Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố cấu thành thực thể sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng chi phí lớn, dao động từ 60% đến 70% trong tổng giá thành sản phẩm. Sự biến động về số lượng, chủng loại, chất lượng và đơn giá của nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến tính chính xác của công tác tập hợp chi phí, định giá thành phẩm cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó, việc hạch toán đầy đủ, kịp thời và kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác quản trị kinh tế.

Nghiên cứu được triển khai tại Công ty TNHH Thành Thái – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và làm đại lý phân phối thiết bị điện cho các hãng nước ngoài với quy mô vốn kinh doanh năm 2012 đạt trên 16 tỷ đồng. Nguồn nguyên vật liệu tại đơn vị đa dạng, bao gồm nhập khẩu từ nước ngoài, mua trong nước và tự gia công chế biến. Tuy nhiên, bộ máy kế toán của công ty có quy mô nhân sự mỏng (phòng kế toán tài chính chỉ gồm 4 cán bộ trực tiếp, trong tổng bộ máy 6 người), một kế toán viên phải kiêm nhiệm theo dõi đồng thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định kiêm thủ quỹ. Khối lượng công việc lớn dẫn đến nguy cơ sai sót và hạn chế khả năng kiểm soát chính xác sự biến động của vật tư.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm hai nội dung:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Thái; chỉ ra các ưu điểm, tồn tại cùng nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Thái.
  • Phạm vi không gian: Phòng kế toán, hệ thống kho vật tư và các phân xưởng sản xuất của Công ty TNHH Thành Thái.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực tế được thực hiện từ ngày 04/03/2013 đến ngày 20/04/2013, dựa trên số liệu hoạt động và sổ sách kế toán của niên độ năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý của đề tài dựa trên hệ thống văn bản quy phạm và tài liệu học thuật chuyên ngành kế toán tài chính:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho", ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, quy định nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu thấp hơn giá gốc), các phương pháp xác định giá trị xuất kho (giá đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO) và nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) về nguyên tắc nhất quán trong việc lựa chọn và duy trì phương pháp tính giá qua các niên độ kế toán.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, quy định danh mục chứng từ kế toán vật tư (Mẫu số 01-VT, 02-VT, 03-VT, 04-VT, 05-VT, 01GTKT-3LL, 02GTTT-3LL, 03PXK-3LL), hệ thống tài khoản kế toán (TK 152, TK 151, TK 611...) và các hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ, Nhật ký - Sổ cái).
  • Giáo trình Kế toán tài chính của GS. NGND Ngô Thế Chi và TS. Trương Thị Thủy (NXB Tài chính, Hà Nội, 2010); Giáo trình Kế toán Tài chính của GS.TS Đặng Thị Loan; cùng các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ từ cổng thông tin chuyên ngành.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu dữ liệu: Thu thập, tổng hợp và nghiên cứu các tài liệu lý luận, văn bản pháp luật, dữ liệu kế toán và hồ sơ quản lý nội bộ do Công ty TNHH Thành Thái cung cấp.
  • Phương pháp điều tra giám sát: Thu thập thông tin thực tế về quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm tra thực địa tại kho và xưởng sản xuất thông qua phiếu điều tra khảo sát.
  • Phương pháp phân tích thông tin: Phân tích, so sánh, đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính nhằm đánh giá sự phù hợp giữa thực tiễn và lý luận.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm số liệu sơ cấp thu thập qua quan sát thực tế quy trình kiểm nghiệm, nhập, xuất kho và dữ liệu thứ cấp từ hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách chi tiết tài khoản 152, các bảng kê, báo cáo vật tư và báo cáo tài chính năm 2012 của Công ty TNHH Thành Thái.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Lý luận chung về kế toán NVL trong doanh nghiệp

Chương I tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận chuyên ngành về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Khẳng định nguyên vật liệu là đối tượng lao động, tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch một lần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Phân chia theo công dụng kinh tế thành 7 nhóm bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác và phế liệu thu hồi.
  • Đánh giá nguyên vật liệu: Xác định giá thực tế nhập kho đối với từng nguồn (mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, nhận biếu tặng, phế liệu thu hồi). Đối với xuất kho, phân tích 4 phương pháp tính giá (phương pháp giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước FIFO, nhập sau - xuất trước LIFO) và phương pháp tính theo giá hạch toán thông qua hệ số giá vật liệu.
  • Kế toán chi tiết và tổng hợp: Trình bày quy trình hạch toán chi tiết theo 3 phương pháp (Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư) gắn với hệ thống chứng từ vật tư chuẩn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Trình bày phương pháp kế toán tổng hợp biến động tăng, giảm nguyên vật liệu theo phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, TK 151, TK 133, TK 331, TK 621, TK 627, TK 642, TK 154, TK 711, TK 1381, TK 412...) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, TK 152, TK 153). Đồng thời làm rõ trình tự ghi sổ theo 4 hình thức kế toán cơ bản.

Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại công ty TNHH Thành Thái

Chương II phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị nghiên cứu:

  • Đặc điểm môi trường và tổ chức bộ máy: Đơn vị có vốn kinh doanh năm 2012 trên 16 tỷ đồng. Bộ máy kế toán gồm 4 cán bộ phụ trách: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp; Kế toán vật liệu kiêm thủ quỹ; Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành; Kế toán tiền lương, công nợ và tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; hình thức sổ kế toán Nhật ký chung; phương pháp hạch toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên; phương pháp tính thuế GTGT khấu trừ; khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO); công tác hạch toán thực hiện trên phần mềm kế toán MISA.
  • Phân loại và đánh giá vật liệu thực tế:
    • Nguyên vật liệu chính chiếm 60% – 70% tổng số vật tư (đồng thanh, chuyển mạch, acquy, thép ống, dây điện...).
    • Nguyên vật liệu phụ chiếm 30% – 40% (thanh ren, bulong, longden, ecu, que hàn...).
    • Nhiên liệu phục vụ trực tiếp công nghệ kỹ thuật (gas, khí đốt công nghiệp).
    • Phụ tùng thay thế và sửa chữa máy móc (kìm ép cốt, kích thủy lực...).
    • Đánh giá nhập kho: Tính theo giá mua trên hóa đơn (chi phí thu mua được tập hợp và phân bổ vào cuối tháng). Đánh giá xuất kho: Áp dụng phương pháp FIFO theo đơn giá từng lần nhập.
  • Thực trạng kế toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng; hàng ngày ghi chép dựa trên Phiếu nhập kho, Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho. Phòng kế toán sử dụng Thẻ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Định kỳ cuối tháng, kế toán đối chiếu thẻ kế toán với thẻ kho của thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Tại phân xưởng, nhân viên thống kê theo dõi tiêu hao thực tế so với định mức của từng loại sản phẩm.
  • Thực trạng kế toán tổng hợp: Đơn vị mở và theo dõi chi tiết TK 152 gồm TK 1521 (NVL chính), TK 1522 (NVL phụ), TK 1523 (Nhiên liệu), TK 1524 (Phụ tùng thay thế), TK 1526 (Thiết bị XDCB), TK 1528 (Vật liệu khác). Trình bày chi tiết các bút toán hạch toán tăng (do mua ngoài, hàng thừa, chiết khấu thanh toán, giảm giá) và giảm (xuất dùng sản xuất, thuê ngoài gia công, kiểm kê phát hiện thiếu chờ xử lý).

