CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GONSA 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Gonsa Công ty được thành lập trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều thách thức, biến động do ảnh hưởng từ cuộc khủng khoảng tài chính toàn cầu. Với phương châm hoạt động Dịch vụ thật – Giá trị thật cùng sự đoàn kết, cố gắng của đội ngũ nhân viên và sự quan tâm, chỉ đạo cụ thể của Ban lãnh đạo, công ty đã tạo được niềm tin với khách hàng, không ngừng phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Gonsa đặt ra sứ mệnh đem đến những dịch vụ và sản phẩm chất lượng, hiệu quả, an toàn cho từng khách hàng của mình.
Công ty Cổ phần Gonsa (gọi tắt là Gonsa) được thành lập ngày 08/03/2010 theo giấy phép kinh doanh số 0309829522 do ông Lê Vi Hiển là chủ tịch kiêm Tổng Giám Đốc. Với sự phát triển vững mạnh của mình, Gonsa từ một công ty nhỏ chỉ với hơn 40 nhân viên đã thành công tạo được tên tuổi của mình như một công ty chuyên phân phối Dược phẩm cho các nhà thuốc và bệnh viện trên toàn quốc. Hiện tại công ty đang mở rộng với 1 trụ sở chính và các địa điểm kinh doanh: Trụ sở miền nam (trụ sở chính): + Số 88 Đường Phạm Thị Tánh, Phường 4, Quận 8, Thành Phố Hồ Chí Minh. - Địa điểm kinh doanh: + Lô F14-2-2 và F14-2-3 KCN Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, TP HCM + 35-36, LK 4-2, Khu 4, Khu dân cư Thái Xuân, Khu đô thị Mỹ Gia, Xã Vĩnh Thái, Thành Phố Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa.
+ Số nhà 39, Lô 2A, Đường Trung Yên 11, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy Hà Nội. Thông tin chung Hình 1.1: Công ty cổ phần Gonsa Nguồn: Website công ty cổ phần Gonsa - Tên công ty: Công ty Cổ phần Gonsa. - Tên quốc tế: GONSA JOINT STOCK COMPANY. - Tên viết tắt: GONSA JSC.
- Địa chỉ: Số 88 Đường Phạm Thị Tánh, Phường 4, Quận 8, Thành Phố Hồ Chí Minh. - Người đại diện: Lê Vi Hiển. - Ngày hoạt động: 08/03/2010. - Quản lý bởi Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần. - Website: http://gonsa. Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, loại hình doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Gonsa được Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy phép kinh doanh số 0309829522 vào ngày 08 tháng 03 năm 2010 với ngành nghề kinh doanh là mã 4649 – Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình.
Lĩnh vực hoạt 5 động của công ty: kinh doanh các sản phẩm dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng. Địa bàn hoạt động của công ty trải dài khắp các tỉnh thành trong cả nước, chủ yếu là các vùng kinh tế trọng điểm có đóng góp quan trọng trong sự phát triển của đất nước. Hiện nay, công ty có hơn 800 nhân viên trên toàn quốc. Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh và bộ máy tổ chức tại đơn vị tập sự.
Đặc điểm hoạt động - Công ty Cổ phần Gonsa hoạt động kinh doanh các sản phẩm: Dược phẩm, Mỹ phẩm và Thực phẩm chức năng. - Khách hàng, đối tác của công ty: + Bệnh viện. + Trung tâm y tế. + Công ty - Lĩnh vực hoạt động của công ty.
+ Bán buôn thuốc, dược phẩm, dược liệu. + Bán buôn hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh. + Bán buôn thực phẩm chức năng. + Bán buôn dụng cụ y tế: Bông, băng, gạc, dụng cụ cứu thương, kim tiêm.
Bộ máy tổ chức Hình 1. Sơ đồ tổ chức của đơn vị tập sự nghề nghiệp Nguồn: Phòng hành chính công ty Gonsa Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. - Tổng Giám đốc: + Là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Hội đồng quản trị về mọi hoạt động của công ty. + Quản lý và giám sát tất cả hoạt động kinh doanh, nhân lực cũng như các hoạt động hợp tác của công ty, xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác.
+ Điều hành công việc kinh doanh của công ty; thực hiện các kế hoạch kinh doanh; điều phối, lập kế hoạch, uỷ thác, đưa ra quyết định nhằm đạt được lợi nhuận tốt nhất. - Phó Tổng Giám đốc: + Là người giúp Tổng Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được uỷ quyền. 7 + Là người thay mặt Tổng Giám đốc xử lý và quyêt định các công việc khi Tổng Giám đốc vắng mặt. + Hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra bình thường và theo đúng tiến độ.
