CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VE KE TOÁN NGUYEN VAT LIEU VA CONG CỤ DỤNG CU TRONG DOANH NGHIEP 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cu (CCDC)trong doanh nghiệp. Khái niệm và đặc điểm cia NVL và CCDC 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL.
Khái niệm: NVL của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cóthê thấy NVL là cơ sở vật chất cau thành nên thực thể sản phẩm nó tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành cũng như chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Đặc điểm của NVL: - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và sẽ biến đổi hình thái vật chat ban đầu đề cấu thành nên sản phẩm mới. - Khi tham gia vào sản xuất, giá trị của vật liệu được chuyền dịch toan bộ vào giá trị sản xuất mới.
Khái niệm và đặc điểm của CCDC Khái niệm: CCDC là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuan về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cô định. Đặc điểm của CCDC: - CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng. - Khi tham gia vào sản xuất, giá trị của CCDC bị hao mòn dần và được chuyên dịch một lần hoặc từng phần vào giá tri sản xuất mới. Vị trí, vai rò của NVL và CCDC trong doanh nghiệp NVL, CCDC chiếm vị trí hết sức quan trọng bởi nó là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thànhnên thực thé sản phẩm.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí NVL, CCDC thường chiếm tỷ trọng khoảng 70% - 80% giá thành sản phẩm do đó nó có ảnh hưởng trực tiếp tới sự biến động của giá thành. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc vào chất lượng của NVL, CCDC đầu vào có tốt hay không. Mà chất lượng và giá thành sản phẩm là yếu tố then chốt dé giúp cho doanh nghiệp có thé cạnh tranh trên thị trường ngày nay. Do vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL, CCDC nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả tiết kiệm, hạ thấp được chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng trong các doanh nghiệp.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán NVL và CCDC trong doanh nghiệp 1. Yêu cầu quản lý của kế toán NVL và CCDC Bat cứ một nền kinh tế nào cũng chịu sự tác động của hai quy luật: Quy luật khan hiếm tài nguyên và quy luật nhu cầu không ngừng tăng lên, từ hai quy luật đó dẫn đến sự tồn tại của quy luật sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguồn nguyên vật liệu. Trong nền kinh tế sản xuất hàng hoá việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguồn nguyên vật liệu là một yêu cầu tối ưu hoá quá trình sử dụng NVL, CCDC nhằm đạtđược những hiệu quả kinh tế cao nhất. Thực chất của nó là sử dụng đúng công dụng, mục đích, đảm bảo đúng định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm tránh mat mát, hao hut, giảm tới mức thấp nhất phé liệu, phế pham đồng thờitổ chức công tác tận thu phế liệu.
Dé làm được điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý tốt từ khâu thu mua, bảo quản sử dụng và dự trữ NVL, CCDC. - Trong khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiễn hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại NVL, CCDC đượcthu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua dé từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất.
- Trong khâu bảo quản: Phải đảm bảo tô chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bi đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL va CCDC, tránh hư hỏng mat mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý NVL, CCDC. - Trong khâu dự trữ: Thúc đây nhanh quá trình chuyên hóa của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa vàđịnh mức dự trữ tối thiêu cho từng loại NVL, CCDC dé dam bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vôn do việc dự trữ quá nhiêu. - Trong khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao NVL, CCDC trong giá thành sản phẩm tăng tích lũy cho doanh nghiệp.
Do vậy, ở khâu này cần phải t6 chức tốt việcghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật tư trong quá trình sản xuất. Nhiệm vụ của kế toán NVL và CCDC - Ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC cả về số lượng, chất lượng, giá trị. Tính giá trị của NVL, CCDC xuất kho theo phương pháp thích hợp, phương pháp tính giá phải sử dụng nhất quán ít nhất là trong một niên độ kế toán. - Tính toán và phân bồ giá trị của NVL, CCDC sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định.
- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL, CCDC và hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất kho. Kiểm tra hướng dẫn việc hạch toán nghiệp vụ của Thủ kho, thường xuyên đối chiếu số liệu trên số kế toán với thẻ kho của Thủ kho dé xác định số tồn kho thực tế của từng thứ NVL, CCDC. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao NVL, CCDC; phát hiện và xử lý kip thời NVL, CCDC thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chat, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí. - Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL, CCDC theo chế độ của nhà nước.
Lập các báo cáo kế toán về NVL, CCDC phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành và phân tích kinh tế. Phân loại NVL và CCDC 1. Phân loại NVL a) Căn cứ vào công dụng kinh tế và vai trò: Dựa vào công dụng kinh tế và vai trò của từng loại NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, có thể chia NVL thành: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thé vật chất, thực thé chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành pham mua ngoài với mục dich tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cau thành thực thé chính của sản pham nhưng có thé kết hợp với vật liệu chính làm thay đôi mau sắc, mùi vi, hình dáng bê ngoài, tăng thêm chat lượng của sản phâm hoặc tao điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản pham diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thé tồn tại ở thé lỏng, thé ran và thé khí. - Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng dé thay thé, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tai, công cụ, dụng cụ san xuất.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cầu dùng dé lap đặt vào công trình xây dựng cơ bản. Cách phân loại này là cơ sở dé xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL trong doanh nghiệp. b) Căn cứ vào mục dich sw dung: Dựa vào mục dich sử dụng thì NVL được chia thành: - NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - NVL dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán. + Dem góp vốn liên doanh. + Dem biếu tặng.
c) Căn cứ vào nguồn hình thành: Căn cứ vào nguồn hình thành, NVL được chia thành: - NVL mua ngoài: là NVL mà doanh nghiệp mua bên ngoài từ các nhà cung cap. - NVL tự chế biến: là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như nguyên liệu dé sản xuất sản phẩm. - NVL thuê ngoài gia công: là loại vật liệu thuê các cơ sở gia công làm nên. - NVL nhận góp vốn liên doanh: là NVL do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh.
- NVL được cấp: là NVL đo đơn vị cấp trên cấp theo quy định. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất, là cơ sở dé xác định tri giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Phân loại CCDC a) Căn cứ cách phân bồ chỉ phí: Dựa theo cách phân bồ chi phí, CCDC được chia thành 2 loại: - Loại phân bé 1 lần: CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. - Loại phân bổ nhiều lần: CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng dai hơn và là những CCDC chuyên dùng.