Chương III: Các kết luận và đề xuất về kế toán NVL tại công ty TNHH Thành Thái

Chương III tổng kết các phát hiện nghiên cứu và đề xuất hệ thống giải pháp:

  • Kết quả đạt được: Doanh nghiệp đã tuân thủ biểu mẫu chứng từ và hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, mở chi tiết tài khoản cấp 2; vận dụng hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA; tổ chức kho bãi quy củ (kho kim loại, nhiên liệu, linh kiện chính - phụ, phế phẩm, thành phẩm); xây dựng định mức kỹ thuật rõ ràng.
  • 5 hạn chế tồn tại:
    1. Chưa sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt kết hợp với Nhật ký chung để theo dõi riêng các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán lặp lại thường xuyên.
    2. Quản lý công nợ người bán chưa chặt chẽ, theo dõi chung mà chưa phân định rõ nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
    3. Chưa thiết lập Sổ danh điểm vật tư thống nhất, mã hóa vật tư chỉ theo nhóm sơ sài mà chưa phản ánh đặc tính kỹ thuật.
    4. Công tác kiểm kê định kỳ chưa được tổ chức quy mô lớn và thiếu người chuyên trách giám sát.
    5. Chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định.
  • 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:
    1. Đưa sổ Nhật ký đặc biệt vào quy trình kế toán để giảm tải khối lượng ghi sổ Nhật ký chung.
    2. Thiết lập Bảng theo dõi tình hình thanh toán với người bán, phân loại kỳ hạn nợ ngắn hạn và dài hạn.
    3. Xây dựng Sổ danh điểm vật tư đồng bộ mã hiệu, tên gọi, quy cách, đơn vị tính cho toàn bộ các phòng ban.
    4. Chuẩn hóa quy chế kiểm kê vật tư định kỳ, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng khâu và xử lý vật chất đối với sai phạm.
    5. Thiết lập quy trình và thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán (sử dụng TK 159, hạch toán đối ứng TK 632) theo đúng nguyên tắc VAS 02.
  • Điều kiện thực hiện: Ban hành văn bản quy định trách nhiệm quản lý vật tư, bổ sung nhân sự chuyên trách và hoàn thiện mẫu biểu theo dõi công nợ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp toàn bộ các thông số kỹ thuật, tỷ trọng danh mục vật tư và quy định kế toán tại Công ty TNHH Thành Thái, thể hiện qua bảng số liệu sau:

Tiêu chí Nội dung / Số liệu thực tế tại Công ty TNHH Thành Thái
Quy mô vốn kinh doanh (2012) Trên 16.000.000.000 VNĐ
Cơ cấu nhân sự phòng kế toán 04 cán bộ (trên tổng số bộ máy 6 người)
Tỷ trọng nguyên vật liệu chính Chiếm từ 60% đến 70% tổng giá trị nguyên vật liệu
Tỷ trọng nguyên vật liệu phụ Chiếm từ 30% đến 40% tổng giá trị nguyên vật liệu
Tỷ lệ chiết khấu thuế GTGT hàng nông/lâm/thủy sản mua gom 2% trên tổng giá trị hàng mua vào
Định mức tiêu hao: Cuộn dây đồng 0,4 mét / cuộn
Định mức tiêu hao: Ống thép 0,12 mét / ống
Định mức tiêu hao: Ecu 0,5 cái / 100 cái
Chế độ kế toán áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
Chuẩn mực áp dụng VAS 02 (QĐ 149/2001/QĐ-BTC), VAS 01
Phương pháp kế toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên
Phương pháp hạch toán chi tiết NVL Phương pháp Thẻ song song
Phương pháp tính giá xuất kho Nhập trước - Xuất trước (FIFO)
Hình thức sổ kế toán & Phần mềm Nhật ký chung; Phần mềm kế toán MISA

Đóng góp của tác giả:

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất cơ điện có quy mô vừa và nhỏ.
  • Đề xuất giải pháp bổ sung Sổ danh điểm vật tư, thiết kế Bảng theo dõi thanh toán người bán chi tiết theo thời hạn nợ nhằm khắc phục tình trạng theo dõi công nợ dàn trải.
  • Xây dựng mô hình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (sử dụng TK 159 đối ứng TK 632) kèm công thức xác định mức giảm giá dựa trên giá trị thuần có thể thực hiện được, giúp đơn vị chủ động phòng ngừa rủi ro biến động giá thị trường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Phạm vi khảo sát bị giới hạn trong khoảng thời gian thực tập ngắn từ ngày 04/03/2013 đến ngày 20/04/2013, chủ yếu phân tích dữ liệu niên độ 2012 của Công ty TNHH Thành Thái.
  • Đề tài tập trung chuyên sâu vào phần hành kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng và phân xưởng sản xuất, chưa mở rộng nghiên cứu đối chiếu thực tiễn hạch toán vật tư với các doanh nghiệp sản xuất cùng phân khúc ngành điện.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

