CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MTV THÀNH TÂM CAO BẰNG 1. Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa tại Công ty 1. Đặc điểm hàng hóa của Công ty Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng chuyên kinh doanh cung cấp các loại sản phẩm xăng, dầu trên địa bàn tỉnh Cao Bằng và các vùng lân cận. Sản phẩm bôi trơn có thể ở dạng lỏng, chẳng hạn như dầu động cơ và dầu thủy lực, hoặc ở thể rắn hoặc bán rắn như mỡ hoặc băng Teflon, hoặc có thể ở dạng bột chẳng hạn như than chì khô hoặc Disulfide Molybdenum tùy thuộc vào mục đích và vị trí sử dụng.
Tất cả các sản phẩm bôi trơn sử dụng cho máy móc thiết bị cơ khí được thiết kế để tạo ra một vài lớp phủ bảo vệ giữa các bộ phận chuyển động của máy móc thiết bị nhằm bảo vệ các bộ phận này khỏi sự ô nhiễm, sự mài mòn do ma sát và quá trình ô xy hóa. Các sản phẩm bôi trơn tổng hợp được sản xuất thông qua một số các quá trình chế biến hóa học giúp cải thiện đáng kể các tính chất của chất bôi trơn như khả năng kháng oxy hóa, chỉ số độ nhớt… Dầu động cơ tổng hợp được ưa chuộng sử dụng hơn so với các dầu động cơ có nguồn gốc từ dầu mỏ. Dầu bôi trơn tổng hợp cũng được ưa chuộng sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp ( dầu công nghiệp) mặc dù chi phí sử dụng ban đầu của nó đắt hơn nhiêu so với các loại dầu bôi trơn gốc dầu mỏ, tuy nhiên hiệu quả mà dầu bôi trơn tổng hợp đem lại cũng tương xứng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của các máy móc hiện đại. Nhờ các đặc tính vượt trội giúp thời gian sử dụng dầu động cơ và dầu máy móc tổng hợp dài hơn nên giúp người sử dụng 3 tiết kiệm được chi phí đáng kể hơn so với dầu gốc dầu mỏ, tối đa hóa được thời gian sử dụng máy móc.
Khoa học và công nghệ phát triển giúp tạo ra ngày càng nhiều các sản phẩm dầu mỡ bôi trơn cao cấp, đáp ứng ngày càng nhiều các điều kiện làm việc của máy móc. Chẳng hạn như: dầu thủy lực hiện nay ngoài việc thực hiện chức năng là chất lỏng truyền lực, dầu thủy lực còn được nghiên cứu để sao cho nhẹ hơn và dễ chảy hơn để có thể lưu thông tự do qua các bơm máy nén, bên cạnh đó còn có khả năng tạo ra lớp màng bôi trơn giúp giảm ma sát và giúp cho các chi tiết chuyển động của bơm chuyển động dễ dàng. Tính chống kích nổ - Trị số octan của sản phẩm nhiên liệu thể hiện tính chống kích nổ của nhiên liệu: nhiên liệu có trị số octan càng cao thì tính chống kích nổ càng cao. - Nếu sử dụng nhiên liệu có trị số octan thấp cho xe có tỉ số nén cao sẽ gây hiện tượng cháy kích nổ.
- Nếu sử dụng nhiên liệu có trị số octan cao cho xe có tỉ số nén thấp thì nhiên liệu sẽ khó cháy hoặc cháy không hết tạo cặn than làm bẩn máy, hao xăng. Tính bay hơi thích hợp Nhiên liệu muốn cháy được trong máy thì phải bay hơi. Nhiên liệu bay hơi thích hợp thì sẽ cháy tốt trong máy. Nếu nhiên liệu bay hơi không thích hợp, máy sẽ không phát huy được hết công suất, hao nhiên liệu nhiều và gặp phải những sự cố kỹ thuật sau: Hiện tượng nghẹt xăng hay nút hơi, hiện tượng ngộp xăng (sặc xăng).
Tính ổn định hóa học cao Khả năng giữ vững bản chất hóa học chống lại ảnh hưởng của môi trường xung quanh gọi là tính ổn định hóa học của nhiên liệu. Tính ổn định hóa học của nhiên liệu bị ảnh hưởng nhiều bởi các yếu tố: nhiệt độ, diện tiếp xúc với không khí, độ sạch và khô của vật chứa, mức độ tồn chứa và thời gian 4 tồn chứa. Nhiên liệu có hàm lượng keo nhựa càng cao thì có tính ổn định hóa học càng thấp. Phân loại hàng hóa tại Công ty Phân nhóm hàng hóa: Để tiện cho việc quản lý, bảo quản, dự trữ, nhập kho, xuất kho, ghi sổ kế toán thì hàng hóa được phân loại theo nhóm hàng: - Nhóm hàng xăng.
- Nhóm hàng dầu diezel, dầu động cơ, dầu thủy lực. - Nhóm hàng nhớt. - Nhóm hàng mỡ. Đặt mã hàng hóa: Mỗi một loại hàng hóa đều có một mã riêng để tiện cho việc quản lý.
