Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu chi phí của các doanh nghiệp sản xuất cơ khí chính xác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% tổng giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu khoa học, chặt chẽ là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đầu vào, gia tăng biên lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của đề tài tập trung vào thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Osco International – một doanh nghiệp chế tạo máy có 100% vốn đầu tư trực tiếp từ Nhật Bản với quy mô vốn điều lệ 600.000 USD.

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán hiện hành, khảo sát và phân tích thực trạng quy trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán vật tư tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở chính và nhà xưởng của công ty tại Cụm công nghiệp Lai Xá, xã Kim Chung, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội. Về phạm vi thời gian, luận văn tập trung nghiên cứu số liệu Báo cáo tài chính năm 2020 cùng hệ thống chứng từ kế toán phát sinh trong tháng 12 năm 2020. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi cung cấp giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác của số liệu kế toán lên mức 100%, giảm thiểu tỷ lệ thất thoát vật tư kim loại trong sản xuất xuống dưới mức 2% và rút ngắn chu kỳ luân chuyển chứng từ kho từ 3 ngày xuống trong vòng 24 giờ làm việc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp dựa trên Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (Chuẩn mực chung), Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (Hàng tồn kho), Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 21 (Trình bày Báo cáo tài chính) và khung pháp lý theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014. Ba khái niệm nền tảng được làm rõ gồm: nguyên vật liệu với tư cách là đối tượng lao động tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản phẩm trong kỳ; giá gốc nguyên vật liệu bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng các chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp trực tiếp trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá; và giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.

Luận văn phân tích sâu hai mô hình kế toán tổng hợp gồm phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng Tài khoản 152) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng Tài khoản 611). Đồng thời, công trình so sánh 3 phương pháp kế toán chi tiết vật tư phổ biến: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp sổ số dư và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, từ đó xác định mô hình phù hợp nhất cho doanh nghiệp sản xuất cơ khí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đáng tin cậy. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp toàn bộ 6 nhân sự thuộc Phòng Tài chính - Kế toán cùng cán bộ phụ trách bộ phận kho tại đơn vị. Cỡ mẫu nghiên cứu thứ cấp bao gồm 100% các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng 12 năm 2020 với 45 bộ chứng từ nhập, xuất kho tiêu biểu (gồm các Hóa đơn giá trị gia tăng số 0027600, 0001637, Phiếu nhập kho số 7877, 7890, Phiếu xuất kho số 4250, 4253) và toàn bộ Báo cáo tài chính năm 2020.

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất (chọn mẫu có chủ đích) nhằm tập trung vào giai đoạn cao điểm quyết toán cuối năm, nơi các nghiệp vụ biến động vật tư diễn ra với mật độ dày đặc nhất. Phương pháp phân tích dữ liệu được lựa chọn gồm phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với sổ chi tiết và sổ cái, cùng phương pháp định lượng hạch toán trên phần mềm kế toán FAST. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm đảm bảo tính kiểm chứng khoa học, đánh giá chính xác mức độ trùng khớp giữa thực tế luân chuyển vật tư và số liệu phản ánh trên hệ thống sổ sách kế toán.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, Công ty TNHH Osco International đã vận dụng tương đối chuẩn xác phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá bình quân gia quyền trên phần mềm FAST để quản lý hơn 300 danh mục nguyên vật liệu kim khí. Tuy nhiên, quy trình nhập liệu hóa đơn đầu vào còn phụ thuộc vào thao tác thủ công, khiến thời gian ghi nhận chứng từ bị chậm từ 2 đến 3 ngày so với thời điểm nhập kho thực tế.

Thứ hai, trong quy trình sản xuất đồ gá 5 bước công nghệ, công đoạn gia công cắt gọt chiếm từ 50% đến 60% tổng khối lượng lao động và ảnh hưởng trực tiếp đến 50% giá thành sản phẩm hoàn thành. Khối lượng phế liệu kim loại (thép, gang, nhôm vụn) thu hồi sau cắt gọt phát sinh khoảng 5% đến 8% so với tổng lượng nguyên vật liệu xuất kho ban đầu, song doanh nghiệp chưa tiến hành mở tài khoản phụ để theo dõi chặt chẽ giá trị thuần có thể thu hồi của lượng phế liệu này.

Thứ ba, cơ cấu tổ chức kế toán gồm 6 nhân sự hoạt động theo hình thức Nhật ký chung đảm bảo sự phân công rõ ràng giữa các phần hành. Tuy vậy, việc đối chiếu giữa thẻ kho do thủ kho theo dõi với Sổ chi tiết vật tư Tài khoản 15211 của phòng kế toán chỉ được thực hiện định kỳ 1 lần vào cuối tháng, dẫn đến tỷ lệ chênh lệch số liệu tồn kho cục bộ trong kỳ phát sinh ở mức 1,5% đến 2,2%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế trên xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống mã hóa vật tư thống nhất bằng mã vạch giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận kho và phòng kế toán. So sánh với các nghiên cứu trong ngành cơ khí chế tạo máy, hiện tượng chậm luân chuyển chứng từ và thiếu kiểm soát hao hụt phế liệu là vấn đề xảy ra tại hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước.

Để nâng cao năng lực giám sát, dữ liệu kế toán nguyên vật liệu có thể được mô tả trực quan thông qua bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo từng nhóm quy cách và biểu đồ cột biểu diễn biến động đơn giá mua thép tấm qua 4 quý trong năm 2020. Bên cạnh đó, việc áp dụng biểu đồ tròn để phân tích cơ cấu chi phí sản xuất (với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm 62%, chi phí nhân công 23% và chi phí sản xuất chung 15%) sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện cho ban giám đốc. Kết quả nghiên cứu khẳng định việc chuẩn hóa hạch toán không chỉ đáp ứng yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán mà còn là đòn bẩy trực tiếp giúp doanh nghiệp kiểm soát giá thành.

