Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, ngành xây dựng cơ bản giữ vai trò quan trọng đối với sự phát triển hạ tầng và mạng lưới giao thông quốc gia. Do đặc thù của hoạt động xây lắp, sản phẩm tạo ra là các công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu kỹ thuật phức tạp, thời gian thi công kéo dài và giá trị dự toán cao. Trong cơ cấu tổng giá thành công trình xây lắp tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng chi phối (khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình). Do đó, sự biến động về số lượng, chất lượng và đơn giá thu mua của nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Xuất phát từ thực tiễn sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý nội bộ, chuyên đề tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của nguyên vật liệu, yêu cầu quản trị và công tác quản lý vật tư tại doanh nghiệp xây lắp giao thông.
  2. Khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng tổ chức hạch toán kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa, cụ thể tại Xí nghiệp Xây lắp số 5.
  3. Nhận diện các ưu điểm cùng những hạn chế, tồn tại trong quy trình luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản và hình thức sổ kế toán tại đơn vị.
  4. Đề xuất các giải pháp kỹ thuật cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính phục vụ quản trị doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn kho và kiểm kê nguyên vật liệu.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa, tập trung số liệu minh họa thực tế tại Xí nghiệp Xây lắp số 5 trong quá trình thi công công trình Đường Hồ Chí Minh (địa bàn tỉnh Thanh Hóa).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và hạch toán trong Quý 2 năm 2012; chuyên đề thực hiện và hoàn thành năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý, chế độ kế toán hiện hành và các phương pháp hạch toán kinh tế chuyên ngành:

  • Khung pháp lý và chế độ áp dụng: Đơn vị áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; tuân thủ các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) liên quan đến hàng tồn kho, doanh thu và hợp đồng xây dựng; áp dụng phương pháp khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT).
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên hệ thống tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
  • Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Đơn vị thực hiện phương pháp Giá thực tế đích danh do đặc thù vật tư mua về phần lớn được xuất chuyển thẳng đến chân công trình thi công theo từng lô hàng cụ thể.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Sử dụng Phương pháp Thẻ song song để theo dõi đồng thời về mặt số lượng tại kho (Thẻ kho do thủ kho ghi chép) và cả về số lượng lẫn giá trị tại phòng kế toán (Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn).
  • Hình thức sổ kế toán tổng hợp: Đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ với quy trình lập Bảng kê chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 152, TK 111, TK 112, TK 331, TK 621, TK 623).
  • Nguồn dữ liệu thực tế: Hệ thống chứng từ gốc phát sinh trong Quý 2/2012 của Xí nghiệp Xây lắp số 5, gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu (Xăng A92, Đá dăm loại 1,2), Bảng kê nhập - xuất, Chứng từ ghi sổ số 15, số 16 và Biên bản kiểm kê vật tư lập ngày 30/06/2012.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa

Chương đầu tập trung phân tích các đặc trưng kinh tế - kỹ thuật của vật tư xây lắp và cơ chế tổ chức quản lý của đơn vị:

  • Đặc điểm nguyên vật liệu: Do thi công các công trình cầu cống, đường sá ngoài trời, vật tư của công ty đa dạng về quy cách và chủng loại (sản phẩm công nghiệp như xi măng, sắt thép; sản phẩm khai thác như cát, đá, sỏi; nhiên liệu lỏng như xăng, dầu diezen). Nhiều loại vật tư cồng kềnh, không thể bảo quản trong kho kín (gạch, cát, đá) mà phải tập kết trực tiếp tại bãi thi công, dễ chịu hao hụt tự nhiên do thời tiết mưa lũ.
  • Chính sách cung ứng và kho bãi: Công ty áp dụng cơ chế giao khoán khâu mua bán, vận chuyển vật liệu cho các xí nghiệp xây lắp tự đảm nhận. Công ty tạm ứng vốn, xí nghiệp cử cán bộ thu mua trực tiếp tại địa bàn gần công trình và chuyển thẳng tới chân công trình nhằm giảm thiểu chi phí bốc xếp, lưu kho và vận chuyển trung gian.
  • Phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:
    • Nguyên vật liệu chính: Gạch, ngói, xi măng (PC400, PC500, xi măng trắng), sắt thép, đá dăm, vật kết cấu.
    • Vật liệu phụ: Sơn, dầu mỡ bôi trơn.
    • Nhiên liệu: Xăng, dầu diezen, than, củi.
    • Phụ tùng thay thế: Xăm lốp ô tô, linh kiện máy móc thi công.
    • Thiết bị XDCB và phế liệu thu hồi: Vỏ bao xi măng, đầu mẩu sắt vụn.
    • Công cụ dụng cụ: Dụng cụ gá lắp chuyên dùng, đồ nghề, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời.
  • Phương pháp tính giá:
    • Giá thực tế nhập kho: Bằng giá mua ghi trên hóa đơn (chưa thuế GTGT) cộng chi phí thu mua, bốc dỡ, vận chuyển và các loại phí đặc thù (như phí xăng dầu, dầu mỡ nhờn được tính trực tiếp vào nguyên giá xăng dầu nhập kho).
    • Giá thực tế xuất kho: Áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh; phiếu nhập và phiếu xuất thường được hoàn thành song song khi vật tư đưa thẳng vào công trình.
  • Vận dụng chế độ kế toán: Công ty sử dụng đồng tiền ghi sổ là VNĐ (quy đổi ngoại tệ USD theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước khi có giao dịch), niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa

Chương này trình bày chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp tại Xí nghiệp Xây lắp số 5 thông qua các nghiệp vụ cụ thể:

[Chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho]
[Thủ kho ghi Thẻ kho]                   [Kế toán ghi Sổ chi tiết NVL]
(Theo dõi số lượng)                     (Theo dõi số lượng & giá trị)
            [Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn]
  • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
    • Nghiệp vụ nhập - xuất Đá dăm loại 1,2: Ngày 20/04/2012, Xí nghiệp mua 2.318 m³ đá dăm loại 1,2 của Công ty CP Đầu tư và Xây dựng Việt Phát theo Hóa đơn GTGT số 0000014 (Mẫu 01GTKT0/001, Ký hiệu VP/11P) với đơn giá 137.814 đ/m³, tiền hàng 318.814.000 đ, thuế GTGT 10% là 31.881.000 đ, tổng thanh toán 350.695.000 đ. Kế toán lập Phiếu nhập kho số 13 và Phiếu xuất kho số 13 giao cho ông Lê Quý Đức thi công công trình Đường Hồ Chí Minh.
    • Nghiệp vụ nhập - xuất Xăng A92: Ngày 02/05/2012, mua xăng A92 của Cửa hàng xăng dầu số 21 (thuộc Công ty Xăng dầu Thanh Hóa) theo Hóa đơn GTGT số 0012522 với số lượng 18 lít, đơn giá 20.211 đ/lít, phí xăng dầu 267 đ/lít (đơn giá nhập thực tế 20.618 đ/lít), tổng tiền hàng thanh toán 368.618 đ. Kế toán lập Phiếu nhập kho số 14 và Phiếu xuất kho số 14 giao cho ông Lê Đình Thanh phục vụ máy thi công.
    • Ghi chép tại kho và phòng kế toán: Thủ kho ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho số 03 (Đá dăm) và Thẻ kho số 04 (Xăng A92). Định kỳ 10 ngày, kế toán vật tư nhận chứng từ từ kho về kiểm tra, ghi vào Sổ chi tiết NVL tài khoản 1522 (Đá dăm) và 1523 (Xăng A92), sau đó tổng hợp lên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Quý 2/2012.
Chỉ tiêu nghiệp vụ Đá dăm loại 1,2 (Phiếu NK/XK số 13) Xăng A92 (Phiếu NK/XK số 14)
Ngày phát sinh 20/04/2012 02/05/2012
Đơn vị cung cấp Công ty CP ĐT & XD Việt Phát Cửa hàng số 21 - Cty Xăng dầu Thanh Hóa
Số lượng 2.318 m³ 18 lít
Đơn giá chưa VAT 137.814 đ/m³ 20.211 đ/lít (+ 267 đ/lít phí xăng dầu = 20.618 đ/lít)
Giá trị vật tư (chưa VAT) 318.814.000 đ 368.618 đ
Thuế GTGT (10%) 31.881.000 đ 36.862 đ
Tài khoản đối ứng xuất Nợ TK 621 / Có TK 1522 Nợ TK 623 / Có TK 1523
  • Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
    • Kế toán phân loại chứng từ theo công trình, lập Bảng kê chứng từ nhập vật liệu (Biểu số 2.16) và Bảng kê chứng từ xuất vật liệu (Biểu số 2.17).
    • Căn cứ bảng kê, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ (CTGS):
      • CTGS số 15 (ngày 15/05/2012): Phản ánh nghiệp vụ nhập vật tư: Nợ TK 152 (318.814.000 đ đá dăm, 368.618 đ xăng A92), Nợ TK 133 (31.881.000 đ và 36.862 đ), Có TK 331 (tổng số tiền thanh toán tương ứng).
      • CTGS số 16 (ngày 15/05/2012): Phản ánh nghiệp vụ xuất vật tư cho thi công: Nợ TK 621 (318.814.000 đ cho chi phí NVL trực tiếp), Nợ TK 623 (368.618 đ cho chi phí sử dụng máy thi công), Có TK 152 (319.182.618 đ).
    • Từ CTGS, kế toán đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu S02b-DN) và ghi vào Sổ Cái TK 152 (Mẫu S02c1-DN).
  • Kiểm kê vật tư: Tiến hành vào 10 giờ ngày 30/06/2012 tại kho vật tư Xí nghiệp Xây lắp số 5 với hội đồng kiểm kê gồm ông Nguyễn Văn Tuấn (Phòng Vật tư - Trưởng ban), ông Lê Đình Thanh (Thủ kho - Ủy viên) và bà Vũ Thị Yến (Kế toán vật tư - Ủy viên). Kết quả kiểm kê khớp đúng hoàn toàn giữa số liệu sổ sách kế toán và thực tế tại bãi công trình, không phát sinh chênh lệch thừa, thiếu hay mất phẩm chất.

