Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp chịu sức ép lớn về tối ưu hóa chi phí sản xuất nhằm bảo toàn và phát triển nguồn vốn. Đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản (XDCB) – một ngành kinh tế đặc thù có thời gian thi công kéo dài, giá trị công trình lớn và chủng loại vật tư phức tạp – tình trạng đầu tư dàn trải, công trình dở dang gây thất thoát và lãng phí vốn vẫn là vấn đề tồn tại trong thực tiễn quản lý. Chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm tỷ trọng chủ yếu (khoảng 70% đến 80%) trong tổng giá thành sản phẩm xây lắp. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán NVL và CCDC một cách khoa học, chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu xuất dùng có ý nghĩa trực tiếp đối với công tác kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hồng Nhung (sinh viên lớp QH2019-E KTKT CLC 2, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của TS. Vũ Thúy Hà) đi sâu nghiên cứu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm ba nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán NVL và CCDC trong doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL và CCDC tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding.
  3. Đề xuất hệ thống các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL và CCDC tại đơn vị khảo sát.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp nghiệp vụ nhập, xuất NVL và CCDC tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại trụ sở và các công trình thi công của Công ty DC Holding; phạm vi thời gian tập trung vào số liệu thực tế giai đoạn 2020 – 2022 và thời điểm thực hiện khóa luận vào tháng 05 năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, bao gồm các chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, nguyên tắc ghi nhận và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.

Các khái niệm và nguyên tắc cốt lõi được làm rõ trong nghiên cứu gồm:

  • Nguyên vật liệu (TK 152): Đối tượng lao động tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo thành.
  • Công cụ dụng cụ (TK 153): Tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị hoặc thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định; tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giữ nguyên hình thái vật chất và chuyển dịch giá trị từng phần hoặc một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh (thông qua TK 242 đối với loại phân bổ nhiều lần).
  • Hàng mua đang đi đường (TK 151): Phản ánh vật tư đã thuộc quyền sở hữu nhưng chưa về nhập kho hoặc đang chờ kiểm nhận.

Về phương pháp xác định giá trị:

  • Giá thực tế nhập kho: Tính theo giá mua chưa thuế (đối với phương pháp khấu trừ) cộng các khoản thuế không hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường) và chi phí thu mua, trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua). Đối với vật tư tự chế biến, giá nhập là giá xuất cộng chi phí chế biến; đối với thuê ngoài gia công là giá xuất gia công cộng chi phí gia công và chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Hệ thống hóa 4 phương pháp theo quy định gồm phương pháp giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ hoặc bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp giá bán lẻ (áp dụng cho doanh nghiệp bán lẻ).

Khóa luận làm rõ các phương pháp tổ chức kế toán chi tiết vật tư (phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư) và hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ). Đồng thời, tác giả hệ thống hóa 5 hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và hình thức Kế toán máy.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng là phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu lý luận (phân tích, tổng hợp các văn bản quy phạm pháp luật và giáo trình chuyên ngành) và phương pháp nghiên cứu tình huống thực nghiệm (thu thập chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, phiếu nhập/xuất kho, bảng phân bổ, sổ chi tiết, sổ cái trích xuất từ phần mềm kế toán tại doanh nghiệp; đối chiếu quy trình luân chuyển chứng từ thực tế với lý thuyết). Nguồn dữ liệu sử dụng bao gồm báo cáo tài chính giai đoạn 2020 – 2022, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và hệ thống sổ sách kế toán do Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Chương 1 trình bày tổng quan các nguyên tắc kế toán tài chính áp dụng cho NVL và CCDC. Tác giả phân loại NVL theo công dụng kinh tế (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật tư thay thế, vật liệu và thiết bị XDCB), theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành; phân loại CCDC theo cách phân bổ (phân bổ 1 lần, phân bổ nhiều lần), theo nội dung kinh tế, mục đích sử dụng và nguồn hình thành.

Chương này trình bày chi tiết danh mục chứng từ bắt buộc gồm:

  • Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
  • Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
  • Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03-VT)
  • Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04-VT)
  • Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT)
  • Bảng kê mua hàng (mẫu 06-VT)
  • Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu 07-VT)

Về phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết, tác giả phân tích cơ chế phối hợp giữa Thủ kho và Phòng Kế toán:

  • Phương pháp thẻ song song: Thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho, kế toán mở Sổ chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị, đối chiếu vào cuối tháng.
  • Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất và chỉ ghi Sổ đối chiếu luân chuyển một lần vào cuối tháng.
  • Phương pháp sổ số dư: Thủ kho lập Phiếu giao nhận chứng từ và ghi Sổ số dư vào cuối tháng; kế toán kiểm tra thẻ kho tại kho và theo dõi giá trị trên Bảng lũy kế nhập xuất tồn.

Bên cạnh đó, chương 1 phân tích nguyên lý hạch toán tổng hợp trên TK 152, 153 với các tài khoản chi phí (TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, 242) và trình tự luân chuyển chứng từ theo 5 hình thức sổ kế toán chuẩn mực.

Chương 2: Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding

Chương 2 mô tả chi tiết đơn vị nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding (địa chỉ tại số 22a ngách 22 Ngõ 124 Âu Cơ, phường Tứ Liên, quận Tây Hồ, Hà Nội; hoạt động từ ngày 04/11/1994; Giám đốc là ông Lưu Minh Đức; hoạt động theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0108547687 do Sở KH&ĐT tỉnh Ninh Bình cấp). Doanh nghiệp chuyên thi công xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, hoàn thiện công trình, bán buôn/bán lẻ vật liệu xây dựng và cho thuê kho bãi.

Quy trình thi công xây dựng tại Công ty gồm 8 bước:

  1. Nhận thầu thông qua đấu thầu
  2. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu
  3. Lập mặt bằng, kế hoạch tổ chức thi công
  4. Lập biện pháp thi công và an toàn xây dựng
  5. Tổ chức thi công theo hợp đồng
  6. Tổ chức nghiệm thu từng giai đoạn và hoàn thiện sai sót
  7. Quyết toán công trình
  8. Bảo hành công trình (giữ lại 10% giá trị hợp đồng để ký cam kết bảo lãnh)

Mô hình quản lý của công ty kết hợp trực tuyến – chức năng gồm Giám đốc, Phó giám đốc đối ngoại, Phó giám đốc kỹ thuật, Phòng Tài chính kế toán (gồm 4 nhân sự đảm nhiệm đa chức danh), Phòng Kế hoạch kỹ thuật, các Đội thi công, Đội khai thác kinh doanh VLXD và Đội xe vận chuyển.

Chỉ tiêu tài chính Năm 2020 (đồng) Năm 2021 (đồng) Năm 2022 (đồng) So sánh 2021/2020 (%) So sánh 2022/2021 (%)
Doanh thu thuần 49.397.000.000 37.727.000.000 43.355.000.000 -23,63% +14,92%
Giá vốn hàng bán 46.000.000.000 35.264.000.000 38.871.000.000 -22,37% +10,23%
Chi phí quản lý kinh doanh 2.863.000.000 1.501.000.000 2.523.000.000 -52,58% +68,10%
Lợi nhuận trước thuế 300.807.000 412.859.000 384.153.000 +37,44% -6,97%
Lợi nhuận sau thuế 204.000.000 354.386.000 305.759.000 +73,81% -13,76%

Về thực trạng tổ chức hạch toán:

  • Công ty áp dụng hình thức Kế toán máy, sử dụng phần mềm kế toán MISA.
  • Quy trình mua và nhập kho: Dựa trên Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Giấy đề nghị cấp vật tư, Biên bản kiểm nghiệm vật tư và Phiếu nhập kho (minh họa qua các hóa đơn thực tế như Hóa đơn số 0000538, 0000140, 000142 đối với NVL; Hóa đơn số 0000360, 0000622 đối với CCDC). Kế toán nhập liệu vào phân hệ Mua hàng/Kho trên MISA, phần mềm tự động ghi sổ TK 152, 153, đối ứng TK 331, 111, 112 và thuế GTGT khấu trừ TK 133.
  • Quy trình xuất kho và tính giá: Dựa trên Giấy đề nghị cấp vật tư từ công trường và Phiếu xuất kho. Phần mềm MISA thực hiện tính giá xuất kho tự động và trích xuất Bảng tổng hợp xuất vật tư, Bảng phân bổ vật tư – CCDC, Sổ chi tiết TK 152/153, Sổ cái và Sổ Nhật ký chung.

Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding

Xuất phát từ các tồn tại trong thực tế hạch toán tại công ty, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Về phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Xây dựng danh mục danh điểm vật tư chi tiết, mã hóa thống nhất theo từng nhóm kỹ thuật để tránh nhầm lẫn khi nhập liệu vào phần mềm MISA.
  2. Về quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Hoàn thiện quy chế kho tàng, thắt chặt khâu nghiệm thu khối lượng và phẩm chất vật tư trước khi đưa vào công trình; kiểm soát định mức tiêu hao vật liệu cho từng hạng mục thi công.
  3. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa các đội thi công ngoài công trường và Phòng Kế toán; đảm bảo việc ký nhận trên phiếu xuất kho và cập nhật sổ chi tiết vật tư kịp thời.
  4. Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Khắc phục việc trích chuyển chi phí chậm trễ; rà soát việc đối ứng tài khoản tổng hợp giữa TK 152, TK 153 với TK 621, TK 627 nhằm phản ánh đúng giá thành từng công trình.
  5. Về phân bổ công cụ dụng cụ: Thiết lập tiêu thức phân bổ chi phí CCDC (TK 242) hợp lý theo thời gian sử dụng thực tế của công trình thay vì ước tính dồn cục.
  6. Các điều kiện thực hiện: Nêu rõ các yêu cầu về nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán 4 người tại công ty và nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và cung cấp các cứ liệu thực tế về công tác kế toán trong một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa:

