Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Kế toán tài sản bằng tiền tại công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo" do sinh viên Nguyễn Thu Phương (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Thương Mại) thực hiện. Nghiên cứu bắt nguồn từ bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam (gia nhập APEC năm 1998, ký Hiệp định Thương mại song phương Việt – Mỹ năm 2000, gia nhập WTO năm 2007), đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp phải tối ưu hóa công tác quản trị và hạch toán kinh doanh để tồn tại và phát triển. Trong cấu trúc tài chính của doanh nghiệp, tài sản bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất, trực tiếp phục vụ nhu cầu thanh toán hàng ngày, mua sắm vật tư và chi trả các chi phí hoạt động. Do đó, việc tổ chức hạch toán chính xác và kiểm soát chặt chẽ luân chuyển dòng tiền là điều kiện tiên quyết để đánh giá hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm 3 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tài sản bằng tiền trong doanh nghiệp theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo trong năm tài chính 2016.
  3. Đề xuất các giải pháp và điều kiện thực hiện nhằm hoàn thiện công tác kế toán tài sản bằng tiền tại công ty trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Lý luận và thực tiễn công tác kế toán tài sản bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển).
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo (trụ sở tại Quận Hoàng Mai và văn phòng giao dịch tại Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tế hạch toán kế toán được thu thập, khảo sát trong năm tài chính 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 – "Chuẩn mực chung") với 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: Cơ sở dồn tích, Hoạt động liên tục, Giá gốc, Phù hợp, Nhất quán, Thận trọng và Trọng yếu. Đồng thời, tác giả đối chiếu trực tiếp với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật kế toán, trọng tâm là Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (thay thế Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC).

Hệ thống phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu được tác giả áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài gồm:

Nhóm phương pháp Phương pháp cụ thể Mục đích và nguồn dữ liệu
Thu thập dữ liệu sơ cấp Điều tra, phỏng vấn Đặt câu hỏi trực tiếp cho cán bộ, nhân viên phòng Tài chính – Kế toán và các bộ phận liên quan nhằm tìm hiểu quy trình nghiệp vụ, chính sách kế toán áp dụng và cách thức vận hành thực tế tại đơn vị.
Thu thập dữ liệu thứ cấp Nghiên cứu tài liệu Thu thập tài liệu nội bộ do phòng Tài chính – Kế toán cung cấp (chứng từ gốc, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm 2016) và các văn bản pháp luật, thông tư, chuẩn mực kế toán bên ngoài.
Quan sát thực tế Quan sát trực tiếp quy trình làm việc của nhân viên kế toán, thủ quỹ, cách thức lập phiếu, ký duyệt và luân chuyển chứng từ tại công ty.
Xử lý và phân tích dữ liệu Thống kê mô tả, so sánh, suy luận logic Tổng hợp số liệu hạch toán từ các chứng từ, sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111, 112; so sánh số liệu thực tế với quy định chuẩn mực để đưa ra các nhận xét và đề xuất.

Nội dung chính theo từng chương

Phần mở đầu

Trình bày tính cấp thiết và ý nghĩa của việc nghiên cứu kế toán tài sản bằng tiền trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh; xác định rõ 3 mục tiêu nghiên cứu; giới hạn đối tượng, phạm vi không gian tại Công ty Đại Bảo và thời gian năm 2016; làm rõ phương pháp thu thập (sơ cấp, thứ cấp, quan sát) và phân tích dữ liệu; công bố kết cấu bài khóa luận gồm 4 phần chính (Phần mở đầu và 3 chương nội dung).

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán tài sản bằng tiền

Hệ thống hóa toàn bộ lý luận chuyên ngành về kế toán tài sản bằng tiền trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và phân loại: Làm rõ bản chất tài sản bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ), tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn tại các ngân hàng/kho bạc) và tiền đang chuyển.
  • Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán: Phân tích nguyên tắc hạch toán thống nhất bằng Đồng Việt Nam (VND), nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các nghiệp vụ bằng ngoại tệ, và nguyên tắc xuất quỹ vàng tiền tệ. Xác định nhiệm vụ theo dõi, phản ánh kịp thời biến động và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Kế toán theo Chuẩn mực VAS 01 và Thông tư 200/2014/TT-BTC: Chi tiết hóa nguyên tắc hạch toán, kết cấu tài khoản, tài khoản cấp hai và phương pháp định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu trên 3 tài khoản trọng tâm:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Gồm 1111 (Tiền Việt Nam), 1112 (Ngoại tệ), 1113 (Vàng tiền tệ). Quy định tỷ giá thực tế bên Nợ, tỷ giá bình quân gia quyền bên Có.
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Gồm 1121 (Tiền Việt Nam), 1122 (Ngoại tệ), 1123 (Vàng tiền tệ). Quy định căn cứ hạch toán từ giấy báo Nợ, giấy báo Có, sao kê ngân hàng và xử lý chênh lệch qua TK 1388 hoặc TK 3388.
    • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Gồm 1131 (Tiền Việt Nam), 1132 (Ngoại tệ).
  • Hệ thống sổ kế toán: Trình bày cấu trúc ghi sổ theo 4 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, và Nhật ký chứng từ.

Chương II: Thực trạng về kế toán tài sản bằng tiền tại công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo

Khảo sát và phân tích chi tiết thực tế tổ chức công tác kế toán tại đơn vị:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo (thành lập ngày 12/03/2014, đại diện pháp luật: Lê Quốc Phú; địa chỉ tại Quận Hoàng Mai và Bắc Từ Liêm, Hà Nội). Doanh nghiệp chuyên nhập khẩu, phân phối, tư vấn, thiết kế, lắp đặt và bảo dưỡng các hệ thống thiết bị an ninh, camera giám sát, báo động chống trộm, phòng cháy chữa cháy, thiết bị chấm công tự động.
  • Bộ máy quản lý và bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình quản lý tập trung đứng đầu là Đại hội đồng cổ đông, Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng (Hành chính nhân sự, Kinh doanh, Kế toán tài chính, Kỹ thuật, Bảo hành, Bộ phận bán lẻ). Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Thủ quỹ, Bộ phận kho và các phần hành kế toán phụ trách từng mảng nghiệp vụ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC từ ngày 01/01/2015; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ là VNĐ; hình thức sổ kế toán Nhật ký chung; phương pháp hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên (tính giá theo đơn giá bình quân); nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song.
  • Thực tế hạch toán tài sản bằng tiền: Tại công ty, tài sản bằng tiền chủ yếu phát sinh bằng Đồng Việt Nam trên TK 1111 và TK 1121.
    • Kế toán tiền mặt tại quỹ: Chứng từ sử dụng gồm Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng. Quy trình ghi sổ: Căn cứ chứng từ hợp lệ, ghi sổ Nhật ký chung, sau đó vào Sổ Cái TK 111, đồng thời thủ quỹ ghi Sổ quỹ tiền mặt và kế toán ghi Sổ chi tiết tiền mặt. Khóa luận dẫn chứng các nghiệp vụ thực tế năm 2016: Ngày 07/12/2016 thu tiền mặt bán hàng cho Công ty TNHH TM&SX Vinh Phúc số tiền 22.000.000 đồng (HĐGTGT số 0000873); ngày 26/10/2016 thu tiền bán camera cho Công ty TNHH Duy Phương Đỗ 3.000.000 đồng (HĐGTGT số 0000648); ngày 12/10/2016 chi tiền mặt thanh toán cước viễn thông tháng 9/2016 là 396.000 đồng (VAT 10%, Nợ TK 6422: 360.000 đồng, Nợ TK 1331: 36.000 đồng, Có TK 111: 396.000 đồng theo Phiếu chi số 1210).
    • Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chứng từ sử dụng gồm Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Sổ phụ ngân hàng. Quy trình ghi sổ: Ghi Nhật ký chung, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ Cái TK 112 và lập Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng. Dẫn chứng nghiệp vụ: Ngày 26/11/2016 mua hàng của Công ty TNHH TM&DV phân phối quốc tế OZ số tiền 41.500.000 đồng, công ty thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng vào ngày 27/12/2016 (Nợ TK 331 / Có TK 112: 41.500.000 đồng).

