CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN PHÚC 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng 1. Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH Thiên Phúc có các sản phẩm là: Thuốc lá các loại. Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty là: Vinataba; Marlboro; 555; Mild seven; White horse; Thăng Long; Souvenir;.
Thuốc lá có thể nói là một mặt hàng kinh doanh có khả năng sinh lời rất cao, ít khi lỗ và có thể là không bao giờ lỗ. Tuy nhiên, thuốc lá lại là một mặt hàng kinh doanh có điều kiện ràng buộc của Nhà Nước do hút thuốc lá không tốt cho sức khở của người dân, gây ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Do đó, các sản phẩm thuốc lá mà Công ty kinh doanh phải là các mặt hàng được nhà nước cho phép, có trong danh mục đăng ký kinh doanh của Công ty. Thị trường của Công ty Thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu là địa bàn Hải Dương và một số tỉnh thành xung quanh địa phận này như Hải Phòng; Quảng Ninh; Hà Nam; Cao bằng, Bắc Ninh; Bắc Giang,.
Thị trường tiêu thụ của Công ty là thị trường tiêu thụ thuốc lá các loại của Công ty được cung cấp theo các hình thức bao gồm cả hình thức bán buôn và hình thức bán lẻ. Hình thức bán buôn của Công ty chủ yếu là hình thức cung cấp các loại thuốc lá cho các công ty thương mại kinh doanh thuốc lá, các đại lý, nhà phân phối trung gian,. Hình thức bản lẻ của Công ty là hình thức tiêu thụ hàng hoá trực tiếp tại các cửa hàng của Công ty cho các hộ gia đình, các cá nhân, khách hàng mua lẻ. 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 1-1: Doanh thu bán hàng theo thị trường của Công ty Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Tổng 296,456,398,512 465,547,982,352 doanh thu 312,445,247,451 Hải Dương 118,582,559,404.04 Hải Phòng 35,574,767,821.32 Hiện nay, với mức thu nhập gia tăng, nhu cầu sử dụng những các mặt hang thuốc lá có chất lượng ngày càng gia tăng.
Điều này cũng là những nhân tố thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty có những điều kiện thuận lợi để phát triển và tăng doanh thu, lợi nhuận cho Công ty. Phương thức bán hàng của Công ty * Các phương thức bán hàng áp dụng ở công ty Khâu bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiêp, các phương thức bán hàng của công ty bao gồm bán buôn và bán lẻ. Thực hiện bán buôn: *Bán buôn (theo hình thức ký kết hợp đồng kinh tê): áp dụng đối với khách hàng cần cung cấp lượng hàng lớn có kế hoạch mua dài hạn. Khách hàng ký kết hợp đồng mua bán trực tiếp với công ty.
Trong hợp đồng đã ghi rõ các điều khoản cụ thể về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các điều khoản có liên quan. Thực hiện hình thức này: 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Phòng kinh tế kế hoạch chịu trách nhiệm soạn thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo như sau: Viết hóa đơn GTGT 3 liên (liên 1 lưu ở quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 do nhân viên quản lý kho để xuất hàng, sau đó tổng hợp gửi về phòng Tài chính kế toán). Cuối ngày, căn cứ hóa đơn GTGT, phòng Kinh tế kế hoạch lập bảng kê bán hàng theo dõi số lượng hàng xuất và đối chiếu với phòng Quản lý kho và tiêu thụ, sau đó lập bảng kê bán hàng hằng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về phòng Tài chính kế toán. Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng (theo dõi về lượng, chủng loại mặt hàng) và đối chiếu với Phòng Quản lý kho, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng theo dõi về lượng - tiền trong tháng rồi nộp về phòng Tài chính kế toán để tổng hợp.
Phòng Tài chính kế toán (kế toán bán hàng): Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp và chi tiết công nợ, phản ánh vào sổ kế toán một cách chính xác và kịp thời. *Bán buôn (không ký kết hợp đồng kinh tế) : Áp dụng đối với khách hàng mua không có kế hoạch mua dài hạn, mua với khối lượng nhỏ và trung bình. Khách hàng này thường là tổ chức cá nhân thầu xây dựng, khách hàng mua để bán lại. Trình tự thực hiện: Hình thức này được thực hiện tương tự như hình thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế đã nêu ở trên, chỉ khác là không phải ký kết hợp đồng kinh tế và do phòng tiêu thụ thực hiện (Phòng Kinh tế kế hoạch không tham gia hình thức này).
Phương thức bán lẻ 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Bán tại các cửa hàng: Khách hàng đến mua tại cửa hàng bán lẻ, nhân viên bán hàng viết hóa đơn GTGT 3 liên (liên 1 lưu ở quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kèm theo bảng kê bán hàng cuối mỗi ngày nộp về phòng Tài chính kế toán của công ty) và trực tiếp thu của tiền khách hàng. Cuối ngày: Nhân viên cửa hàng lập bảng kê lượng hàng nhập - xuất - tồn theo từng hóa đơn, lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ và tiền hàng trong ngày để nộp về Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ sản phẩm đó là phương thức thanh toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Phương thức thanh toán thích hợp, linh hoạt sẽ kích thích tiêu thụ sản phẩm.
