Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lao động là một trong ba yếu tố cơ bản quyết định sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Chi phí về lao động, thể hiện qua tiền lương, là một bộ phận chi phí quan trọng cấu thành nên giá trị sản phẩm. Việc quản lý và sử dụng hợp lý quỹ tiền lương không chỉ góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn bảo đảm tái sản xuất sức lao động, cải thiện đời sống vật chất và nâng cao tinh thần làm việc cho cán bộ công nhân viên. Đối với các doanh nghiệp sản xuất gia công có quy mô lao động lớn, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đòi hỏi tính chính xác, kịp thời nhằm bảo đảm quyền lợi chính đáng cho người lao động theo đúng quy định pháp luật.

Đề tài chuyên đề thực tập chuyên ngành được tác giả Nguyễn Thị Hằng (MSSV: 13120304) thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh. Mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề tập trung vào các nhiệm vụ:

  1. Nghiên cứu đặc điểm tổ chức lao động, cơ cấu tiền lương và công tác quản lý lao động tiền lương tại đơn vị thực tập.
  2. Khảo sát và phản ánh thực trạng quy trình hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) tại đơn vị.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế và đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cùng công tác quản lý lao động tại đơn vị.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thêu In Đông Dương.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích trọng tâm vào kỳ kế toán tháng 8 năm 2013 và các giai đoạn liên quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng quan điểm của học thuyết Mác về vai trò của lao động trong sản xuất vật chất, kết hợp với các quy định pháp luật và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Việt Nam:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (áp dụng hệ thống tài khoản, mẫu biểu chứng từ và sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung).
  • Quyết định số 140/1999/QĐ-BTC ngày 15/11/1999 của Bộ Tài chính về mẫu bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.
  • Nghị định số 182/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp.
  • Thông tư số 13/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/05/2003 và Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương, nâng bậc lương trong doanh nghiệp.
  • Quy định về tỷ lệ các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội (BHXH) 24% (17% tính vào chi phí doanh nghiệp, 7% trừ vào lương người lao động); Bảo hiểm y tế (BHYT) 4,5% (3% tính vào chi phí, 1,5% trừ vào lương); Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 2% (1% tính vào chi phí, 1% trừ vào lương); Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% (tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng là phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu thực tế, phương pháp kế toán chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp ghi sổ kế toán (hình thức Nhật ký chung) và phương pháp thống kê mô tả dựa trên hệ thống số liệu, chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp tháng 8/2013 của Công ty TNHH Thêu In Đông Dương.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động tiền lương và quản lý lao động tiền lương của Công ty TNHH Thêu In Đông Dương

Công ty TNHH Thêu In Đông Dương là doanh nghiệp sản xuất chuyên gia công thêu in trên mọi chất liệu phục vụ cho ngành công nghiệp. Quy mô nhân sự tại thời điểm nghiên cứu gồm 209 công nhân viên, làm việc theo 3 loại hợp đồng lao động: Hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn 3 năm và hợp đồng lao động thời vụ. Cơ cấu lao động theo giới tính gồm 156 lao động nữ và 53 lao động nam; theo quan hệ sản xuất gồm 181 lao động trực tiếp sản xuất và 28 lao động gián tiếp sản xuất.

STT Trình độ học vấn Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
1 Đại học 18 8,6%
2 Cao đẳng 35 16,7%
3 Trung cấp 47 22,5%
4 Phổ thông 109 52,2%
Tổng Tổng số công nhân viên 209 100%

Về cơ cấu thu nhập, tiền lương của một cán bộ công nhân viên gồm hai phần: Lương cấp bậc (theo thang bảng lương quy định) và lương công việc (theo quy định của công ty). Lương công việc được phân chia thành 6 mức và 4 bậc đánh giá (Trung bình, Khá, Tốt, Giỏi). Cán bộ công nhân viên được phân thành:

  • Xếp lương công việc loại I: Áp dụng cho người có thời gian xếp ngạch bậc hoặc thời gian đề bạt từ 3 năm trở lên.
  • Xếp lương công việc loại II: Áp dụng cho người có thời gian từ 3 năm trở xuống hoặc vị trí bố trí chưa phù hợp với năng lực.
  • Lao động mới tuyển dụng: Trong 6 tháng đầu chỉ hưởng 80% mức lương công việc.