  • Đã phản ánh số liệu kết quả kinh doanh 3 năm (2020 – 2022) của Công ty DC Holding, cho thấy sự biến động doanh thu thuần giảm 23,63% trong năm 2021 do ảnh hưởng của dịch Covid-19 làm đình trệ các công trình, sau đó phục hồi tăng trưởng 14,92% trong năm 2022.
  • Làm rõ cấu trúc luân chuyển chứng từ nhập – xuất kho thực tế trên phần mềm MISA với đầy đủ các chứng từ minh họa (Hóa đơn GTGT số 0000538, 0000140, 000142, 0000360, 0000622; Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư, Bảng phân bổ vật tư – CCDC).
  • Đóng góp giải pháp thiết thực cho doanh nghiệp thông qua việc đề xuất xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất, chuẩn hóa việc phân bổ chi phí CCDC dài hạn và siết chặt quy trình luân chuyển chứng từ giữa hiện trường thi công và phòng kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận được thực hiện trong phạm vi thời gian thực tập tốt nghiệp và năng lực cá nhân của sinh viên, do đó nghiên cứu tập trung chuyên sâu vào một case-study đơn lẻ là Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding. Tác giả tự nhận định đề tài không tránh khỏi những hạn chế nhất định về bề sâu phân tích lý luận và phạm vi khảo sát thực tế.

Hướng nghiên cứu tiếp có thể mở rộng khảo sát so sánh công tác kế toán NVL, CCDC trên nhiều doanh nghiệp xây lắp cùng phân khúc, hoặc nghiên cứu sâu hơn về kiểm toán nội bộ và quản trị rủi ro chi phí vật tư trong các dự án đầu tư công.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp.
  • Nhân viên kế toán tại các công ty xây dựng, xây lắp công trình cần tài liệu tham khảo về quy trình chứng từ, phương pháp hạch toán chi phí vật tư và kỹ thuật ứng dụng phần mềm MISA trong môi trường doanh nghiệp thực tế.
  • Phần đáng tham khảo nhất của tài liệu là Chương 2 với hệ thống biểu mẫu chứng từ, quy trình luân chuyển thực tế và các trích xuất sổ kế toán từ phần mềm kế toán máy.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng khung pháp lý kế toán nào làm căn cứ lý luận và đối chiếu thực tiễn?
Khóa luận căn cứ trên hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

2. Công ty DC Holding áp dụng hình thức ghi sổ kế toán và phần mềm nào trong hạch toán?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức Kế toán máy và sử dụng phần mềm kế toán MISA để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tự động kết chuyển và trích xuất sổ chi tiết, sổ cái tài khoản.

3. Tỷ trọng chi phí NVL và CCDC trong giá thành sản phẩm xây lắp được văn bản xác định là bao nhiêu?
Theo phân tích của tác giả trong khóa luận, chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thường chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất.

4. Quy trình thi công công trình tại Công ty DC Holding gồm những bước nào và tỷ lệ bảo lãnh công trình quy định là bao nhiêu?
Quy trình thi công gồm 8 bước: Nhận thầu qua đấu thầu, Chuẩn bị hồ sơ, Lập mặt bằng/kế hoạch tổ chức thi công, Lập biện pháp thi công và an toàn xây dựng, Tổ chức thi công, Tổ chức nghiệm thu, Quyết toán, và Bảo hành công trình. Trong đó, công ty để lại 10% giá trị công trình để ký cam kết bảo lãnh bảo hành.

5. Kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 của Công ty DC Holding có biến động gì nổi bật?
Doanh thu thuần năm 2021 giảm 23,63% so với năm 2020 do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 khiến nhiều công trình đình trệ. Đến năm 2022, doanh thu thuần phục hồi, tăng 14,92% so với năm 2021, kéo theo giá vốn tăng 10,23% và doanh nghiệp tiếp tục duy trì hoạt động có lãi.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hồng Nhung đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nghiên cứu đã phân tích chi tiết thực trạng quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ trên phần mềm MISA tại Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Dịch vụ DC Holding giai đoạn 2020 – 2022. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý, phân loại, ghi sổ chi tiết và phân bổ chi phí vật tư, đóng góp thiết thực cho công tác kế toán của doanh nghiệp xây lắp.