Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, số lượng doanh nghiệp đăng ký hoạt động tại Việt Nam tính đến hết năm 2021 đã lên tới khoảng 857.000 đơn vị (theo "Sách trắng doanh nghiệp Việt Nam" do Bộ Kế hoạch và Đầu tư công bố năm 2022). Sự gia tăng này kéo theo áp lực cạnh tranh lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ tình hình tài chính, đặc biệt là các khoản công nợ phải thu và phải trả. Đại dịch Covid-19 bùng phát từ năm 2020 càng làm nổi bật tầm quan trọng của việc kiểm soát dòng tiền và quản lý công nợ hiệu quả.

Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams, được thành lập ngày 09/09/2012 tại Hà Nội, hoạt động trong lĩnh vực xuất bản và cung cấp phần mềm (mã ngành chính 5820), với các sản phẩm chủ lực gồm phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA. Các khoản phải thu và phải trả phát sinh thường xuyên trong chu trình bán phần mềm và mua dịch vụ, khiến cho công tác kế toán công nợ trở thành yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu gồm ba mục tiêu cụ thể được tác giả xác định:

  1. Hệ thống hóa lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams; từ đó rút ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, hoàn thiện bộ máy kế toán và quản lý công nợ tại công ty.

Câu hỏi nghiên cứu được tác giả đặt ra gồm: (i) Có những quy định nào về kế toán khoản phải thu và phải trả trong doanh nghiệp? (ii) Thực trạng kế toán công nợ tại Softdreams trong những năm gần đây như thế nào? (iii) Có những giải pháp nào để cải thiện tồn tại còn trong thực tiễn tại doanh nghiệp?

Đối tượng nghiên cứu là cơ sở lý luận và thực tiễn kế toán các khoản phải thu khách hàng (TK 131) và khoản phải trả người bán (TK 331) tại Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams. Phạm vi không gian giới hạn tại công ty, chủ yếu tại trụ sở Hà Nội; phạm vi thời gian là giai đoạn 2020–2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và văn bản pháp luật

Khóa luận vận dụng hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành làm nền tảng lý luận, bao gồm:

  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01: định nghĩa nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
  • Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, là căn cứ chính để tác giả trình bày kết cấu TK 131 (Phải thu khách hàng), TK 229/TK 2293 (Dự phòng tổn thất tài sản/Dự phòng phải thu khó đòi) và TK 331 (Phải trả cho người bán).
  • Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính: quy định cụ thể về mức ước tính trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo thời gian quá hạn (30% từ 6 tháng đến dưới 1 năm; 50% từ 1 năm đến dưới 2 năm; 70% từ 2 năm đến dưới 3 năm; 100% trên 3 năm).
  • Nghiên cứu của Sergey S. Ovanesyan (2020) – "Quản lý các khoản phải thu và các khoản phải trả của tổ chức: Khía cạnh toán học" – được tác giả tham chiếu về mô hình toán học xác định tỷ lệ tối ưu giữa phải thu và phải trả, theo đó khả năng sinh lời càng thấp thì tỷ lệ phải thu trên phải trả càng ít.
  • Hình thức ghi sổ Nhật ký chung và hình thức kế toán trên máy vi tính được trình bày theo Thông tư 133.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phối hợp bốn phương pháp:

  • Phương pháp tìm hiểu thực tế: thu thập tài liệu, phỏng vấn nhân sự phòng kế toán trong thời gian thực tập tại Softdreams.
  • Phương pháp tự nghiên cứu tài liệu: hệ thống hóa cơ sở lý luận từ văn bản pháp luật, chuẩn mực kế toán và các công trình nghiên cứu liên quan.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích: tổng hợp thông tin từ sổ sách, chứng từ thực tế; phân tích tình hình công nợ theo cấu trúc tài khoản và theo tuổi nợ.
  • Phương pháp so sánh: so sánh số liệu kết quả kinh doanh qua các năm 2020, 2021, 2022; đối chiếu lý thuyết với thực tế vận dụng tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020–2022, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 131 và TK 331, sổ chi tiết TK 1311, TK 1312, TK 331, bảng tổng hợp công nợ phải thu, và bảng phân tích theo tuổi nợ ngày 31/12/2022 do phòng kế toán Softdreams cung cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn trực tiếp nhân sự kế toán tại đơn vị thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán khoản phải thu và khoản phải trả trong doanh nghiệp

Chương này xây dựng nền tảng lý luận cho toàn bộ khóa luận. Tác giả làm rõ khái niệm và phân loại khoản phải thu theo hai chiều: theo đối tượng (phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác) và theo thời gian (ngắn hạn – kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng; dài hạn – trên 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh). Tương tự, nợ phải trả được phân thành nợ ngắn hạn (thanh toán trong 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh) và nợ dài hạn (trên 12 tháng hoặc trên một chu kỳ kinh doanh). Thông thường các khoản nợ phải trả chiếm khoảng 75% tổng tài sản, trong đó nợ ngắn hạn chiếm từ 25–50% tổng tài sản.