Một mã hàng hóa gồm cả phần chữ cái lẫn phần số, được quy ước theo tên gọi thông thường của sản phẩm và model hiện hành. Hiện nay, công ty có khoảng trên 6 mặt hàng, vì vậy để tiện cho việc quản lý hàng hóa công ty sử dụng phần mềm quản lý kho SDI, nhờ phần mềm này mọi hàng hóa đều có thể quản lý chính xác và kịp thời. Danh mục hàng bán hiện tại của Công ty được thể hiện qua Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty DANH MỤC HÀNG BÁN STT Mặt hàng, sản phẩm ĐVT Mã SP 1 Nhóm mặt hàng xăng Lít - Xăng Mogas 95 Lít M95 - Xăng Ron 92 Lít M92 - Xăng Mogas 83 Lít M83 - Xăng sinh học Lít E95 2 Dầu DO 0,05S Lít DO 3 Dầu động cơ EO - Sell Phi EO-S - BP Phi EO-B - Total Phi EO-T - Mobil Phi EO-M - Castrol Phi EO-C - PV Oil Phi EO-P - APP Phi EO-A - PLC Phi EO-P 4 Dầu thủy lực HyO - Sell Phi HyO-S - BP Phi HyO -B - Total Phi HyO -T - Mobil Phi HyO -M - Castrol Phi HyO -C - PV Oil Phi HyO -P - APP Phi HyO -A - PLC Phi HyO –P 6 5 Nhớt Phi BoL 6 Mỡ Kg Dm … … … … (Nguồn: Phòng kinh doanh) 7 1. Đặc điểm luân chuyển hàng hóa tại Công ty 1.
Đặc điểm hình thành hàng hóa Hàng hóa của công ty được mua về từ Công ty Xăng dầu Cao Bằng và các công ty chuyên sản xuất dầu, tất cả các hàng hóa của công ty mua về từ các công ty trên đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và được các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận là từ các hãng nổi tiếng trên thế giới về sản xuất. Ta có thể lựa chọn ra một số nhà cung cấp chính của công ty trong tỉnh Cao Bằng như sau: - Công ty Xăng dầu Cao Bằng - Doanh nghiệp Xăng dầu Lê Vinh - Công ty Cổ phần Vật tư Xăng dầu Comeco - Công ty CP Thương mại Nhiên liệu Cửu Long - Công ty CP Xăng dầu Thương mại Sông Trà - Công ty CP XNK Vật tư Kỹ Thuật Rexco - Công ty CP Vật liệu xây dựng chất đốt Cao Bằng - Công ty CP Xăng dầu Tín Nghĩa - Công ty TNHH Vận tải xăng dầu Hà Anh - Công ty CP Thương mại Dịch vụ Dầu khí Khải Anh - Công ty TNHH MTV Dầu khí Điện Thắng 1. Đặc điểm quản lý hàng hóa tại kho Quy trình nhập hàng hóa của công ty được thể hiện qua các bước cơ bản sau: Bước 1: Lập phương án kinh doanh Phòng kinh doanh và kế hoạch tổng hợp sẽ lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, và theo kế hoạch của Ban giám đốc, bên cạnh đó còn phải nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng cho phù hợp với xu thế, lựa chọn nhà cung cấp để có thể đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả. Phòng kinh doanh sẽ phải lập 8 phương án đầu ra cho số hàng hóa mua về ( sẽ bán được bao nhiêu hàng, giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào,…) Bước 2: Ký kết hợp đồng mua hàng hóa Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt, phương án kinh doanh khả thi nhất sẽ được lựa chọn và lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, qui cách hàng hóa,…và tiến hàng đặt hàng thông qua mail, điện thoại hoặc trực tiếp.
Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa Thủ kho khi nhận hàng phải có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng chất lượng, quy cách hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng hay không, sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi nhập hàng vào kho. Trong trường hợp giao hàng trực tiếp ra các quầy hàng thì nhân viên bán hàng cùng thủ kho hoặc kế toán vật tư là người đứng ra kiểm nhận hàng hóa. Bước 4: Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa Sau khi tiến hành kiểm tra hàng hóa thủ kho tiếp nhận hàng hóa vào kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Đối với thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì sau khi nhận hàng xong công ty sẽ mang đơn yêu cầu chuyển tiền và ủy nhiệm chi tới ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho nhà cung cấp. Và từ các bốn bước cơ bản trên công ty đã sắp xếp thành quy trình theo sơ đồ 1.1: Quy trình nhập mua hàng hóa Lập phương Ký kết hợp Giao nhận Làm thủ án kinh đồng mua và kiểm tra tục thanh doanh hàng hóa hàng hóa toán và tiếp nhận hàng hóa (Nguồn: Phòng kinh doanh) 1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa Hằng ngày, nhân viên bán hàng phải xem xét tình hình hàng hiện tồn và tình hình tiêu thụ hiện tại để đăng ký nhập hàng về. Những mặt hàng như dầu các loại, mỡ, nhớt được nhập trực tiếp từ nhà cung cấp.
Mặt hàng xăng các loại được nhập từ kho tổng. Công ty TNHH MTV Thành Tâm Cao Bằng hiện đang hoạt động trên lĩnh vực sản phẩm xăng, dầu trong nền kinh tế quốc dân, một thị trường giàu tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnh những cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty phải đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết, có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượng khách hàng.2: Quy trình tiêu thụ hàng hóa Kho tổng Gian hàng Khách hàng Nhà cung cấp (Nguồn: Phòng kinh doanh) Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải không ngừng năng động, sáng tạo để bán được số lượng hàng hoá nhiều nhất, đem lại lợi nhuận cao nhất.