- Phòng Marketing: + Xây dựng và phát triển thương hiệu nhằm giúp công ty tạo được vị thế cạnh tranh trên thị trường. + Thiết kế chương trình khuyến mãi và bảo hành sản phẩm. + Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường. + Đề xuất ý tưởng, hình ảnh cho sản phẩm mới.
- Phòng Kế toán: + Thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. + Phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản; theo dõi và phản ánh sự vận động nguồn vốn của công ty. + Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ kế toán qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. + Thực hiện những công việc chuyên môn theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán.
+ Cung cấp thông tin phân tích và dự báo giúp nhà quản trị lập kế hoạch và đưa ra quyết định nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí để đạt được mức lợi nhuận tốt nhất cho công ty. + Nộp đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho Nhà nước; kê khai thuế đúng hạn. + Ghi chép, tính toán và phản ánh thông tin, số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời. + Quản lý chứng từ và sổ sách hợp lý.
+ Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng, quý, năm cho Ban Giám đốc. 8 + Kiểm tra và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng Thầu: + Chuẩn bị hồ sơ làm thầu. + Quản lý các hồ sơ thầu, phụ trách việc công chứng các hồ sơ giấy tờ pháp lý của chi nhánh cần cho mỗi bộ hồ sơ thầu.
+ Làm bảng giá chào thầu, cập nhật thông tin kê khai giá. Liên hệ xin hồ sơ sản phẩm, cập nhật danh mục chào thầu. - Phòng Bán hàng: + Gồm 2 bộ phận là: Trình dược viên kênh bệnh viện và trình dược viên kênh nhà thuốc. + Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của công ty.
+ Chăm sóc, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng theo chính sách của công ty. + Đôn đốc khách hàng trả công nợ cho công ty. - Phòng Chăm sóc khách hàng (CS): + Thực hiện quy trình tiếp nhận và giải quyết thắc mắc, khiếu nại… của khách hàng (nhà thuốc, bệnh viện, công ty) trong phạm vi và quyền hạn. + Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và hỗ trợ khách hàng giải quyết các thắc mắc về chiết khấu, khuyến mãi, giao hàng, đặt hàng.
Liên hệ các phòng ban liên quan xử lý các phản ánh của khách hàng về công ty, trình dược viên, hàng hóa, chính sách bán hàng… + Lên đơn bán hàng cho khách. - Phòng Nhân sự: + Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động. + Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty. 9 + Thực hiện tính lương cho nhân viên.
+ Lưu giữ và bổ sung hồ sơ nhân viên kịp thời, chính xác. + Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động. - Phòng Cung ứng: + Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức điều hành kho bãi trong hệ thống sản xuất kinh doanh của Công ty. + Điều hành, quản lý nhân viên, kho bãi để thực hiện đúng công tác chuyên môn.
+ Đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. + Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động nhập hàng hóa, dự trữ, xuất và kiểm kê vật lực của hệ thống kho của công ty. + Thực hiện báo cáo đầy đủ và kịp thời theo quy định của công ty.
Tổ chức kế toán tại công ty Gonsa 1. Tổ chức bộ máy kế toán Hình 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Gonsa Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ phần Gonsa Kế toán trưởng cấp cao: - Là người chỉ đạo, phụ trách và tham mưu cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho công ty. - Tổ chức công việc kế toán của công ty: + Kiểm soát việc sử dụng nguồn tài sản, nguồn vốn, nguồn nhân lực.
+ Kiểm soát quá trình lập tài liệu sổ sách, báo cáo và các tài liệu khác có liên quan. - Đảm bảo tiến độ công việc của phòng kế toán trong công ty. 11 - Cung cấp thông tin phân tích và dự báo giúp nhà quản trị lập kế hoạch và đưa ra quyết định nhằm hạn chế rủi ro tài chính, tăng doanh thu, giảm chi phí để công ty đạt được lợi nhuận tốt nhất. Kế toán tổng hợp: - Là người có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong công ty: + Kiểm tra toàn bộ các định khoản và các nghiệp vụ phát sinh khi lên phần mềm.
+ Kiểm tra và đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. + Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng giữa sổ sách và thực tế. Kế toán thuế: - Tập hợp hóa đơn, chứng từ phát sinh để theo dõi và hạch toán. - Cuối tháng lập báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN và nộp tiền thuế cho cơ quan thuế (nếu có).
- Hàng quý làm báo cáo thuế tháng của quý đó và báo cáo quý cho thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và báo cáo sử dụng hóa đơn.