Chương trình bày chi tiết kết cấu TK 131, TK 2293 và TK 331 theo Thông tư 133, bao gồm nguyên tắc hạch toán, chứng từ sử dụng và sơ đồ hạch toán tương ứng. Đặc biệt, cơ chế trích lập và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi được trình bày kỹ, gắn với bảng mức ước tính dự phòng theo Thông tư 48/2019/TT-BTC. Chương cũng phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến khoản phải thu và phải trả, chia thành nhân tố khách quan (môi trường pháp lý bao gồm Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán, Luật Thuế; môi trường kinh doanh gồm giá cả thị trường, lãi suất, mức thuế, sự ổn định kinh tế, cạnh tranh và tiến bộ công nghệ) và nhân tố chủ quan (trình độ nguồn nhân lực, trình độ khoa học công nghệ, cơ sở hạ tầng doanh nghiệp).

Phần cuối chương giới thiệu bốn hình thức sổ kế toán theo Thông tư 133 (Nhật ký sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Kế toán trên máy vi tính), trong đó Softdreams áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm EasyBooks.

Chương 2: Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams

Phần đầu chương cung cấp thông tin tổng quan về Softdreams: thành lập ngày 09/09/2012, vốn điều lệ 12 tỷ đồng, mã số thuế 0105987432, trụ sở chính tại số 8 Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, và một chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh. Năm 2019, Softdreams được Cục Thuế Hà Nội xếp đứng đầu danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Bộ máy quản lý gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Chủ tịch công ty (ông Vũ Văn Luật), Giám đốc (ông Vũ Chính Thúy), Phòng Kinh doanh (30 nhân sự chia thành bộ phận Sales và bộ phận Hỗ trợ kinh doanh), Phòng Kỹ thuật (gồm Tư vấn nghiệp vụ, IT, Test, Hỗ trợ kỹ thuật) và Phòng Kế toán.

Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020–2022 được phân tích chi tiết:

Chỉ tiêu Năm 2020 (nghìn đồng) Năm 2021 (nghìn đồng) Năm 2022 (nghìn đồng)
Doanh thu thuần BH & CCDV 68.831.610.865 57.442.470.191 105.544.464.312
Giá vốn hàng bán 19.521.396.099 16.512.798.764 17.949.266.752
Lợi nhuận gộp 49.310.214.766 40.929.671.427 87.595.197.560
Chi phí quản lý 39.515.936.874 38.600.027.449 75.656.288.956
Lợi nhuận sau thuế TNDN 9.706.502.710 2.406.349.540 10.314.992.096

Doanh thu thuần năm 2021 giảm 16% so với năm 2020 do tác động của dịch Covid-19. Năm 2022, doanh thu tăng 84% so với năm 2021 nhờ phục hồi kinh tế và đẩy mạnh bán hàng; lợi nhuận sau thuế tăng 3,29% so với 2021.

Phần trọng tâm của chương mô tả chi tiết quy trình kế toán thực tế tại công ty, bao gồm: chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng (hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, ủy nhiệm chi), quy trình nhập liệu trên phần mềm EasyBooks (từ màn hình hạch toán bán hàng đến sổ nhật ký chung và sổ cái phản ánh bán hàng), sổ chi tiết TK 1311 và TK 1312, bảng tổng hợp công nợ phải thu và bảng phân tích theo tuổi nợ ngày 31/12/2022. Chứng từ thanh toán áp dụng ngưỡng 20 triệu đồng: dưới mức này dùng phiếu chi tiền mặt, từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt qua ủy nhiệm chi.

