CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Các khái niệm cơ bản Các khái niệm cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương là những thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự và kế toán tài chính. Dưới đây là một số khái niệm cơ bản: a.
Tiền lương (Salary/Wage): Theo Điều 90, Khoản 1 của Bộ luật Lao động năm 2019, tiền lương được xác định là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng được Chính phủ quy định theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/07/2022, bao gồm mức lương tối thiểu vùng theo tháng và mức lương tối thiểu vùng theo giờ như sau: Vùng I là 22.500 đồng/giờ, vùng II là 20.000 đồng/giờ, vùng III là 17.500 đồng/giờ, vùng IV là 15. Các khoản trích theo lương Theo quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các khoản trích theo lương là khoản trích từ lương và chi phí mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải cùng thực hiện để đảm bảo tính ổn định đời sống cho người lao động và duy trì những hoạt động doanh nghiệp. Các khoản trích theo lương bao gồm: - Bảo hiểm xã hội (Social Insurance): Là hệ thống bảo hiểm mà cả nhà nước và nhà tuyển dụng phải đóng để bảo vệ quyền lợi cho người lao động trong các trường hợp như bệnh tật, tai nạn lao động, nghỉ thai sản, hưu trí, và các trường hợp khác quy định bởi pháp luật.
- Bảo hiểm y tế (Health Insurance): Là hệ thống bảo hiểm mà nhà tuyển dụng và nhân viên phải đóng để đảm bảo quyền lợi về sức khỏe và các chi phí y tế cho nhân viên và gia đình của họ. 5 - Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng để được hỗ trợ về mặt tài chính tạm thời khi bị mất việc tuy nhiên cần phải đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định của pháp luật. - Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Khoản tiền mà chỉ doanh nghiệp đóng để thực hiện nhữngchỉ tiêu cho hoạt động tổ chức. Theo Khoản 1, Điều 186, Chương XII, Bộ luật lao động năm 2012 quy định: “Người sử dụng lao động, người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và pháp luật về bảo hiểm y tế.”Căn cứ vào quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Công văn số 2159/BHXH- BTcác khoản bảo hiểm trích theo lương và tỷ lệ tríchcó hiệu lực thi hànhtừ ngày 01/06/2017quy định như sau: Bảng 1.
Tỷ lệ các khoản trích theo lương năm 2023 Các khoản trích theo Trích vào Chi phí Trích vào lương Tổng lương của doanh nghiệp của NLĐ Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17.5% Bảo hiểm y tế (BHYT) 3% 1.5% Bảo hiểm thất nghiệp 1% 1% 2% (BHTN) Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2% Tổng 23.5% 34% Nguồn: Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 Như vậy, hàng tháng doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN). Đồng thời, phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn. Các hình thức trả lương Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, do đó phải đảm bảo bù đắp sức lao động của người lao động đã bỏ ra và đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của họ. Trong các doanh nghiệp ở mọi thành phần kinh tế khác nhau của nền kinh tế thị trường, có nhiều loại lao động khác nhau, tính chất và vai trò của từng loại lao động đối với mỗi quá trình sản xuất kinh doanh lại khác nhau.
Vì thế mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lương nào cho người lao động sao cho phù hợp với đặc điểm công nghệ, với trình độ năng lực quản lý của mình. Mặt khác việc lựa chọn hình thức trả lương đúng đắn còn có tác dụng thỏa mãn lợi ích người lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động nâng cao năng suất lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân công, hạ được giá thành sản phẩm. Theo khoản 1, 2 điều 96, Chương IV Bộ luật lao động năm 2019 quy định, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc khoán. Tiền lương được trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng và người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
Trả lương theo thời gian Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian lao động và cấp bậc để tính lương cho từng người lao động. Hình thức này thường áp dụng chủ yếu cho lao động gián tiếp, còn lao động trực tiếp thường áp dụng đối với những bộ phận không định mức được sản phẩm. Căn cứ Điều 96, Bộ Luật Lao động năm 2019 và khoản 1 điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP tiền lương theo thời gian được trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian căn cứ vào thời gian làm việc theo tháng, tuần, ngày, giờ theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Tiền lương theo thời gian có thể tính theo thời gian giản đơn hay thời gian có thưởng.
* Trả lương theo thời gian giản đơn = Lương cơ bản + Phụ cấp theo chế độ Trong đó mức lương cơ bản có thể được tính theo các khoảng thời gian như trả lương theo ngày, lương theo tuần, lương theo tháng, lương theo giờ, cụ thể: 7 * Tiền lương ngày: Tiền lương cơ bản của tháng Tiền lương ngày = Số ngày làm việc theo quy định * Tiền lương tuần: Tiền lương tháng x 12 Tiền lương tuần = 52 tuần * Tiền lương tháng: Tiền lương tháng = Tiền lương ngày x số ngày làm việc thực tế trong tháng * Tiền lương giờ: Tiền lương ngày Tiền lương giờ = Số giờ quy định làm việc trong ngày (8h) Trả lương theo thời gian có thưởng: Là hình thức trả lương kết hợp giữa trả lương theo thời gian giản đơn và lương thưởng do nâng cao chất lượng lao động, vượt chỉ tiêu,v. nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành công việc. Tiền lương theo thời gian có thưởng = Trả lương theo thời gian giản đơn + Tiền thưởng Theo Điều 98, Bộ luật Lao động năm 2019 ngoài thời gian làm việc cơ bản, tùy vào tính chất công việc, người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau: + Làm thêm vào ngày thường: Trả ít nhất 150% tiền lương theo công việc đang làm. + Làm thêm ngày nghỉ hàng tuần: Trả ít nhất 200% tiền lương theo công việc đang làm.
+ Làm thêm ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương: Sẽ trả nguyên lương ngày này cộng với ít nhất 300% tiền lương theo công việc đang làm. + Làm thêm ban đêm: Trả ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường. Nhận xét: Hình thức trả lương theo thời gian với phương pháp tính đơn giản, nhanh gọn, dễ theo dõi, quản lý và tiết kiệm thời gian cho kếtoán. Tuy nhiên, 8 hình thức trả lương này tồn tại nhược điểm là chưa gắn kết được tiền lương với kết quả, chất lượng lao động do đó chưa đạt hiệu quả trong việc kích thích tăng năng suất lao động.
Trả lương theo sản phẩm Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm còn tùy thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp mà có thể vận dụng theo hình thức cụ thể sau đây: Công thức tính: L = ĐG x Q Trong đó: ĐG: Đơn giá tiền lương Q: Mức sản lượng thực tế L : Lương tính theo sản phẩm Ưu điểm: Là mối quan hệ giữa tiền lương công nhân nhận được và kết quả lao động, thể hiện rõ ràng, người lao động xác định ngay được tiền lương của mình do quan tâm đến năng suất chất lượng sản phẩm của họ Nhược điểm: người lao động hay quan tâm đến số lượng sản phẩm nhưng ít quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tinh thần tập thể tương trợ lẫn nhau trong quá trình sản xuất kém hay có tình trạng giấu nghề, giấu kinh nghiệm. Trả lương khoán Trả lương khoán là một hình thức thanh toán tiền lương mà người lao động được trả một khoản tiền cố định cho một khoảng thời gian công việc, thay vì tính theo số giờ làm việc hoặc theo sản phẩm. Điều này có nghĩa là người lao động sẽ nhận được một khoản tiền nhất định mỗi tháng, bất kể họ làm việc bao nhiêu giờ trong tháng đó.
Công thức tính: Lương = Đơn giá khoán x Khối lượng công việc Hình thức này làm người lao động quan tâm đến số lượng và chất lượng sản phẩm của mình, người lao động có tinh thần trách nhiệm cao với sản phẩm mình 9 làm ra. Tuy nhiên, hình thức trả lương này chỉ phù hợp với các công việc có tính chuyên môn cao và cần được thực hiện một cách toàn diện và thống nhất. Mặt khác, áp dụng hình thức này người sử dụng lao động có thể sẽ phải ứng trước một khoản tiền cho người lao động nếu như thời gian thực hiện công việc trong một khoảng thời gian dài. Vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và tổng hợp các thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.Kế toán tiền lương cũng là một bộ phận của công tác kế toán.
Trong đó, kế toán tiền lương là việc thu thập các chứng từ có liên quan để tiến hành tính toán và phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất cho phù hợp với chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương.