Chương 1: Đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần giao thông 1 Thanh Hóa 1. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần giao thông 1 Thanh Hóa: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại công ty Công ty cổ phần giao thông 1 Thanh Hóa là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là đường giao thông, công trình thủy lợi như cầu cống, đường xá… có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà nguyên vật liệu sử dụng trong công ty cũng có đặc điểm chung của ngành xây dựng như sự đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách….
Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt, thép…; có những sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá, sỏi…; những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tùy theo yêu cầu của từng công trình. Cũng có những loại sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, sắt, thép, đá, cát… có loại chỉ cần một khối lượng nhỏ như vôi, ve, đinh… Một số nguyên vật liệu không qua hệ thống nhập kho mà công ty sẽ chuyển luôn đến chỗ xây dựng như cát, xi măng, xăng dầu…. Các nguyên vật liệu này nếu không được quản lý, kiểm tra thường xuyên hay gặp thời tiết không tốt như mưa gió sẽ làm cho cát bị trôi dẫn đến hao hụt tự nhiên cao còn xi măng sẽ dễ bị mất phẩm chất… Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình.
Do vậy chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về số lượng cũng như giá mua của vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xây lắp, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần giao thông 1 Thanh Hóa đòi hỏi phải được hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránh nhầm lẫn và được coi là một phần hành đặc biệt quan trọng. 9 Nguồn mua và yêu cầu bảo quản, vận chuyển các loại vật liệu cũng rất khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh chóng và thuận tiện như xăng dầu, sắt, thép, xi măng…có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp như cát, sỏi… Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi măng, sắt, thép… nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như gạch, cát, đá… gây khó khăn cho việc trông coi, bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hưởng tới quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm chất lượng công trình.
Ở công ty cổ phần giao thông I Thanh Hóa còn có một đặc thù nữa là việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng kế hoạch kỹ thuật mua. Nhưng những năm gần đây, công ty đã thực hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các xí nghiệp tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các xí nghiệp và các xí nghiệp cử người đi mua vật tư, các xí nghiệp phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hóa đơn chứng từ định kỳ gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng khá phong phú về chủng loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Do đó công ty không dự trữ hàng hóa vật tư trong kho mà tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và chuyển tới tận chân công trình.
Như vậy sẽ giảm được chi phí về bảo quản nguyên vật liệu Ngoài ra, sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho Xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vây, nguyên vật liệu để thi công công trình phải được sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích và bảo quản có hiệu quả, phải thỏa mãn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm. Phân loại nguyên vật liệu: 10 Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu-công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt la trong nghành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau.Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu,công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị.cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ.
- Trước hết đối với vật liệu,căn cứ vào nội dung kinh tế,vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp,căn cứ vào quản lý của công ty thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính:là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng,vật kết cấu và thiết bị xây dựng.Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng,các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau.Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên sản phẩm như hạng mục công trình,công trình xây dựng như gạch,ngói,xi măng,sắt thép,đá dăm.vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng dân dụng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh,thông gió,truyền hơi ấm,hệ thống thu lôi. Xi măng được chia làm nhiều loại như:Xi măng trắng,xi măng PC400,Xi măng PC500 + Vật liệu phụ:là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm.Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình thi công:làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm,phục vụ cho công tác quản lý,phục vụ thi công.Trong ngành xây dựng cơ bản bao gồm:sơn,dầu mỡ.phục vụ cho quá trình thi công + Nhiên liệu:về thực thể là một loại vật liệu phụ,nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công.Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể 11 lỏng,khí,rắn như:xăng,dầu diezen,than,củi…….dùng cho các phương tiện máy móc,thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế:là những loại vật tư,sản phẩm dùng để thay thế,sửa chữa máy móc thiết bị,phương tiện vận tải như xăm lốp ôtô, + Thiết bị xây dựng cơ bản:bao gồm cả thiết bị cần lắp,không cần lắp,công cụ,khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu:là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như:vỏ bao xi măng,đầu mẩu sắt………… - Đối với các công cụ dụng cụ trong công ty bao gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất,dụng cụ đồ nghề,dụng cụ quản lý,bảo hộ lao động,lán trại tạm thời để phục vụ cho công tác kế toán. Công cụ dụng cụ cũng được chia thành từng loại sau: + Công cụ dụng cụ + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê Tương tự như đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải chia thành từng nhóm,thứ chi tiết hơn tùy theo yêu cầu,trình độ quản lý và công tác kế toán của công ty .Việc phân loại vật liệu,công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1,cấp 2 phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu,công cụ dụng cụ đó trong quá trình thi công xây lắp của công ty.Từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu,công cụ dụng cụ. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần giao thông 1 Thanh Hóa Trong hệ thống các ngành kinh tế quốc dân hiện nay thì xây dựng cơ bản là một ngành chiếm một phần lớn trong tổng số vốn ngân sách nhà nước. Tuy nhiên đây cũng là một lỗ hổng lớn dẫn tới việc thất thoát nguồn vốn đầu tư của nhà nước.
Để đảm bảo cho công tác quản lý tốt hơn và chống lại những thất thoát thì 12 công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là công cụ sắc bén không thể thiếu. Trong xây dựng cơ bản, việc hạch toán đúng, đủ chi phí và giá thành mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn đối với các doanh nghiệp, nhất là khi giá cả các loại vật tư, nhân công thay đổi liên tục theo nhu cầu xây dựng trong từng thời kỳ. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, nhất là hình thức đấu thầu xây dựng được áp dụng phổ biến thì kế toán hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng trở nên quan trọng và cần thiết trong việc quản lý chi phí sản xuất và kiểm soát trong quá trình thi công. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh tế và để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu.
Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp đảm bảo kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp.