Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 70% tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Việc quản lý, hạch toán chính xác và kiểm soát chặt chẽ quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất dùng nguyên vật liệu là điều kiện tiên quyết để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh. Mặc dù hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán đã được ban hành, việc vận dụng các quy định vào thực tiễn kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể vẫn bộc lộ những khoảng cách nhất định, đòi hỏi phải có sự khảo sát và điều chỉnh phù hợp với đặc thù sản xuất.
Khóa luận tốt nghiệp "Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH chè Á Châu" do sinh viên Phạm Ngọc Thạch (Lớp K3TK5, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Thương Mại) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Lương Thị Hồng Ngân (tháng 4 năm 2015), tập trung giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể:
- Mục tiêu lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
- Mục tiêu thực tiễn: Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Chè Á Châu; chỉ ra các ưu điểm đã đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại trong thực tế hạch toán.
- Mục tiêu giải pháp: Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện nội dung, phương pháp hạch toán và quy trình quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị khảo sát.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Chè Á Châu.
- Địa điểm nghiên cứu: Công ty TNHH Chè Á Châu (Trụ sở chính: Phòng 1603, Nhà 17T3, Khu đô thị Trung Hòa – Nhân Chính, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội; kèm hệ thống nhà máy chế biến tại huyện Ba Vì, Hà Nội và huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ).
- Phạm vi thời gian và dữ liệu: Khảo sát tập trung vào số liệu thực tế phát sinh trong Quý IV năm 2014 (tháng 10 đến tháng 12 năm 2014).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận được xây dựng dựa trên khung pháp lý kế toán và hệ thống lý luận chuyên ngành về hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất:
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp
Chương I trình bày có hệ thống các khái niệm, đặc điểm kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong chu kỳ sản xuất:
- Khái quát định nghĩa nguyên vật liệu là bộ phận của hàng tồn kho, thuộc tài sản ngắn hạn, tham gia trực tiếp vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm hoàn thành.
- Phân tích yêu cầu quản lý nguyên vật liệu qua ba khâu: khâu thu mua (quản lý số lượng, quy cách, chất lượng, giá mua), khâu dự trữ/bảo quản (đảm bảo mức tồn kho hợp lý, tránh ứ đọng vốn và hư hỏng) và khâu sử dụng (xuất đúng định mức, tính đúng giá vốn).
- Trình bày ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Phương pháp ghi thẻ song song: Thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho; kế toán ghi chép cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối tháng lập Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán mở sổ đối chiếu cho cả năm và tổng hợp số liệu một lần vào cuối tháng từ các chứng từ hoặc bảng kê.
- Phương pháp ghi sổ số dư: Thủ kho ghi Thẻ kho và lập Sổ số dư vào cuối tháng; kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị theo nhóm, loại vật liệu trên Phiếu giao nhận chứng từ và Bảng kê lũy kế.
- Hệ thống hóa phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên; hướng dẫn trình tự định khoản các nghiệp vụ nhập kho (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, góp vốn, phát sinh thừa/thiếu) và xuất kho (cho sản xuất, bán, gia công); trình tự lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua Tài khoản 159 theo Thông tư 228/2009/TT-BTC.
Chương II: Thực trạng về kế toán NVL tại Công ty TNHH chè Á Châu
Chương II phản ánh chi tiết điều kiện thực tế và quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị khảo sát:
- Khái quát đơn vị: Công ty TNHH Chè Á Châu thành lập theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0102011342 ngày 20/02/2004 (đăng ký thay đổi lần 2 ngày 06/08/2014); quy mô 400 lao động (40 lao động gián tiếp, 360 lao động trực tiếp). Năng lực sản xuất gồm 01 nhà máy chế biến chè búp tươi tại xã Ngọc Lập (huyện Yên Lập, Phú Thọ) với công suất thiết kế 80 tấn/ngày và 02 nhà máy tinh chế tại huyện Ba Vì (Hà Nội) với công suất 40 tấn/ngày; sản lượng tiêu thụ trên 7.000 tấn chè thành phẩm/năm.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán gồm 10 nhân sự, tổ chức theo mô hình tập trung: Kế toán trưởng (01), Kế toán kho tại nhà máy (03), Kế toán vật tư - hàng hóa - TSCĐ (02), Kế toán tiền và công nợ (01), Kế toán tiền lương (01), Kế toán tổng hợp (01), Kế toán bán hàng và KQKD (01), Thủ quỹ (01).
- Chính sách kế toán áp dụng:
- Chế độ kế toán: Quyết định 48/2006/QĐ-BTC;
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên;
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ (thuế suất 10%);
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO);
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký - Sổ Cái trên phần mềm kế toán Effect.
- Phân loại nguyên vật liệu tại công ty:
- Nguyên vật liệu chính: Gồm NVL cấp 1 (chè sơ chế - nguyên liệu đầu vào của xưởng cắt sàng) và NVL cấp 2 (chè đã qua chế biến mua ngoài về để đấu trộn, tái chế theo đơn hàng).
- Nguyên vật liệu phụ: Gồm phẩm màu, hương liệu bổ sung theo yêu cầu riêng của khách hàng.
- Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp:
- Hạch toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song. Khi nhập/xuất kho, bộ phận KCS kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm, viết phiếu nhập kho (PNK)/phiếu xuất kho (PXK) 03 liên; kế toán kho cập nhật vào phần mềm và định kỳ gửi chứng từ về văn phòng cho kế toán vật tư.
- Hạch toán tổng hợp: Sử dụng TK 152 (không mở tài khoản cấp 2, cấp 3 mà quản lý chi tiết qua mã vật tư), TK 331 (theo dõi theo mã nhà cung cấp), TK 621 (chi phí NVL trực tiếp), TK 627 (chi phí sản xuất chung).
Chương III: Các kết luận và đề xuất về kế toán nguyên vật liệu sản xuất chè tại Công ty TNHH chè Á Châu
Chương III tổng hợp các đánh giá thực tế và đưa ra hệ thống kiến nghị hoàn thiện:
- Thành tựu ghi nhận: Bộ máy kế toán tập trung tinh gọn, quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, việc ứng dụng phần mềm Effect giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng; quy trình mua hàng có sự phối hợp giữa phòng kỹ thuật sản xuất (lập định mức) và phòng cung ứng vật tư.
- Tồn tại phát hiện:
- Hệ thống kho bãi: Chỉ có 01 kho bảo quản chung cho toàn công ty, chưa tách biệt kho theo phân xưởng và theo tính chất kinh tế của nguyên vật liệu (kho NVL chính, kho phụ liệu).
- Vận dụng tài khoản kế toán: Công ty không sử dụng TK 151 ("Hàng mua đang đi đường"). Đối với các trường hợp nhận hóa đơn vào cuối tháng nhưng hàng chưa về kho, kế toán lưu giữ chứng từ và chờ hàng về mới ghi sổ, dẫn đến việc chậm phản ánh tài sản, công nợ và kê khai thuế GTGT đầu vào. Tài khoản 152 chưa được mở tiểu khoản cấp 2, 3.
- Trích lập dự phòng: Doanh nghiệp chưa trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho (TK 159) theo quy định tại Thông tư 228/2009/TT-BTC dù giá nguyên liệu chè biến động.
- Công tác kiểm kê: Mỗi năm chỉ thực hiện kiểm kê đánh giá lại tài sản 01 lần vào cuối năm và số liệu chỉ phục vụ quản trị nội bộ; thiếu các biên bản kiểm kê định kỳ và phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
- Hệ thống đề xuất:
- Hoàn thiện công tác bảo quản và tổ chức lại mạng lưới kho bãi theo phân xưởng, phân loại kho nguyên liệu chính và phụ liệu.
- Hoàn thiện công tác kiểm kê định kỳ theo tháng/quý; lập đầy đủ Biên bản kiểm kê (Mẫu 08-VT) và Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT).
- Đưa Tài khoản 151 vào sử dụng để hạch toán hàng mua đang đi đường cuối kỳ; mở các tài khoản chi tiết cấp 2 cho TK 152 (TK 1521 - NVL chính, TK 1522 - Vật liệu phụ...).
- Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 228/2009/TT-BTC.
- Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ định kỳ cho đội ngũ nhân viên kế toán.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã trích xuất và tổng hợp được số liệu thực tế cùng các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Chè Á Châu trong Quý IV năm 2014:
Bảng tổng hợp chính sách và thực trạng kế toán tại doanh nghiệp
| Tiêu chí |
Quy định tại Chế độ kế toán & Chuẩn mực |
Thực tế áp dụng tại Công ty TNHH Chè Á Châu |
Đánh giá / Tồn tại |
| Chế độ kế toán |
Quyết định 48/2006/QĐ-BTC |
Áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC |
Phù hợp quy mô doanh nghiệp |
| Hình thức sổ |
Nhật ký chung / Nhật ký - Sổ Cái / CTGS |
Nhật ký - Sổ Cái (kết hợp phần mềm Effect) |
Đảm bảo tính nhất quán, tinh gọn |
| Phương pháp HTK |
Kê khai thường xuyên / Kiểm kê định kỳ |
Phương pháp kê khai thường xuyên |
Phù hợp với sản xuất liên tục |
| Tính giá xuất kho |
FIFO, LIFO, Bình quân gia quyền, Đích danh |
Nhập trước - xuất trước (FIFO) |
Đảm bảo phản ánh giá trị luân chuyển |
| Hạch toán chi tiết |
Thẻ song song / Sổ đối chiếu / Sổ số dư |
Phương pháp ghi Thẻ song song |
Phù hợp với quản lý bằng phần mềm |
| Tài khoản TK 151 |
Ghi nhận hàng mua chưa về kho cuối tháng |
Không sử dụng TK 151 (chờ hàng về mới ghi) |
Chưa phản ánh kịp thời tài sản và nợ |
| Tài khoản TK 152 |
Mở tiểu khoản cấp 2, cấp 3 theo dõi |
Không mở tiểu khoản (chỉ dùng mã vật tư) |
Phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống máy |
| Dự phòng (TK 159) |
Trích lập theo Thông tư 228/2009/TT-BTC |
Chưa tiến hành trích lập dự phòng |
Chưa tuân thủ nguyên tắc thận trọng |
| Kiểm kê vật tư |
Kiểm kê định kỳ, lập biên bản mẫu BTC |
Kiểm kê 1 lần/năm (chỉ dùng nội bộ) |
Chưa kiểm soát chặt chẽ hao hụt định kỳ |
Số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiêu biểu trích xuất từ văn bản
- Nghiệp vụ mua phẩm màu ngày 01/10/2014: Mua từ Công ty Roha theo Hóa đơn GTGT số AA/13P-0000150, PNK số 0281; đơn giá chưa thuế 50.000 đồng/kg, trị giá tiền hàng 250.000.000 đồng, thuế GTGT 25.000.000 đồng.
- Nghiệp vụ mua phẩm màu ngày 05/11/2014: Mua từ Công ty Roha theo Hóa đơn GTGT số AA/13P-0000185, PNK số 0305; đơn giá chưa thuế 51.000 đồng/kg, trị giá tiền hàng 300.000.000 đồng, thuế GTGT 30.000.000 đồng.
- Nghiệp vụ xuất kho phẩm màu ngày 01/11/2014: Xuất 3.000 kg theo PXK số 0160; hạch toán đơn giá xuất 50.000 đồng/kg theo giá lô nhập ngày 01/10/2014 (nguyên tắc FIFO).
- Nghiệp vụ mua chè sơ chế ngày 09/10/2014: Nhập từ Doanh nghiệp tư nhân Phú Thịnh theo Hợp đồng số 53/AS-P thịnh/14, Hóa đơn GTGT số 0000166, PNK số 0295:
- Nợ TK 152: 848.339.200 đồng
- Nợ TK 133: 84.833.920 đồng
- Có TK 331 (chi tiết DNTN Phú Thịnh): 933.173.120 đồng
- Đến ngày 28/10/2014, công ty hoàn tất thanh toán khoản nợ 933.173.120 đồng qua tài khoản ngân hàng Vietinbank.
- Nghiệp vụ xuất kho chè sơ chế ngày 03/10/2014: Xuất 20.750 kg chè sơ chế cho xưởng sản xuất theo PXK số 143; kế toán ghi nhận vào chi phí sản xuất trực tiếp: Nợ TK 621 / Có TK 152 là 404.000.000 đồng.
Đóng góp của đề tài
Tác giả đã hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty TNHH Chè Á Châu; chỉ rõ sự kết hợp giữa hệ thống thẻ kho của thủ kho và phần mềm kế toán Effect tại phòng kế toán; phát hiện 04 điểm nghẽn trọng yếu trong công tác hạch toán (bỏ qua TK 151, không trích lập TK 159, thiếu phân loại kho bãi, kiểm kê chưa đúng kỳ hạn) và đề xuất các giải pháp bám sát thực tế hoạt động chế biến chè.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận được thực hiện trong thời gian thực tập tốt nghiệp một tháng tại doanh nghiệp, do đó tồn tại một số giới hạn nghiên cứu được tác giả đề cập:
- Giới hạn về dữ liệu khảo sát: Số liệu hạch toán thực tế mới chỉ tập trung trích xuất trong phạm vi Quý IV năm 2014 (tháng 10 đến tháng 12 năm 2014), chưa bao quát toàn bộ chu kỳ niên độ kế toán cả năm để phân tích sâu biến động chi phí nguyên vật liệu qua các mùa vụ thu hoạch chè.