Đề xuất và khuyến nghị

Một là, triển khai ứng dụng công nghệ mã vạch (Barcode/QR code) vào quản lý kho và kết nối trực tiếp với phần mềm FAST do Ban Giám đốc phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật và Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện trong thời gian 6 tháng, đặt mục tiêu giảm 85% thời gian nhập liệu và loại bỏ 100% sai sót do nhập sai mã danh mục vật tư.

Hai là, hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho từng mã chi tiết đồ gá do Phòng Kỹ thuật chủ trì cùng Quản đốc phân xưởng tiến hành trong 3 tháng, hướng tới mục tiêu kéo giảm tỷ lệ phế phẩm và hao hụt kim loại từ mức 6% hiện tại xuống dưới 2,5%.

Ba là, mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 đối với Tài khoản 152 để theo dõi riêng phế liệu thu hồi và phân nhóm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ do Kế toán trưởng chỉ đạo thực hiện ngay trong vòng 30 ngày, nhằm phản ánh chính xác 100% giá trị vật liệu tái chế vào giá vốn hàng bán.

Bốn là, tăng cường tần suất kiểm kê và đối chiếu số liệu tồn kho từ định kỳ 1 tháng một lần sang kiểm kê xác suất 1 tuần một lần do Kế toán vật tư và Thủ kho phối hợp thực hiện liên tục trong 12 tháng, giữ vững tỷ lệ sai lệch tồn kho vật lý và sổ sách kế toán dưới 0,1%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất: Sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp; tài liệu cung cấp nguồn dẫn chứng thực tế chuẩn mực về quy trình hạch toán hàng tồn kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

Nhóm thứ hai: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán kho và chuyên viên kiểm soát nội bộ tại các nhà máy cơ khí chế tạo; hữu ích trong việc tham khảo biểu mẫu chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho và phương pháp thiết lập sổ kế toán trên phần mềm FAST.

Nhóm thứ ba: Ban Giám đốc, Quản đốc phân xưởng và Trưởng phòng Kỹ thuật sản xuất tại các doanh nghiệp FDI; ứng dụng trong việc xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư kim loại và tối ưu hóa 50% đến 60% chi phí lao động công nghệ.

Nhóm thứ tư: Giảng viên và chuyên gia nghiên cứu kinh tế; sử dụng làm tư liệu giảng dạy thực chứng về mối liên kết giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị hàng tồn kho trong bối cảnh chuyển đổi số doanh nghiệp sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp sản xuất cơ khí chính xác nên áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho nào?

Doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên kết hợp Tài khoản 152 vì phương pháp này cho phép theo dõi liên tục, kịp thời sự biến động tăng giảm của hơn 300 loại vật tư, giúp kế toán xác định chính xác giá trị tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ sản xuất.

2. Phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền mang lại lợi ích gì cho Công ty Osco International?

Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ giúp đơn giản hóa công tác tính toán khi doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất thép và linh kiện diễn ra hàng ngày, làm mịn sự biến động đơn giá thị trường trong năm 2020 và đảm bảo tính nhất quán theo đúng quy định của Chuẩn mực VAS 02.

3. Làm thế nào để kiểm soát hao hụt nguyên vật liệu trong công đoạn gia công cắt gọt kim loại?

Doanh nghiệp cần ban hành bảng định mức kỹ thuật chi tiết cho từng loại phôi gang, thép trước khi gia công, đồng thời mở sổ theo dõi riêng lượng phế liệu kim loại thu hồi chiếm từ 5% đến 8% để hạch toán ghi giảm trực tiếp vào chi phí sản xuất trong kỳ.

4. Tại sao doanh nghiệp cần mở các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho Tài khoản 152?

Việc mở chi tiết các tài khoản như 1521 (Nguyên liệu chính), 1522 (Vật liệu phụ) và 1528 (Phế liệu thu hồi) giúp kế toán phân loại rõ ràng từng nhóm vật tư cơ khí, từ đó cung cấp số liệu phân tích đa chiều cho ban giám đốc để cắt giảm ít nhất 10% chi phí lưu kho thừa thãi.

5. Ứng dụng phần mềm kế toán như FAST mang lại hiệu quả gì trong quản lý vật tư?

Phần mềm FAST giúp tự động hóa khâu tổng hợp từ chứng từ gốc lên Sổ Nhật ký chung và Báo cáo tài chính, tiết kiệm 50% thời gian tính toán thủ công và nâng cao tính minh bạch khi đối chiếu giữa thẻ kho với sổ cái tài khoản.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện khung lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Đánh giá trung thực thực trạng quản lý và hạch toán hơn 300 mã nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Osco International trong niên độ kế toán năm 2020.
  • Chỉ rõ nút thắt trong công đoạn gia công cắt gọt vốn chiếm 50% đến 60% chi phí lao động nhưng chưa có quy trình quản lý phế liệu kim loại chuyên biệt.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao gắn liền với việc ứng dụng công nghệ mã vạch và tái cấu trúc hệ thống tài khoản kế toán chi tiết.
  • Luận văn đóng góp tài liệu tham khảo thực chứng có giá trị cho các doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Về kế hoạch hành động tiếp theo, doanh nghiệp cần tiến hành thẩm định lại hệ thống định mức tiêu hao trong 3 tháng tới và hoàn thành tích hợp phần mềm quản lý kho thông minh trong 6 tháng. Quý độc giả, các nhà nghiên cứu và nhà quản trị doanh nghiệp hãy tham khảo chi tiết toàn văn nghiên cứu để áp dụng mô hình quản trị chi phí nguyên vật liệu tối ưu cho đơn vị của mình.