳng định chi phí tiền lương chiếm trên 70% tổng chi phí của công ty.
    • Minh chứng cụ thể quy trình hạch toán kế toán tiền lương bằng hệ thống bảng biểu và sổ sách thực tế tại đơn vị: Bảng thanh toán tiền lương toàn doanh nghiệp, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, các Phiếu chi số 41, 42, các Chứng từ ghi sổ số 41, 42, 43, 44, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cùng Sổ Cái TK 334 và TK 338.
    • Xác định mức thu nhập bình quân của người lao động tại doanh nghiệp dao động trong khoảng từ 3.000.000 đến 6.000.000 đồng/người/tháng.

  2. Giải pháp và kiến nghị đề xuất:

    • Xây dựng phương án trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất đưa vào TK 335 để phân bổ đều chi phí sản xuất kinh doanh.
    • Hoàn thiện việc phân bổ chi phí tiền lương và BHXH, hạch toán khấu trừ lương qua các tài khoản chuyên môn (TK 334, TK 138, TK 6422, TK 154).
    • Đề xuất chế độ tạm ứng và thanh toán lương 2 kỳ/tháng thay vì thanh toán dồn vào một đợt (ngày 8–10 hàng tháng).

  3. Đóng góp của đề tài:

    • Đây là công trình đầu tiên khảo sát, đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát.
    • Các giải pháp đề xuất bám sát đặc điểm tổ chức kinh doanh thương mại - dịch vụ kim khí của một doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu nghiên cứu thực tế của đề tài bị giới hạn trong phạm vi số liệu Quý IV năm 2019 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát). Khóa luận chưa mở rộng phân tích biến động chi phí tiền lương qua chuỗi số liệu nhiều năm liên tiếp.
  • Hướng mở nghiên cứu: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát trên chuỗi thời gian dài hơn (3–5 năm) để đánh giá sự tương quan giữa chi phí tiền lương với doanh thu và lợi nhuận thuần; đồng thời nghiên cứu chuyên sâu về quy trình chuyển đổi hình thức kế toán thủ công sang tích hợp toàn diện trên các phần mềm ERP hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng trong các doanh nghiệp ngành kim khí.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh khi thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ quy mô vừa và nhỏ trong việc thiết lập biểu mẫu chấm công, bảng phân bổ tiền lương, quy trình kiểm soát các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao chi phí tiền lương lại chiếm tỷ trọng hơn 70% tổng chi phí tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát?

Do đặc thù hoạt động của công ty là bán buôn vật liệu kim khí và phần lớn nguồn nguyên vật liệu đầu vào do khách hàng cung cấp sẵn, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không phản ánh toàn bộ trong giá vốn như mô hình gia công thông thường, khiến chi phí nhân công và chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn nhất (trên 70%) trong tổng chi phí hoạt động của đơn vị.

2. Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát đang áp dụng hình thức sổ kế toán nào?

Công ty đang tổ chức công tác kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tập hợp chứng từ gốc cùng loại để lập Chứng từ ghi sổ (ví dụ: Chứng từ ghi sổ số 41, 42, 43, 44), sau đó đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 334, TK 338).

3. Tỷ lệ trích các khoản theo lương được áp dụng trong khóa luận là bao nhiêu?

Tổng tỷ lệ trích nộp là 34% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, trong đó:

  • Doanh nghiệp chịu 23,5% (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh): BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%.
  • Người lao động chịu 10,5% (khấu trừ trực tiếp vào lương): BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%.

4. Khóa luận chỉ ra những hạn chế chính nào trong công tác trả lương tại doanh nghiệp?

Các hạn chế chính gồm: (1) Chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cố định, chưa có lương lũy tiến hay lương sản phẩm để khuyến khích tăng năng suất; (2) Chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất; (3) Tính toán lương còn thực hiện thủ công trên Excel trước khi vào phần mềm, dễ gây sai sót; (4) Chỉ thanh toán lương 1 lần trong tháng vào ngày 8–10 hàng tháng.

5. Thu nhập bình quân của người lao động tại công ty trong giai đoạn nghiên cứu đạt mức nào?

Theo số liệu thống kê tại Chương 3 của khóa luận, mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát đạt từ 3.000.000 đến 6.000.000 đồng/người/tháng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Lý đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Dựa trên số liệu thực tế tại Công ty TNHH TMDV Kim khí Hưng Phát trong Quý IV năm 2019, tác giả đã phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các giải pháp được đề xuất trong khóa luận có tính ứng dụng cao, góp phần tháo gỡ các vướng mắc về cách tính lương, trích trước chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị lao động tại doanh nghiệp.