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa

Tác giả đánh giá toàn diện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Phương thức mua hàng và xuất thẳng tới chân công trình linh hoạt, đáp ứng kịp tiến độ thi công, tiết kiệm chi phí kho bãi và giảm thiểu hao hụt trung gian.
    • Thực hiện lập dự toán vật tư cho từng công trình trước khi giao khoán cho chi nhánh.
    • Phân loại vật liệu phù hợp với đặc thù xây lắp; hệ thống chứng từ ban đầu và việc ghi sổ chi tiết tuân thủ chế độ kế toán.
  • Các hạn chế còn tồn tại:
    • Chưa sử dụng TK 151 (Hàng mua đang đi đường): Trường hợp nhận hóa đơn trước nhưng vật tư chưa về đến công trình vào cuối kỳ, kế toán chỉ lưu hồ sơ riêng mà không hạch toán qua TK 151, làm sai lệch phản ánh tài sản thực tế trong kỳ.
    • Dồn ứ công tác hạch toán vào cuối tháng: Quy định xí nghiệp gửi chứng từ lên phòng kế toán 1 lần/tháng gây quá tải công việc kế toán vào thời điểm khóa sổ.
    • Trùng lặp ghi chép do phương pháp thẻ song song: Khối lượng ghi chép giữa thủ kho và kế toán chi tiết bị lặp lại chỉ tiêu số lượng, hạn chế tốc độ cung cấp thông tin quản trị.
    • Chưa ứng dụng phần mềm kế toán: Đơn vị vẫn hạch toán thủ công, làm chậm tiến độ tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính.
  • Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:
    1. Ứng dụng phần mềm kế toán máy: Tin học hóa toàn bộ quy trình nhập liệu chứng từ để tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tự động kết xuất sổ Cái, sổ chi tiết và báo cáo tài chính tại mọi thời điểm.
    2. Vận dụng tài khoản 151: Khi phát sinh trường hợp cuối tháng có hóa đơn nhưng hàng chưa về đến chân công trình, kế toán cần định khoản: Nợ TK 151, Nợ TK 133 / Có TK 111, 112, 331, 141. Sang tháng sau khi hàng về, ghi Nợ TK 152 / Có TK 151.
    3. Sử dụng "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ": Yêu cầu thủ kho tại các chi nhánh/xí nghiệp xây lắp kiểm kê và lập phiếu báo vật tư thừa chưa dùng hết tại bãi công trình vào cuối tháng nhằm kiểm soát chặt chẽ chi phí thực tế đưa vào công trình kỳ sau.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ: Phản ánh chân thực mô hình hạch toán vật tư xây lắp xuất thẳng chân công trường theo phương thức khoán tại doanh nghiệp xây dựng giao thông.
  • Phân tích số liệu thực chứng chi tiết: Trích xuất đầy đủ hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, hóa đơn GTGT và chứng từ ghi sổ thực tế của các nghiệp vụ phát sinh tại công trình Đường Hồ Chí Minh thuộc Xí nghiệp Xây lắp số 5 trong Quý 2/2012.
  • Đóng góp giải pháp nghiệp vụ: Đưa ra 3 nhóm kiến nghị có tính khả thi cao đối với doanh nghiệp (tin học hóa kế toán, mở tài khoản 151 phản ánh hàng đi đường, thiết lập chứng từ kiểm soát vật liệu dở dang cuối kỳ).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế tập trung chủ yếu vào số liệu của một đơn vị trực thuộc (Xí nghiệp Xây lắp số 5) với các nghiệp vụ minh họa tiêu biểu cho hai loại vật tư là đá dăm và xăng A92; chưa khảo sát sâu toàn bộ các loại vật tư phức tạp khác như vật kết cấu thép hoặc thiết bị chuyên dụng cần lắp đặt.
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu mở rộng việc hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình xây lắp tổng thể; xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết gắn với việc ứng dụng công nghệ ERP trong quản trị doanh nghiệp xây dựng giao thông.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, giao thông, thủy lợi tham khảo quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp Kê khai thường xuyên.
  • Điểm tham khảo giá trị nhất là hệ thống mẫu biểu sổ sách (Sổ chi tiết NVL, Bảng kê chứng từ nhập - xuất, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký CTGS, Sổ Cái TK 152) gắn liền với nghiệp vụ thực tế ngành xây lắp.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng giá thành công trình tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa?
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình tại công ty.

2. Đơn vị đang áp dụng phương pháp nào để tính giá nguyên vật liệu xuất kho?
Đơn vị áp dụng phương pháp Giá thực tế đích danh do vật liệu mua về phần lớn không qua kho bãi trung gian mà được vận chuyển xuất thẳng đến chân công trình thi công.

3. Tại sao công ty không tổ chức kho dự trữ tập trung mà chuyển vật liệu trực tiếp đến chân công trình?
Do thị trường vật liệu xây dựng phong phú, giá cả ổn định và đặc thù vật tư cồng kềnh (cát, đá, xi măng), việc chuyển thẳng đến chân công trình giúp công ty giảm đáng kể chi phí bảo quản, chi phí bốc xếp, hạn chế hao hụt và tránh ứ đọng vốn lưu động.

4. Những tồn tại chính trong công tác kế toán nguyên vật liệu được tác giả chỉ ra là gì?
Các hạn chế gồm: chưa sử dụng TK 151 khi phát sinh hàng mua đang đi đường; dồn nộp chứng từ về phòng kế toán vào cuối tháng gây ùn tắc công việc; phương pháp thẻ song song gây trùng lặp khối lượng ghi chép giữa thủ kho và kế toán; chưa ứng dụng phần mềm kế toán máy.

5. Nghiệp vụ mua đá dăm ngày 20/04/2012 được hạch toán tổng hợp như thế nào trên Chứng từ ghi sổ?
Nghiệp vụ mua 2.318 m³ đá dăm với giá chưa thuế 318.814.000 đ, thuế GTGT 31.881.000 đ được phản ánh trên CTGS số 15 (Nợ TK 152: 318.814.000 đ, Nợ TK 133: 31.881.000 đ / Có TK 331: 350.695.000 đ) và xuất dùng thi công phản ánh trên CTGS số 16 (Nợ TK 621 / Có TK 152: 318.814.000 đ).

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của sinh viên Lê Thị Thủy đã phản ánh toàn diện bức tranh hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Giao thông 1 Thanh Hóa trong khuôn khổ Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Thông qua việc phân tích thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại Xí nghiệp Xây lắp số 5 theo hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp Thẻ song song, nghiên cứu đã làm rõ ưu điểm linh hoạt của mô hình giao khoán cung ứng vật tư xuất thẳng chân công trường. Đồng thời, các kiến nghị về việc ứng dụng phần mềm kế toán, chuẩn hóa quy trình sử dụng tài khoản 151 và chứng từ kiểm soát vật tư cuối kỳ mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác hoàn thiện kế toán tại doanh nghiệp xây lắp.