CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Khái quát thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng thương mại: 1. Khái niệm về thanh toán không dùng tiền mặt: Theo Nguyễn Thị Mùi (2006), “TTKDTM là chỉ các nghiệp vụ chi trả bằng tiền hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác trong nền kinh tế quốc dân được thực hiện bằng cách trích chuyển TK trong hệ thống tín dụng hoặc bùtrừ công nợ mà không sử dụng đến tiền mặt” 1. Vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt: TTKDTM sẽ giúp tốc độ luân chuyển vốn trong nền kinh tế được gia tăng tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, vận chuyển hàng hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Giải quyết nhanh chóng việc luân chuyển vốn trong kinh doanh, phục vụ cho quá trình tái sản xuất không bị gián đoạn qua đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. TTKDTM giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu thông tiền tệ, góp phần to lớn tiết kiệm chi phí sản xuất tiền mặt cho nền kinh tế đất nước, giảm tối đa lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường, hạn chế lạm phát, ổn định giá trị đồng tiền. Tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan quản lý tiền tệ và kiểm soát lượng tiền trong lưu thông. Thông qua việc mở tài khoản tiền gửi của khách hàng với nhu cầu thanh toán và sử dụng các dịch vụ, ngân hàng sẽ thuận lợi trong việc huy động vốn từ các chủ thể của nền kinh tế với chi phí thấp dùng với mục đích cho vay góp phần tăng lợi nhuận cho ngân hàng.
Ngoài ra, ngân hàng cũng nắm bắt được phần nào tình hình kinh doanh của khách hàng qua đó giúp ích cho việc cung cấp các sản phẩm cho khách hàng. TTKDTM giúp đa dạng hóa các dịch vụ thanh toán của ngân hàng giúp khách hàng có nhiều lựa cho phù hợp với mục đích của mình để tạo ra lợi ích cao nhất trong kinh doanh, giúp cho quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác và bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng. Những quy định trong thanh toán không dùng tiền mặt: 1. Cơ sở pháp lý của hệ thống thanh toán không dùng tiền mặt: Quyết định số 1557/2001/QĐ-NHNN ngày 14/12/2001 của Thống đốc NHNN về việc ban hành quy chế thanh toán bùtrừ điện tử liên ngân hàng 7 Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/03/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ và thanh toán Quyết định số 457/2003/QĐ-NHNN ngày 12/05/2003 của Thống đốc NHNN về việc ban hành quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng Nghị định số 159/2003/NĐ-CP, ngày 10/12/2003 của Chính phủ về việc cung ứng và sử dụng séc Nghị định 101/2012/NĐ-CP ngày 22/11/2012 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt 1.
Quy định chung a. Đối tượng áp dụng: Bên cung ứng dịch vụ thanh toán: Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán bao gồm: ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng phi ngân hàng, các tổ chức không phải là tổ chức tín dụng được NHNN cho phép làm dịch vụ thanh toán. Bên được cung ứng dịch vụ thanh toán: Các tổ chức và cá nhân (khách hàng) có nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán. Phạm vi áp dụng: ₋ Thanh toán quốc nội và thanh toán quốc tế.
₋ Tác giả chỉ thực hiện trong phạm vi thanh toán quốc nội trong để tài của mình. Quy định: NHNN tổ chức hệ thống TTKDTM, tổ chức thanh toán liên ngân hàng và cung cấp các dịch vụ thanh toán, phải thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của chủ tài khoản. Tổ chức tín dụng là Ngân hàng được thực hiện các giao dịch thanh toán với tổ chức kinh tế và cá nhân có mở tài khoản tại Tổ chức tín dụng. Tổ chức tín dụng được cung cấp các phương tiện thanh toán, thực hiện dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng và làm dịch vụ thanh toán quốc tế (khi được NHNN cho phép).
Các doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể, đơn vị vũ trang, công dân Việt Nam và người nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam được quyền lựa chọn Ngân 8 hàng để mở tài khoản giao dịch và thực hiện thanh toán. Các đơn vị dự toán NHNN mở tài khoản tại Kho bạc Nhà Nước. Quy định đối với khách hàng: 1. Quy định đối với bên chi trả: Để đảm bảo việc thanh toán, chủ tài khoản phải đảm bảo đủ số dư trên tài khoản tiền gửi và sử dụng để trả cho người thụ hưởng hay rút tiền mặt và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thanh toán của mình theo quy định của NHNN, các tổ chức tín dụng khi thực hiện không đúng theo các nguyên tắc.
Chủ tài khoản phải thực hiện đầy đủ các quy định về tạo và sử dụng tài khoản, giấy tờ thanh toán phải được in theo mẫu của ngân hàng mở tài khoản và thực hiện thanh toán, phải ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan, chữ ký và con dấu trên chứng từ phải trùng với chữa ký mẫu và con dấu mẫu đã đăng ký tại ngân hàng. Mọi trường hợp vi phạm quy định thanh toán, quản lý giấy tờ không chặt chẽ dẫn đến sự mất mát hay bị kẻ gian lợi dụng, chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm với mọi thiệt hại. Quy định đối bên thụ hưởng: Bên thụ hưởng phải giao hàng đầy đủ theo đúng hợp đồng đã ký kết, lập giấy đòi tiền theo đúng thể thức đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng kiểm soát chặt chẽ các chứng từ và nộp chứng từ thanh toán vào Ngân hàng đúng thời gian quy định. Nếu vi phạm điều khoản ghi trong hợp đồng, các chứng từ đều không có giá trị thanh toán.
Khi thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, người sử dụng dịch vụ thanh toán (khách hàng) phải tuân thủ những quy định hướng dẫn của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán về việc lập chứng từ thanh toán, phương thức nộp, lĩnh tiền ở tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Quy định đối với ngân hàng: 1. Quyền của ngân hàng: Ngân hàng có quyền trích tiền trong tài khoản của khách hàng cũng như từ chối thực hiện thanh toán theo quy định đối với chứng từ không hợp lệ, không đảm bảo khả năng thanh toán và không chịu trách nhiệm về những nội dung liên đới của hai bên khách hàng. Khi phát hiện người sử dụng tài khoản vi phạm các quy định 9 hiện hành hay các thỏa thuận trong hợp đồng có quyền từ chối thực hiện yêu cầu của khách hàng, giữ lại các tang chứng để báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền xử lý hoặc có quyền phạt tiền khách hàng.
Ngân hàng có quyền phong tỏa, đóng, tất toán hoặc chuyển đổi số dư tài khoản theo quy định. Ngân hàng có quyền quy định các biện pháp đảm bảo an toàn trong thanh toán tùy vào yêu cầu và đặc điểm của hoạt động và yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan khi sử dụng dịch vụ thanh toán theo quy định. Trách nhiệm của ngân hàng: Ngân hàng phải niêm yết công khai các quy định về mở và sử dụng tài khoản của khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu đăng ký tài khoản, ngân hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục làm hồ sơ mở tài khoản và các quy định liên quan trong việc lập hồ sơ, sử dụng tài khoản, thực hiện việc mở tài khoản tiền gửi của khách hàng ngay trong ngày làm việc và thông báo cho khách hàng biết số tài khoản và ngày tài khoản hoạt động.
Ngân hàng có trách nhiệm thực hiện các ủy nhiệm thanh toán của chủ tài khoản đảm bảo chính xác an toàn, thuận tiện, chi trả bằng tiền mặt, sử dụng tài khoản kế toán thích hợp để hạch toán các giao dịch thanh toán, giữ bímật về số dư trên tài khoản tiền gửi của khách hàng theo đúng quy định của pháp luật, thông báo đầy đủ, kịp thời số dư tài khoản cho chủ tài khoản biết, gửi giấy báo “Nợ” và giấy báo “Có” cho khách hàng hoặc chuyển khoản trong phạm vi số dư tiền gửi theo yêu cầu của chủ tài khoản và phải chịu trách nhiệm nếu xảy ra sự thiệt hại, vi phạm, lợi dụng trên tài khoản của khách hàng do lỗi chủ quan. Trừ khi chủ tài khoản vi phạm kỷ luật chi trả hoặc vi phạm luật bắt buộc phải thanh toán thì Ngân hàng được quyền trích tài khoản tiền gửi của chủ tài khoản để thực hiện việc thanh toán đó theo biên bản của cơ quan có thẩm quyền. Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải kiểm soát các chứng từ thanh toán của khách hàng trước khi hạch toán và thanh toán đảm bảo lập đúng thủ tục quy định, con dấu, chữ ký đúng mẫu đã đăng ký với Ngân hàng. Chữ ký trên chứng từ thanh toán đúng với mẫu đăng ký tại Ngân hàng (nếu là chữ ký tay) hoặc đúng với chữ ký điện tử do Ngân hàng cung cấp (nếu là chữ ký điện tử).
Đồng thời, Ngân 10 hàng cũng kiểm tra số dư trong tài khoản của khách hàng có đủ khả năng để chi trả số tiền trên chứng từ hay không. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt trong nước tại ngân hàng: 1. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: 1. Khái niệm: Theo Nguyễn Thị Loan (2017) “Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi là việc ngân hàng thực hiện yêu cầu của bên trả tiền trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để trả hoặc chuyển cho bên thụ hưởng” 1.
Quy trình thanh toán: Sơ đồ 1. 1: Sơ đồ quy trình thanh toán ủy nhiệm chi (2) NGƯỜI CHI TRẢ NGƯỜI THỤ HƯỞNG (1) (3) (4) NGÂN HÀNG NGƯỜI NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ CHI TRẢ HƯỞNG (1) Người thụ hưởng cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho người chi trả (2) Người chi trả nộp ủy nhiệm chi vào ngân hàng người chi trả (3) Ngân hàng người chi trả trích tiền của người chi trả chuyển đến ngân hàng người thụ hưởng (4) Ngân hàng người thụ hưởng báo Có cho người thụ hưởng 1. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: 1. Khái niệm: Theo Nguyễn Thị Loan (2017) “Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ một số tiền mặt nhất định trên tài khoản thanh toán bên chi trả tiền để chuyển cho bên người thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng”.