Quy định về thời gian làm việc là 8 giờ/ngày, từ thứ Hai đến thứ Bảy; nghỉ 1 ngày Chủ nhật hàng tuần và nghỉ 9 ngày lễ, tết trong năm theo quy định (Tết Âm lịch 4 ngày, Tết Dương lịch 1 ngày, 01/05 1 ngày, Quốc khánh 02/09 1 ngày, Giỗ tổ Hùng Vương 1 ngày).

Hình thức trả lương tại công ty gồm:

  1. Trả lương theo thời gian: Áp dụng cho bộ phận gián tiếp sản xuất, văn phòng và quản lý:
    • Lương cơ bản = Lương tối thiểu $\times$ (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp)
    • Mức lương bình quân 1 ngày = Lương cơ bản / 26 ngày
    • Lương thời gian = Mức lương bình quân 1 ngày $\times$ Số ngày công làm việc thực tế
    • Tổng lương = Lương thời gian + Tiền thưởng (nếu có)
    • Lương thực lĩnh = Tổng lương - Các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) - Thuế TNCN (nếu có)
  2. Trả lương theo sản phẩm (khoán): Áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất (xưởng in, xưởng thêu). Căn cứ vào Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu 05-LĐTL), hệ số lương và số ngày làm việc thực tế:
    • Số ngày làm việc thực tế của cả tổ = $\sum (\text{Hệ số bậc lương}_i \times \text{Số ngày làm việc thực tế}_i)$
    • Lương thực tế của cá nhân = $(\text{Tổng giá trị công việc hoàn thành} / \text{Số ngày làm việc thực tế của cả tổ}) \times \text{Hệ số lương}_i \times \text{Số ngày làm việc thực tế}_i$
    • Lương thực lĩnh = Lương thực tế + Thưởng - Các khoản khấu trừ

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thêu In Đông Dương

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được đơn vị sử dụng gồm:

  • Bảng chấm công (Mẫu số 01a-LĐTL)
  • Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số S02-TT)
  • Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL)
  • Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03-LĐTL)
  • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05-LĐTL)
  • Phiếu chi (Mẫu số 02-TT), Ủy nhiệm chi
  • Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 140/1999-TT), Danh sách người lao động nghỉ hưởng trợ cấp BHXH

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng gồm:

  • TK 334 (Phải trả người lao động): Theo dõi các khoản thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên.
  • TK 338 (Phải trả, phải nộp khác), chi tiết gồm TK 3382 (Kinh phí công đoàn), TK 3383 (Bảo hiểm xã hội), TK 3384 (Bảo hiểm y tế), TK 3389 (Bảo hiểm thất nghiệp).
  • Các tài khoản chi phí và vốn bằng tiền liên quan: TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).

Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán tổng hợp được thực hiện theo trình tự: Hàng ngày, các phòng ban và phân xưởng chấm công, ghi nhận phiếu xác nhận công việc; cuối tháng chuyển về phòng kế toán để kiểm tra, tính toán lập Bảng thanh toán tiền lương và Bảng phân bổ tiền lương. Từ chứng từ gốc, kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389), Sổ Nhật ký chi tiền/thu tiền, sau đó kết chuyển vào Sổ Cái TK 334 và Sổ Cái TK 338 làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Các số liệu thực tế được minh họa trong kỳ kế toán tháng 8/2013:

  • Hạch toán lương bộ phận gián tiếp: Ví dụ nhân viên Ngô Huy Chương (Phòng QLSX) có hệ số lương 4,2; 26 ngày công; phụ cấp trách nhiệm 0,4; phụ cấp xăng xe 300.000 đồng; BHXH khấu trừ 7% (386.400 đồng).
  • Hạch toán lương bộ phận trực tiếp sản xuất: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành tại Xưởng In từ ngày 01/08 đến 31/08/2013 gồm 4 công đoạn (Trải vải, Căng khung, Đứng in, Kiểm hàng) với tổng giá trị hoàn thành là 46.336.000 đồng. Tổ kiểm hàng có tổng lương 35.000.000 đồng, tổng số ngày công quy đổi là 394,07 ngày; cá nhân chị Nguyễn Thị Tâm (hệ số lương 1,6; 27 ngày công) có lương thực tế 3.882.000 đồng, thưởng 100.000 đồng, trừ BHXH 134.400 đồng.
  • Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty tháng 8/2013 ghi nhận các bộ phận: Văn phòng Giám đốc (2 người - thực lĩnh 32.822.000 đồng), Phòng TC Kế toán (5 người - thực lĩnh 30.650.000 đồng), Phòng KH Kỹ thuật (4 người - thực lĩnh 32.012.000 đồng), Phòng QL Nhân sự (3 người - thực lĩnh 34.120.000 đồng), Phòng Marketing (3 người - thực lĩnh 18.304.000 đồng), Phòng QL Sản xuất (7 người - thực lĩnh 21.220.000 đồng), Kho vận (5 người - thực lĩnh 23.466.000 đồng), Nhân viên IT (3 người - thực lĩnh 22.683.000 đồng).
  • Chi trả trợ cấp BHXH: Chị Phạm Thị Thanh Bình (số sổ BHXH 3928765, hệ số lương 3,37) nghỉ ốm 5 ngày trong tháng 8/2013, mức hưởng trợ cấp 75% tương ứng số tiền 519.750 đồng, thanh toán qua tài khoản ngân hàng Chinfon Bank - Hà Nội.

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thêu In Đông Dương

Tác giả đưa ra các đánh giá tổng quát về thực trạng công tác hạch toán tiền lương tại công ty:

  • Đánh giá chung và nhược điểm: Doanh nghiệp đã tuân thủ cơ bản các biểu mẫu chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và thực hiện trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đúng quy định. Tuy nhiên, công tác theo dõi lao động và phân loại tiền lương vẫn còn một số điểm chưa đồng bộ, việc luân chuyển chứng từ giữa các phân xưởng sản xuất và phòng kế toán đôi lúc còn chậm trễ; việc tổ chức sổ kế toán chi tiết và tổng hợp cần được hoàn thiện để phục vụ tốt hơn cho công tác quản trị nội bộ.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương: Hoàn thiện cách tính lương sản phẩm khoán và tiêu chí bình xét lương công việc nhằm phản ánh sát thực tế đóng góp của từng cá nhân.
    2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa việc sử dụng các tài khoản chi tiết phục vụ cho việc theo dõi các khoản trích theo lương và chi phí nhân công theo từng bộ phận sản xuất.
    3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Rút ngắn thời gian luân chuyển phiếu xác nhận công việc hoàn thành và bảng chấm công giữa phân xưởng và phòng kế toán.
    4. Về sổ kế toán chi tiết: Cải tiến việc mở và ghi chép sổ chi tiết TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389) rõ ràng, khoa học.
    5. Về sổ kế toán tổng hợp: Tăng cường đối chiếu giữa Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 334, TK 338 nhằm bảo đảm tính chính xác, kịp thời của số liệu kế toán.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã phản ánh toàn diện hệ thống chứng từ, phương pháp tính toán và luân chuyển sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thêu In Đông Dương trong kỳ kế toán tháng 8/2013. Tác giả đã hệ thống hóa quy trình tính lương cho cả hai nhóm lao động: Lao động gián tiếp (tính theo thời gian và ngày công thực tế) và lao động trực tiếp (tính theo sản phẩm khoán và hệ số công việc quy đổi). Các số liệu kế toán được trích lục chi tiết từ Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338, Bảng thanh toán lương và Bảng thanh toán BHXH.

Trên cơ sở khảo sát thực tế, chuyên đề đã đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể tập trung vào: Hoàn thiện phương pháp tính lương; hoàn thiện hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán; tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ; hoàn thiện sổ kế toán chi tiết; và hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực tế của chuyên đề tập trung chủ yếu vào số liệu khảo sát của tháng 8 năm 2013 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Thêu In Đông Dương), chưa so sánh biến động chi phí tiền lương qua nhiều năm liên tiếp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu tiền lương qua nhiều kỳ tài chính liên tục, nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng trong quản lý tiền lương và cập nhật các chính sách bảo hiểm, thuế TNCN mới ban hành.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị Nhân lực khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất gia công. Đặc biệt, các nội dung sau có giá trị tham khảo ứng dụng cao:

  • Phương pháp xây dựng thang bảng lương công việc kết hợp lương cấp bậc và công thức tính lương sản phẩm khoán có quy đổi hệ số công việc.
  • Bộ mẫu biểu chứng từ thực tế (Bảng chấm công 01a-LĐTL, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành 05-LĐTL, Bảng phân bổ tiền lương 11-LĐTL, Bảng thanh toán BHXH 140/1999-TT).
  • Sơ đồ quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp từ chứng từ gốc lên Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 334, TK 338.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thêu In Đông Dương áp dụng các hình thức trả lương nào cho người lao động?
Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương chính: Trả lương theo thời gian (dành cho bộ phận lao động gián tiếp, văn phòng, quản trị) dựa trên mức lương cơ bản và ngày công thực tế; và trả lương theo sản phẩm khoán (dành cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các xưởng in, thêu) dựa trên khối lượng công việc hoàn thành theo phiếu xác nhận sản phẩm và hệ số bậc lương quy đổi.

2. Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương tại doanh nghiệp được phân bổ như thế nào?
Tỷ lệ trích lập gồm: BHXH 24% (17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 7% trừ vào lương người lao động); BHYT 4,5% (3% tính vào chi phí, 1,5% trừ vào lương); BHTN 2% (1% tính vào chi phí, 1% trừ vào lương); và KPCĐ 2% (tính toàn bộ vào chi phí doanh nghiệp).

3. Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn tại công ty có đặc điểm gì?
Trong tổng số 209 công nhân viên: Trình độ phổ thông chiếm tỷ lệ cao nhất với 109 người (52,2%); tiếp theo là trung cấp 47 người (22,5%); cao đẳng 35 người (16,7%); và trình độ đại học là 18 người (8,6%).

4. Chế độ hưởng bảo hiểm xã hội khi nghỉ ốm đau tại công ty được tính toán ra sao?
Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản có chứng từ hợp lệ sẽ được cơ quan BHXH thanh toán trợ cấp 75% mức lương cấp bậc tính theo số ngày nghỉ thực tế (ví dụ thực tế trong tháng 8/2013, nhân viên nghỉ ốm 5 ngày được hưởng trợ cấp 519.750 đồng qua tài khoản ngân hàng Chinfon Bank).

5. Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán nào để theo dõi tiền lương?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, sử dụng Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338 cùng các sổ chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389 để theo dõi quá trình phân bổ và thanh toán lương.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Nguyễn Thị Hằng đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức quản lý lao động và công tác hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thêu In Đông Dương. Thông qua việc phân tích số liệu thực tế kỳ kế toán tháng 8/2013, công trình đã làm rõ quy trình lập chứng từ, luân chuyển sổ sách và phương pháp tính lương thời gian cũng như lương sản phẩm khoán. Các giải pháp đề xuất tại Chương 3 mang tính thực tiễn, đóng góp định hướng cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản trị tiền lương tại doanh nghiệp sản xuất.