  • Nghiên cứu hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ và quản trị chuỗi cung ứng vật tư khép kín từ khâu lập kế hoạch thu mua, nhập khẩu đến khâu cấp phát sản xuất.
  • Nghiên cứu mở rộng mối quan hệ liên hoàn giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành toàn diện sản phẩm trên phần mềm kế toán.

Giá trị tham khảo

Đề tài có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Kế toán doanh nghiệp tại các trường đại học khối kinh tế: Tài liệu cung cấp ví dụ thực tế về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song, phương pháp tính giá xuất kho FIFO và phương pháp ghi sổ Nhật ký chung.
  • Cán bộ kế toán và nhà quản lý tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, thiết bị điện quy mô vừa và nhỏ: Cung cấp tài liệu tham khảo về việc thiết lập hệ thống định mức tiêu hao vật tư, xây dựng sổ danh điểm vật tư, quy trình luân chuyển chứng từ kho và giải pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chuẩn mực VAS 02.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thành Thái áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và tính giá nguyên vật liệu xuất kho? Đơn vị áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết (thủ kho theo dõi số lượng trên thẻ kho, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên thẻ chi tiết). Đối với giá trị xuất kho, công ty tính theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).

2. Cơ cấu danh mục nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thành Thái gồm những loại nào và tỷ trọng ra sao? Nguyên vật liệu tại công ty được chia làm 4 nhóm chính: Nguyên vật liệu chính (đồng thanh, chuyển mạch, acquy, thép ống, dây điện...) chiếm tỷ trọng 60% – 70%; Nguyên vật liệu phụ (thanh ren, bulong, longden, ecu, que hàn...) chiếm 30% – 40%; Nhiên liệu (gas, khí đốt công nghiệp); và Phụ tùng thay thế, sửa chữa (kìm ép cốt, kích thủy lực...).

3. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tài chính của Công ty TNHH Thành Thái được phân công nhiệm vụ như thế nào? Phòng kế toán gồm 4 cán bộ:

  • Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp.
  • Kế toán vật liệu kiêm thủ quỹ.
  • Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
  • Kế toán tiền lương, công nợ và tài sản cố định kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ.

4. Khóa luận đã chỉ ra những hạn chế chính nào trong công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Thành Thái? Tác giả nêu ra 5 hạn chế chính: chưa sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt; chưa phân loại theo dõi công nợ người bán ngắn hạn và dài hạn; chưa xây dựng Sổ danh điểm vật tư chi tiết theo đặc tính kỹ thuật; công tác kiểm kê chưa được tổ chức định kỳ quy mô lớn; và chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

5. Tác giả đề xuất quy trình hạch toán trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại đơn vị như thế nào? Tác giả đề xuất xác định mức lập dự phòng cho từng loại NVL dựa trên chênh lệch giữa đơn giá ghi sổ và đơn giá thực tế trên thị trường (giá trị thuần có thể thực hiện được) nhân với số lượng tồn kho cuối kỳ. Kế toán sử dụng TK 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) và hạch toán: Nợ TK 632 / Có TK 159 (khi trích lập hoặc trích lập bổ sung) và Nợ TK 159 / Có TK 632 (khi hoàn nhập dự phòng).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Mai đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo Chuẩn mực VAS 02 và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thành Thái, tác giả đã làm rõ quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song, hạch toán tổng hợp theo phương pháp Kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá FIFO trên phần mềm MISA. Công trình chỉ ra 5 tồn tại trong công tác theo dõi sổ sách, quản lý công nợ, mã hóa danh điểm, kiểm kê và dự phòng giảm giá, đồng thời đề xuất hệ thống giải pháp và điều kiện thực hiện có tính ứng dụng thực tiễn cao cho doanh nghiệp.