Phần kế toán phải trả người bán trình bày quy trình tương tự trên phần mềm EasyBooks (màn hình hạch toán mua hàng, phiếu nhập kho, sổ cái phản ánh mua hàng, sổ chi tiết TK 331). Cuối chương, tác giả đánh giá thực trạng, chỉ ra ưu điểm và hạn chế cụ thể của công tác kế toán công nợ tại công ty kèm phân tích nguyên nhân.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams

Chương đề xuất định hướng và giải pháp cụ thể. Tác giả trình bày nguyên tắc hoàn thiện kế toán công nợ phải tuân thủ – bao gồm nguyên tắc tuân thủ pháp luật, nguyên tắc phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nguyên tắc hiệu quả. Giải pháp được chia thành hai nhóm: (i) giải pháp chung về hoàn thiện kế toán tại công ty, bao gồm đề xuất tổ chức bộ phận kế toán quản trị độc lập (tham chiếu từ mô hình bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp); (ii) giải pháp cụ thể về hoàn thiện kế toán khoản phải thu và phải trả, trong đó tác giả đề xuất xây dựng quy trình quản lý công nợ phải thu và quy trình quản lý công nợ phải trả theo mô hình sơ đồ, đề nghị áp dụng chính sách tín dụng, chiết khấu thanh toán hợp lý, tăng cường sử dụng phân tích tuổi nợ và thiết lập hạn mức công nợ cho từng đối tượng khách hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả phân tích cho thấy trong giai đoạn 2020–2022, công ty duy trì tăng trưởng doanh thu trở lại vào năm 2022 với mức tăng 84% so với 2021, đạt 105.544.464.312 nghìn đồng. Lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 10.314.992.096 nghìn đồng, tăng 7.908.642.556 nghìn đồng (tương đương 3,29%) so với năm 2021. Bảng phân tích theo tuổi nợ ngày 31/12/2022 là công cụ được tác giả sử dụng để xác định thực trạng các khoản phải thu có nguy cơ khó đòi và đánh giá mức độ trích lập dự phòng.

Các giải pháp tác giả đề xuất gồm:

  • Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý công nợ phải thu và quy trình quản lý công nợ phải trả bài bản, gắn trách nhiệm cụ thể theo từng vị trí.
  • Thiết lập hạn mức tín dụng và chính sách chiết khấu thanh toán phù hợp với từng nhóm khách hàng.
  • Tăng cường phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán trong việc đôn đốc thu hồi công nợ, đặc biệt với các khoản phải thu có tuổi nợ dài.
  • Bổ sung chức năng kế toán quản trị trong cơ cấu phòng kế toán để hỗ trợ ban giám đốc trong ra quyết định tài chính.
  • Nâng cao trình độ sử dụng phần mềm EasyBooks cho đội ngũ kế toán viên, khai thác tối đa tính năng theo dõi công nợ và báo cáo tuổi nợ tự động.

Đóng góp học thuật của khóa luận so với các nghiên cứu trước: tác giả chỉ ra rằng các công trình trước (như khóa luận của Trần Thị Hải Yến, 2017 về Công ty TNHH Đầu tư Thiết bị Bình Minh; luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Vân Trang, 2020 về Công ty Cổ phần Kinh Bắc Việt Nam) chủ yếu tập trung vào kế toán tổng hợp chung hoặc chưa đi sâu vào từng khoản mục phải thu và phải trả một cách riêng biệt. Khóa luận này tập trung chuyên biệt vào hai khoản mục TK 131 và TK 331 tại một doanh nghiệp công nghệ có đặc thù sản phẩm số, đồng thời phân tích trong bối cảnh ảnh hưởng hậu đại dịch Covid-19 giai đoạn 2020–2022.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả tự nhận định rằng do giới hạn về kiến thức, thời gian và khả năng lý luận, khóa luận còn có những thiếu sót nhất định. Phạm vi nghiên cứu giới hạn ở một doanh nghiệp duy nhất trong giai đoạn 2020–2022, nên kết luận có tính đặc thù cao và không dễ khái quát hóa cho toàn ngành phần mềm hay cho các loại hình doanh nghiệp khác. Các giải pháp đề xuất phần lớn mang tính định tính, chưa có công cụ định lượng để đo lường hiệu quả sau khi áp dụng. Nghiên cứu không khảo sát phía khách hàng và nhà cung cấp để có góc nhìn đa chiều về thực trạng thanh toán công nợ.

Hướng mở rộng tiếp theo có thể bao gồm: nghiên cứu so sánh giữa nhiều doanh nghiệp cùng ngành phần mềm; phân tích tác động của các chỉ số vòng quay phải thu và phải trả đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động; hoặc đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng các giải pháp hoàn thiện đã đề xuất.

Giá trị tham khảo

Khóa luận phù hợp để tham khảo cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tại các trường đại học, học viện – đặc biệt sinh viên đang tìm kiếm đề tài khóa luận theo hướng nghiên cứu thực tiễn tại một doanh nghiệp cụ thể. Chương 1 cung cấp hệ thống lý luận đầy đủ về TK 131, TK 2293, TK 331 theo Thông tư 133 và Thông tư 48/2019/TT-BTC, có thể dùng làm tài liệu ôn tập hoặc làm nền tảng lý thuyết cho đề tài tương tự.
  • Sinh viên thực tập hoặc mới ra trường làm kế toán công nợ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực công nghệ, phần mềm hoặc thương mại dịch vụ. Chương 2 mô tả quy trình thực tế trên phần mềm EasyBooks, cách lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp và phân tích tuổi nợ có tính ứng dụng trực tiếp.
  • Người làm đề tài tương tự về kế toán công nợ tại doanh nghiệp cổ phần quy mô vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133. Phần đánh giá ưu điểm, hạn chế và nhóm giải pháp trong Chương 3 cung cấp khung tham chiếu để so sánh với đơn vị khác.
  • Người làm kế toán hoặc quản lý tài chính tại các doanh nghiệp kinh doanh phần mềm, hóa đơn điện tử muốn tìm hiểu cách tổ chức theo dõi công nợ và trích lập dự phòng theo quy định pháp luật hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Softdreams áp dụng phần mềm kế toán nào và thuộc chế độ kế toán nào? Công ty áp dụng phần mềm kế toán EasyBooks – sản phẩm do chính công ty phát triển – và vận dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam; thuế GTGT kê khai theo phương pháp khấu trừ, khai báo theo tháng.

2. Tại sao lợi nhuận sau thuế năm 2021 lại thấp hơn cả năm 2020 lẫn năm 2022 dù doanh nghiệp hoạt động liên tục? Năm 2021, doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ đạt 57.442.470.191 nghìn đồng, giảm 16% so với năm 2020, do doanh nghiệp đã trải qua một năm chịu tác động nặng nề của dịch Covid-19 khiến khả năng kinh doanh suy giảm. Lợi nhuận sau thuế năm 2021 chỉ đạt 2.406.349.540 nghìn đồng, giảm 75% so với năm 2020. Đến năm 2022, khi dịch được kiểm soát và nền kinh tế phục hồi, lợi nhuận sau thuế tăng trở lại lên mức 10.314.992.096 nghìn đồng.

3. Trong kế toán phải thu khách hàng, ngưỡng giá trị thanh toán nào quyết định hình thức chứng từ sử dụng tại Softdreams? Tại công ty, hóa đơn có tổng giá trị thanh toán dưới 20 triệu đồng sử dụng phiếu chi (thanh toán tiền mặt). Hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt, chứng từ thanh toán là ủy nhiệm chi. Quy định này phù hợp với quy định của pháp luật về hóa đơn và thuế.

4. Công ty áp dụng mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo căn cứ nào? Công ty căn cứ vào Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, mức dự phòng trên tổng khoản nợ quá hạn được xác định theo thời gian: 30% đối với nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm; 50% từ 1 năm đến dưới 2 năm; 70% từ 2 năm đến dưới 3 năm; và 100% đối với nợ quá hạn trên 3 năm. Khoản trích lập dự phòng được hạch toán vào TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi, đối ứng với TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.

5. Bộ máy kế toán của Softdreams được tổ chức theo mô hình nào và gồm những vị trí nào? Công ty tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phù hợp với quy mô vừa và nhỏ và hoạt động chủ yếu tập trung tại Hà Nội. Bộ máy kế toán gồm: Kế toán trưởng (phụ trách chỉ đạo toàn bộ, lập báo cáo tài chính, tham mưu tài chính cho giám đốc); Kế toán bán hàng (xuất hóa đơn, theo dõi doanh thu, đối chiếu quỹ tiền mặt hàng ngày với thủ quỹ); Kế toán công nợ (nhận hợp đồng, kiểm tra và đốc thúc công nợ khách hàng và nhà cung cấp, lập báo cáo công nợ định kỳ); và Thủ quỹ (theo dõi nhập xuất tồn quỹ tiền mặt, lập báo cáo kiểm quỹ).

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Nguyễn Phương Nga (Học viện Ngân hàng, khóa 2019–2023) nghiên cứu toàn diện thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams trong giai đoạn 2020–2022, dựa trên khung lý thuyết của Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 48/2019/TT-BTC. Trên cơ sở phân tích số liệu thực tế từ sổ sách và báo cáo của doanh nghiệp, khóa luận chỉ ra ưu điểm trong vận dụng phần mềm EasyBooks và hình thức Nhật ký chung, đồng thời nhận diện các hạn chế còn tồn tại trong quản lý công nợ. Các giải pháp được đề xuất hướng đến xây dựng quy trình quản lý công nợ bài bản, tăng cường phối hợp liên phòng ban và khai thác hiệu quả hơn các công cụ phân tích tuổi nợ sẵn có trên phần mềm kế toán.