- Giới hạn về phương pháp phỏng vấn: Mẫu điều tra khảo sát còn hạn chế (05 phiếu phỏng vấn nhân sự kế toán), mang tính chất thăm dò sơ bộ tình hình tổ chức công tác kế toán tại chỗ.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc xây dựng và quản trị hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho từng loại sản phẩm chè xuất khẩu; hoàn thiện phương pháp tính giá thành sản phẩm chè kết hợp hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) và chi phí sản xuất chung (TK 627) theo từng phân xưởng chế biến.
Giá trị tham khảo
Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn đối với các nhóm đối tượng sau:
- Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nguồn tài liệu thực tế về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp kế toán tài chính trong doanh nghiệp sản xuất; tham khảo mẫu biểu chứng từ (PNK, PXK, Thẻ kho, Nhật ký - Sổ Cái), định khoản nghiệp vụ mua bán và xuất dùng nguyên vật liệu theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
- Người làm nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho: Cung cấp mô hình khảo sát thực tế về việc kết hợp giữa phương pháp ghi Thẻ song song và phần mềm kế toán chuyên dụng (Effect) tại doanh nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu.
- Cán bộ quản trị và kế toán tại các doanh nghiệp chế biến chè/nông sản: Tham khảo các giải pháp tổ chức mạng lưới kho bãi, quy trình kiểm soát KCS đầu vào và các khuyến nghị về việc sử dụng tài khoản TK 151, TK 159 để quản trị rủi ro biến động giá nguyên liệu.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH Chè Á Châu áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thuế suất 10%), xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) và sử dụng hình thức sổ Nhật ký - Sổ Cái trên phần mềm Effect.
2. Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại cụ thể như thế nào?
Nguyên vật liệu tại công ty gồm hai nhóm chính:
- Nguyên vật liệu chính: Gồm NVL cấp 1 (chè sơ chế mua về nhập kho xưởng cắt sàng để chế biến) và NVL cấp 2 (chè thành phẩm mua ngoài về để tái chế, đấu trộn và đóng gói xuất khẩu).
- Nguyên vật liệu phụ: Gồm phẩm màu và hương liệu, chỉ sử dụng khi có yêu cầu cụ thể từ đơn đặt hàng của khách hàng.
3. Khóa luận chỉ ra hạn chế lớn nhất của công ty trong việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán là gì?
Hạn chế lớn nhất là công ty không sử dụng TK 151 ("Hàng mua đang đi đường") khi nhận được hóa đơn cuối tháng mà hàng chưa về nhập kho (kế toán giữ lại chứng từ chờ hàng về mới ghi sổ), đồng thời TK 152 không mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 mà chỉ hạch toán gộp và phân loại bằng mã vật tư trên phần mềm.
4. Tại sao tác giả đề xuất công ty phải trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu?
Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty đều được mua ngoài trên thị trường nông sản với giá cả thường xuyên biến động. Theo Chuẩn mực kế toán VAS 02 và Thông tư 228/2009/TT-BTC, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (sử dụng TK 159) khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc là bắt buộc nhằm tuân thủ nguyên tắc thận trọng và giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
5. Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán của Công ty TNHH Chè Á Châu được tổ chức gồm những vị trí nào?
Phòng Kế toán gồm 10 nhân sự theo mô hình tập trung: 01 Kế toán trưởng, 03 Kế toán kho tại các nhà máy, 02 Kế toán vật tư - hàng hóa - TSCĐ, 01 Kế toán tiền và theo dõi công nợ, 01 Kế toán tiền lương, 01 Kế toán tổng hợp, 01 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, và 01 Thủ quỹ.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Ngọc Thạch đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 01, VAS 02) và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Qua khảo sát thực tế Quý IV năm 2014 tại Công ty TNHH Chè Á Châu, tác giả đã phản ánh chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi thẻ song song trên phần mềm Effect và chỉ ra các hạn chế về kho bãi, kiểm kê, việc chưa sử dụng TK 151 và chưa trích lập dự phòng TK 159. Các kiến nghị hoàn thiện được đề xuất mang tính cụ thể, bám sát thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh chè của doanh nghiệp.