Chương III: Các kết luận và đề xuất về kế toán tài sản bằng tiền tại công ty CP thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo

  • Kết luận đánh giá: Công ty duy trì bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, bảo quản tiền mặt an toàn trong két, cập nhật sổ sách kế toán thường xuyên, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và có lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
  • Hạn chế được phát hiện:
    1. Việc làm sổ sách và lưu trữ vẫn chủ yếu thực hiện qua các phần mềm văn phòng thông thường (Word, Excel), chưa vận hành đồng bộ phần mềm kế toán chuyên dụng để tối ưu hóa hiệu quả tính toán, tổng hợp.
    2. Công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được thực hiện định kỳ thường xuyên và đột xuất, dễ phát sinh rủi ro tạm mượn tiền quỹ.
    3. Lượng giao dịch thu chi tiền mặt lớn nhưng chưa trang bị máy kiểm đếm tiền cho kế toán.
    4. Giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên chưa ghi rõ thời hạn thanh toán cụ thể, dẫn đến chậm trễ quyết toán hoàn ứng.
    5. Quy mô mở rộng nhưng chỉ có một kế toán tổng hợp phụ trách toàn bộ các nghiệp vụ, dẫn đến tình trạng chậm trễ ghi sổ từ vài ngày khi phát sinh khối lượng công việc lớn.
    6. Hoạt động bán hàng chủ yếu thu tiền trực tiếp, chưa xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý, gây ra hiện tượng lúc thừa ứ đọng vốn, lúc thiếu hụt tiền mặt chi tiêu.
  • Hệ thống đề xuất hoàn thiện:
    1. Đưa phần mềm kế toán vào áp dụng đồng bộ, tự động hóa quy trình nhập liệu và kết xuất báo cáo tài chính.
    2. Ban hành quy định kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày cuối buổi làm việc và kiểm tra đột xuất đối chiếu giữa sổ quỹ với số dư thực tế trong két.
    3. Tuyển dụng thêm kế toán viên chuyên trách theo dõi phần hành tài sản bằng tiền nhằm giảm tải cho kế toán tổng hợp.
    4. Đẩy mạnh phương thức bán hàng công nợ có kiểm soát, áp dụng điều khoản đặt cọc, ứng trước, thế chấp để nâng cao hiệu quả thu hồi vốn.
    5. Xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt cụ thể theo từng kỳ kế toán dựa trên kế hoạch thu chi dự kiến.
    6. Bổ sung mục "thời hạn thanh toán/hoàn ứng" bắt buộc trên Giấy đề nghị tạm ứng.
    7. Đầu tư máy đếm tiền và tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán.
  • Điều kiện thực hiện: Tuân thủ chuẩn mực pháp lý; đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, khoa học; phù hợp với đặc điểm kinh doanh thực tế của công ty; đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản trị.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán tài sản bằng tiền tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ công nghệ quy mô vừa và nhỏ với các kết quả cụ thể:

Nội dung khảo sát Thực trạng tại Công ty Đại Bảo Giải pháp hoàn thiện tác giả đề xuất
Chế độ và hình thức sổ Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức Nhật ký chung; xử lý số liệu trên Excel/Word. Triển khai phần mềm kế toán chuyên dụng đồng bộ để tự động hóa xử lý và lưu trữ dữ liệu.
Phân công nhân sự 01 Kế toán tổng hợp đảm nhiệm toàn bộ công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp. Tuyển dụng thêm 01 nhân sự phụ trách riêng phần hành kế toán tài sản bằng tiền.
Kiểm soát quỹ tiền mặt Kiểm kê chưa định kỳ; thiếu máy đếm tiền; chưa có định mức tồn quỹ; giấy tạm ứng thiếu hạn trả. Kiểm kê quỹ hàng ngày/đột xuất; trang bị máy đếm tiền; quy định định mức tồn quỹ và hạn hoàn ứng cụ thể.
Hạch toán thực tế năm 2016 Đã trích xuất số liệu các nghiệp vụ tiêu biểu (thu bán hàng 22 trđ, 3 trđ; chi cước viễn thông 396.000 đ; chuyển khoản trả nợ nhà cung cấp 41,5 trđ). Chuẩn hóa việc lập chứng từ và cập nhật sổ sách ngay trong ngày phát sinh nghiệp vụ.

Khóa luận đóng góp trực tiếp cho đơn vị thực tập bằng việc chỉ ra các lỗ hổng cụ thể trong quản lý tiền mặt và đề xuất hệ thống 7 giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ và quản trị dòng tiền.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận chỉ giới hạn khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo; dữ liệu thực nghiệm dừng lại ở năm tài chính 2016; các nghiệp vụ phát sinh tại công ty chủ yếu bằng Đồng Việt Nam nên chưa đi sâu phân tích thực tế hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phức tạp liên quan đến ngoại tệ, chứng khoán kinh doanh hay vàng tiền tệ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc phân tích lưu chuyển tiền tệ, lập kế hoạch ngân sách dòng tiền ngắn hạn và dài hạn, hoặc nghiên cứu các biện pháp tài trợ vốn lưu động trong mối tương quan với quản trị vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp thương mại công nghệ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp mẫu hình cấu trúc bài khóa luận tốt nghiệp thực tế về phần hành vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung và Thông tư 200/2014/TT-BTC; tham khảo phương pháp thu thập chứng từ thực tế (phiếu thu, phiếu chi, UNC, hóa đơn GTGT) và kỹ thuật định khoản.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ, luân chuyển sổ quỹ, quy định kiểm soát tạm ứng và kinh nghiệm xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt để hạn chế thất thoát vốn.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Đại Bảo áp dụng chế độ và hình thức sổ kế toán nào trong năm tài chính 2016?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (chuyển đổi từ Quyết định 15/2006/QĐ-BTC từ ngày 01/01/2015) và thực hiện theo hình thức tổ chức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Tài sản bằng tiền tại Công ty Đại Bảo bao gồm những loại nào và được hình thành từ đâu?
Tài sản bằng tiền tại công ty phát sinh thực tế gồm tiền mặt tại quỹ bằng Đồng Việt Nam (TK 1111) và tiền gửi ngân hàng bằng Đồng Việt Nam (TK 1121). Nguồn hình thành bao gồm nguồn nợ phải trả (phải trả người bán, lương nhân viên, thuế, vay ngắn/dài hạn) và nguồn vốn chủ sở hữu (vốn góp nhà đầu tư, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ doanh nghiệp).

3. Khóa luận nêu những nghiệp vụ kinh tế cụ thể nào để minh họa cho hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại công ty?
Khóa luận dẫn chứng các nghiệp vụ năm 2016 gồm:

  • Thu tiền mặt ngày 07/12/2016: Bán hàng cho Công ty TNHH TM&SX Vinh Phúc 22.000.000 đồng (HĐGTGT 0000873).
  • Thu tiền mặt ngày 26/10/2016: Bán camera cho Công ty TNHH Duy Phương Đỗ 3.000.000 đồng (HĐGTGT 0000648).
  • Chi tiền mặt ngày 12/10/2016: Thanh toán cước viễn thông 396.000 đồng gồm 10% VAT (Phiếu chi 1210).
  • Chuyển khoản ngày 27/12/2016: Thanh toán nợ tiền mua hàng cho Công ty TNHH TM&DV phân phối quốc tế OZ số tiền 41.500.000 đồng.

4. Điểm yếu lớn nhất trong việc ứng dụng công nghệ và quản lý quỹ tiền mặt tại công ty là gì?
Công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng đồng bộ mà chủ yếu dùng Word, Excel để làm sổ sách; việc kiểm kê quỹ chưa được tiến hành định kỳ thường xuyên/đột xuất; chưa trang bị máy đếm tiền; giấy đề nghị tạm ứng không quy định rõ thời hạn hoàn trả; và chưa xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt cụ thể.

5. Tác giả đề xuất giải pháp gì đối với công tác nhân sự và quy trình thanh toán công nợ?
Tác giả đề xuất công ty tuyển dụng thêm nhân sự kế toán theo dõi riêng mảng tài sản bằng tiền để giảm áp lực cho kế toán tổng hợp, đồng thời đẩy mạnh bán hàng qua công nợ gắn kèm các điều khoản ứng trước, thế chấp, ký quỹ để tăng cường thu hồi vốn lưu động.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thu Phương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tài sản bằng tiền theo Chuẩn mực kế toán VAS 01 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nghiên cứu phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ, hạch toán thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thực tế tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Đại Bảo trong năm 2016. Các hạn chế được phát hiện về kiểm kê quỹ, ứng dụng phần mềm và quản lý tạm ứng đã được giải quyết thông qua hệ sinh thái giải pháp cụ thể, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác hoàn thiện quản lý tài chính tại doanh nghiệp.