CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế toán quản trị 1. Khái niệm về kế toán quản trị Đa số các công ty sản xuất kinh doanh được thành lập và đi vào hoạt động đều hướng tới mục tiêu cao nhất là lợi nhuận. Việc ra quyết định như thế nào để vừa tối đa hóa được lợi nhuận đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất về phần chi phí trong phạm vi cho phép, nâng cao được sức cạnh tranh của công ty giữa nền kinh tế thị trường đã, đang và diễn ra ngày càng khốc liệt này, đó là câu hỏi thường trực đối với các nhà quản trị.
Có rất nhiều giải pháp được đưa ra để có được thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác để các nhà quản trị có thể điều chỉnh hành vi của công ty nhằm thích ứng với những thay đổi của thị trường, nhanh chóng đưa ra các quyết định kịp thời đúng đắn, nắm bắt cơ hội, ấy mới là điểm mấu chốt trong vấn đề quản trị. Vậy phải làm thế nào để có thế đưa ra các quyết định quản trị? Lúc này người kế toán có vai trò gì trong việc cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng? Theo khoản 8 - điều 3 - Luật kế toán Việt Nam năm 2015, kế toán “là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” (Luật kế toán, 2015). Những người sử dụng thông tin kế toán của một tổ chức, một công ty hay một doanh nghiệp có thể được phân loại thành hai nhóm: những người bên trong và những người bên ngoài tổ chức. Để phục vụ nhu cầu thông tin cho hai nhóm người khác nhau này, hệ thống thông tin kế toán của một tổ chức được cấu thành bởi hai bộ phận chủ yếu là kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho những người bên trong tổ chức như các nhà quản trị cấp cao, các phòng ban, hiệu trưởng hay trưởng khoa các trường đại học, ban giám đốc bệnh viện và các cấp quản lý 7 SVTH: Lâm Nữ Hoàng Linh of Economics, Hue University Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Thị Thúy Nga trong nội bộ tổ chức. Trong khi đó hệ thống thông tin kế toán tài chính nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như các cổ đông, nhà cung cấp hàng hóa, ngân hàng cho vay và các cơ quan quản lý Nhà nước. Như vậy, khi xét đến chức năng cung cấp thông tin nội bộ một cách linh hoạt, chính xác, kịp thời và phù hợp phục vụ việc ra quyết định và quản trị doanh nghiệp thì phải đề cập đến kế toán quản trị trong khi kế toán tài chính không thể đáp ứng được yêu cầu này.
So với kế toán tài chính, kế toán quản trị là một lĩnh vực khá mới mẻ, vì vậy, các khái niệm và công cụ của kế toán quản trị đang được hoàn thiện dần nhằm cung cấp thông tin tốt hơn cho các quyết định của quản lý. Có rất nhiều khái niệm và không ai biết chính xác khái niệm nào là đúng hoàn toàn hay loại hình kế toán quản trị ra đời từ khi nào, tuy nhiên, tùy vào cách nhận thức, áp dụng của mỗi người, mỗi quốc gia và hình thức vận hành doanh nghiệp mà có những khái niệm về kế toán quản trị được đưa ra như sau: Theo khoản 10 - điều 3 - Luật kế toán Việt Nam năm 2015, kế toán quản trị “là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” (Luật kế toán, 2015). Theo định nghĩa của Viện kế toán Hoa Kì thì kế toán quản trị “là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá trình thực hiện mục đích của tổ chức. Kế toán quản trị là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý, và nhân viên quản lý là những đối tác chiến lược quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức”.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế công bố trong tài liệu tổng kết các khái niệm kế toán quản trị trên thế giới năm 1998: “Kế toán quản trị được xem như một quy trình định dạng, kiểm soát, đo lường, tổng hợp, phân tích, trình bày, giải thích và truyền đạt thông tin tài chính, thông tin phi tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp cho những nhà quản trị thực hiện hoạch định, đánh giá, kiểm soát, điều hành hoạt động tổ chức nhằm đảm bảo sử dụng có trách nhiệm, hiệu quả nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp”. 8 SVTH: Lâm Nữ Hoàng Linh of Economics, Hue University Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Thị Thúy Nga Theo Hilton, kế toán quản trị là một bộ phận trong hệ thống thông tin của một tổ chức. Các nhà quản lý dựa vào thông tin kế toán quản trị để hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức (Hilton, 1991).
Tóm lại, kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán được thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức (Edmonds et al, 2003). Bản chất của kế toán quản trị Bản chất của kế toán quản trị là cung cấp thông tin bao gồm cả những thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời làm căn cứ cho việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, ký kết hợp đồng, tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài…. Điều này có nghĩa là kế toán quản trị dựa trên việc thu thập thông tin tài chính phản ánh quá khứ để từ đó đưa ra những thông tin quản trị hướng về tương lai, nhanh, thích hợp mà các nhà kế toán tài chính không đảm trách được. Đó là những thông tin được xử lý dựa vào những thành tựu của công cụ quản lý, phương tiện tính toán hiện đại nhằm tăng cường tính linh hoạt, kịp thời, hữu hiệu nhưng đơn giản và khả thi của quy trình quản lý.
Bên cạnh đó, kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính làm cho hệ thống công việc kế toán ngày càng hoàn thiện và phong phú hơn. Kế toán quản trị nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của nhà quản trị các cấp trong việc lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm soát và đưa ra các quyết định ngắn hạn hay dài hạn về hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị dựa trên hệ thống thông tin phù hợp được cung cấp. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị là phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định. Chức năng của kế toán quản trị Mỗi một giai đoạn phát triển khác nhau, một tổ chức có thể xác định một hoặc một số mục tiêu nhất định.
Cho dù mục tiêu hoạt động của một tổ chức là gì đi nữa, công việc của các nhà quản lý là phải đảm bảo các mục tiêu được thực hiện. Vậy chức 9 SVTH: Lâm Nữ Hoàng Linh of Economics, Hue University Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Thị Thúy Nga năng của kế toán quản trị là gì trong quá trình quản lý nhằm đạt được mục tiêu ấy? Trong cuốn “Advanced Management Accounting” xuất bản lần thứ ba của tác giả Robert S.Kaplan và Anthony A.Atkinson, kế toán quản trị “đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong một tổ chức để họ lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của mình”. Kế toán quản trị thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong bốn hoạt động cơ bản sau: - Lập kế hoạch và dự toán: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Các kế hoạch này có thể là dài hạn hay ngắn hạn. Trong giai đoạn này, nhà quản lý vạch ra những bước phải làm để đưa hoạt động của doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã xác định. Để kế hoạch lập ra có tính khả thi cao, kế hoạch đó phải được xây dựng trên cơ sở các thông tin phù hợp do bộ phận kế toán quản trị cung cấp. Dự toán cũng là một loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu và chỉ rõ cách huy động, sử dụng các nguồn lực để đạt các mục tiêu đề ra.
Theo Horngren, “dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức” (Horngren et al. Thực hiện chức năng này, kế toán quản trị phải tổ chức việc thu thập các thông tin cần thiết để lập dự toán gồm thông tin về tổ chức, chi phí định mức, chi phí tiêu chuẩn cũng như các kỹ thuật tính toán phục vụ cho việc lập dự toán ở doanh nghiệp. - Tổ chức và điều hành: dựa trên định hướng từ kế hoạch và dự toán, các nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch được thực hiện hiệu quả nhất. Do đó, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp, trong đó kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin liên quan đến kinh tế, tài chính, dự toán nhiều tình huống khác nhau của các phương án để điều hành, giám sát các hoạt động hàng ngày và giữ cho hoạt động của tổ chức trôi chảy.
- Kiểm soát: sau khi tổ chức thực hiện dựa trên kế hoạch đã lập, nhà quản trị phải kiểm tra, đánh giá hoạt động và đánh giá lại việc thực hiện kế hoạch. Trong quá 10 SVTH: Lâm Nữ Hoàng Linh of Economics, Hue University Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Thị Thúy Nga trình kiểm tra giám sát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.
- Ra quyết định: là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương án khác nhau. Đây là chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị của doanh nghiệp.