Nhận thức được điều đó Công ty TNHH Thiên Phúc đã nghiên cứu và ứng dụng được các hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng với mục tiêu cả bên mua và bên bán đều thấy thuận lợi và dễ dàng. Phương thức thanh toán được áp dụng đa dạng: bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Do đó, khách hàng có thể mua hàng qua kênh phân phối trực tiếp hoặc gián tiếp. Ở kênh phân phối trực tiếp khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản ,tùy theo khả năng của khách hàng.
Bên cạnh đó công ty cho phép khách hàng co quyền thanh toán chậm trong thời gian nhất định mà công ty cho phép đối với từng mặt hàng và từng đối tác. Các phòng ban chức năng của Công ty được bố trí và phân công công việc quản lý để mọi hoạt động của Công ty được diễn ra liên hoàn và có hiệu quả nhất. Ban giám đốc với chức năng quản trị điều hành và phân công, phân giao nhiệm vụ cụ thể để có cơ sở đánh giá hoạt động của các kỳ hoạt động của Công ty. Hoạt động bán hàng với vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại.
Do đó, hội đồng quản trị là bộ phận 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành quan trọng trong việc xác định đường lối, chính sách bán hàng của Công ty dựa trên các chiến lược, kế hoạch. Giám đốc Công ty là người trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty theo đường lối mà Ban lãnh đạo Công ty đã đề ra. Giám đốc Công ty là người thay mặt Công ty theo pháp luật. Do đó, trong các quan hệ kinh tế nảy sinh tới quá trình bán hàng.
Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty để ký các hợp đồng kinh tế, điều hành và chỉ đạo hoạt động bán hàng. Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh của công ty là bộ phận trực tiếp tìm đối tác mua hàng, bán hàng, của Công ty, đề xuất các chiến lược kinh doanh cho giám đốc Công ty, lập các báo cáo bán hàng, mua hàng của Công ty. Cửa hàng Công ty là bộ phận trực tiếp thực hiện bộ phận bán hàng Phòng Kế toán Công ty là bộ phận thu thập các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh, tiến hành ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng. Bộ phận Kế toán tiến hành lập các báo cáo bán hàng, hạch toán kết quả kinh doanh đối với từng mặt hàng cho Giám đốc Công ty để từ đó có cơ sở thông tin để ban lãnh đạo Công ty ra những quyết định phù hợp.
7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN PHÚC 2. Kế toán doanh thu 2. Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hoá đơn GTGT - Đơn đặt hàng; phiếu báo giá (nếu có) - Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng - Sổ chi tiết, sổ cái TK 511 Sau khi Kế toán bán hàng nhận được hóa đơn GTGT của khách hàng mang đến để thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra hóa đơn và chuyển cho kế toán thanh toán viết phiếu thu nếu khách hàng thanh toán ngay. Trường hợp người mua còn nợ chưa trả tiền thì kế toán còn phải theo dõi chi tiết trên sổ phải thu của khách hàng.
Ví dụ: Ngày 06 tháng 04 năm 2012, Công ty TNHH Thiên Phúc xuất bán 10.000cây Thuốc lá wild seven với giá bán chưa có thuế GTGT là 18.000đ/1cây cho Công ty Cổ phần Hà Trung. Khách hàng thanh toán 50% tổng tiền hàng bằng tiền mặt, còn lại sẽ trả vào tháng sau. 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Biểu 2.1: Hợp đồng bán hàng: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: 1008/HĐMB-HB-TQ - Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11của Quốc hội ban hành ngày27/6/2005 - Căn cứ Luật Thương mại 36/2005/QH11 ban hành ngày 14/6/2005 - Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên. Hôm nay, ngày 06/04/2012 tại Hải Dương chúng tôi gồm: BÊN A (BÊN MUA): CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ TRUNG Địa chỉ: Số 19, Ngõ 2 - Phố Đại Từ - Thịnh Liệt – Hoàng Mai – Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Văn Bình Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 04.7151566 Số tài khoản VND: 16540739 Tại: Ngân hàng Á Châu – Chi nhánh Hà Nội BÊN B (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH THIÊN PHÚC.
Địa chỉ: Số 67 Phố Hòa Bình, TP.Hải Dương Đại diện: Bà Mai Thị Thanh Thuỷ Chức vụ: P.Giám đốc Điện thoại: 032.6039 Số tài khoản VND: 0011002564864 Tại: Ngân hàng Đt &PT Việt Nam - CN Hải Dương Sau khi thoả thuận hai bên đã thống nhất kí Hợp đồng kinh tế với các điều khoản cụ thể sau: ĐIỀU I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG Bên B nhận cung cấp cho bên A các thiết bị chi tiết như sau: Đơn vị Đơn giá Thành tiền Stt Hàng hoá Số lượng tính (VND) (VND) Thuốc lá Mild 1 Cây 10.000 seven Tổng thành tiền: 180.